Conheça os documentos necessários para o transporte terrestre de cargas.

Quem trabalha com distribuição de mercadoria sabe que qualquer descuido com a documentação pode gerar sérios prejuízos. Ao circular entre estados e municípios do país, os transportadores estão sujeitos a diversos contratempos e imprevistos. Por isso, estar com todos os documentos corretos em mãos é fundamental para se manter assegurado e dentro da lei.

Deixar de emiti-los ou até mesmo preenchê-los incorretamente pode ocasionar multas ou apreensões de mercadorias durante as fiscalizações, o que pode gerar atrasos nas entregas e elevar as despesas da sua organização.

Pensando nisso, resolvemos listar em um só lugar os documentos essenciais para o transporte rodoviário de cargas no Brasil.

Nota Fiscal Eletrônica

Sendo um dos documentos mais conhecidos, a Nota Fiscal tem a função de oficializar a venda de produtos ou prestações de serviços. Ou seja, ela comprova uma transação comercial, além de controlar o recolhimento de impostos.

A adoção da sua versão eletrônica, a NF-e, serve para facilitar o compartilhamento do documento entre o prestador de serviço, o consumidor e os órgãos públicos. Além disso, sua utilização traz maior segurança, por ser armazenada automaticamente e evitar erros humanos.

Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica

Diferentemente, do documento anterior, o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFe) deve ser impresso e contém um resumo das informações contidas na NF-e.

Ele também serve para representar a NF-e em casos de falha na conexão com o software emissor da nota fiscal. Mas atenção: Ela não substitui a Nota Fiscal, apenas facilita o acesso aos dados da mesma. No evento de uma fiscalização, por exemplo, o DANFe pode ser apresentado para consulta.

Conhecimento de Transporte Eletrônico

Similar a Nota Fiscal Eletrônica, o Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) tem como intuito documentar, para fins fiscais, uma prestação de serviço de transportes de cargas realizada entre diferentes cidades ou entre estados.

A cada operação de transporte deve ser emitido um CT-e, que documenta e armazena todos os dados sobre o serviço prestado. Após a autorização da SEFAZ para o uso da CT-e, será emitido o DACTe.

Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico

O Conhecimento de Transporte Eletrônico também possui uma versão impressa para auxiliar como resumo de suas informações. Esse documento é conhecido como DACTe. Ele acompanha a mercadoria transportada, fornecendo informações sobre o transporte, como remetente, destinatário e valor da carga.

Além disso, serve como um alternativa para registrar a atividade de transporte quando a empresa contratante não é obrigada a emitir documentos fiscais.

Manifesto de Documento Fiscal Eletrônico

Esse documento funciona como uma certificação de que a carga transportada está de acordo com a lei. Ele visa facilitar o controle e diminuir a burocracia com a qual as organizações precisam lidar, vinculando outros documentos como a Nota Fiscal Eletrônica e o Conhecimento de Transporte Eletrônico.

Ademais, o MDF-e registra o início e o fim do transporte, permitindo identificar a circulação física da carga e seus respectivos responsáveis.

Código Identificador da Operação de Transportes

O Código Identificador da Operação de Transportes, mais conhecido como CIOT, não é bem um documento. Trata-se de um código obtido através do cadastro da operação de transporte no sistema da Agência Nacional de Transportes Terrestres. A cada novo contrato de serviço, um novo CIOT deve ser gerado.

Esse código serve para regulamentar o pagamento do frete àquele que presta o serviço de transporte e deve ser adicionado ao Contrato de Transporte (CT-e). Com ele é possível garantir maior segurança para os envolvidos na contratação do serviço.

Com tantos documentos obrigatórios pode ser difícil lembrar tudo. Uma dica é manter um checklist sempre por perto, seja ele físico ou digital. Dessa maneira, você pode ter um controle maior sobre a emissão desses documentos, garantindo que eles estejam nas mãos do transportador responsável.

Todos esses documentos fazem parte das exigências do Novo Marco Regulatório do Transporte Rodoviário de Cargas. Quer saber mais? Confere nosso artigo sobre o assunto.