An unexpected journey : Premier voyage au monde des OKR

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Introduction:

Cet article est le premier d’une série d’articles traitant de la mise en place des OKRs (Objective & Key Result) au sein de la DSI de RATP Smart Systems (RSS). L’objectif est de vous partager cette expérience comme elle s’est passée sous la forme d’un journal de bord avec ses réussites, ses échecs et des retours d’expériences. Cela pour vous aider à construire votre réflexion autour de cette méthodologie

Jour 0 (Octobre 2019) 🕛:

Après plus de 10 années à la DSI du groupe Interpublic, je suis DSI chez RSS depuis Septembre 2019. Pour la première fois dans ma carrière de manager je vais devoir fixer des objectifs individuels qui seront directement liés aux variables des collaborateurs de l’équipe, c’est une politique de l’entreprise. Nous avons tous un variable sur des objectifs d’entreprise (fixés par le COMEX) et des objectifs personnels. De plus, mon arrivée correspond à une création de poste : il n’y avait pas réellement de direction du SI auparavant. L’équipe était divisée en 2 et managée par 2 responsables dont l’informatique n’était pas le métier.

Il faut donc aussi s’assurer que toute l’équipe soit focus sur des objectifs communs qui créent de la valeur pour l’entreprise.

Devant cette responsabilité, j’ai cherché une méthode qui permettra de définir des objectifs clairs, précis et mesurables afin que dans un an, nous puissions, avec les collaborateurs, juger objectivement de l’accomplissement de chacun. Dans mes différentes expériences de management, je me suis toujours appuyé sur la confiance, la responsabilité et la transparence. Dans ce nouveau challenge, je n’envisage pas de faire autrement, la méthode choisie devra donc suivre ces valeurs.

De plus, le SI de RSS mérite d’être repensé pour pouvoir accompagner le produit développé en interne et les nouveaux contrats gagnés. Notre capacité à délivrer doit être améliorée et cela passe en partie par une refonte des infrastructures de dev et de prod. Pour pouvoir effectuer ces changements, l’équipe doit avoir des objectifs clairs auxquels ils adhèrent et sur lesquels ils doivent se concentrer.

Dans le même temps, la création d’un groupe de réflexion autour des sujets de gouvernance technique avec d’anciens camarades de MBA (vous pouvez en trouver la présentation ici) me permet d’aborder avec eux cette prise de poste.

Pendant nos discussions, nous en sommes venus aux objectifs à établir (les mois de Décembre/Janvier sont une période favorable à ce sujet) et 2 d’entre nous font un retour sur la mise en place de la méthode OKR chez Veepee (ou Vente Privée pour les anciens) et je commence à sentir que cette méthodologie correspond à mon besoin.

Je ne vous ferai pas ici une explication de la méthodologie, d’autres articles le feront bien mieux, mais voici 4 grands principes que je retiens de nos premières discussions :

• L’alignement, donner du sens au travail de chacun
• Être focus, s’assurer que toute la société travaille pour un objectif commun et que chacun se rende compte de ce qu’il apporte à cet objectif
• La responsabilité, la transparence des objectifs
• L’ambition, mettre en place des objectifs difficiles à atteindre, mesurables et inscrits dans le temps

Jour 1 (Mars 2020) 🚀:

À la suite de ces premiers échanges et la lecture de plusieurs articles, j’ai commencé à réfléchir à la mise en place de cette méthodologie au sein de la DSI de RSS.

