Docs Italia, documenti più semplici per una Pubblica Amministrazione più semplice

Una piattaforma per tutte le amministrazioni: per cambiare il linguaggio e il modo di comunicare della burocrazia

di Lorenzo Fabbri e Francesco Zaia

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La semplificazione del linguaggio amministrativo è un valore in sé, perché introduce un rapporto più trasparente e diretto con il cittadino e questa direzione è stata sottolineata da diverse iniziative relative alla semplificazione amministrativa in Italia e all’estero, come il Plain Writing Act americano del 2010. Ma c’è di più: un linguaggio semplice è anche un ingrediente indispensabile per rendere i servizi della Pubblica Amministrazione più efficaci e inclusivi. Questa è la prospettiva che abbiamo adottato all’interno del Team per la Trasformazione Digitale attraverso progetti come Docs Italia e Designers Italia.

A marzo, nel blog post di presentazione di Docs Italia, ci ponevamo questo obiettivo:

La sfida che affrontiamo è quella di cambiare il linguaggio attraverso cui si costruiscono le linee guida e la documentazione dei progetti della Pubblica Amministrazione.

In questi mesi Docs Italia ha fatto proprio questo, ospitando il piano triennale per l’informatica nella pubblica amministrazione, le linee guida per il design dei servizi per i cittadini e processi di consultazione pubblica come quello — importantissimo — relativo all’open source nella Pubblica Amministrazione. In questo modo, è diventata la piattaforma nazionale per la governance della trasformazione digitale prevista dall’articolo 18 del CAD (Codice dell’amministrazione digitale). Oggi i tempi sono maturi per estendere questo obiettivo, per abbracciare una sfida ancora più ampia:

Vogliamo contribuire in modo concreto a semplificare l’approccio della Pubblica Amministrazione ai documenti, e più in generale ai contenuti.

Questa sfida ha una componente tecnologica (il modo in cui i documenti vengono pubblicati) e una componente linguistica (il modo in cui i documenti sono scritti) che sono indissolubilmente legate e che intendiamo affrontare insieme. Obiettivo simile a quello che si è posto di recente il governo britannico, spiegando molto bene il “dramma” dei documenti amministrativi, e in particolare il problema di un eccessivo utilizzo del formato PDF e di tutto ciò che ne consegue in termini di difficoltà a trovare i contenuti, bassa leggibilità (specialmente su smartphone), assenza di contesto e di relazioni tra contenuti e tra documenti, accessibilità, scarso aggiornamento e — non ultimo — difficoltà ad ottenere feedback e statistiche sull’utilizzo di questi documenti.

Dopo i progressi presentati a marzo, oggi è il momento di raccontare nuove caratteristiche di Docs Italia che ci aiuteranno a raggiungere questo obiettivo. Alcune sono on line da pochi giorni, altre lo saranno nelle prossime settimane secondo la roadmap pubblica. Vediamole:

  • La prima è uno sforzo per rafforzare la leggibilità dei documenti: una nuova interfaccia di navigazione, un nuovo stile tipografico più adatto ai testi lunghi (che vogliamo proporre come riferimento nelle linee guida di design dei servizi pubblici), un intervento sul design dei contenuti per rappresentare caratteristiche dei documenti come le citazioni, le didascalie, i box di approfondimento e altre componenti di paratesto.
Un documento nella nuova versione di Docs Italia. I documenti sono ora più facili da leggere
  • La seconda è la semplificazione del processo di pubblicazione. I documenti su Docs Italia utilizzano un version control system (raccontato qui), caratteristica di eccezionale valore che permette di far evolvere i contenuti nel tempo tenendo traccia delle modifiche. Questa caratteristica non deve andare a scapito della semplicità di pubblicazione, motivo per cui abbiamo introdotto dei template standard da utilizzare e un convertitore.
Il convertitore di documenti che permette di partire da Microsoft Word o Google Docs, utilizzare i nostri template e pubblicare su Docs Italia
  • La terza è migliorare il processo di consultazione, introducendo la possibilità di raccogliere commenti in modo facile per ciascuno dei documenti pubblicati. I documenti servono a informare i cittadini, è bene dare ai cittadini la possibilità di commentarli.
Su Docs Italia è possibile attivare una funzione che permette ai cittadini di commentare in modo puntuale ciascuna porzione di testo
  • La quarta funzione è la possibilità per ciascun ente di creare una sezione dedicata all’interno di Docs Italia. In questo modo gli enti potranno pubblicare tutti i propri documenti mantenendo una chiara indicazione della paternità.
Ogni ente può attivare con semplicità una propria sezione con i propri documenti
  • La quinta funzione è migliorare l’esperienza di ricerca all’interno dei documenti e tra i documenti. Con l’aumentare del numero di documenti presenti sulla piattaforma questa funzione è sempre più importante, e vogliamo rendere disponibile un sistema di ricerca moderno nelle sue funzionalità di autocomplete, filtering e sorting dei contenuti.
Nelle prossime settimane l’esperienza di ricerca dei documenti si arricchirà di un sistema di filtri e di auto-completamento

Le nuove funzionalità della piattaforma si affiancano a un set di strumenti e azioni di semplificazione del linguaggio della Pubblica Amministrazione, che abbiamo creato in primavera e in estate e che abbiamo raccontato in questi blog post:

Possiamo raggrupparle in tre aree:

Le linee guida sui contenuti

Di recente abbiamo rilasciato una nuova versione delle linee guida di gestione dei contenuti nei siti e nelle app della Pubblica Amministrazione. Le linee guida identificano i criteri di progettazione, gestione (licenze, liberatorie, ecc.), scrittura, revisione e test sui contenuti nel rispetto degli obiettivi di efficacia, semplicità, accessibilità e inclusione. Un focus riguarda i documenti, ed è l’occasione per incoraggiare l’uso del formato html come standard per i documenti e contemporaneamente identificare alcune buone pratiche per la gestione del formato PDF.
Vedi: Le linee guida per il linguaggio della Pubblica Amministrazione

Un kit operativo per gestire i contenuti

In parallelo, abbiamo creato un kit per gestire i contenuti dei siti della Pubblica Amministrazione. Il kit contiene strumenti operativi per gestire la migrazione di contenuti, per analizzare e semplificare i contenuti, una guida al linguaggio e una serie di template per scrivere i documenti.
Vedi:
Il kit per gestire i contenuti
La guida al linguaggio della Pubblica Amministrazione

La creazione di componenti e processi standard per organizzare i contenuti all’interno dei servizi della Pubblica Amministrazione

Questo processo abbraccia l’intero lavoro di Designers Italia sul linguaggio dei servizi (componenti e pattern) e due recenti progetti verticali dedicati ad individuare standard per i siti delle scuole e dei comuni italiani.

Prototipo di un sito delle scuole (1) in cui le circolari vengono approvate con SPID (2), create in formato html (3–5), possono ricevere feedback (6) ed essere salvate come preferiti (7). Solo in caso di necessità, la circolare può essere salvata, archiviata o stampata in PDF (8)

Il lungo lavoro di costruzione di questi strumenti non è certo concluso e molto resta da fare, ma la prima fase di test su un nucleo significativo di progetti può dirsi conclusa. Siamo pronti ad aprire una nuova fase in cui le metodologie, gli strumenti e i componenti che abbiamo realizzato possano essere largamente adottati dalla Pubblica Amministrazione italiana.