Ders 8.1: Zamanınızı Nasıl Önceliklendirirsiniz?
Merhaba,
Burada seri halinde yayınlamaya başladığımız yazılar, Y Combinator tarafından oluşturulan Startup School’da yayınlanan ders videolarının derlemesi olacaktır. Toplamda 10 hafta sürecek olan dersler, her hafta iki bölümden oluşmaktadır ve bu yazı 8. haftanın ilk bölümünün yazın haline getirilmiş halidir.
Sekizinci haftanın ilk konusu, Adora Cheung tarafından verilen zaman yönetimi (How to Prioritize Your Time) başlığını kapsamaktadır. Görevlerinizi nasıl belirleyeceğiniz ve öncelik sırasına koyacağınız konusu ile bu görevlerin girişiminiz üzerindeki etkileri ele alınacaktır.
Girişimcilik serüveninde zaman çok değerlidir ve geçen zaman ile birlikte girişiminize hayat veren parayı da harcıyorsunuz demektir. Kendinizden ne kadar kısarsanız kısın, şirketinizin sürekli giderleri olacaktır. Bu yüzden girişiminizi başarıya ulaştırmak için yapacağınız işleri önceliklendirmek ve bunları bir program dahilinde yapmak başarı şansınızı yükseltecektir. Bu derste elbette tüm günü nasıl planlamanız gerektiği anlatılmayip, girişiminiz için en iyisini yaptığınızı varsayarak, ona ister günde 2 saat ister 12 saat zaman ayırın, bu ayırdığınız zamanı nasıl yöneteceğinizden bahsedeceğiz. Ayrıca girişiminizde her zaman için yapacağınız görevlerin ve deneyeceğiniz fikirlerin olduğu bir listenizin olduğunu da varsayıyoruz.
Gerçek İlerleme vs İlerleme Yanılgısı
Bir girişimde gerçek ilerlemeyi, gözle görülür bir büyüme sağlayan, mutlaka yapılması gereken şeyleri odaklanarak yaptığınızda başarırsınız. Daha önce KPI’lardan bahsetmiştim, bu dersimizde KPI bölümünün ilk kısmıyla ilgileneceğim, yani büyüme ile. Büyümede dikkat ettiğimiz başlıklar şu şekildeydi:
- Gelirdeki Büyüme
- Aktif Kullanıcı Sayısındaki Büyüme
Bunlar için önünüze haftalık büyüme hedefleri koymalısınız. Aynı zamanda kullanıcılarınızdan sürekli geri bildirim almaya ve ürününüzü geliştirmeye devam etmelisiniz.
İlerleme yanılgısı, görünüşte önemli şeyler yapıyormuşsunuz gibi görünen ancak gerçekte müşterilerinize istedikleri ürünü vermek için pek de bir şey yapmadığınız durumlarda gerçekleşir. Örnek vermek gerekirse, ödül kazanmak, konferanslara katılmak, basın açıklamalarına odaklanmak, Forbes 30 yaş altı girişimciler listesine girmek, ünlü insanlardan çevre oluşturmaya çalışmak (networking) bunlardan bazılarıdır. Bunlara gereğinden çok daha fazla zaman ayırmak veya odaklanmak, sizi her ne kadar iyi hissettirse de her zaman kötü bir fikir olacaktır. Üzerinde çalışmanız gereken Ego’nuza puanlar kazandırmak değil, kullanıcılarınıza istedikleri kalitede bir ürün vermektir.
Görevleri Önceliklendirmek
Bu bölümde biraz daha derine ineceğim ve doğru görevleri önceliklendirmeniz için bazı taktikler vereceğim.
