Duygu Durumunu Bozan 10 Geri Bildirim Örneği

Alma ve vermenin, karma ve darmanın tüm tılsımlı güçlerini taşır “geri bildirim”. Bu gücü hakkını vererek kullanmak sizi bir ekibin unutulmaz lideri yaparken, kontrolsüz kullanımı kötü temennilerin hedefi haline getirebilir.

İş hayatında bilişsel çarpıtmaları özetlediğim yazımda kişinin iş hayatında duygu durumundaki bozulma genellikle yöneticinin verdiği bir geri bildirim ile başlamaktadır. Her ne kadar orada açıkça yazmasam da yönetilemeyen duygu durumundaki bozulmalar zamanla depresyona sebep olmaktadır.

Bu yazımda kişinin duygu durumunda sorunlara yol açmadan, yaşanan olumsuz durum ve çözüme odaklanmayı sağlayacak geri bildirimlerde nelere dikkat edilmeli örnekler ile aktarmaya çalışacağım.

İçerik olarak kendimin ve arkadaşlarımın yaşadığı örnekleri paylaşırken dikkat çekici olması için “cımbızla seçilmiş” ifadeleri aktaracağım. Belki asla duymayacağınız ancak eğer yapıyorsanız davranış değişikliğine gidilmesi için tamamen bana ait olan zorlayıcı “iç sesimi” , nasıl olsa güzel olurdu, geri bildirim amacına ulaşırdı önerilerimi ise “gönül ister ki” olarak paylaşacağım.

Pixabay.com Geralt

Geri Bildirim-1: “Geçen ay genel toplantımızda ben X’i savunurken, sen Y’i haklı çıkarmaya çalıştın. Bunu doğru bulmuyorum. Amacın neydi?”

*2 yıl önce bunu yapmıştın diyen oldu da, şimdi yazımı okuyanlar inanmaz diye geçen ay dedim.

İç Ses: Geçen ay neredeydiniz canım yöneticim. Ben konuyu hatırlamıyorum bile. İyi tutmuşsunuz içinizde, hafızanızda kuvvetliymiş.

Gönül ister ki geri bildirim ne sıcağı sıcağına ne de buz gibi verilsin. Geri bildirimin zamanında verileni makbuldür. Üzerine dengeli düşünecek kadar vakit geçmiş olması ama unutulmaması önemlidir. Eğer çok sorunlu bir durumsa, bir gece üstüne yatmak iyidir.

Geri Bildirim-2: “Evet, arkadaşınız yine tüm ekibin başarısına gölge düşürmeyi başardı, ben artık diyecek bir şey bulamıyorum, siz buyurun.”

Ya da ekipten farklı bir kişiyi arayarak “Görüyor musun yine yaptı yapacağını…”

*Cümleler tam bu olmasa da ekip içinde bir kişiyi suçlayıcı, o ve biz ayrımını ortaya koyan tüm geri bildirimler.

İç Ses: “Bu neydi şimdi, umarım ben değilimdir. Nutuk dinleyeceğiz belli ki…”

Ya da “Bu benim hatamı da diğerlerine de böyle anlatıyordur.”

Gönül ister ki yönetici kendini ebeveyn, mağdur ya da öteki rolünde konumlandırmasın. Dengeli bir iletişim için ekiple yetişkin-yetişkin ilişkisi kurulmalıdır. Yaşanan problem tabi ki ekiple paylaşılabilir ancak eğer bir kişi sorumlu ise geri bildirim kişiye özel verilmelidir.

Geri Bildirim-3: “Bu konuda daha dikkatli olmanı rica ediyorum.”

*Kök neden “dikkat etmeme”, aksiyon “dikkat etmek”, deftere alınan not “dikkat edilecek”.

İç Ses: “Evet şuan geri bildirim aldım ve kapıdan çıktığımda ilk yapacağım şey çok net, daha çok dikkat edeceğim. Zaten hep az dikkat ediyorum, birisi demeden daha çok dikkat etmeyi ne zaman akıl edeceğim.”

Gönül ister ki kişi kapıdan çıkarken neyi farklı yapacağını net olarak bilsin. Kuramsal nedenler ya da kuramsal aksiyon planları hiçbir etkin sonuç üretmeyecektir.

Somut bir aksiyon belirlemek için önce kök nedenin doğru tespiti gerekmektedir. Neden&Neden analizi (probleme 5 defa neden diye sormak) oldukça işe yarar bir yöntemdir. Örneğimizde kişinin dikkat eksikliğinin kök nedeni: ekipte sıklıkla konuşan biri, kişinin hiç mola vermeden çalışması ya da kişinin göz bozukluğu bile olabilir.

Geri Bildirim-4: “İletişimin iyi değil.”

*Anket yapılsa eminim en sık kullanılan olumsuz geri bildirim cümlesi bu olacaktır. Bununla birlikte örnek geri bildirimde, kötü iletişimin örneğinin ya da iyi iletişiminde bir referansının aktarılmadığını varsayalım.

İç Ses: “Kime göre? Neye göre? Bana göre de seninki iyi değil.”

