ยังไงดี? หัวหน้างานถึงจะสามารถช่วยให้ทีม WFH ได้มีประสิทธิภาพมากที่สุด
เมื่อวิธีการทำงานเปลี่ยน สถานการณ์วิกฤติยังคงคาดเดาไม่ได้ หัวหน้างานจะมีวิธีดูแลทีมงานยังไงในช่วงวิกฤติแบบนี้กันนะ? ไปดูกัน!
ผู้เขียนได้อ่านบทความจาก Harvard Business School ที่มีการพูดถึงวิธีที่หัวหน้าทีมหรือแม้กระทั่งผู้บริหารที่จะสามารถสนับสนุนทีมงานของตัวเองให้ทำงานได้อย่างเต็มประสิทธิภาพมากที่สุด ในช่วงเวลาที่มีวิกฤติโรคระบาดที่เราไม่สามารถคาดเดาได้เลยว่ามันจะสิ้นสุดลงเมื่อไหร่ เลยจะขอหยิบประเด็นสำคัญ ๆ ที่น่าสนใจมาเล่าให้ฟัง ^^
1. การสื่อสารต้องชัดเจนและเด็ดขาด
แน่นอนว่าการตัดสินใจสำคัญ ๆ ต้องมาจากหัวหน้างาน การจะบอกว่าอะไร “ทำได้ / ทำไม่ได้” คำพูดเหล่านี้สำคัญมากเพราะจะสามารถชี้ขาดการทำงานของทีมงานคุณได้เลยในทุกมิติ
อาจารย์ Julia Austin ได้ให้คำแนะนำไว้ว่า ถ้าหากงานส่วนไหนมันค่อนข้างชัดเจนแล้วว่าไม่ค่อยจำเป็นเท่าไหร่ แถมยังทำได้ยากในช่วงที่ต้อง WFH ให้ตัดทิ้งไปก่อนเลย เพราะช่วงนี้ไม่ใช่เวลาที่ทีมจะมาประชุมกันเพียงแค่ต้องการคำตอบว่าอะไรทำได้ / ทำไม่ได้ ยิ่งในช่วงที่มีวิกฤติแบบนี้ หัวหน้างานต้องตัดสินไปเลยแล้วให้ทีมงานไปโฟกัสที่งานของพวกเขาจะดีกว่า
การที่หัวหน้างานเปิดกล้องในช่วงเวลาของการ Conference call สำคัญมาก เพราะจะสามารถแสดงสีหน้า ท่าทาง หรือการแสดงออกอื่น ๆ ให้คนในทีมคุณเห็นได้เป็นอย่างดีว่าคุณจริงจังแค่ไหน (แค่ไหนเรียกจริงจัง ^^) หรือการแสดงออกถึงความห่วงใยทีมงานในเรื่องต่าง ๆ เพราะสิ่งเล็ก ๆ น้อย ๆ เหล่านี้แหละ มันจะส่งผลอย่างมากต่อผลงานของทีมงานคุณ เพราะฉะนั้นประชุมครั้งต่อไปหัวหน้างานทั้งหลาย เปิดกล้องซะ!
2. เป็นผู้นำโดยการทำเป็นตัวอย่าง
หากหัวหน้างานประกาศให้ทุกคนในทีม WFH แต่ตัวเองดันเข้าออฟฟิสทุกวัน สิ่งที่จะเกิดขึ้นคือลูกทีมของคุณจะรู้สึกไม่มั่นใจว่าผลงานหรือ Performance ประจำปีของเค้าจะดีมั้ย? เพราะเค้าไม่เข้าไปทำงานที่ออฟฟิสรึปล่าว? แล้วคนอื่นล่ะ? เค้าเข้าไปทำงานที่ออฟฟิสมั้ยนะ?
คำถามเหล่านี้จะเกิดขึ้นในหัวของลูกทีมคุณแน่นอน และแทนที่พวกเขาจะโฟกัสเรื่องงาน กลับกลายเป็นว่าพวกเขาต้องมาโฟกัสเรื่องเหล่านี้ ซึ่งไม่เป็นผลดีอะไรเลย
หากเกิดคำถามแบบนี้ขึ้นมาในทีมของคุณมากๆ บรรยากาศการทำงานของทีมคุณจะไม่มีการโฟกัสเรื่องงานอย่างแท้จริง และส่งผลเสียอย่างมากหากวันประเมิณ Performance มาถึงแล้วหัวหน้างานต้องเจอกับคำถามที่ว่าพวกเขามีผลงานที่แย่ เพราะพวกเขาไม่มาทำงานที่ออฟฟิสขณะที่ WFH รึปล่าว?
