Les petits ruisseaux font les grandes rivières 👊

Un mois chez Totem, retour d’expérience (www.thetotem.co)

J’ai rejoint Totem il y a tout juste un mois. En un mois j’ai vu deux nouvelles personnes arriver après moi, je sais que trois autres arriveront d’ici janvier. Et après, stop : c’est juste ce qu’il faut pour que Totem puisse atteindre ses objectifs des quinze prochains mois. Nous serons donc toujours moins d’une vingtaine en janvier, et la taille de l’équipe n’est pas destinée à augmenter. Dans la même logique nous avons 150 références que nous proposons chaque semaine à nos clients, ce nombre n’évoluera pas au-delà de 200 — bien-sûr les produits évolueront dans ces 200, mais pas la quantité de références disponibles. Pourquoi ? Parce que les trois fondateurs pensent qualité, ils pensent « sustainable growth », ce terme nouveau et déjà parfois galvaudé.

J’aime cette logique parce qu’elle nous amène à penser avec ce qu’on a, pour être capable de préparer ce qu’on aura.

C’est ma principale illumination de ce mois passé dans ma nouvelle équipe : en améliorant patiemment, méthodiquement, semaine après semaine, tout ce que l’on peut améliorer, on fait déjà tellement mieux.

“Epuisés mais ravis”

Méthodiquement, c’est peut-être le mot le plus important de la dernière phrase : comment trois ingénieurs des meilleures écoles françaises et même américaines pourraient penser autrement ? Nous sommes très attentifs aux chiffres, quand nous testons une nouvelle méthode nous en mesurons au plus tôt l’impact pour en comprendre le bienfondé. Cela est aussi soutenu par le système de reporting intra et inter équipes, de réunions et d’OKR que nous mettons en place et que nous suivons de près en l’améliorant, semaine après semaine.

Mais cette méthode n’est pas propre à eux seulement. Je suis arrivée dans une entreprise dans laquelle le premier employé est précisément le responsable d’entrepôt, une personne qui appartient à mon équipe et que je gère. Alper est une véritable horloge, il n’aime pas l’imprévu. Même si on pense à la semaine (cf. plus bas), un bon moyen de combiner ce rythme soutenu et cette nécessité de prévisibilité, outre la donnée, c’est la méthode. La méthode de communication, la méthode de préparation des semaines, la méthode d’exécution des tâches.

Patiemment, c’est peut-être le mot le plus difficile à accepter pour moi dans la phrase d’au-dessus, parce que je déteste attendre. Mais ce qu’il y a de bien avec mon job (Head of Operations), c’est qu’en faisant de petites choses semaine après semaine, je suis capable de voir que nous avançons, que nous devenons meilleurs et que nous pourrons aller bien plus loin sans même nous en rendre compte.

Je hais vraiment attendre

Semaine après semaine, c’est le dernier point important, mais pas des moindres : une startup voit à la semaine, c’est ce qui maintient sa vélocité, son agilité. Et c’est le rythme qui, je crois, me convient le mieux.

Cette semaine, nous avons mis en place de petites améliorations, parmi lesquelles les deux suivantes :

1. le lundi matin, quand partent nos tournées, les livreurs récupèrent chacun leur palette qui contient une quinzaine de caisses en moyenne. La semaine dernière encore, c’était à eux de vérifier l’optimisation du contenu des caisses, de déverser une caisse qui n’était pas assez remplie dans une autre. C’était à eux aussi de mettre dans l’ordre les caisses dans leur camionnette, en premier les derniers clients à livrer, en dernier les premiers. Le dernier livreur partait systématiquement en retard. Cette semaine avec Barthélémy, notre responsable logistique et Mohamed, qui nous aide à l’entrepôt, nous avons fait, sans précipitation, ce travail en amont avant leur arrivée, de placer sur la palette d’abord les dernières caisses à être livrées, puis les premières. Le dernier livreur est parti du parking 10 minutes en avance. De 15 minutes de retard nous sommes passés à 10 minutes d’avance, soit 25 minutes de gagnées, pour 10 minutes bien employées de travail en amont.
2. Nous préparons les commandes le vendredi pour le lundi et perdions souvent du temps car certains produits n’étaient pas suffisamment bien rangés sur les rack de notre entrepôt. Un petit ajustement de disposition à ce niveau-là et un minimum de signalétique nous ont permis de préparer nos commandes au complet cet après-midi en un temps absolument record (2h40 au lieu de 6h30).

Du bon travail d’équipe

Eh bien, rien que ces choses qui semblent bêtes, il fallait y penser et surtout, surtout, il fallait les faire. Mon équipe et moi sommes sortis de cette semaine « épuisés mais ravis », et nous savons exactement ce que nous avons à faire pour la semaine suivante.

C’est cette capacité à diagnostiquer, prioriser, tester, dans une boucle hebdomadaire qui me donne cette satisfaction et qui rend le travail non seulement stimulant mais gratifiant. Plus aucune place n’est laissée à l’impatience, car nous abattons des montagnes chaque semaine. Et je sais que de tous ces petits ruisseaux que nous creusons chaque semaine naîtront dans quelques mois de grandes rivières.

C’est la même chose chez nos clients. Leur permettre d’accéder à un bel espace cafétéria où ils peuvent trouver à leur disposition des fruits, du bon café, des en-cas sains, ça semble rien, ça paraît bête, mais c’est ce qui fait que chacun se sentira bien, sera heureux de retrouver ses collègues et d’échanger avec eux, sera enclin à rester longtemps dans l’entreprise.

Si vous saviez comme c’est sympa d’avoir ça au bureau ❤️

Une des valeurs qui apparaît dans le manifesto de Totem est Root Yourself. Ça pourrait vouloir dire : ancre-toi et développe-toi de la racine aux feuilles. C’est comme ça que je l’avais comprise au départ. Ça peut aussi vouloir dire : même si on vise les étoiles et même si on va très vite, n’oublie pas d’où l’on vient et rappelle-toi chaque petite amélioration, chaque petite étape de notre développement, pour comprendre que si nous en sommes là, ce n’est pas par magie mais par sueur 😅, persévérance 🦉, ambition 🚀 et méthode 🧠.