DesignOps como um mindset

Você já sentiu que poderia trabalhar com várias coisas?

Esses dias estava pensando, qual de fato era a origem da minha aproximação com a área de UX Design. E as coisas começaram a fazer sentido depois que começou a rodar um filme na minha cabeça com as diversas vezes que eu estava aplicando UX no meu trabalho, mesmo sem ser UX.

Às vezes é só uma questão de mindset.

Photo by Cristofer Maximilian on Unsplash

E é justamente esse mindset de pensar em problemas e buscar soluções que se faz o OPS. E já faz um tempo que comecei a atuar em tarefas relacionadas a isso no trabalho e a cada vez pesquisar mais sobre o assunto.

Então trouxe aqui um compilado de informações que encontrei pela internet a fora, unindo um pouco das minhas experiências para trazer a minha visão sobre o assunto e como isso pode ajudar no crescimento e desenvolvimento de times.

Os conteúdos aqui seguem referências de livros e artigos como o do Aela sobre DesignOps e a Gestão das Operações do Design, as informações da Tuia sobre DesignOps: O que é e como melhorar a eficiência da sua equipe de Design e os aprendizados do artigo sobre Como estruturamos nossa área de DesignOps. Além de materiais do Nielsen Norman Group.

Entendendo a importância de DesignOps para UX Design

Como surge uma área dedicada a DesignOps dentro da empresa? Com certeza não deve surgir do nada e sim pra resolver algum problema existente, ou muitos (risos). Chega um ponto que os problemas da área não param de crescer e é importante ganhar produtividade para driblar esses problemas.

É algo mais comum com o crescimento do time, onde a área de DesignOps está olhando para as melhorias dos processos de design e a otimização do tempo.

Um exemplo seria na criação de templates de frameworks no miro, um processo estratégico para que se centralize as informações e assim não exista a necessidade de cada designer criar do zero um template de matriz CSD toda vez que for necessário aplicar a dinâmica por exemplo.

Mesmo sendo algo bem simples, é algo que entrega grande valor e impacto para o time de designers.

Outro exemplo é ter um Design System, com uma complexidade maior, mas seguindo a mesma lógica que os templates, é sobre fornecer um padrão de componente que quando alterado uma vez modifica todos os outros e isso aplicado a nível de implementação e desenvolvimento em código dentro de uma organização gera um impacto muito grande na otimização de processos.

Então, podemos dizer que DesignOps é…

tudo aquilo que dá suporte ao trabalho, métodos e processos [do design]. — Dave Malouf

É importante ressaltar o conceito de apoio a outras áreas, sendo a proposta do Ops solucionar os problemas existentes através de iniciativas. E garantir que o Product Designer por exemplo, consiga executar seu papel da melhor forma possível.

Pra entender melhor como tudo isso funciona, uma das formas de iniciar um processo de DesignOps em um time UX Design é mapear todos problemas e dores existentes atualmente no time.

Veja algumas possíveis dores que os times de Design costumam sofrer.

Dores

• O time de design fica de fora de discussões estratégicas;
• Os designers são acionados apenas para pequenas entregas e não discoveries;
• A rapidez da entrega é a única métrica relacionada ao time de design;
• Falta de visibilidade de ferramentas e processos que facilitem o trabalho do time;
• Problemas na comunicação e falta de alinhamento entre as equipes e áreas da empresa;
• Falta de padronização de processos (cada equipe trabalha de uma forma diferente);
• Turnover da equipe.

Motivações

• Aumento da produtividade e eficiência de entregas;
• Participar de temas mais estratégicos;
• Automatização de processos;
• Ampliar o entendimento de outras áreas da empresa;
• Promover a cultura de design na empresa.

Texto de dores e motivações adaptado seguindo referência: DesignOps e a Gestão das Operações do Design (Aela,2021).

Como implementar DesignOps

Com base nos materiais de referência e vivência na prática, trouxe algumas etapas importantes precisam estar em pauta quando você buscar aplicar OPS.

Entendendo os problemas

Assim como em UX o início deve ser através de pesquisas buscando entender o real problema e o maior impacto no momento. Com isso a estruturação se torna mais fácil e as iniciativas surgem organicamente. É sobre ter um foco, não tentar resolver todos os problemas ao mesmo tempo, principalmente se você não é alguém dedicado a isso integralmente.

Pense, hoje qual é o principal problema que precisa ser resolvido com OPS? Se tiver muitos, tente priorizar no máximo três mais palpáveis para se investigar e deixe os outros mapeados no backlog de iniciativas futuras.

Tudo isso envolve a coleta de dados e observações que possibilitem o entendimento real das dores do time de design.

Alguns aspectos imprescindíveis são:

• satisfação com o trabalho e processos;
• percepção de produtividade e carga de trabalho;
• tempo para realizar as tarefas;
• percepção sobre adequação das responsabilidades.

Na sequência é importante mapear a jornada atual para entender o funcionamento dos atuais processos e ferramentas. Pense em métricas para medir a eficiência dos processos e sugerir melhorias.