หัวหน้างานมักจะไม่เคยคิดหรอกว่าการกระทำของลูกทีมบางเรื่องก็มีต้นเหตุมาจากตัวเขาเองทั้งนั้น โดยเฉพาะการตั้งคำถามจากลูกทีมเพื่อเอาตัวรอดแบบข้างต้น
ถ้าอยากให้ทีมงานของคุณทำงานกันแบบไหน มีบรรยากาศการทำงานยังไง คุณหัวหน้างานนั่นแหละ คือตัวแปรสำคัญที่สุด ^^
3. ต้องมีความยืดหยุ่นเป็นพิเศษ
ปล่อยให้ลูกทีมของคุณได้มีเวลาไปซักผ้า ตากผ้า ทำอาหารเที่ยง หรือได้มีเวลาออกไปเดินเล่นหน้าบ้านของพวกเขาบ้าง พยายามหลีกเลี่ยงการนัดประชุมในช่วงเวลาใดเวลาหนึ่งที่คาดว่าพวกเขาจะได้ใช้ชีวิต ยกตัวอย่างเช่นเวลาใกล้เที่ยง เพราะอย่าลืมว่าลูกทีมของคุณทำงานอยู่ที่บ้าน พวกเขาอาจจะมีครอบครัว มีลูกเล็ก หรือคนโสด ๆ เขาอาจจะอยากทำกับข้าวกินเองก็ได้ ^^
ลูกทีมของคุณทุกคนกำลังอยู่ในช่วงที่ต้องปรับตัวกับการ WFH อยู่แล้ว เพราะจะต้องแบ่งเวลาให้ทั้งกับครอบครัวและงาน ถ้าหัวหน้างานอยากให้พวกเขามีความคล่องตัวในการทำงานมากที่สุด ก็ต้องให้โอกาสพวกเขาได้ทำสิ่งเหล่านั้นให้เกิดขึ้นด้วย
ศาสตรจารย์ Tesdal Neeley กล่าวไว้ว่า “หัวหน้างานต้องยอมรับว่าลูกทีมของคุณเชี่ยวชาญในการทำงานของพวกเขา และต้องให้พวกเขาตัดสินใจเรื่องเวลาและวิธีการทำงานที่ดีที่สุดของพวกเขาเองในช่วงนี้”
หากทีมต้องทำงานที่มีความสำคัญต่อเวลาอย่างมาก หัวหน้างานต้องชัดเจนกับลูกทีมถึงช่วงเวลาของทั้ง 2 ฝ่าย ว่าช่วงเวลาใดของวัน จำเป็น/ไม่จำเป็น ที่จะต้องตอบสนอง
ยกตัวอย่างเช่น หากหัวหน้างานส่งอีเมลในช่วงเช้าของวันอาทิตย์เพราะเป็นช่วงที่ทำงานได้ดีที่สุดระหว่างวันของคุณ ก็ต้องสื่อสารกับลูกทีมให้ชัดเจนว่าไม่จำเป็นต้องตอบอีเมลก็ได้จนกว่าจะถึงวันจันทร์
ต้องทำการสื่อสารให้ชัดเจนและเป็นทางการถึงความคาดหวังในการทำงานในช่วงนี้ เพื่อลูกทีมของคุณจะได้รับรู้ และสามารถปรับตัวได้รวดเร็ว
4. ปรับความคาดหวังในเนื้องานใหม่
เมื่อวิธีการทำงานเปลี่ยนไป บางคนอาจจะสามารถทำงานได้ดี บางคนอาจจะยังไม่สามารถทำงานได้รวดเร็วในเวลาอันสั้น หัวหน้างานต้องไว้ใจให้ลูกทีมของคุณได้มีเวลาในการปรับตัว ให้พวกเขามีเวลากำหนดสิ่งที่พวกเขาสามารถทำได้ดี / ทำได้ไม่ค่อยดีด้วยตัวเองไปก่อน
อย่าทำให้เกิด “ฮีโร่” ขึ้นในทีมเพียงคนเดียวเด็ดขาด
หากช่วง WFH มีคนในทีมคนนึงทำงานได้ดีมาก ไม่ขาดตกบกพร่อง สามารถทำงานบางอย่างสำเร็จได้อย่างรวดเร็ว แต่กลับมีบางคนกำลังวุ่นวายอยู่กับการปรับตัวในการทำงานแบบใหม่อยู่ด้วยเหตุผลบางอย่าง (อย่าลืมว่าแต่ละคนมีข้อจำกัดเรื่องที่บ้านไม่เหมือนกัน) หัวหน้างานอย่าเพิ่งไปกดดันพวกเขาเหล่านั้นมากเกินไป เพราะนอกจากจะไม่ส่งผลดีอะไรเลยแล้วจะยิ่งทำให้ผลงานพวกเขาแย่ลงไปอีก เพราะนอกจากชีวิตส่วนตัวที่ต้องปรับแล้ว ยังต้องมาเจอเพื่อนร่วมงาน “ฮีโร่” กดดันพวกเขาอีก ฉะนั้นหัวหน้างานต้องทำใจเย็น ๆ ไว้
