Design Ops: mapeando dores e oportunidades para a construção de um roadmap estratégico

A construção de um roadmap eficiente para Design Ops é sempre marcado por uma série de desafios. Integrar processos, alinhar estratégias com os objetivos da empresa e entender as necessidades do time são alguns dos aspectos essenciais que precisam ser considerados durante o planejamento.

Neste artigo, apresento o processo de construção do nosso roadmap de Design Ops, do mapeamento de dores e necessidades do time ao planejamento das iniciativas 一 e os desafios que encontrei ao longo do caminho. Uma iniciativa tocada por mim, Design Ops do Grupo SBF, com o apoio do time de Design.

Espero que o conteúdo forneça insights úteis para outras pessoas de Ops que estejam enfrentando desafios semelhantes ✨

Entendendo nossa estrutura

Antes de falar do roadmap, vale dar visibilidade sobre a estrutura do nosso time e o escopo de atuação de Design Ops aqui no Grupo SBF. Estamos organizados em cinco disciplinas que atuam de forma especializada. Com escopos distintos, os roadmaps de cada uma delas se unem para garantir a consistência e qualidade dos entregáveis de Design:

• Content Design: tem a missão de apresentar para os usuários a melhor informação possível, independente do tipo de conteúdo. Trabalha lado a lado com Product Designers e pode atuar desde a estratégia do produto até a interface;
• UX Research: principais responsáveis por desenvolver pesquisas holísticas para mapear dores, necessidades e oportunidades de negócio, gerando insights para a tomada de decisões de produto e design;
• Design System: time responsável pelos padrões do sistema de design (Design System), apoia o time de design na construção e utilização de componentes; Otimiza, mapeia e modela a necessidade de componentes nos produtos digitais e sua evolução continua;
• Research Ops: responsável por desenvolver o ambiente de pesquisa dentro da organização, direcionando o time de Design com ferramental, teórico e técnico para execução de pesquisas com proficiência.
• Design Ops: tendo como objetivo preparar a área e as pessoas de Design para terem presença ativa nas decisões de negócios do ecossistema do esporte, Design Ops é tudo que suporta alta qualidade em entregáveis de design. Olha para o time em três pilares: Pessoas, Processos e Impacto.

Apesar destas disciplinas já existirem no Grupo SBF desde 2020, elas só passaram a estar juntas em uma mesma gerência em julho de 2022. E, a partir desta junção, passaram a olhar a eficiência, eficácia e escalabilidade das entregas em Design.

Quando cheguei no Grupo em outubro de 2022, o roadmap de Design Ops estava muito focado na resolução de alguns problemas urgentes — otimização do processo de onboarding, migração para o Figma Org, atualização da Central de Design e padronização da documentação hand-off. Era o momento de arrumar a casa!

A falta de engajamento é só a ponta do iceberg…

Após um semestre de estruturação e resolução de problemas legados, cheguei em 2023 com o objetivo de olhar para o futuro, saindo de uma atuação reativa — focada em mitigar os problemas conforme eles iam surgindo — e passando a mapear o trabalho em Design, identificando assim, oportunidades de melhoria para o time.

Durante o primeiro trimestre de 2023, percebi uma queda na participação de pessoas designers em alguns dos rituais do time, como o Design Critique e os atendimentos com especialidades. Então, junto com a minha Design Manager, decidi iniciar o mapeamento olhando para eles.

Após uma série de entrevistas com pessoas designers, identifiquei que a falta de engajamento era apenas um sintoma de alguns problemas mais complexos. E, ao fim deste primeiro diagnóstico, mapeei algumas oportunidades relacionadas à: carreira, processos, sinergia entre áreas, colaboração e visão de futuro.

Para quantificar a ocorrência destes atritos no time e definir um marco zero para mensurar o impacto das iniciativas em Design Ops, decidi iniciar um processo de Avaliação 360 em Design.

… é preciso entender a raiz para atuar de forma assertiva.