Definição do papel e da estrutura do DesignOps dentro da organização;

Definindo o propósito

O propósito é algo importante e precisa ser definido para ajudar a saber qual é o grande objetivo, onde queremos chegar e a jornada que se espera até chegar lá. Normalmente é realizado em grupo de forma que expresse bem a estrutura de trabalho.

Uma forma é usar a matriz RACI como forma de guiar os times para os pilares responsáveis. Um dos objetivos seria ter a clareza sobre a gestão de cada assunto e saber quem procurar no caso de iniciar novas iniciativas relacionadas.

Por exemplo, um time ficou responsável pelo onboarding, mas outra pessoa tem dúvidas sobre aquele assunto ou gostaria de iniciar uma iniciativa pra solucionar um problema relacionado. A pessoa buscaria alguém daquela equipe para orientá-la. Dessa forma centralizaria a gestão sobre aquele assunto e evitaria ações duplicadas.

Estrutura de DesignOps

Existem diversas possibilidades de divisão de equipes em Design Ops, acho que o mais importante aqui é validar o que faz sentido para cada time com base no mapeamento de problemas reais enfrentados na rotina.

Vejo que inicialmente não existe a necessidade uma estrutura avançada, principalmente se o time que vai atuar é de designers de apoio, onde não possuem um tempo dedicado apenas a isso. Mas depois de algumas iniciativas concluídas com sucesso, já existe a possibilidade de escalar os processos para uma estrutura mais complexa.

Mas fica o ponto de atenção, mesmo que exista uma divisão de equipes, isso não impossibilita a existência de ações em crossover ou pontuais de outros temas. Essas ações vão realmente surgir de forma natural, pois não podemos escolher quais problemas queremos resolver, é algo espontâneo que pode atingir diferentes pessoas.

Talvez o grande papel das equipes esteja relacionado a guiar os participantes dessas iniciativas com dados e usar todo um histórico de acompanhamento sobre aquele tema como munição.

Design System

Como mencionado anteriormente o Design System é focado em interfaces projetadas de forma otimizada, as ações de OPS aqui se desdobram em como está o uso desse design system pelos Products Designers.

Pensando em como é seu uso hoje, buscando as possíveis melhorias. Isso pode incluir o processo de solicitações de novos componentes e também a documentação deles.

Outros aspectos importantes e estratégicos nesse sentido seria olhar para todos os stakeholders que estão consumindo desse design system, ou seja, desenvolvedores que utilizam na prática, a aderência pela própria empresa e também o próprio usuário final.

Processos de Design e ferramentas

Esse seria um dos pilares mais macros que existe e poderia ser facilmente dividido em dois. E pode ser considerado um dos pilares mais fundamentais, pois envolve todo fluxo de trabalho do time de Designers na sua rotina com produtos e ações executadas.

Como por exemplo a aplicação de pesquisas, testes de usabilidade, workshops entre outros. Englobando tudo que possibilita essas ações, como ferramentas, instrumentos e metodologias de aplicação. Novamente com o foco em melhorias desses processos para que os designers ganhem cada vez mais produtividade.

E o mais interessante é que esse é o pilar onde as dores surgem de forma mais natural, pois em um time sem DesignOps é onde começa a surgir as necessidades mais urgentes e consequente as ações e iniciativas para suprir isso. E ali é plantada aquela sementinha da busca por melhorias de processos, diante dessa vivência direta com produtos.

Gestão e estratégia

Essa frente está relacionada a gestão de iniciativas não técnicas de design, porém necessárias para o funcionamento dos processos. Talvez possa se dizer que seria uma espécie de OPS do OPS.

Fazendo a ponte e comunicação com outros times e equipes, pensando em métricas e estratégias. Geralmente acaba surgindo depois, quando os processos básicos já existem, mas precisam ganhar escala.

Também pode estar relacionado a essa equipe ações mais burocráticas como a compra de ferramentas, estrutura de rituais de design, OKR, comitês, gestão ágil, entre outros.

Cultura e pessoas

Sabemos que pensar nas pessoas é algo bem importante e a base da organização. Essa equipe geralmente busca melhorias para manter a interação saudável entre o time, também pode olhar para ações relacionadas a capacitação, desenvolvimento de carreira, integração de novos membros ao time, onboarding, offboarding e cultura de feedbacks.

Conclusão

Quando falamos em OPS podemos estabelecer que existem muitas possibilidades de melhoria dentro de uma empresa e dentro de um processo. E sempre vão existir as melhorias, se você se considera um agente de mudanças como eu, contribuir na melhoria de processos vai ser um prato cheio para você.

E lembre-se de sempre ir adaptando pro seu cenário, não existe uma regra universal e nem receita de bolo. O mindset é buscar melhorias e soluções para os problemas encontrados, ir testando e adaptando conforme o seu contexto.

E você, como vê o OPS? Deixe nos comentários.