ช่วงนี้แหละเป็นช่วงที่เหมาะสมอย่างมากที่หัวหน้างานจะสามารถปรับเปลี่ยนความคาดหวังในเนื้องานของแต่ละคนในทีม
5. คิดใหม่ ทำใหม่เรื่องการประชุม
การประชุมในช่วง WFH ควรจะเป็นการประชุมเพื่อการตัดสินใจอะไรบางอย่าง การระดมความคิด อะไรก็ตามที่ต้องการให้ทุกคนมีส่วนร่วมในการตัดสินใจ ออกความเห็นเพียงเท่านั้น
ให้ตัดการประชุมที่ต้องใช้เวลานานในการอธิบาย ชี้แจง หรือการประชุมที่มีคนดำเนินการประชุมเพียงคนเดียวออกไปก่อน
วิธีที่ง่ายที่สุดในการตัดการประชุมคือการเปลี่ยนไปใช้ช่องทางในการสื่อสารที่องค์กรใช้งานอยู่ เช่น Slack, Line, Discord etc,. หรือการเขียน Email แล้วส่งให้ทุกคน ก็น่าจะเพียงพอแล้ว
6. เคยชินกับการถูกลูกทีมเมินซะ (:P)
ตามปกติที่ออฟฟิส หากเวลาหัวหน้างานต้องการพูดคุยกับคนในทีม อาจจะสามารถทำได้ทันทีโดยการแค่เดินไปหาที่โต๊ะแล้วคุยกันเลย จบ!
แต่พอมาเป็นการ WFH แล้วล่ะก็ มันไม่ใช่แบบนั้นนะ ^^
ต้องเรียนรู้ที่จะใจเย็น ในการรอคำตอบจากคำถามที่คุณส่งไปใน Line, Slack, Discord หรือ Tools อื่น ๆ ที่องค์กรใช้
หัวหน้างานต้องเชื่อใจทีมงานของคุณว่าไม่นาน เดี่ยวพวกเขาก็ตอบคำถามของคุณแน่ คุณต้องไว้ใจพวกเขา!
7. ต้องยอมรับว่า Productivity อาจจะลดลงแน่ๆ
ลูกทีมคุณบางคนอาจจะมีลูกน้อย บางคนอาจจะมีคนป่วย หรือแม้กระทั่งมีสัตว์เลี้ยงที่พวกเขารักอยู่ภายในบ้าน แล้วมันเป็นไปไม่ได้เลยที่พวกเขาจะไม่กังวล
ผลงานของพวกเขาในช่วงแรกอาจจะยังไม่ตรงตามที่คาดหวังไว้ หัวหน้างานจะต้องทำความเข้าใจก่อนว่ามันต้องเกิดขึ้นแน่ ๆ หรือมันอาจจะเกิดขึ้นกับตัวคุณเองก็ได้
หัวหน้างานต้องแสดงถึงความเข้าใจปัญหาเหล่านี้ให้ลูกทีมคุณเห็น อย่าเพิ่งลงโทษ หรือตักเตือนเด็ดขาด
วิธีที่ดีที่สุดที่จะช่วยให้ลูกทีมคุณไม่ต้องกังวลกับสิ่งรบกวนการทำงานภายในบ้านของพวกเขา คือการแชร์ประสบการณ์ส่วนตัวของคุณในการจัดการปัญหาเหล่านั้นเอง แสดงให้เห็นถึงว่าพวกเขาไม่ได้เผชิญปัญหาเหล่านี้คนเดียวนะ จะเป็นการกระตุ้นให้เกิดการจัดการปัญหาต่าง ๆ เหล่านั้นได้เป็นอย่างดี
8. ดูแค่เนื้องานก็พอ
จะต้องมีบ้างแหละที่หัวหน้างานบางคนอาจจะรู้สึกว่าการ WFH ทำให้ไม่สามารถควบคุมลูกทีมได้ดีเหมือนกับทำงานที่ออฟฟิส เพราะตามสถานการณ์ปกติอาจจะมีการตรวจสอบเวลาเข้า — ออกงาน ซึ่งมันเป็นเรื่องปกติของหลายบริษัท
การให้ลูกทีมเปิดกล้องตลอดเวลาที่ WFH เพียงเพราะอยากรู้ว่าพวกเขาทำงานอยู่จริงมั้ย ?อย่าหาทำ! มันเป็นการรบกวนอย่างรุนแรง!
