Construindo e otimizando nossos processos de discovery — Parte I

Como transformamos nossa forma de trabalho e solucionamos problemas complexos em times multidisciplinares.

Mudar sempre demanda esforço, resiliência e (um pouco de) ousadia. Contudo, ajustes e evoluções são cruciais para que possamos aprimorar nossos modelos de trabalho, tendo como objetivos alguns pontos essenciais, como eficiência dos nossos processos, maior integração entre diferentes times, padronização de ferramentas e entregas, aumentar nossa competitividade de mercado, e a lista continua…

Mas, antes de explorar mais sobre como construímos e otimizamos nossos processos de discovery, preciso contar para você sobre o contexto do Sicredi e a faísca que nos levou a repensar nosso modelo de trabalho.

Um pouco sobre o Sicredi

Conforme a Daya Ferrazza, nossa Head de Design, explica nesse artigo aqui, nos últimos anos o Sicredi vem construindo a sua transformação digital. Nessa nova fase, todo o sistema está se capacitando através dos mergulhos de agilidade, em metodologias ágeis e criando produtos digitalizados.

Dessa forma, os times de produto foram organizados com perfis de mercado, tais como: product designers, product owners, agilistas, desenvolvedores e líderes técnicos, QAs, entre outras áreas-chave.

O resultado dessa nova organização gerou (no momento que estou escrevendo esse artigo) 17 verticais separadas por linhas de produto, e esses grupos somam aproximadamente 52 times, com mais de 100 Product Designers dedicados.

Mas mesmo com toda essa nova forma de trabalho, chegamos à conclusão de que não tínhamos um processo de discovery padronizado. Porém, não significa que não tivéssemos um processo já estruturado.

O processo atual

Uma das grandes mudanças da transformação digital foi a implementação de um sistema de construção de produtos. Esse processo nos acompanha desde o início e ajudou a escalar nossa eficiência e entregas. Ele contempla três grandes etapas: Discovery, Inception e Delivery.

Cada uma das etapas foram preenchidas com ferramentas, dinâmicas e cerimônias que auxiliassem os times a estruturar a sua jornada, da mesma forma que dispõe de uma visão geral para nortear as entregas.

Como uma das primeiras ações, analisamos o modelo e identificamos os pontos fortes e pontos fracos para nortear as nossas decisões.

• Existe uma visualização do processo de ponta-a-ponta. O time consegue organizar um cronograma para planejar as entregas e cerimônias, além de movimentar pessoas-chave para a solução final;
• Conseguimos identificar falhas, erros e melhorias. Por ser um processo cíclico, durante e após a entrega são coletados feedbacks que são implementados na evolução do produto;
• Eficiência de recursos e sistemas. O foco aqui é otimizar tempo e escalar as entregas de forma rápida;
• Times já habituados ao framework Duplo Diamante. Como esse processo já está sendo utilizado há um tempo, a curva de aprendizado é muito relevante e guiou a construção do novo processo.

• Etapas de discovery genéricas. Por mais que tivéssemos algumas etapas que, em determinados casos, fossem eficientes, elas não atendiam de forma personalizada as necessidades de cada time;
• Sem processo de handoff padronizado. Cada time criou a sua forma de handoff, pois seus contextos são distintos, com pessoas diferentes e que se organizam da forma que entendem ser a mais otimizada;
• Pessoas designers não incluídas nas decisões. Por centralizar as decisões para as pessoas de negócio, os designers eram subaproveitados pelo time e eram designados mais para a produção de telas do que para ajudar nas definições de negócio e tecnologia;
• Iterações e ajustes dependem do negócio. Como as decisões ficavam a cargo das pessoas de negócio, os ajustes e evoluções do produto dependiam dessas pessoas para criar as demandas e repassar para os designers poderem trabalhar (diminuindo autonomia).

O início de tudo

Após feitas as análises do processo atual, chegamos em um problema que seria o foco de todo o restante do trabalho: como incluir os designers em todo o processo de construção de produto?