Nossa Avaliação 360 é composta por três etapas: entendimento, priorização e ideação. Na etapa de entendimento, é realizada a Avaliação de Saúde do Time, onde todas as pessoas designers têm a oportunidade de avaliar os diversos aspectos das estruturas onde atuam. Após o entendimento, inicia a etapa de priorização, onde o time se debruça sobre os principais pontos críticos mapeados, priorizando aqueles que acreditam ser mais urgentes. Por fim, junto às lideranças de Design e Produtos, é o momento de botar a mão na massa, ideando soluções possíveis.

Entendimento — um mergulho nas dores do time

disclaimer: apesar de ter me inspirado nos modelos já conhecidos de Health Checks, a metodologia, o formato e o tamanho estão bem diferentes do que costuma-se ver neste tipo de pesquisa, ok?

Para estruturar a nossa Avaliação de Saúde do Time, para além do modelo super conhecido do Spotify, utilizei como referência alguns cases legais do mercado, como o Health Check do Quinto Andar e o método Q12 da Gallup. Após refletir sobre o formato Health Check, os insumos que eu precisava obter e alinhar as expectativas junto com as lideranças e o time de People, acabei optando por construir uma estrutura de questões que olhasse não apenas para a saúde do time, mas para a nossa estrutura como um todo, de processos à gestão.

E neste momento, tenho que aproveitar para agradecer ao time incrível de pesquisa que me ajudou a estruturar esta primeira parte da avaliação: Eliseu Zanesco, Manoela Radke, Rafael Mello e Rafaella Raboni. Vocês são incríveis ❤

(parte do board de planejamento e estruturação da Avaliação)

Entendendo que seriam abordados assuntos potencialmente sensíveis para o time, decidi realizar a primeira etapa da nossa avaliação de forma assíncrona e utilizando um formulário online, para garantir o anonimato das respostas.

O formulário utiliza a escala Likert de 5 pontos e considera percepções sobre a atuação individual, a squad, a tribo e o chapter de Design, abordando aspectos em três pilares:

• Como trabalhamos juntos: com o objetivo de avaliar a percepção do time sobre a forma como nos organizamos e nos alinhamos em torno de responsabilidades compartilhadas, como estabelecemos medidas eficazes para colaboração e como temos nossas habilidades desenvolvidas.
• Como fazemos nosso trabalho: para avaliar a percepção do time sobre o trabalho realizado, como incentivamos a qualidade do design por meio de conjuntos de ferramentas e processos consistentes, como compartilhamos e como expandimos a inteligência de design para que todos trabalhemos com o mesmo entendimento compartilhado e tenhamos entregáveis em um mesmo nível.
• Como nosso trabalho gera impacto: avaliar a percepção do time sobre o impacto do trabalho realizado em Design, como educamos os outros sobre o papel e o valor do design, como compartilhamos histórias de sucesso de processos de design centrados no usuário e como reconhecemos e recompensamos as equipes que aplicam boas práticas de design ao seu trabalho.

Com as respostas do formulário, construí um dashboard para acompanhar os indicadores obtidos por tribo e por trimestre. Com ele, pude mapear algumas similaridades e identificar os pontos críticos na percepção do time.

(para conferir todos os pontos que abordamos na nossa avaliação, é só acessar esta planilha)

Priorização — ou como diria o gato de Cheshire “se não sabemos para onde queremos ir, qualquer caminho serve”

Com os pontos críticos identificados, realizei um workshop com o time de Design com o objetivo de priorizar problemas e mapear oportunidades.

A gente sabe que falar de problemas no trabalho pode ser complicado. Para seguir garantindo um ambiente seguro para todas as pessoas, mesmo síncrono, o workshop foi realizado como uma Critique Silenciosa, com as percepções sendo enviadas e priorizadas por meio de uma ferramenta de retrospectiva online.

Para cada ponto apresentado, o time listou todos os impedimentos, preocupações e aborrecimentos relacionados a ele. E, utilizando o How Might We, transformamos cada um dos pontos em um questionamento: como podemos…?