แม้แต่การทำงานที่ออฟฟิส กิจกรรมระหว่างวันของลูกทีมคุณอย่างเช่น การเดินไปกินข้าว ไปชงกาแฟ ไปเข้าห้องน้ำ หัวหน้างานไม่จำเป็นต้องสังเกตุขนาดนั้นอยู่แล้ว แล้วจะมาทำอะไรตอน WFH ? การแสดงความไม่ไว้ใจกันแบบนี้ ยิ่งทำให้ลูกทีมของคุณยิ่งกังวล ทำอะไรไม่ถูกไปหมด ประสิทธิภาพในการทำงานของเขาจะยิ่งตกต่ำลงไปอีก
9. ทำให้คนในทีมได้มีประสบการณ์ร่วมกัน
แน่นอนว่าช่วงนี้มีข่าวไม่ดีออกมาเยอะมาก แล้วสถานการณ์ก็ไม่ได้มีท่าทีว่าจะดีขึ้นเลย แถมยังมีข่าวการหยุดกิจการของหลายบริษัท บางแห่งยังเป็นดาวรุ่งอยู่เลย อย่างล่าสุดก็ Airbnb เพิ่งจะออกมาประกาศถึงการ Lay-off พนักงาน ซึ่งทั้งหมดเหล่านี้ทำให้ลูกทีมคุณกังวลถึงอนาคตพวกเขาอย่างแน่นอน (และอาจจะรวมถึงอนาคตของหัวหน้าทีมเองด้วยนะ)
ต้องพยายามสร้างบรรยากาศการทำงานแบบใหม่ ให้ทีมของคุณได้มีพื้นที่ในการระบาย การพูดคุย พักผ่อน หรือแม้แต่มีกิจกรรมบันเทิงร่วมกันบ้าง อย่างทีม Mobile Engineering ที่ TDG ของเรา (แอบโฆษณานิดนึง) ที่ใช้ Discord ในการสื่อสาร เราก็จะมี Channel เพื่อให้คนในทีมได้พักผ่อน Relax ขำ ๆ กันระหว่างวันด้วย
ทุกคนกำลังกังวลอยู่กับวิกฤติครั้งนี้กันหมดรวมถึงตัวหัวหน้างานอย่างคุณเองด้วย อย่าทำให้สิ่งเหล่านั้นมารบกวนประสิทธิภาพการทำงานได้เด็ดขาด การแสดงออกถึงความเอาใจใส่เล็ก ๆ น้อย ๆ ในช่วงเวลาวิกฤติแบบนี้ มันมีความหมายมาก และมีแต่จะส่งผลดีต่อบรรยากาศภายในทีมในอนาคตด้วย เพราะคนในทีมจะรู้สึกว่าทุกคนกำลังเจอกับปัญหาเดียวกันอยู่ และจะต้องผ่านมันไปให้ได้
10. ให้ทีมได้ปลดปล่อยความเครียดอย่างเต็มที่
แน่นอนว่าการ WFH ของแต่ละคน นอกจากจะจัดการเรื่องสิ่งรบกวนส่วนตัวภายในบ้านแล้ว ยังต้องกังวลต่อประสิทธิภาพในการทำงานอีก ควรมีช่วงเวลาให้ทีมงานของคุณได้พักผ่อน จิบน้ำชา กาแฟ หรือแม้กระทั่งไปงีบก่อนซะหน่อย ค่อยมาลุยกันใหม่
หรือแม้กระทั่งการเปิดโอกาสให้ทีมงานคุณได้มีกิจกรรมพิเศษอื่น ๆ เช่น การทำอาหาร, เล่นบอร์ดเกมส์, เล่นดนตรี, ร้องเพลงคาราโอเกะ, โชว์น้องหมาหรืออื่น ๆ เพื่อสร้างกิจกรรมร่วมกันภายในทีม ให้ทุกคนได้ปลดปล่อยจากความเครียดของงานบ้าง
และสำคัญที่สุดของทั้งหมดจากที่กล่าวมาข้างต้น เมื่อถึงช่วงเวลาเลิกงาน หรืออาจจะก่อนหน้านั้นซัก 2 — 3 ชั่วโมง
บอกพวกเขาให้ “เลิกทำงานได้แล้ว”
