Während der Entwicklung von Sorted³ hatten wir die Möglichkeit, mit vielen Leuten über Zeitplanung zu sprechen.
Dabei fiel uns auf, dass manche befürchten, Zeitplanung sei zu stressig und verursache nur weitere Arbeit.
Das muss aber nicht sein, denn bei Zeitplanung geht es nicht darum, Mehrarbeit zu generieren.
Es geht darum, Zeit für die Dinge vorzusehen, die dir wirklich wichtig sind.
Richtig gemacht, hilft es dir Zeit für Arbeit, Entspannung, Lernen, Hobbys, Freunde und Familie zu blocken.
Daher möchten wir die Dinge, die du bei der Planung deines Tages beachten solltest, erklären.
1. Was ist dir wichtig?
Wie bereits erwähnt unterschied Präsident Eisenhower das Zeitmanagement zwischen wichtigen und dringenden Aufgaben.
Eisenhower erkannte, dass wichtige Aufgaben priorisiert werden sollten, da sie normalerweise mit dem Erreichen der eigenen Ziele verbunden sind.
Aber wie identifizierst du die wichtigen Aufgaben?
Nun, es ist jedenfalls zu kurz gedacht, nur deine beruflichen Aufgaben wichtig zu finden.
Denn damit priorisierst du die Arbeit über alles andere und fokussierst deinen ganzen Tag auf die Aufgaben. Genau darin liegt das Problem.
Die Arbeit mag zwar wichtig sein, aber sie ist nicht unbedingt das Einzige, was wir als solche definieren sollten. Unsere Familien, die Selbstentfaltung und das Wohlbefinden können ebenso wichtig sein, wenn nicht sogar wichtiger.
Das ist etwas, das dem Produktivitätsmeister Dr. Stephen R. Covey sehr bewusst war. Er beschrieb diese Dinge als “große Felsen des Lebens”, und sagte, dass alle davon in der Planung berücksichtigt werden müssen.
Unterbrechung
Also: Frage dich ab und an, was dir wirklich wichtig ist. Wenn Familie, Ruhe und Lernen Teil deiner Antwort ist, dann stelle sicher, dass du auch diese Dinge regelmässig in deinem Zeitplan berücksichtigst.
2. Vermeide Überplanung
Wenn du erstmal anfängst, deinen Tag so zu planen, ist es verlockend, jede Minute mit etwas zu füllen.
Das ist jedoch kontraproduktiv. Wenn wir uns keine Luft zum Atmen geben entsteht unweigerlich Stress, unnötiger Stress der uns unsere Produktivität raubt.
Also, wie viel ist angemessen?
Das wird für jeden Menschen anders sein und kann einige Versuche und Fehler erfordern, um herauszufinden, wo deine eigenen Grenzen liegen.
Als Faustregel empfehlen wir, deinem Bauchgefühl zu folgen. Wenn du deinen Zeitplan betrachtest und meinst, dass er zu angefüllt ist, dann streiche einige der weniger wichtigen Einträge.
Versuche erstmal leicht anzufangen und zwischen den Aufgaben und Ereignissen Raum zum Atmen zu schaffen.
Es hindert dich nichts, jederzeit weitere Aufgaben hinzuzufügen, wenn du deinem Zeiplan voraus bist.
Apropos Raum zum Atmen. Das ist ein wesentlicher Aspekt der berühmten Pomodoro Technik.
Entwickelt vom italienischen Unternehmer Francesco Cirillo (und benannt nach dem tomatenförmigen Timer, den er als Student benutzte), zerlegt Pomodoro große Aufgaben in kleinere, zeitlich gut abschätzbare Intervalle, die durch kurze Pausen unterbrochen werden.
Die kurzen Teilaufgaben (genannt Sprints) halten dich konzentriert und produktiv, während dich die regelmäßigen Pausen motiviert, erfrischt und kreativ halten.
Unterbrechungen
- Halte deinen täglichen Zeitplan überschaubar, damit er dich nicht überfordert, indem du weniger wichtige Aufgaben in separaten Listen abseits deines Zeitplans organisierst.
- Plane Pufferzeiten zwischen Tasks und Ereignissen ein.
3. Höre auf deinen Körper
Wir sind keine Roboter und selbst die müssen an die Ladestation, wenn der Akku leer ist.
Höre also auf deinen Körper. Wenn du dich müde oder überfordert fühlst, ist es keine Schande, eine Pause einzulegen. Manchmal wirkt ein Schritt zurück Wunder und du bist anschließend viel produktiver.
Mit Sorted³ kannst du schnell erkennen, ob und wie lange eine Pause jetzt gerade möglich ist.
Deine Änderungen spiegeln sich in übersichtlichen Ansichten sofort wieder und geben dir Gewissheit, trotz der Pause nichts zu verpassen, was letztlich bedeutet, dass du beruhigt abschalten kannst, um neue Kraft zu schöpfen.
Fazit
Die Art der Planung von wichtigen und dringenden Aufgaben sowie der Einplanung von Pausen mag anfangs etwas ungewohnt sein, ist jedoch eine großartige Möglichkeit, das Leben in Balance zu bringen. Das geht nur, wenn du alle diese Aspekte in deine Planung einbeziehst.
Sorted³ hilft dir dabei Ereignisse, Aufgaben und Notizen in eine einzige wunderschöne Zeitleiste zu Organisieren. Sorted³ wird Ende August 2018 in den Mac App Store veröffentlicht.
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