Após a consolidação dos dados, categorizei os problemas e oportunidades em: Visão Estratégica, Atuação em Design, Desenvolvimento, Sinergia entre áreas e Colaboração.

board da critique silenciosa realizada como parte da dinâmica de priorização com o time

Ideação — cocriação de soluções possíveis

Os questionamentos gerados na dinâmica com o time foram o ponto de partida para a terceira etapa do processo: um workshop com as lideranças para a co-criação de soluções possíveis e priorização de iniciativas.

Para cada grande área, Design Leads, GPMs e Design Manager elencaram ações que poderiam resolver ou mitigar cada um dos questionamentos levantados pelo time. E, após este primeiro momento de geração de ideias, cada liderança pôde votar em três iniciativas, levando em consideração criticidade, capacity do time de Design Ops e complexidade.

Com as iniciativas priorizadas, começamos a construir o roadmap de Design Ops.

O roadmap de Design Ops

Tendo como objetivo da disciplina “Preparar a área e as pessoas de Design para terem presença ativa nas decisões de negócios do ecossistema do esporte”, o nosso roadmap é construído a partir de três pilares: pessoas, processos e impacto.

Por meio deles, garantimos que estamos olhando para a disciplina de forma holística. Entendendo que para medir impacto precisamos ter processos bem definidos e que estejam sendo seguidos. Para os processos serem seguidos o time precisa estar engajado. E, para o time estar engajado, ele precisa de uma estrutura que dê suporte à sua atuação. Em Design Ops, tudo está conectado.

Desta forma, o primeiro passo foi entender cada iniciativa priorizada e como elas se conectam:

• existem dependências entre as iniciativas?
• alguma delas depende da colaboração de algum outro time para além de Design Ops?
• alguma das iniciativas precisa ser finalizada antes de algum período chave na empresa?

Após mapear as dependências e necessidades, alocamos as iniciativas ao longo dos trimestres, definindo objetivos, entregáveis e expectativas para cada uma delas.

Por fim, apresentei o roadmap para o time e para as lideranças de Design e Produto, com o objetivo de dar visibilidade às iniciativas que seriam desenvolvidas por Design Ops, tanto as mapeadas anteriormente, quanto às priorizadas por meio da Avaliação 360.

curtiu nosso roadmap? disponibilizamos esse template no miro pra você adaptar e construir o seu 😉

Aprendizados

“Design é realmente um ato de comunicação, o que significa ter um profundo entendimento de quem é a pessoa com quem o designer está se comunicando” — Don Norman

• Não é possível construir iniciativas para o time sem ouvir o time. Por ser a única pessoa atuando com Design Ops, é impossível acompanhar o dia a dia de todos os times. Então, a única forma de garantir que o roadmap de Design Ops está alinhado às necessidades das pessoas designers é incluindo o time no processo. Afinal, como disse Don Norman, “design é um ato de comunicação”.
• Acompanhe o sucesso das suas iniciativas. Ao conectarmos o roadmap com a Avaliação de Saúde do Time, passamos a ter indicadores do impacto das nossas iniciativas na percepção do time, sendo possível fazer o acompanhamento de cada um dos pontos mapeados no decorrer dos desenvolvimentos das ações de Design Ops.
• Design não atua sozinho. Então, ao pensar iniciativas de Design Ops, leve em consideração quem elas vão impactar e que times precisam estar cientes — ou comprados — para a iniciativa ser possível. Por planejar iniciativas que beneficiavam tanto Design quanto Produtos, recebi a oportunidade de assumir também a frente de Product Ops, ganhando espaço para aumentar ainda mais a sinergia entre as duas áreas. Desafio que estou tocando com minha nova liderança, meu Design Lead maravilhoso, Eliseu ❤️

Nesse um ano de Grupo SBF, tive a oportunidade de tocar iniciativas incríveis para o time de Design, dando visibilidade à disciplina e escalando iniciativas para outras áreas, e isso só foi possível graças a confiança e parceria da Design Manager que me acompanhou ao longo deste primeiro ano, Madô ❤️