Jeder Tag hat nur 24 Stunden für die Verwirklichung unserer Ziele. Einige nutzen diese Zeit besser als andere.
Diese “ultra-produktiven” Leute erreichen ihre Ziele, indem sie die Ihnen zur Verfügung stehende Zeit und Mühe in die richtige Richtung lenken, egal ob sie einen Haushalt führen, ein Unternehmen gründen oder ein Projekt entwickeln.
Also, wie machen sie das?
Lasst uns das Geheimnis ergründen, wie man ultraproduktiv wird.
Das To-Do Listen Problem
Wenn du an Produktivität denkst, kommt dir vermutlich als erstes eine To-Do-Liste in den Sinn.
To-Do-Listen sind vertraut. Schon das Schreiben gibt dir das Gefühl, produktiv zu sein.
Jedoch sind To-Do-Listen oft nicht annähernd so hilfreich, wie angenommen wird. Meistens sind sie der Produktivität sogar abträglich, und zwar aus zwei Gründen:
1. Sie werden schnell unübersichtlich.
In einer üblichen To-Do Liste werden sämtliche Aufgaben — große und kleine, wichtige und weniger wichtige — gleichwertig nebeneinander aufgenommen und dadurch entsteht ein unüberschaubares Durcheinander.
Nahezu 41% der Punkte auf einer To-Do-Liste werden nie abgeschlossen, und diese ungelösten Aufgaben haben einen enorm nachteiligen Einfluss auf unser Stressniveau.
In der Psychologie wird dies als der Zeigarnik-Effekt beschrieben.
Unvollendete Aufgaben blockieren die Gedanken und können sogar zu Angst und Schlaflosigkeit führen, auf jeden Fall sind sie eine Verschwendung wertvoller geistiger und körperlicher Ressourcen.
Das trifft vor allem auf ToDo-Listen zu, die sich aufgrund unvorhergesehener Ereignisse schnell ändern oder durch weitere Aufgaben wachsen. Das führt uns zu….
2. Sie helfen dir nicht, deine Zeit zielgerichtet zu verteilen.
Präsident Dwight Eisenhower war ein Meister der Produktivität. Er erkannte einen wichtigen Unterschied zwischen dringenden und wichtigen Aufgaben.
Er entwickelte die Technik, die heute bekannt ist als Die Eisenhower Matrix.
Eisenhower erkannte, dass dringende Aktivitäten in der Regel mit dem Erreichen anderer, übergeordneter Ziele verbunden sind. Wichtige Aktivitäten sind hingegen mit dem Erreichen unserer eigenen Ziele verbunden.
“Ich habe zwei Arten von Problemen: die dringenden und die wichtigen. Die Dringenden sind nicht wichtig, und die Wichtigen sind nie dringend.” - Eisenhower
Wesentlich ist also die Unterscheidung deiner eigenen Ziele von übergeordneten Zielen anderer. Meist ist es dabei schwer abzuschätzen, wie viel Zeit und Aufmerksamkeit du einer Sache widmen kannst oder solltest. Du kannst viel Zeit mit dem Abarbeiten deiner Aufgaben verbringen, die mitunter aber einfach nicht die Aufgaben sind, die dir helfen deine Ziele zu erreichen.
Hast du jemals zehn Dinge auf deiner To-Do-Liste durchgearbeitet, aber immer noch das Gefühl, dass du nichts erreicht hast? Jetzt weißt du warum.
Die Lösung: Zeitplanung
Eine rein zeitliche Fixierung von Aufgaben auf To-do-Listen ist nicht zielführend, wenn Wichtigkeit und Dauer der Aufgabe unberücksichtigt bleiben. Hier kommt die exakte Zeitplanung ins Spiel.
“Ultra-produktive Menschen arbeiten nicht nach ihrer Aufgabenliste…. sie leben und arbeiten nach ihrem Kalender.”