Aí você me pergunta: “mas isso não era óbvio?”. Não para o nosso contexto. O Sicredi é uma empresa centenária e enorme. Mudanças levam tempo, como em toda grande instituição. Portanto, criar e estimular a cultura de design centrado no usuário não é uma tarefa fácil, porém, não é impossível. A transformação digital mostrou que conseguimos repensar formas de trabalho para otimizar nossos recursos.

Então, a resposta preliminar que chegamos para o problema foi: precisamos tornar os designers donos do processo. Já que estamos falando em produtos focados nos usuários, precisamos ter os designers como responsáveis por essas decisões. Dessa forma, é essencial que sejam incluídos em todo o processo de construção de produtos, e não ficarem somente restritos à etapa de discovery.

Nosso plano de ação

Pensando em iniciar a resolução do problema, aproveitamos o momento de reestruturação e reorganização da Chapter de UX para iniciar esse trabalho. Uma das iniciativas das lideranças de design foi criar guildas com as pessoas designers. As guildas eram divididas em diferentes assuntos, cada uma com foco em solucionar problemas identificados nos times de produtos e na Chapter de UX.

Uma das guildas que foram criadas foi a de Discovery. Essa guilda foi designada para tratar sobre assuntos relacionados ao processo de descoberta e para repensar como fazemos design dentro do Sicredi. Convocamos um time de designers de dentro da Chapter para integrar esse grupo de trabalho e iniciar a estruturação do plano de ação.

Após algumas agendas de alinhamento, o time da guilda chegou na seguinte estrutura para o plano de ação:

• Coleta e análise de dados. Fizemos pesquisa com os times de produto para coletar informações sobre como cada um se organizava. Durante as entrevistas, buscamos entender como eram os processos, que tipo de ferramentas eram utilizadas, como eram feitas as entregas para os desenvolvedores e interações com os POs/PMs. Dessa forma, conseguimos mapear o nosso momento atual e entender o que fazia ou não sentido para o contexto de design e discovery;
• Definição do framework. Após a análise, realizamos uma desk research de forma a olhar e considerar outros modelos de framework. Porém, levando em consideração os dados vindos dos designers, o que encontramos de outros modelos e como seria a curva de aprendizado para os times, escolhemos permanecer com o Duplo Diamante. Mas isso não significa que não pudéssemos melhorar o processo;
• Organização das entregas. Utilizando do nosso conhecimento em metodologia ágil e pensando no conceito de MVP (Minimum Viable Product), montamos a estratégia das entregas evolutivas. Nossa primeira entrega foi a definição do framework e indicação das ferramentas que entendemos que fizesse sentido. Depois, evoluímos na criação de templates e conteúdos teóricos para cada ferramenta. Por fim, para a entrega final ⚠️ ALERTA DE SPOILER ⚠️ chegamos no Playbook de Discovery (que vamos explorar mais na segunda parte deste artigo);
• Suporte. Por estarmos propondo um novo processo, não gostaríamos de deixar novos usuários da nossa solução sem um canal aberto de comunicação e ajuda para dúvidas. De forma a deixar as pessoas mais seguras e estimular a se tornarem os disseminadores desse conhecimento, disponibilizamos agendas, e-mails recorrentes e chats.

E aí, fez sentido para você até aqui?

Esse é o primeiro de dois artigos sobre como construímos e otimizamos nossos processos de discovery. Fique ligado que a segunda parte contará mais sobre a nossa solução e como fizemos essa entrega para o time de design!

Enquanto isso, deixe seus comentários sobre o artigo, dúvidas sobre UX e/ou sobre o dia a dia do nosso time. Vou adorar ler o que vocês têm para me contar.

Muito prazer, eu sou o Lorenzo Mussoi, Product Designer do time de Seguros, Previdência e Consórcios no Sicredi. Ah, e se quiser, fique à vontade para me seguir no LinkedIn.

Ficou com vontade de viver esses desafios com a gente?

Acompanhe nossas oportunidades de carreira em https://techsicredi.gupy.io/ e https://sicredi.gupy.io

Quer saber mais sobre o Sicredi? Siga a gente no LinkedIn e no Instagram.