Bir girişimde haftalık olarak, ilk kısım KPI’lar üzerine yüzlerce farklı alandan bir kaçı üzerinde çalışarak büyümeye çalışabilirsiniz. Ancak doğru görev üzerinde çalışıp çalışmadığınızdan her zaman şüphe duymalısınız. Bunu sağlamanın en güzel yollarından bir tanesi, geçen hafta gün gün, hatta saat saat neler yaptığınızı gözden geçirmeli ve yaptığınız hangi işlerin KPI’larınıza katkıda bulunduğunu bulmaya çalışmalısınız. Böylece işe yaramayan çalışmalarınızı da görebilirsiniz ve bunlardan kaçınmaya çalışabilirsiniz. İnsanlar genelde çalıştıkları şeyler üzerine ne kadar vakit harcadıklarına dikkat etmezler, bir bakıma kendilerini oto-pilota bağlarlar. İçgüdüsel olarak da düşük değerli işlere yöneliriz, çünkü bunlar yapması en hızlı ve en kolay olanlardır. Bu sayede listeden olabildiğince fazla maddeye tik koymuş olursunuz ve her ne kadar iyi hissettirse de bunu yapmamanız gerekir.
Eğer gerçek işler üzerinde çalışmaya hazır değilseniz, fikirlerinizi gözden geçirmenizde fayda var. Aklınıza gelenleri kaydetmeye devam etmelisiniz ve hemen sonrasında kullanıcılarınızla konuşmalı ve ürününüzü geliştirmeye odaklanmalısınız. Kullanıcılarla konuşmak, onları müşteriniz yapar ve para kazanmanıza yarar, yaramasa bile nasıl para kazanacağınızı görmenize yarar. Ayrıca ürününüz için de güzel bir yol haritası edinirsiniz ve böylece daha fazla müşteri çekmeye ve gelirinizi artırmaya odaklanırsınız. Fikirler aklınıza geldikçe onları atlamadan kağıda dökmelisiniz. Sonra bu fikirleriniz üzerinde çalışıp onlarla ilgili görevleri tamamlayarak hangilerinin ne kadar etkili olduğunu görebilirsiniz. Haftalık amaçlarınıza etki sıralaması şu şekilde kategorileyebiliriz: Yüksek, Orta ve Düşük. Bunlar şu anlama gelmektedir,
- Yüksek: Yaptığınız işlerin haftalık KPI’larınızı arttırma olasılığı en yüksek olanlar.
- Orta: Çok emin olamadığınız ama çalışmaya değer bulduğunuz işler.
- Düşük: Az ihtimalle KPI’larınızı arttıracak olanlar.
Bu etki sıralamasını yapmak ne kadar gereksiz gibi görünse de aslında önemlidir. O yüzden bir örnekle devam etmeme izin verin:
Diyelim ki bir SaaS (Software as a Service: Hizmet olarak Yazılım desteği veren şirket veya Ürünü Hizmete Dönüştüren şirket) kurucusuyum. Önümüzdeki haftaya koyduğum hedef parasıyla hizmetimizi satın alan 5 adet yeni müşteri bulmak olsun. Yukarıdan aşağı önem sırasına göre, önümüzdeki hafta hedefimi tutturmak için yapmam gerekenlerin listesi aşağıdakine benzer olacaktır:
Yaptığınız işlerin KPI’lara olan etkisi ile birlikte düşünmeniz gereken ikinci bir boyut daha vardır, işin karmaşıklığı yani sizin veya takımınızın işi yapmak için harcayacağı süre. Yine karmaşıklığı da üç kategoriye ayırabiliriz: Kolay, Orta ve Zor. Bunlar,
- Kolay: Tamamlaması bir günden az süren işler, yani günde birden çok bu işlerden yapabilirsiniz.
- Orta: Tamamlaması bir veya iki gün süren işlerdir.
- Zor: Yapması daha uzun süren, belki bir haftada bile tamamlayamayacağınız işlerdir.
Şimdi önümüzdeki işleri önem ve karmaşıklık olarak iki boyutlu düşündüğümüz zaman bunları önceliklendirmek daha kolay olmaktadır. Elbette yüksek önemde-kolay karmaşıklıkta veya yüksek önemde-orta karmaşıklıkta olan işler önceliğiniz olacaktır ve düşük önemde-yüksek karmaşıklıkta olan işlerden de kaçınacaksınız. Ayrıca listenizdeki tüm işleri aynı anda yapmaya çalışmayın, tamamlayabileceğiniz kadarını seçip önceliklendirin.
