Las reuniones: Un cáncer no diagnosticado.

Las reuniones son una excusa para sentir que avanzamos… y para algo más allá del trabajo…

“Sabes, tengo una nueva idea para trabajar el tema que estábamos hablando el otro día, les puse una reunión a ti y al equipo, para que lo veamos y podamos avanzar. No es nada muy concreto, pero así lo bajamos y vemos qué podemos seguir haciendo”

Y tengo otra mejor: “Todos los martes vamos a reunirnos durante 2 horas a ver uno por uno los planes de venta, la idea es que todos puedan escuchar cómo les está yendo a sus compañeros y ver que podemos hacer para mejorar”, Pensando en la idea de un equipo de 5 personas… ¡Acaban de perder 80 horas al mes!

Es así de simple. Hay reuniones evitables y reuniones eficientables.

NO AVANZAS

Antes de cualquier comentario declararé que SI hay reuniones que sirven. Y bueno, NO hablaremos de esas, pues son las menos.

Las reuniones tienen algo que no tiene una conversación de pasillo, la formalidad. Esa formalidad nos hace sentir que hubo (o debería haber) un antes y un después luego de esta reunión. De hecho, así debería ser, en una buena reunión, cierras un nuevo cliente, presentas la fase final del proyecto en el cual trabajaron, consigues un nuevo inversionista para tu Startup o logran resolver un problema que afectaba a todo el equipo. De hecho, estás en un nuevo punto donde puedes ya tomar ciertas decisiones.

Pero… ¿Necesitamos esa formalidad siempre? La verdad es que no.

Hay una teoría que dice que si logras el objetivo propuesto para la reunión, entonces sí valía la pena hacerla… Honestamente, no es tan así. Muchos objetivos son cuestionables, lo que transforma a las reuniones en inútiles, incluso si el objetivo se cumple. Los 2 primeros ejemplos de este blog son un caso típico de esto.

Esta sensación de estar avanzado luego de una reunión, es, en la mayoría de los casos, falsa. Principalmente, porque son malas reuniones.

LAS MALAS REUNIONES

Tal como en la guerra, hay que saber cuáles batallas luchar y cuáles no. Y eso va directamente relacionado al valor que tiene la reunión como tal. Estas batallas que no debemos pelear (o las reuniones a las que no deberíamos ir), tienen patrones en común:

1. Reuniones Unidireccionales: Hay una persona que requiere mucha información y reúne a varias personas para conseguir lo que quiere. ¡Peligro! Esta es de las reuniones que hablas 5 minutos y ves el celular los otros 55 y no sales con nada.
2. Reuniones informativas: Tal como dice su nombre, lo que queremos es informar qué estamos haciendo en el proyecto y que puedan hacer consultas. ¿Really? Al igual que la anterior, verás bastante tu celular.
3. Reuniones de indicadores: ¿De verdad en el siglo XXI nos tenemos que reunir a ver indicadores existiendo TANTA tecnología?
4. Reuniones difusas: Si una reunión inicia con una frase como “déjame leer para qué puse esta reunión” Huye inmediatamente. Si el creador no se acuerda por qué puso una reunión, es que nunca fue tan importante.
5. Reuniones de exploración: “Nos reuniremos para mostrarles una idea nueva, a ver qué les parece” Es distinto cuando es una propuesta, ¿pero una idea, llena de supuestos y cuestionamientos? No se hagan ese daño, a menos que sea mega necesario.
6. Reuniones de coordinación: “Reunámonos para estas alineados y coordinar lo que vamos a hacer” ¿Acaso no son compañeros de trabajo? háblense más seguido, no necesitan reuniones para esto… Notarán la diferencia

Tienen sus matices, claro, depende mucho en el contexto que te encuentres, pero por lo general, no son reuniones que deberías tener, de hecho, tienen consecuencias MUCHO peores que solo perder el tiempo.

¿POR QUÉ HACEN TAN MAL?

Estamos de acuerdo que no necesariamente son eficientes o muy útiles, pero ¿De verdad son taaaan graves?… Si lo son, generan una dinámica de trabajo enfermiza que termina agotando a todos, por diversas razones:

1. Menos tiempo para trabajar: En promedio, en una oficina, una persona tiene entre 15–20% de su tiempo ocupado en reuniones. Es decir, ya tiene un quinto de su tiempo menos para realizar todas sus tareas. Si tu equipo está trabajando horas adicionales en sus casas, ya sabes por qué.(¿Capacitaciones, eventos, incendios? Así es, este tiempo puede que sea mucho mayor. Do the math)
2. Destruyen el flow de trabajo: Te cuesta concentrarte y cuando comienzas a trabajar en tu 100% BOOOM aparece una reunión y adiós a tu concentración, tienes que cambiar el switch rápidamente a otro tema y luego volver a lo que estabas haciendo e intentar concentrarte. (para mi, este es el punto más grave)
3. Agotan más que el trabajo en si mismo: Para una reunión tienes que estar poniendo atención a lo que te están diciendo y así entablar una conversación para llegar a alguna conclusión final. No es algo para lo que necesariamente eres bueno o a lo que estés acostumbrado. Tener reuniones cansa y mucho.
4. Son más que una hora: Muchas reuniones, tienes que llevar ciertos pedidos que tienes que preparar antes. Un reporte, una presentación o una investigación sobre algún tema en particular. Y para que hablar de las que se atrasan…
5. Generan más tensión que avance: Así es, la mayoría de las reuniones, nos genera una falsa urgencia por el tema conversado y si lo sumo a mis ya urgencias empiezo a colapsar. Y si hablamos de las arcaicas reuniones de venta para avergonzar a los que no han cumplido, la tensión es mayor.

