Como realizar experimentos organizacionais para promover transformações?

Faça experimentos com a abordagem de jogos

Para impulsionar transformações dentro de sua organização, fazer experimentos com a abordagem de jogos pode ser uma boa alternativa.

Jogos geram percepção de controle e progresso, possuem regras claras e sua participação é voluntária.

O uso de mecânicas dos jogos tem o objetivo de incrementar a participação e gerar engajamento e comprometimento por parte de potenciais participantes.

Crédito da animação: https://lottiefiles.com/3175-ping-pong

Tópicos abordados

• Propriedades de um jogo
• Processo para criação de um experimento
• Benefícios do processo
• Exemplo

Propriedades de um jogo

É importante reconhecermos quatros características que todos os jogos compartilham:

• Objetivo
• Regras claras
• Sistema de feedback: progresso e resultado
• Participação voluntária

Objetivo

O objetivo concede um senso de orientação durante o jogo e permite ao jogador saber se está no caminho certo.

Efeitos do objetivo:

• Percepção de controle: eu posso saber se estou tendo sucesso ou não. O objetivo pode ser em forma de conclusão de um desafio ou a excelência em algo sem um fim determinado.
• Percepção de pertencimento: eu posso saber exatamente qual jogo estou jogando e qual a intenção dele.

Para um experimento, garanta que o objetivo seja específico, alcançável e com um período claro de início e fim.

Ao descrever o objetivo, conte o propósito do experimento.

Regras claras

De acordo com o livro “Gamification, Inc”, as regras têm a função de definir a maneira pela qual o jogador se comportará, ou de que modo organizará suas ações para o cumprimento dos desafios impostos pelo jogo.

Efeitos das regras:

• Percepção de controle: se sei as regras, eu posso concordar em participar ou não.
• Percepção de pertencimento: todos concordam em como jogar.

Sistema de feedback: progresso e resultado

Ao longo do jogo é necessário um sistema de feedback que informe ao jogador sua relação com os diferentes aspectos que regulam sua interação com as atividades.

Além disso, esse sistema permite aos participantes terem consciência do progresso atingido em relação a si próprios e ao objetivo.

Para criar o seus sistema de feedback, responda às seguintes perguntas:

• Como e onde monitorar os efeitos do experimento? Como os participantes terão acesso?
• Quais serão os indicadores de progresso?
• O que indicará que o experimento está sendo um sucesso enquanto está em andamento? E o que indicará que foi um sucesso após o término?
• O que indicará que o experimento está falhando enquanto está em andamento? E o que indicará que foi uma falha após o término?

Efeitos do sistema de feedback:

• Percepção de controle: participantes poderão ver progresso em direção ao objetivo e usar essa informação para determinar a próxima ação.
• Percepção de progresso: métodos claros descrevem o quanto foi completo e o quanto resta a ser feito.
• Percepção de pertencimento: vendo os próprios esforços contribuir para o progresso em direção ao objetivo, aumenta o senso de pertencimento.

Participação voluntária, ou seja, opcional

A participação no jogo é opcional. Nós convidamos, deixando explícito todas as propriedades (objetivo, regras, como medir progresso e participação voluntária) e as pessoas decidem se desejam entrar no experimento, jogo, ou não.

Efeitos da participação voluntária:

• Percepção de controle: as pessoas decidirão se participarão ou não.
• Percepção de progresso: todos podem saber quem decidiu participar ou não.
• Percepção de pertencimento: a pessoa está concordando com outras pessoas a respeito de um objetivo, regras e métodos.

Você desejará que apenas as pessoas que têm interesse participem:

• Isso minimizará ter participantes ativamente desengajados querendo impedir que o experimento aconteça e desfavorecendo cumprir o objetivo do experimento.
• As pessoas que decidirem experimentar, poderão se comprometer e engajar com o experimento, além de auxiliar no convite de mais pessoas.

“A transformação ocorre através da escolha, não por ordem. Convite é a chamada para criar um futuro alternativo. — PETER BLOCK

Participação Automática?

Se o seu papel ou time tem autoridade explícita na organização para a definição e implementação do que deseja experimentar (ex: processo de admissão, ferramenta de comunicação utilizada, etc), poderia-se assumir que o público alvo aceitaria participar automaticamente do experimento, já que reconhece a autoridade delegada ao seu papel ou time.

Porém, ainda assim, utilize o convite para experimentar. Veja quais pessoas ou times têm interesse no experimento para poderem colaborar com ideias e feedbacks. Você ou seu time pode deixar explícito que deseja escutar as pessoas e que após o experimento, dependendo do resultado, implementarão um novo padrão ou prática, então será super importante e oportuno que as pessoas participem do experimento para poderem contribuir com mais perspectivas.