- Kevin Kruse in Millionäre verwenden keine To-Do-Listen
Durch das Terminieren ihrer Aufgaben (anstatt sie nur aufzulisten), erreichen ultra-produktive Menschen zwei Dinge:
1. Sie konzentrieren sich auf ihre wichtigen Aufgaben
Das Arbeiten nach einem Zeitplan erlaubt es ihnen, Zeit für die Aufgaben frei zu machen, die sie dem Erreichen ihrer Ziele näherbringen. Sie sind nicht jeder sensiblen Aufgabe verpflichtet, die sich ihnen stellt. Dies hilft ihnen, ihre Prioritäten richtig zu setzen. Kurz gesagt, ihre wichtigen Aufgaben werden erledigt.
2. Sie verschwenden keine Zeit
Indem sie die Dauer einer Aufgabe in ihrer Planung berücksichtigen, begrenzen sie die Menge an Zeit pro Aufgabe. So verbringen sie keine Stunde mit einer Besprechung, die fünf Minuten dauern sollte. Aufgaben wie das “Prüfen von E-Mails” beschränken sich auf überschaubare Blöcke und nicht auf eine allumfassende Zeitersparnis.
Der Sorted³ Weg: Planen leicht gemacht
Effektive Planung ist der erste Schritt zur effektiven Ausführung. Tatsächlich ist es das Prinzip, auf dem Sorted³ basiert. Zeitplanung ist an sich kein neues Konzept, aber es ist erstaunlich, wie wenig Leute sich ihrer Vorteile bewusst sind.
1. Festhalten und Organisieren
Wie gewohnt wird in Sorted³ mit der Erfassung von Aufgaben begonnen, die du dann in Ordnern, Listen und mit Tags organisieren und kategorisieren kannst.
Mach dir keine Sorgen, wenn dir das alles noch nicht bekannt ist, wir werden in späteren Artikeln auf die genauen Details eingehen.
2. Zeitleiste
Weiter, das ist es, wo Sorted³ glänzt, denn du brauchst zunächst nur grob deinen Tag planen.
Sorted³ macht die zielgerichtete Planung schnell und mühelos, denn mit ein paar Fingertipps kannst du automatisch einen konkreten Zeitplan erstellen. Auf Wunsch kann dieser anschließend noch mittels Magischer Auswahl, drag-and-drop, und unserer Zeitleiste angepasst werden.
Diese effektiven Möglichkeiten bedeuten, dass du deine Zeit auf die Dinge fokussieren kannst, die wirklich wichtig sind. Sie helfen dir natürlich auch, das weniger wichtige zu verschieben, wenn sich Prioritäten ändern oder das Unvorhergesehene es nötig macht.
Dieser Prozess dauert nur ein paar Minuten, und es ist, was Sorted³ die App für uns ultra-produktiv macht.
3. Machen und Anpassen
Jetzt, wo du deinen Zeitplan in kürzester Zeit erstellt hast, versuche einfach, dich daran zu halten und handele danach.
Oh, und wenn du deine Pläne wegen unvorhergesehenen Verzögerungen, Dringlichkeiten oder auch glücklichen Zufällen ändern musst — das Leben lässt sich nun mal nicht bis ins Detail planen - ist das absolut kein Problem.
Sorted³ lässt dich deinen Terminplan unterwegs ganz einfach anzupassen. So weißt du immer, worauf deine Zeit und dein Fokus liegen sollten.
Schlussfolgerung
Kommen wir zurück zu unserer Eröffnungsfrage. Der erste Schritt zum ultra-produktiv sein ist nicht einfach nur die Zeit zu “füllen”, sondern bewusst zu fokussieren.
Das ist der Grund, warum Millionäre planen, anstatt einfache To-Do-Listen zu erstellen. Zudem ist es das, was Sorted³ anders, mächtig und effektiv macht.
Wenn die Planung neu für dich ist, kann es sich zunächst seltsam anfühlen, aber versuche es für ein paar Tage und merke die positiven Auswirkungen auf deine Produktivität.
Möchtest du Sorted³ in Aktion sehen? In der nächsten Ausgabe dieser Serie gehen wir auf die Besonderheiten von Sorted³ ein und wie du deine Produktivität revolutionieren kannst.
Sorted³ hilft dir dabei Ereignisse, Aufgaben und Notizen in eine einzige wunderschöne Zeitleiste zu Organisieren. Sorted³ wird Ende August 2018 in den Mac App Store veröffentlicht.
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