El diseño de estrategias y cómo cruzar a la otra orilla del río.
Hace un tiempo tuvimos la suerte de trabajar con uno de esos clientes de los que absorbés más de lo que esperabas. Quizás sea la pasión que tienen por lo que hacen o lo que hacen es otra de tus pasiones encubiertas.
El resultado del trabajo que hicimos con Ana estuvo basado en la consultoría sinérgica, como nos gusta llamarle a nuestro servicio de consultoría en su máximo esplendor: el logro de resultados felizmente inesperados para ambas partes a través de la colaboración mutua más allá del pago.
Ana facilita procesos de Visual Thinking para lo que se te ocurra y hace registros gráficos. Gracias a meternos en su proyecto para diseñar con ella una estrategia de contenidos y distribución, absorbimos su pasión por el visual thinking y, a partir de entonces, lo usamos como recurso sine qua non de cualquier inicio de proyecto.
Gracias a eso, podemos venir a compartirles una dinámica de ideación que usamos este año para diseñar nuestra propia estrategia de negocio 2020. Mezclamos una metáfora visual de las que aprendimos con Ana y una secuencia de ejercicios de divergencia-convergencia del Design Sprint: note & vote.
Y voilá.
Dinámica lista para usar.
Retro proyectiva
Elegimos hacer una retro que no nos instale en el pasado, si no que nos permita usar lo que pasó para entender dónde estamos y proyectar hacia dónde queremos ir a partir de ahora.
Usamos una metáfora para subir a todos a bordo y empezar a construir desde ahí.
- Metáfora guía que usamos: el río
- Tiempo estimado de duración: 3 hs
- Personas involucradas: al menos tres, 1 de ellas, facilitadora
- Formatos posibles: remoto o in situ
- Espacio: sala con paredes amplias, pizarra grande o las versiones de esto en un tablero digital
Materiales:
- 1 afiche o cartulina
- Al menos 1 marcador por participante
- 1 pila de post its cuadrados por participante de un color
- Otra pila de post its cuadrados por participante de otro color
- Un set de post its rectangulares de cualquier color
- Voting dots de un color que contraste con el color de los post its
- Time-timer o cualquier dispositivo visual y sonoro para medir el tiempo
Si el formato es remoto y la dinámica va a ocurrir en un tablero digital (como Miro o Mural), simulen el espacio a usar y estos materiales en píxeles.
La clave para arrancar es tener el objetivo de la dinámica bien claro, es decir, lo que se quieren llevar del tiempo invertido ahí. ¿Es una estrategia? Una estrategia, ¿para qué? Recomendamos que lo registren en alguna parte antes de pensar en los participantes de la dinámica.
La metáfora
“Si querés lograr algo distinto, hacé cosas distintas.”
Repiten por ahí.
Visualizar un río como lo que hay que atravesar para llegar a la otra orilla nos hace pensar que hay algo en la orilla actual que tenemos que dejar atrás. O algo en la orilla actual que no nos alcanza. Y pensar en cómo cruzar el río es la forma que tenemos de lograrlo o de caer al agua, es la estrategia.
Si nuestros objetivos para este año son un poco más ambiciosos o simplemente distintos de los que tuvimos el año pasado, hay algo en lo que hacemos hoy que tenemos que dejar de hacer para empezar a hacer otras cosas, con otros propósitos.
Con esta metáfora visual, vamos a trabajar en:
- La orilla actual: dónde estamos y qué nos caracteriza
- La orilla de enfrente: dónde queremos ir, nuestro objetivo
- La forma de cruzar el río: nuestra estrategia para alcanzarlo
- Accionables con responsables asignados
La dinámica
Una vez definido el formato, invitados los participantes, los materiales dispuestos en el espacio, dibujada la imagen visual en el afiche y todos conectados en el tablero digital o en la sala, manos a la obra:
La persona facilitadora va a explicar de forma clara y resumida los pasos a dar entre todos, de principio a fin: brainstorming de la orilla actual, note & vote de la orilla de enfrente, note & vote del cruce. Si puede dar ejemplos de lo que quiere obtener de cada etapa, mejor.
La orilla actual
Esta etapa la pensamos como una moneda de dos caras: una positiva y otra negativa. Usamos la parte baja del afiche, donde tenemos la orilla actual.
1. Cara positiva
La facilitadora pregunta: ¿Qué cosas hacemos bien?
Marca 5 minutos reloj y empieza la lluvia de ideas positivas sobre la orilla actual. Los participantes escriben en post its del color 1 todo lo que se les ocurra o recuerden haber hecho bien en el pasado respecto a la estrategia y los objetivos que tenían.
Stop
Todos pegan en la parte baja del afiche sus post its positivos. La facilitadora lee en voz alta cada post it.
2. Cara negativa
La facilitadora pregunta: ¿Qué cosas hacemos mal?
Marca otros 5 minutos reloj y ahora expresamos ideas negativas sobre la orilla actual. Los participantes escriben en post its del color 1 problemas, desafíos y puntos a mejorar del pasado respecto a la estrategia y los objetivos que tenían.
Stop
Todos pegan en la parte baja del afiche sus post its negativos. La facilitadora lee en voz alta cada post it.
La orilla actual queda mapeada en el afiche del río, con sus puntos buenos y sus puntos malos, para pasar a la visualización de los objetivos nuevos.
La orilla de enfrente
La dinámica de esta etapa se basa en el Note & Vote del Design Sprint. El objetivo de este anotar y después votar es priorizar en equipo las ideas que surgen en esta instancia.