Processo para criação de um experimento

• Observe o sistema;
• Descreva o experimento: objetivo, regras e indicadores de progresso e sucesso;
• Defina o tempo;
• Convide: participação voluntária;
• Reduza as barreiras e itere o pedido;
• Inicie o experimento;
• Monitore o engajamento;
• Avalie.

Descubra oportunidades

Observe onde estão as maiores oportunidades de melhoria na organização ou no time: onde estão os maiores desafios e tensões?

Você pode fazer isso gerando uma pergunta aberta para um grupo utilizando Open Space Technology ou utilizando algum tipo de mapa ou canvas para levantar questões e ideias.

Se desejar, aqui está um mapa para apoiar esse processo:

Como mapear oportunidades de melhoria nas organizações?

Descreva o experimento (Objetivo, Regras e como medir o Progresso)

Descreva o experimento que será avaliado baseado nas propriedades de jogo:

• Qual é o objetivo?
• Quais são as regras?
• Como medir o progresso e resultado? (sistema de feedback)
• Quem você convidará?

Responda também a essas 5 perguntas:

• Qual a situação atual que informe o motivo do experimento?
• Quais são as suposições para a criação do experimento?
• O experimento é seguro para falhar? Se sim, continue. Se não, crie outro experimento.
• Como amplificar o efeito do experimento caso o resultado seja positivo?
• Como reduzir o efeito do experimento caso o resultado seja negativo?

Defina o tempo

Defina o tempo exato de duração do experimento.

As pessoas tendem a ter medo de algumas mudanças por acharem que não poderão voltar atrás. Torne o experimento temporário, sem compromisso de longo prazo.

Quase todas vezes as pessoas concordarão em tentar algo por um tempo limitado.

Exemplo informal:

“[situação] dada a situação e efeito que compartilhei, eu me pergunto se vocês topariam [experimento] fazer um stand-up meeting diariamente, como um experimento para ser avaliado por [tempo] um mês [suposições] para melhorar o fluxo de informações sobre o andamento dos projetos. [convite] Vocês acham que poderiam fazer isso?”

Convide

Faça o convite para as pessoas.

Reflita em quantos participantes são desejáveis para validar o experimento e ter algum impacto observável.

Reduza as barreiras e itere o pedido de convite

Se disserem “não”, reduza as barreiras para ingressarem no experimento. De início, experimente reduzir especialmente o tempo.

Exemplo: reduza para três semanas algo que inicialmente pediu por um mês. Observe o engajamento no convite. Se disserem “não” de novo, itere algumas vezes o pedido, diminuindo ainda mais o tempo ou outras possíveis barreiras até você obter um “sim” ou apenas desistir do experimento de uma vez.

Dica:

• Tempo mínimo viável e Experimento mínimo viável: experimentos costumam precisar de um tempo mínimo suficiente para gerar uma experiência significativa, aprendizados, resultados e novos hábitos. Por isso, antes da proposta, reflita e delimite qual seria o tempo mínimo viável que imagina. Ao precisar iterar o pedido e chegar ao tempo mínimo viável, tente reduzir outras possíveis barreiras de entrada, focando em um experimento mínimo viável que ainda traga resultados.
• Após saber quais pessoas participarão, confirme se há mais alguém que elas acreditem que gostariam de participar e incentive para que convidem essas outras pessoas.

Inicie o experimento

Rode o experimento pelo tempo determinado.

Monitore o engajamento

Ao longo do experimento, vá registrando suas percepções e as do grupo. Mantenha contato com as participantes e escute-as. Registre os feedbacks.

Garanta que os indicadores estejam acessíveis e indicando o progresso.

Dica:

• Experimente rituais recorrentes com as participantes para permitir compartilhamento de feedback, reconhecimento e visualização do progresso durante o experimento.

Avalie

Após o fim do experimento, compartilhe o resultado com as pessoas envolvidas no experimento e avaliem: trouxe o resultado esperado e os efeitos são desejáveis?

Se sim, descubra como amplificar o efeito:

• Decidam se implementará como uma prática do grupo ou se farão novos ajustes no experimento.
• Decidam se convidarão mais pessoas e mais grupos.
• Compartilhem os resultados com lideranças, grupos e organização como um todo.
• Deleguem a implementação oficial do experimento para um papel ou time que tenham autoridade delegada para o escopo do experimento.