Voici les contraintes et les avantages que j’identifie :

#Contraintes:

• La méthodologie n’est pas mise en place à l’échelle de la société
• Être les seuls à donner des objectifs en toute transparence n’est-il pas le meilleur moyen de tendre le bâton pour se faire battre ?
• Manque de formation à cette méthode pour moi et mes équipes
• Difficulté à définir des OKR corrects
• L’outil RH mis en place pour les entretiens annuels ne correspond pas à la méthode
• Comment définir des objectifs sur 3–4 mois alors que nous faisons un entretien par an
• Peu de choses sont mesurées dans notre SI actuel
• La méthode demande beaucoup d’efforts et de temps pour être mise en place et suivie, nous sommes déjà tous bien occupés et je ne sais pas si nous allons pouvoir mettre cela en place pour les objectifs 2020

#Avantages:

Des objectifs validés par l’équipe et les collaborateurs

• Motivation de l’équipe pour avancer vers un but commun
• La revue des objectifs sera précise et juste
• Si aujourd’hui la méthode n’est pas en place à l’échelle de la société, j’ai bien l’espoir de montrer par l’exemple qu’elle peut être intéressante pour nous tous
• Il n’y a pas d’objectif trimestriel pour l’ensemble de la société, mais le président a clairement défini que l’année 2020 devait être l’année où RSS devait délivrer les projets gagnés en 2019
• La DSI est en pleine réorganisation technique et organisationnelle, cela va permettre de lier cette réorganisation avec la mise en place de la méthode OKR
• Un cycle de décision court permet de faire des retours d’expériences rapides et de corriger en cas d’erreur

#Les premières actions 🎬:

• Envoi d’un mail explicatif sur la méthode et l’ambition de la mettre en place à toute l’équipe
• Pendant la revue 2019, parcourir les anciens objectifs, faire le constat qu’ils ne sont pas toujours pertinents, mesurables et marqués dans le temps
• Suite à cette revue, donner 15 jours à chacun pour commencer à écrire des objectifs.

#Les premiers enseignements💡:

• Si dans un premier temps la méthodologie OKR peut sembler simple à mettre en œuvre (après tout nous avons tous déjà à gérer des objectifs), elle implique de véritables changements organisationnels et il faut prendre le temps de les expliquer. En raison de cela le mail n’est absolument pas une bonne méthode pour amorcer ce changement (surtout s’il est long et envoyé à 1h du matin). Je recommande plutôt une session d’½ journée avec toute l’équipe (idéalement accompagnée d’un coach sur la méthode).

• Les entretiens individuels pour les objectifs 2019 ont permis d’expliquer correctement les objectifs de la nouvelle méthode et d’embarquer l’équipe autour des OKRs, le fait de discuter des anciens objectifs et de se rendre compte qu’ils ne portent pas beaucoup de valeur ou qu’ils sont difficilement mesurables permet de faire adopter la mise en place d’une nouvelle méthode plus claire et transparente
• La documentation autour de ce sujet est un processus long qui ne doit pas être négligé et cela pendant toutes les étapes de sa mise en place.

En conclusion pour ce premier article, j’aimerais vous dire que si la méthodologie OKR semble simple au premier abord, elle est en fait compliquée à mettre en œuvre et elle demande beaucoup de préparation personnelle pour un manager, surtout si c’est la première fois que vous la mettez en place. Renseignez-vous, documentez-vous et surtout discutez-en autour de vous (le cas échéant n’hésitez pas à contacter l’auteur de cet article et ses compagnons de route). Préparez-vous, mais gardez en tête que vous allez faire des erreurs et qu’il faudra les corriger avec votre équipe.

Enfin, gardez toujours à l’esprit les 4 grands bénéfices des OKRs:

• Aligner les équipes sur les objectifs
• S’assurer de rester focus sur ce qui crée de la valeur pour l’entreprise
• Responsabiliser chaque membre de l’équipe dans la réussite des objectifs
• Augmenter l’ambition des missions du service

Je vous retrouve bientôt pour un deuxième article sur la définition des objectifs, cette partie de l’aventure risque d’être l’une des plus challengeante car elle est au cœur de la méthode et vous verrez qu’il n’est pas simple d’écrire un OKR valide et que le travail avec les membres de l’équipe est important pour qu’ils s’approprient cette nouvelle méthodologie.

Auteur: Jeremy Godefroy
Participation: Benoît Guyonnet / Sebastien Chauffray