私たちにはみな毎日24時間の時間を持っています目標を達成するための時間です。中には人より時間を有効活用するのに長けてる人がいます。
これらの「超生産的」な人たちは、家庭を営むこと、ビジネスを始めること、プロジェクトを遂行することなど、目標を達成するために時間と労力を効率よく活かせています。
彼らはどのように時間を使っているのでしょうか？
それでは、超生産的になるための秘密について深く掘り下げて行きましょう。
To Do リストの問題点
あなたが生産性について考えたとき、おそらく最初に思いつくことはTo Do リストを作ることではないでしょうか。
定番だからと。そして、To Do リストを作成していると、それが生産的であると感じてしまいます。
しかし、To Do リストはそれほど実用的ではなく、かえって生産性に悪影響を及ぼします。
理由は以下の2点にあります:
1. ストレスとなる
To Doリストを作成するときにタスクの大小、重要であるものやそうでないものに関わらずすべて一つのリストに入れてしまい、その過密な量がストレスとなってしまいます。
信じがたいことが実に41％のタスクが未完了のままであるのです、そしてその大量の未完了のタスクはストレスとなり私たちに悪影響を及ぼします。
心理学ではこれをゼイガルニク効果といいます。
未完了のタスクが頭にまとわりつき、不安や不眠をもたらし、精神的に消耗させられてしまいます。
特にこれは、急な予定や予期しないタスクによりリストが膨大化することによってもたらします。
2. 適切な時間の割り当てに役立たない
ドワイト・アイゼンハワー大統領は、生産性マスターでした。彼には緊急なタスクと重要なタスクの違いが区別できていました。
現に彼は、今日広く知られているアイゼンハワーマトリックス]を考案したのです。
アイゼンハワー大統領は、緊急なアクティビティとは、他人の目標を達成することに対し、重要なアクティビティとは、自分自身の目標を達成することだと認識していました。
「私は2種類の問題を抱えている。それは緊急な事柄と重要な事柄である。緊急な事柄は重要ではないし、重要な事柄は決して緊急ではない。」- Eisenhower
大切なのは、他人ではなく、あなたの目標を達成するためにどのタスクが最も重要かを理解することです。 その後に、適切な時間と注意力を割り当てます。
To Doリストの問題点は、それぞれのタスクにどのくらいの時間と注意力を割くべきかを把握することが難しく、タスクを完了させるために多くの時間を費やしてしまうかもしれない。それが必ずしもあなたの目標達成の手助けになるとは限りません。
こうした経験はありませんか？ リストのタスクを10個こなしたが、何ひとつ達成感を感じられなかった。今、あなたはもうその答えを知っているはずです。
解決策：スケジューリング
あなたが最も重要なタスクをこなすときに、To Doリストは実用的ではありません。それなぜか？
その方程式にはに時間という要素が含まれていません。ここからがスケジューリングの出番です。
「超生産的な人はTo Doリストで仕事をしません、彼らは自らのカレンダーで生活、仕事をしているのです。」
- ケビン・クルーゼで 億万長者はTo Doリストを使わない
スケジューリングによってタスクをリストアップすることだけではなく、超生産的な人はTo Doリスターが成しえない2つのことを成し遂げている。
1. 彼らは重要なタスクにフォーカスを当てる
スケジュール通りに動くことで、彼らは目標達成に重要なタスクのために時間を割り当てます。そして、急なタスクに邪魔されません、それにより優先順位を乱すことなく仕事ができます。
2. 彼らは時間を無駄にしない
スケジューリングによって、彼らは、タスクごとに時間制限をかけている。それにより、彼らは5分で済むような会議に1時間もの時間を費やしません。例えば「メールをチェックする」などのような簡単なタスクに膨大な時間をつぎ込む必要はなく、時間制限をかけて管理しています。
Sorted³ 方式：簡単にスケジューリング
効果的なスケジューリングは効果的に実行するための第一歩です。 現に、それが我々が Sorted³ を開発する原則のベースとなっています。 スケジュールは新しい概念ではありませんが、多くの人はそのメリットを認識できていません。
1. キャプチャと整理
他のアプリと同様に、 Sorted³ では、まずタスクを取り込むことから始めます。次に、フォルダやリスト、タグを使い整理し、分類することができます。
慣れなくても心配しないでください、この後の記事で深く掘り下げていきます。
2. スケジュール
ここからが Sorted³ の輝きが発揮されるところです、あなたの一日をスケジューリングします。
Sorted³ は、スケジューリングを迅速かつ容易にしてくれます。オートスケジュールを使用して、数回タップするだけでスケジューリングができます。それからマジックセレクトで、ドラッグ＆ドロップし、それに私たちの代名詞であるタイムルーラーで微調整をします。
このステップはとても大事で、あなたが本当に大切な事柄に時間を割いてることを意味しています。 また、重要度の低い事柄を自然に延期させるのに役立ちます。
このプロセスには数分しかかりません、そのため、Sorted³ は超生産的な人にとっての必須アプリとなるのです。
3. 実行と調整
スケジューリングができたのならば、それを実行するのみです。
おっと、もしあなたが予期せぬ事柄による遅延や急ぎの案件、素敵なセレンディピティによってスケジュールを変更せざるを得ない場合でも問題ありません、これは日常茶飯事なのですから。
Sorted³ はにその場で簡単にスケジュール調整できるので、あなたは常にどこに時間とフォーカスを向かわせるべきかを知ることができます。
結論
最初の質問に戻りますが、超生産的になるための第一歩は、ただ時間を埋めるのだけでなく、意図的にそこにフォーカスを当てるのです。
これがなぜ億万長者がTo Doリストを使わずに、スケジューリングをするわけです、これにより Sorted³ をほかと異なる、強力で効果的なものにしています。
スケジューリングが初めての場合、最初は慣れないかもしれませんが、数日間試してみてください、そうすればあなたの生産性が上がっていることが目に見えてくるでしょう。
もっと Sorted³ について知りたいですか？ 続編では Sorted³ の具体的な機能とそれがどのようにあなたの生産性に革命を起こさせるかについて説明していきます。
Sorted³でイベント、タスクやリッチフォームメモを洗練されたタイムラインにスケジュールできます。2018年8月末にApp Storeにてリリース予定です。
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