Gönül ister ki “senin buyun kötü” gibi cümleler kurulmasın. Davranışsal yetkinliklerin net göstergeleri vardır, eğer çok eminseniz bu davranış göstergelerini inceleyerek, değerlendirmenizi bunun üzerinden yapabilirsiniz. Ya da belki de rahatsız olduğunuz sadece bir olaydır. O zaman yargınızı paylaşmak yerine, olayı anlatın, etkisini, sonuçlarını ve ne hissettirdiğinden bahsedin.

Geri Bildirim-5: “İK çağırıyor”

*İnsan Kaynaklarına giderken kişinin hiçbir fikri yoktur. Daha önce hiçbir geri bildirim almamıştır.

İK: “ABC konusunda açıklamanızı yazar mısınız?”

İç Ses: “ Pardon?…Buyurun istifam.”

Gönül ister ki ekibinizle aranıza kimse girmesin. İyiyken herkes iyidir, kötü durumları birlikte çözerseniz kahraman olursunuz. Güvenliğe dair bir risk taşımıyorsanız ben ihtar dâhil tüm bildirimlerin direkt yönetici tarafından verilmesinden yanayım. İnsan Kaynaklarının süreçte yer alması gerekiyorsa, akışta sona yerleştirmek daha etkili olacaktır. Akışı sözlü bildirim, yazılı bildirim ve disiplin süreçleri olarak yapılandırabilirsiniz. Böylelikle örnekteki gibi kişiyi insan kaynaklarına yönlendirdiğinizde hangi konu hakkında görüşeceğini tahmin edebilir halde olacaktır.

Geri Bildirim-6: “Daha çok konuşmalara katılmalı, fikir üretmelisin, sesin hiç çıkmıyor.”

*Kişi içe dönüktür.

İç Ses: “Sesimi en son ne zaman duydum bende hatırlamıyorum. Şimdi ne desem, neyse kabul edeyim, söylediğinde haklı konuşmuyorum, yine de yazdığım kodlar ile değerlendirse keşke orada çok iyiyim.

Gönül ister ki karaktere, kişisel özelliklere geri bildirim vermek yerine, farklılıkların yaratacağı fırsatlar konuşulsun. Ekibinizi iyi tanımanız ve kişilik özelliklerine yönelik biraz araştırma yapmanız işinizi kolaylaştıracaktır.

Geri Bildirim-7: “Bak abicim bunlar benim için sorun değil ama biliyorsun bu şirketin kuralları böyle.”

İç Ses: “Kurallar böyle ne demek? Basiretsiz olabilir misin?!”

Gönül ister ki, yönetici olarak eğer o kuralları kabul etmiyorsanız, onları değiştirmek için çalışın. Eğer değiştiremiyorsanız geri bildiriminizde kuralları benimsemediğinizi aktarmanız etkinizi azaltır. Geri bildirim veriyorsanız kuralı kabul etmiş ve nedenlerini inanarak anlatıyor olmanız gerekmektedir.

Geri Bildirim-8: “Beni hayal kırıklığına uğrattın, genelde hata yapıyorsun, hep arkanı topluyorum. Örneğin geçen hafta yazdığın raporda tarih hatalıydı ve bunu ben buldum biliyorsun.”

*Başka hata örneği yok ya da anlatılmıyor.

İç Ses: “Kim ben mi? Bir tarih hatasından hayal kırıklığı çok abartılı değil mi? Zam dönemi mi geliyor? Yine çamura yatıyor.”

Gönül ister ki, problemin yarattığı etki duygular yerine iş sonuçlarına işaret ederek anlatılsın. Bu sayede geri bildirim daha anlaşılır ve etkili olacaktır. Eğer genelde hata yaptığını düşünüyorsanız, bu durumun daha önce tekrarlamış olması ve sizin zaten onu bu konuda daha önce bilgilendirmiş olmanız beklenmektedir.

Geri Bildirim-9: “Bu hatan, bu sözlü uyarın, buda ihtarın, priminden de kesinti olacak bilgine.”

İç Ses: “Hoop! yavaş gel!”

Gönül ister ki, bir hatanın sadece bir karşılığı olsun. Sözlü bildirim, yazılı bildirim ya da cezalar hepsi aynı anda olmamalı, olamaz. Süreç kademeli hale getirilebilir ya da tekrara bağlı ağırlaştırılır. Diğer türlüsü iyi niyetten sizi uzaklaştırır, amacınızın yıpratmak ya da istifaya zorlamak olduğunu düşündürür.

Geri Bildirim-10: “Geçen yapmayı atladığını söylediğin rapor varya, hani bende unutmuşum sormayı, sen kendin söyledin, onu niye yapmadın?”

İç Ses: “İyi de onu zaten ben söyledim. Hatamı anladığım için paylaştım. Amacı ne bunun şimdi.”

Gönül ister ki, konuşulan bir hata defalarca hatırlatılmasın. Geri bildirimde amaç kişinin durumu fark etmesi ve aksiyon almasını sağlamaktadır. Tekrar tekrar aynı konuyu konuşmak ilişkiyi yıpratır.