Se não:

• Há algum efeito do experimento que seja necessário reduzir? Qual e como?
• Acreditam que um ajuste possa trazer outros efeitos? Ajuste e realize novo experimento.
• Acreditam que vale testar com outro grupo? Descubra qual outro grupo de pessoas deseja experimentar.
• Acreditam que não vale mais realizar esse experimento? Vá para o próximo experimento.

Benefícios do processo

• As pessoas escolhem (têm controle) do que acontecerá.
• As pessoas se comprometem com algo pequeno.
• As pessoas aprenderão por experiência direta.
• Convidando você pode continuamente medir o nível de interesse das pessoas em tentar novas ideias. Você não está argumentando e brigando por algo. Vocês está testando o interesse para tentar isso ou aquilo, para ter experiência direta para aprender algo.

Exemplo

Apesar de ser algo fictício, imagine que um líder possa ter observado a organização, conversado com as pessoas pra colher feedback, e descrito os tópicos abaixo para depois convidar as pessoas para um experimento.

Situação

Nossa organização está com problemas de comunicação entre as pessoas. Parte do time trabalha em escritórios diferentes e algumas pessoas trabalham remotamente.

Atualmente nossas colaboradoras usam whatsapp, email e telefone para se comunicarem e tomarem decisões.

• Constantemente perdem o contexto: não sabem a ferramenta que utilizaram pra tratar algum assunto. As conversas ficam divididas entre as ferramentas ou não possuem registro para que outras pessoas possam saber o que foi decidido.
• Quando uma mensagem é enviada, as pessoas não sentem segurança que as outras pessoas verão suas mensagens, pois não sabem se mandaram na ferramenta que a pessoa costuma utilizar e se sua mensagem se perderá no meio de outras mensagens.

Objetivo

Ter uma comunicação mais efetiva.

Suposições

Utilizando apenas uma ferramenta para troca de informações por 1 mês acreditamos que daremos mais contexto para as pessoas, tornaremos os dados mais transparentes, teremos mais alinhamento e facilitaremos tomadas de decisões.

Regras

• Centralizar as conversas virtuais no Basecamp.
• Quem pode participar: qualquer pessoa que desejar;
• Tempo (comprometimento): utilizar pelo período de 1 mês;
• Requisito mínimo de participantes: ter ao menos 1 time completo para participar e iniciar o experimento;
• Confirmação: quem desejar participar, confirmar através do formulário XYZ no link até o dia XX/XX/XXX.
• Treinamento: No dia XX/XX/XXXX teremos um treinamento da ferramenta com a participação de quem entrou no experimento.
• Checkin de progresso: criação de um tópico quinzenal no fórum geral do Basecamp para colher feedbacks, saber como podemos melhorar o uso dele no experimento e refletir sobre os indicadores de progresso.
• Avaliação: No dia XX/XX/XXX, após término do experimento, teremos uma reunião para colher feedback e decidirmos a continuação ou não do experimento.
• Durante o experimento, utilizaremos apenas o Basecamp para tratar questões de trabalho com as pessoas que também estão no experimento. Não utilizar o email ou whatsapp, exceto com as pessoas que estão fora do experimento.
• No dia XX/XX/XXX, 5 dias antes de encerrarmos o convite, enviarei outro email para lembrar as pessoas que ainda estavam refletindo sobre a participação.

Amplificar efeito

Caso o efeito do experimento seja positivo, convidaremos novas pessoas para se juntar e faremos mais um ciclo de experimento. Confirmado o efeito positivo com mais um ciclo, definiremos como ferramenta oficial da organização.

Reduzir efeito

Caso o efeito do experimento seja negativo e piore nossa comunicação, pararemos de usar essa ferramenta.

Participação

• 100% voluntária. Ninguém é obrigado a participar.

Indicadores de progresso e sucesso

• Validação do objetivo e suposições: a comunicação está mais efetiva?
• Tempo: há quanto tempo já experimentamos e quanto falta pro final?
• Mensagens trocadas: temos utilizado a ferramenta para nos comunicar e documentar?
• Pesquisa antes e depois: as pessoas estão tendo mais contexto dos assuntos? sabemos como as decisões foram tomadas? temos segurança que as pessoas terão acesso às informações e nossas mensagens?

Referências:

• Livro Inviting Leadership: Invitation-Based Change™ in the New World of Work, dos autores Daniel Mezick e Mark Sheffield
• Livro Gamification, Inc dos autores Ysmar Vianna, Maurício Vianna, Bruno Medina e Samara Tanaka.