Construindo e otimizando nossos processos de discovery — Parte II

Como transformamos nossa forma de trabalho e solucionamos problemas complexos em times multidisciplinares.

Se você chegou neste artigo, desejamos boas-vindas! Essa é a parte II da série que conta um pouco mais sobre nosso processo de discovery da Chapter de Design do Sicredi.

Se você ainda não leu a primeira parte, acesse o artigo anterior clicando aqui. Nele, você descobrirá mais sobre o contexto, nossas motivações e estruturação do trabalho. Agora, é hora de seguir em frente para mais uma parte dessa história, por isso, continue lendo.

O objetivo

Como comentei no artigo anterior, para entregar uma solução que conseguisse atender às demandas dos designers e entregar uma organização a nível sistêmico, montamos um plano de ação com 4 etapas: coleta e análise de dados, definição do framework, organização das entregas e suporte (explico mais sobre cada uma no primeiro artigo).

Esse plano serviu para entendermos qual era o nosso objetivo e para organizar as entregas. Sabendo do que precisávamos fazer, montamos uma estrutura de três pilares para nos guiar durante a jornada de construção de ferramentas que empoderem os product designers em relação aos processos de produto.

Para ajudar no entendimento dos momentos da construção de produtos, definimos pilares a partir dos três pontos da jornada de uso das ferramentas:

Acesso facilitado

Uma das principais dores em uma equipe tão grande quanto a Chapter de Design do Sicredi é a distribuição e acesso aos conteúdos. Por isso, era de extrema importância criarmos uma solução de fácil acesso para as pessoas designers e os times de produto, pois todos podem se beneficiar dessa nova estrutura.

Sendo assim, utilizamos uma ferramenta que está presente no nosso dia a dia: o Figma. Dentro da estrutura do Figma temos os Workspaces, espaços que podem ser agregadores de conteúdo de uma mesma área ou assunto, como times de produtos, guildas e, no nosso caso, o espaço de Diretrizes de Experiência do Usuário.

Dentro deste espaço, estamos incluindo materiais de Design System, UX Writing e o nosso Framework de Discovery, que é um conjunto de arquivos produzidos para auxiliar as pessoas designers a iniciar e conduzir discussões sobre o desenvolvimento de produtos com seus times.

Estrutura e conteúdos

Outra demanda essencial é saber como organizar os conteúdos e criar um processo de trabalho que seja simples e, ao mesmo tempo, eficaz, ajudando as pessoas designers a planejar e direcionar o time. Pensando nisso, organizamos o espaço do Framework de Discovery em duas áreas: o “Comece por aqui” e a seção das etapas e ferramentas.

• Comece por aqui: esta área é o ponto inicial da jornada da descoberta. Aqui se encontra o Playbook de Discovery e todas as indicações iniciais de como utilizar os materiais disponíveis;
• Etapas e ferramentas: nas demais seções, organizamos cada uma das etapas por cores (assim como as representadas no Playbook). Dessa forma, criamos uma relação visual em todas as interações com o processo da discovery. A ideia aqui foi conectar os conteúdos teóricos aos templates, facilitando a construção do processo.

Um ponto importante de destacar aqui é o seguinte: tudo o que foi construído e entregue como solução levou em consideração as pesquisas com a Chapter de Design, o fluxo de trabalho que os times já estavam habituados e o framework Duplo Diamante como base de estrutura.

Então, o foco foi combinar essas variáveis para fazer com que todo o processo, que vou descrever a seguir, seja adaptável àquele já existente nos times. Assim, o que criamos pode gerar novas discussões e interações entre experiência, negócio e tecnologia.

O Playbook de Discovery

Como comentado anteriormente, o Playbook de Discovery é o pontapé inicial da descoberta e uma ferramenta de trabalho que auxilia as pessoas designers a ter mais autonomia e confiança nos processos.

Um dos norteadores para a construção desse material foi o fato de termos diferentes níveis de senioridade dentro dos times, além de pessoas de outras áreas que não estão habituadas às nomenclaturas, ferramentas e outros recursos da etapa de descoberta. Por isso, esse material foi pensado para ser didático, simples e consistente o suficiente para se tornar uma documentação embasada, inclusiva e colaborativa.

De forma a deixar o fluxo de trabalho mais organizado e eficiente, o Playbook é separado em quatro grandes blocos: introdução, planejamento, organização e documentação. Cada uma das áreas possui conteúdos específicos para ajudar na construção e condução da discovery.

Introdução

Aqui, o objetivo é dar o contexto do que é uma discovery, quais os benefícios dela para o desenvolvimento do negócio e qual modelo de framework estamos utilizando, além de ajudar a decidir quando é o momento para iniciar uma descoberta. Para isso, utilizamos uma planilha em que a pessoa responde algumas perguntas e já recebe um parecer favorável ou não para o início do trabalho, junto com instruções de como agir em cada contexto.

Criamos esse mecanismo para conseguir auxiliar na definição do problema e para escalar de forma mais eficiente para dentro dos times já que, como guilda, não conseguiríamos estar presentes em todas as descobertas ativas.

