Wir wurden oft gefragt, wie wir Sorted³ selbst verwenden. In diesem Artikel werden wir einige gängige Workflows behandeln, auf die du wahrscheinlich stoßen wirst und wir erläutern, wie wir Sorted³ verwenden, um sie zu lösen.
Das sind keineswegs die einzigen Möglichkeiten, Sorted³ zu verwenden. Wir versuchen lediglich Vorschläge zu geben, die du auf dem Weg zu deinem eigenen, individuellen Workflow übernehmen oder adaptieren kannst.
Aufgaben erfassen
Wenn man versucht, seine Gedanken aus dem Kopf zu bekommen, ist es wichtig, sie erstmal einfach aufzuschreiben, ohne sich weiter um Details kümmern zu müssen. In Sorted³ gibt es verschiedene Stellen, an denen du deinen Gedanken freien Lauf lassen kannst:
- Der Posteingang
- Eine spezifische Liste
- Ein bestimmter Tag
Posteingang
Der Posteingang ist der richtige Ort, um deine Aufgaben einfach nur grob zu erfassen. Dadurch bekommst du deinen Kopf frei, obwohl …
- du noch nicht weißt, wann du es machen sollst,
- du nicht weißt, ob alle deine Punkte überhaupt zusammen in eine Liste oder Kategorie gehören.
Stell dir vor, du denkst gerade über Dinge nach, die du dir für die kommende Woche vorgenommen hast. Was auch immer: der Lebensmitteleinkauf, Filme, die du sehen willst oder die Abholung deines neuen Autos im Autohaus.
Für all das ist der Posteingang der ideale Ort. Hier kannst du alle deine Aufgaben zunächst ablegen und dich später um Struktur und die zeitliche Planung der Termine und Aufgaben kümmern.
Eine spezifische Liste
Wenn du dir Gedanken zu einem Themengebiet machst, fasst du diese am besten in einer entsprechenden Liste zusammen. So ist eine Einkaufsliste der ideale Ort, um alle Lebensmittel aufzunehmen. Erstelle dazu einfach eine Liste “Lebensmittel” und gib deine Produkte nacheinander ein.
Ein bestimmter Tag
Mit Sicherheit gibt es auch Aufgaben, die du an einem ganz bestimmten Tag erledigen musst, du kannst aber die genaue Uhrzeit jetzt noch nicht festlegen.
Nehmen wir an, es ist Dienstag und du musst am Samstag, deinem einzigen freien Tag, unbedingt noch Schuhe kaufen. Was am Samstag sonst noch alles zu erledigen ist, kannst du aber noch nicht absehen, deshalb weißt du auch noch nicht, wann genau du dazu kommst. Füge in dieser Situation einfach für Samstag “Schuhe kaufen” als Aufgabe für (irgendwann) hinzu. Die konkrete Uhrzeit planst du dann erst kurz vorher, wenn du genauer weißt, was du sonst noch an diesem Tag erledigen willst.
Schnelles Hinzufügen
Egal an welcher Stelle du dich entscheidest deine Aufgaben zu erfassen, mit der plus-Taste in der Symbolleiste oberhalb der Tastatur, erhältst du eine besonders effiziente Eingabemöglichkeit, um schnell weitere Aufgaben zu erfassen und deinen Ideenfluss aufrecht zu erhalten.
Vorausplanen
Wir haben Sorted³ so gestaltet, dass es auf dem iPhone genauso leistungsfähig ist wie auf dem iPad.
Auf dem iPhone kannst du den Kalenderschieber offen lassen, wenn du verschiedenen Aufgaben verschiedene Tage zuweisen möchtest. So kannst du in der oberen Hälfte deines Handys weiter mit Listen arbeiten. Wähle in einer Liste einfach die gewünschten Elemente aus und tippe auf ein Datum und schon hast du ihnen diesen Tag zugewiesen.
Du kannst auch aus einer Liste zu einem Datum springen und dann einfach über das Seitenmenü zurückkehren. All dies funktioniert, ohne in einer verschachtelten Hierarchie nach oben oder unten navigieren zu müssen.
Plane deinen Tag
Wie bereits erwähnt, hilft dir für die Planung des Tages folgendes:
- Plane nur das, was dir wirklich wichtig ist.
- Stelle sicher, dass deine Pläne realistisch sind.
- Erstelle überschaubare Aufgaben und halte dich an deine Vorgaben, ohne Zeit zu verschwenden.
- Reserviere Zeiten für Familie, Erholung, Lernen und was dir sonst noch wichtig ist.
Sorted³ macht diesen Prozess denkbar einfach dank automatischer Planung, magischer Auswahl und unserem Zeitzähler. So geht’s:
1. Gib deinen Aufgaben eine geschätzte Dauer. Natürlich kannst du das für jede Aufgabe einzeln einstellen, du kannst aber auch vielen Aufgaben gemeinsam eine Dauer zuweisen, wie im folgenden Video gezeigt:
2. Führe als nächstes den automatischen Zeitplan aus. Sorted³ erstellt automatisch einen Zeitplan für dich.
3. Verwende das Ergebnis wie es ist oder passe es es mit der magischen Auswahl und dem Zeitlineal deinen Wünschen an.
Noch ein paar Tipps, die du bei der Planung deines Tages beachten solltest.
a. Sei nicht zu präzise
Ein grober Zeitplan ist alles, was wir wollen. Es ist unmöglich vorherzusagen, was im Laufe eines Tages alles passieren wird. Fange deshalb mit einem groben Zeitplan an und passe ihn dann nach und nach den Erfordernissen an.
b. Vermeide Überplanung.
Wenn dein Zeitplan zu voll ist, versuche Dinge mit niedrigerer Priorität zu entfernen oder umzuplanen. Erinnere dich, wenn alles die gleiche Priorität hat, dann ist nichts vorrangig. Die Idee ist, sich immer auch Raum zum Atmen, Denken und Arbeiten zu geben. Du kannst jederzeit Dinge hinzufügen, wenn du deinem Zeitplan voraus bist.
c. Zeit zum Nachdenken finden
Unser Team hat es sich zur Gewohnheit gemacht, den ganzen Tag über ein paar Minuten Zeit zu nehmen, um über unseren Zeitplan nachzudenken. Zum Beispiel direkt nach dem Mittagessen. Diese kurzen Momente erlauben es uns, unseren Zeitplan auf der Grundlage dessen, was wir am Morgen erreicht haben, zu überdenken und gegebenenfalls neu zu priorisieren. Nicht nur das, es hilft uns auch bei der Arbeit am Nachmittag.
Fazit
Nun, das war’s für diesen Artikel. Demnächst wirst du noch mehr von uns erfahren. Wenn du ein Thema hast, über das wir schreiben sollen, dann sende bitte eine E-Mail an hello@staysorted.com oder tritt unserer Slack group bei. Prost!
Sorted³ hilft dir dabei Ereignisse, Aufgaben und Notizen in eine einzige wunderschöne Zeitleiste zu Organisieren. Sorted³ wird Ende August 2018 in den Mac App Store veröffentlicht.
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