Guia para um levantamento de processos eficaz com foco em Estratégia Digital
No cenário empresarial em constante evolução, onde as mudanças no mundo, como flutuações nos preços das commodities e alterações nos padrões de consumo, ocorrem a uma velocidade impressionante, o escopo de um time de estratégia digital emerge como um farol orientador para as organizações.
O time de estratégia digital desempenha um papel crucial, navegando pela complexidade das transformações digitais e das mudanças globais. Nosso escopo de trabalho abrange um espectro amplo, abordando desde a análise dos desafios operacionais até a identificação das oportunidades mais promissoras. No centro desse escopo está a compreensão profunda das necessidades da organização e a tradução delas em soluções digitais inovadoras.
Nesse artigo daremos continuidade ao nosso frame, agora que já entendemos “A vantagem do Frame em relação ao Business Case”, “Por onde Começar o Frame” e “Como levantar Hipóteses”, entenderemos como realizar um levantamento de processo sólido e abrangente, permitindo uma análise aprofundada das dores e prioridades do negócio, além da identificação das alavancas de valor dos produtos digitais a serem desenvolvidos.
1) Desmistificando o Levantamento de Processo
Nesse momento, assumimos a importante missão de extrair o conhecimento diretamente das mentes daqueles que executam os processos, em busca da essência do como — queremos entender como os executores e participantes realmente trabalham no dia a dia dos processos corporativos e dos problemas/ineficiências que existem na execução.
No levantamento de processos esbarramos em alguns obstáculos comunicativos. Afinal, nem todos as pessoas têm facilidade de se expressar, algumas são mais contidas, limitando suas respostas a um simples “sim” ou “não”, sem elaborar com mais detalhes. Outros seguem pelo caminho oposto, adentrando em minúcias sem fornecer uma resposta direta ao questionamento. Portanto, sempre que estamos lidando com pessoas, é natural esbarrarmos em algumas barreiras de comunicação. Já perceberam como até entrevistadores experientes, como o Danilo Gentili e o Pedro Bial, às vezes enfrentam desafios com certos convidados?
Mas então, como superar essas barreiras? Existem várias ferramentas que suportam o levantamento de processos:
· Análise de documentos: Podemos pautar nossa análise inicialmente em documentos sobre os processos da área, entendendo as etapas e ferramentas existentes na documentação para que então a gente passe para uma etapa de entrevistas.
· Workshops: Como já diz o ditado, “Duas cabeças pensam melhor que uma”. Sessões de Workshop nos ajudam a ter diferentes pessoas que atuam nos processos ou em processos adjacentes para que elas ajudem umas as outras a descrever as etapas.
· Brainwriting: Parecido com o Brainstorming, porém, um pouco diferente. Nessa ferramenta focamos em reunir um grupo de pessoas e pedir que eles compartilhem seus pensamentos sobre um determinado tópico, nesse caso etapas do processo, porém, ao invés de compartilharem através da fala, faremos apenas através da escrita, colocando um timer e um mural para escrita.
Não existe uma ferramenta mágica para levantamento de processos que se sobressaia claramente sobre as outras. A estratégia mais eficaz consiste em utilizar essas técnicas de maneira complementar. Uma boa saída é combinar duas ou até três técnicas, aproveitando os pontos fortes e contornando as limitações inerentes a cada abordagem.
A chave reside em adaptar as técnicas escolhidas à situação específica, abordando as complexidades únicas de cada desafio de comunicação. Isso exige flexibilidade da nossa parte e um entendimento claro das nuances envolvidas em cada técnica de levantamento de processos.
2) Organização do Processo Levantado
O processo levantado deve ser compreensível para outras pessoas além da que realizou a análise, deve ser também não estático, ou seja, deve acompanhar as evoluções do processo que ocorrerão ao longo do tempo. Para isso, devemos garantir que o desenho seja simplificado e colaborativo.
Para isso, o mapa do processo deve ser documentado de forma intuitiva, para que qualquer pessoa no futuro que queira aprender ou analisar o processo consiga fazê-lo sem a necessidade de grande suporte. Porém, independentemente do quão intuitivo esse processo seja desenhado, caso ele não vire parte integrante do time dono do processo, corremos o risco dele se tornar obsoleto em poucos dias. Para isso, garanta que o desenho seja feito em uma ferramenta colaborativa, como o Miro, e que a área dona do processo se torne dona desse desenho ao final do mapeamento.
Se você nunca realizou um levantamento de processo, indico seguir o desenho básico abaixo para realizar o seu primeiro.
3) Identifique os problemas no processo
Não podemos esquecer que o levantamento do processo, nesse caso, tem o foco suportar a identificação das dores que serão sanadas pelo produto digital estudado no frame e de incrementar o escopo com identificação de novas dores.
Para isso, além de entender o processo em si, é necessário entender como esse processo ocorre na realidade, onde existem os maiores gargalos e as oportunidades de melhoria existentes com foco em automação e desburocratização. Para isso, busque questionar durante o levantamento onde o processo tem sido mais “doloroso” e busque encontrar os sentimentos por trás das pessoas que atuam no processo.
Para tratarmos com maior profundidade esse tópico, nosso próximo artigo sobre Frame apresentará em mais detalhes como podemos identificar essas dores.