Önceliklendirmede ne kadar iyiyim?
Nihayetinde haftalık hedeflerinize düzenli olarak ulaşıyorsanız, önceliklendirmede iyisinizdir. Fakat bu durum elbette her zaman mümkün olmayabilir, bu yüzden inişleriniz ve çıkışlarınız olur, hatta belli bir süre dipte seyreden grafiğiniz olduğunda doğru şeyler yapıp yapmadığınızdan şüphelenirsiniz. Yine de yapmanız gereken şey haftalık olarak dürüstçe aşağıdaki soruları cevaplamaktır:
- Bu haftaki hedeflerim nelerdi? Bunları başardım mı?
- Başaramadıysam büyüyemememdeki en büyük engelleyici neydi?
- Buna karşı ne yaptım? Beklediğim etki neydi ve ne oldu?
- Bu hafta büyük önemde ne öğrendim?
Bunları haftalık olarak düzenli cevapladığınızda işlerinizi önceliklendirmek konusunda yardım ettiğini göreceksiniz. Bir süre sonra geri dönüp kendimizi değerlendirmeliyiz ve şu tarz soruları kendimize sormalıyız ki kendimizi sürekli güncel tutabilelim:
- Gerçekten ne kadar hızlı öğreniyorum?
- Görevlerin önem sıralamasını iyi tahmin edebiliyor muyum?
- Düşük önemde işler bizi ele mi geçirmiş?
- Her hafta aynı yerlerde mi tıkanıyorsunuz?
- Görevleri gerçekleştirmek tahmin ettiğinizden çok daha uzun mu sürüyor?
Burada cevap evet ise 2 ihtimal vardır, birincisi ya görevler çok karmaşıktır ve böyle bir durumda bu işleri orta ve düşük kademelere bölerek gerçekleştirmelisiniz, ya da programınız çok katıdır, o zamanlarda Şirket Yöneticisi Takvimi (Maker’s Schedule, Manager’s Schedule) dediğimiz Paul Graham tarafından popülarite kazandırılmış yöntemi uyguluyoruz. Basitçe buradaki takvim tek bir işe fazla zaman ayırmayı gösteriyor. Çünkü bir çok girişimde görüyorum, girişimciler zamanlarını bölüyorlar ve bir an kod yazarken sonrasında müşteri ziyaretine gidiyor, ondan sonra da müşterilerden geri bildirim toplama işine girişiyorlar, bu da odaklanmayı zorlaştırıyor ve aslında tüm işlerde verimsizlik yaratabiliyor.
Son bir tavsiye vererek dersimizi bitirmek istiyorum.
Hızlı ilerleme sanatı: Kararlılık
Girişiminizin başından itibaren hızlı hareket ederek müşterilerinize ürününüzü bir an önce verebilmek için çabalarsınız. Bu yüzden sorunları ne kadar hızlı çözerseniz, ürününüzü daha iyi bir şeye ne kadar hızlı dönüştürebilirseniz ve ürününüzü piyasaya sürüp bir pazar payı elde edebilirim deme cesaretine erişirseniz, mükemmel bir şirket yaratmış olursunuz. Bu yüzden kararları düşünerek ve hızlı bir biçimde vermek büyük bir öneme sahiptir. Kararsızlık durumlarında bir sürü zamanı boşa harcayabilirsiniz. Burada önemli nokta hata yapmaktan korkmayarak ancak hatalardan gerekli dersi hızlıca çıkararak yolumuza devam etmektir. Doğru kararları vermek, doğru görev önceliklendirmelerini yapabilmek tabi ki güzel ama yanlış görevleri seçtiysek bile o kararımızın neden yanlış olduğunu öğrenerek doğru olana daha kolay ulaşmaya başlarız.
Özetle, zamanı nasıl önceliklendirirsiniz sorusunun cevabını şöyle verebiliriz, sürekli birincil KPI’larımızı gerçekleştirmeye etki eden görevleri yapmak, haftalık hedeflerinizi gerçekleştirmede en büyük etkiye sahip olan görevleri yapmak, müşterilerle konuşmak ve ürününüzü geliştirmek.