La facilitadora pregunta: ¿Qué queremos lograr {este año}? ¿Dónde nos imaginamos estar?
Marca 10 minutos reloj para que los participantes expresen de forma positiva, en una idea por post it, dónde se imaginan {a fin de año}, qué objetivos cumplieron y qué cosas lograron.
Stop
De a uno, cada participante lee en voz alta y pega en la parte alta del afiche sus post its positivos sobre la orilla de enfrente.
En esta parte, cada participante toma un set de {6} voting dots. El decision maker tiene, en relación, dos votos más que el resto. Con estos voting dots van a crear un mapa de calor sobre la orilla de enfrente, para expresar cuáles ideas son las más interesantes para el equipo.
El número de voting dots nos gusta pensarlo como variable ya que la idea es ser prácticos. La experiencia que tenga la facilitadora le va a dar cintura para esa decisión.
La facilitadora marca 10 minutos reloj y le dice a los participantes algo así como: “Ahora marquen con un dot o más, las ideas más interesantes y realistas de la orilla de enfrente. Es decir, de las cosas que queremos lograr, cuáles priorizarían alcanzar”.
Stop
Con el mapa de calor listo, la facilitadora y un voluntario ordenan los post its de menor a mayor interés. El equipo, así, obtiene una imagen clara de lo que quiere lograr en orden de prioridad.
Cómo cruzamos
Con la priorización de la orilla de enfrente, vamos a redactar un HMW (How Might We) por cada una de las orillas más votadas. Si entre todas las ideas de la orilla de enfrente, tuvo más interés la idea “Aprovechamos las oportunidades de hacer sinergia con otros actores de la comunidad”, un HMW de esto sería:
“¿Cómo podemos aprovechar la oportunidad de hacer sinergia con otros actores de la comunidad?”
A los HMW los pegan en una parte separada del dibujo del afiche. Y acá nosotras volvemos a pensar en las caras de la moneda , es decir, en un momento positivo y en un momento negativo. Esto sirve para visualizar lo bueno y lo malo que podría pasar. Te permite prever posibles amenazas y desafíos a la hora de cruzar el río, y considerarlas al diseñar la estrategia.
1. Cara positiva
La facilitadora marca 5 minutos reloj para los participantes y empieza la lluvia de ideas positivas para resolver ese HMW.
Stop
Cada participante lee en voz alta y pega debajo del HMW sus post its positivos sobre {cómo podríamos aprovechar la oportunidad de hacer sinergia con otros actores de la comunidad}.
Toman un set de {8} voting dots cada uno. El decision maker tiene, en relación, dos votos más que el resto. Con estos voting dots van a crear un mapa de calor sobre las ideas positivas.
La facilitadora marca 5 minutos reloj y le dice a los participantes algo así como: “Marquen con un dot o más, las ideas más interesantes y realistas para {aprovechar la oportunidad de hacer sinergia con otros actores de la comunidad}”.
Vote
Termina la ronda y la facilitadora, con un voluntario, ordena el mapa de calor ubicando los post its en el tablero de menor a mayor prioridad.
2. Cara negativa
Para el momento negativo, la facilitadora marca 5 minutos reloj para los participantes y empieza la lluvia de ideas negativas sobre el cruce del río.
Stop
Cada participante lee en voz alta y pega debajo del HMW sus post its negativos, es decir, algo que podría pasar que nos haga caer al agua y no lograr {aprovechar la oportunidad de hacer sinergia con otros actores de la comunidad}.
Toman un set de {8} voting dots cada uno. El decision maker tiene, en relación, dos votos más que el resto. Con estos voting dots van a crear un mapa de calor sobre las ideas negativas.
La facilitadora marca 5 minutos reloj y le dice a los participantes algo así como: “Marquen con un dot o más, los errores y las amenazas más significativas que podríamos encontrar al {aprovechar la oportunidad de hacer sinergia con otros actores de la comunidad}”.
Vote
Termina la ronda y la facilitadora, con un voluntario, ordena el mapa de calor ubicando los post its en el tablero de menor a mayor prioridad.
Pueden repetir este último ciclo por cada post it priorizado en la etapa de la orilla de enfrente y así obtener una estrategia para resolver distintos HMW de sus objetivos.
Si van a trabajar en un segundo ciclo, dale al equipo 15 o 20 minutos de descanso. Pueden aprovechar para ir al baño, tomar o comer algo, salir a tomar aire afuera, etc. Cuando vuelvan, el desafío es volver a entrar en momentum.
Accionables con responsables asignados
Con estos dos mapas de calor, el líder y un project manager se llevan un listado de ideas válidas y alineadas para bajar en tareas y proyectos. Pueden hacerlo reformulando las soluciones positivas y los errores o posibles amenazas en accionables con asignados responsables.
Con esto, el equipo logra una imagen clara con la que armar su roadmap y darle seguimiento en los sprints a lo largo del {año}.
Si leyeron esta nota en modo-esponja, con lectura sinérgica, acaban de absorber un as bajo la manga de la misma forma que nosotras cuando trabajamos en otros proyectos: aprendiendo de ellos más allá de nuestro rol de consultoras.
Les compartimos un template digital de esta dinámica, en formato backup de Miro. Si tenés una cuenta registrada ahí, podés importar el archivo y usar el tablero para facilitar tu propia dinámica de ideación de estrategias.