Planejamento

Esta etapa é o momento da estruturação da descoberta e, por isso, o espaço foi pensado para ajudar a organizar todas as informações necessárias da discovery. Construímos uma lista de tarefas importantes para serem realizadas ao longo do processo, assim como o cronograma para planejamento das etapas e backlog com os times de negócio e tecnologia. Por fim, é possível incluir as jornadas atuais dos produtos (caso você tenha) e também iniciar um mapeamento de próximos passos.

Organização

Neste momento, é a hora de botar a mão na massa e iniciar a construção da discovery. Montamos um quadro com as informações básicas da descoberta, mapeamento do problema a ser resolvido e escolha das ferramentas (falarei mais sobre isso a seguir).

Essa área serve para deixar todas as etapas visíveis, mostrando o que será realizado em cada uma delas com um planejamento de tempo de execução. Além disso, ela ainda consegue prever e antecipar questões que possam atrasar o andamento da descoberta, tais como: mapeamento de entrevistas, agendamento com usuários, reuniões de alinhamento e por aí vai.

Documentação

Sabendo que são muitas informações e que o processo pode se tornar um pouco caótico, criamos áreas de trabalho para documentar processos, dinâmicas e informações. A ideia é utilizar esses espaços para centralizar os conteúdos e ter uma visibilidade geral do processo.

Então, aqui pode ser incluído resultados de pesquisas, dinâmicas realizadas, benchmarks e desk researches, protótipos, telas e tudo mais que o projeto requer e que seja relevante para a entrega.

Selecionando ferramentas

Depois da ambientação com a estrutura do Playbook, é hora de escolher as ferramentas que serão utilizadas na discovery. Para cada etapa, temos uma curadoria de ferramentas que podem ser consumidas e organizadas de acordo com a necessidade de cada pessoa/discovery. Ao pensar em uma forma de padronizar a visualização dos conteúdos, a solução foi criar os templates de ferramentas.

Para isso, a hierarquia de cores foi retomada, trazendo em todo o contexto da ferramenta a cor da etapa da descoberta. Além disso, também adicionamos instruções de como duplicar o arquivo e descrições das etapas em que as ferramentas se encaixam, bem como explicações teóricas sobre elas.

Cada uma das ferramentas está linkada no Playbook e, para acessar, basta clicar em alguma das caixas que será redirecionada para o arquivo correspondente. Se for aderente à proposta da discovery, pode-se arrastar para a lista de ferramentas escolhidas.

Dessa forma, conseguimos criar um repositório de conteúdo muito rico, com templates prontos para aplicação das dinâmicas e com informações feitas por designers e para designers. O foco aqui é a linguagem direta, simples e eficiente, objetivando a independência de conhecimento e o distribuindo de forma democrática.

Ativação e manutenção

Por fim, entramos no último pilar da construção de toda essa jornada. De nada adianta estruturar um processo e criar conteúdo se nosso público-alvo não utiliza a solução, certo? Por isso, organizamos iniciativas de demonstração, criamos momentos para suporte durante os primeiros usos e captamos feedbacks dos usuários da Chapter.

A primeira iniciativa de divulgação foi na nossa agenda recorrente Design Talks, que acontece quinzenalmente e que todos os integrantes da Chapter de Design são convidados a participar. Nessa agenda compartilhamos assuntos diversos, sempre conectados com o contexto de User Experience.

Aproveitamos o canal do UX Talk para compartilhar informações sobre como utilizar o conteúdo que construímos, além de mostrar cada ferramenta e etapa, quase como um workshop. Nesse momento, conseguimos captar vários feedbacks para realizar ajustes antes do lançamento.

Após a apresentação na talk, formalizamos a entrega via e-mail. Nele, explicamos um pouco mais sobre a estrutura do Playbook, demos algumas dicas importantes para ajudar na construção, explicamos como acessar os arquivos e destacamos a possibilidade de manter sempre o canal aberto com os integrantes da guilda.

Feedbacks

Após a apresentação e mais algumas semanas das equipes e pessoas designers se ambientando com a ferramenta, coletamos novos feedbacks para entender se a ferramenta impactou o time e o dia a dia dos designers. A seguir, estão alguns dos comentários que recebemos:

E para você que chegou até aqui: uma surpresa!

Como esse conteúdo e nossos materiais vêm ajudando a Chapter a ter mais voz e ser mais independente, queremos divulgar esse material com a comunidade de design. Por isso, estamos disponibilizando o Playbook de Discovery na comunidade do Figma.

Clique aqui e acesse o Playbook de Discovery!

O que você achou da nossa jornada?

Essa foi a parte final da série de artigos sobre nosso processo de discovery. Ficamos muito felizes com o resultado e por saber dos feedbacks sobre o nosso processo. Então, deixe seus comentários sobre o artigo, além de dúvidas sobre UX e/ou sobre o dia a dia do nosso time. Vou adorar ler o que vocês têm para me contar.

Muito prazer, eu sou o Lorenzo Mussoi, Product Designer do time de Seguros e Consórcios no Sicredi. Ah, e se quiser, fique à vontade para me seguir no LinkedIn.

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