Es solo una hora, ¿Qué tiene de malo?

Es una m****a sentir que no tienes tiempo para hacer lo que tienes que hacer e ir a una reunión que te agrega 0 valor, no hagas que tu equipo te odie.

LA OTRA CARA DE LAS REUNIONES

Lamentablemente, hay razones adicionales para hacerlas. Así como cuando hablamos de los MVPs y cómo nos engañamos al hacerlos, las reuniones son excusas.

Son excusas para aplazar una conversa.

Son excusas para involucrar a más personas o para delegar trabajo

Son excusas para tratar de mostrarse y venderse internamente

Son excusas para que los demás sientan que estás ahí y no te olviden

Son excusas para mostrar que estas trabajando

Son excusas para quejarse de un tema en particular o hacer sentir tu malestar

Son excusas para decir que no tuviste tiempo por que estuviste todo el día en reunión

Son excusas para tomar café

¿De verdad?

No fomentes esa cultura en tu empresa, no es sana, tu organización y tu equipo pierde muchísimo. Y si no te interesa ¿Entonces por qué sigues trabajando ahí?

Recuerda, tener reuniones es algo que necesitas para hacer tu trabajo, no es tu trabajo en si. A menos que seas algo así como un Meeting Manager, quién sabe.

DATA DATA DATA

Edit: Esta sección no estaba originalmente, me pidieron agregar algo de data, acá les dejo un poco.

Estadísticas para no celebrar:

1. El 73% de las reuniones son de 2–4 personas
2. El tiempo promedio que utilizamos en las reuniones a aumentado en un 10% POR AÑO desde el año 2000. Heavy.
3. Se estima que utilizamos en promedio 20% de nuestro tiempo solo en reuniones.
4. Aproximadamente el 50% de las reuniones son reemplazables con otro medio o simplemente evitables
5. El 53% de las salas de reuniones están habilitadas para 7 o más personas
6. Se estima que perdemos aproximadamente 30 minutos al día en buscar espacios en la agenda para nuestras reuniones y en reservar espacios físicos para estas.
7. Cerca del 75% de las reuniones que tenemos son posibles de realizar en la mitad del tiempo o menos.

Y así hay varias más… Ahora lo que necesitas hacer, es lo que viene. Evitar y/o Minimizar.

EVÍTALAS o MINIMÍZALAS

Probablemente estás pensando “ya pero es super fácil decir que se pueden evitar, pero cómo se hace” Acá te dejo unas opciones para evitar reuniones o hacerlas más eficientes:

Para evitarlas:

1. Si quieres mostrar el avance de tu proyecto, graba un video. Existen plataformas como Loom que sirven para grabarte mientras muestras una presentación o cualquier cosa en el computador. en 5–10 minutos, puedes grabarlo y quién esté interesado, lo verá. (Probablemente, esto elimine la mayoría de las reuniones que tienes hoy…)
2. Indicadores. Esto no debería ser un problema, pero si lo es, definan una plataforma (puede ser Sheets de Google, que son colaborativos o una herramienta como AirTable) para ir subiendo los indicadores definidos y cualquier persona pueda acceder a verlos.
3. Herramientas colaborativas, úsenlas. A veces una reunión, se puede eliminar con un canal en Slack. ¿No conoces Slack? Bueno, ya es tiempo… Haz que tu empresa lo utilice, será un antes y un después que no olvidarás… (No solo eliminarás algunas reuniones, también eliminarás los desagradables correos internos con el típico “Quedo atento a tus comentarios” y puedes mandar gifs). Sino, puede ser otra herramienta como Teamwork.com cumple la función de crear espacios de trabajo para los equipos.
4. Por favor, son compañeros y compañeras de trabajo, si se sientan uno al lado del otro, conversen. Una reunión se puede evitar con el simple hecho de ir directamente donde la persona y preguntarle “Hola, oye ¿qué te parece esto?” Esa es la idea del trabajo colaborativo.

¡Huye de esas reuniones!

Para minimizarlas:

Pon reglas. Que cada quien tenga claro cuales son estas reglas, ayudará a que no se extiendan infinito. Hay unas reglas interesantes que son casi como un juego, mira estas:

¿Cool no? Ahí puedes sacar algunas ideas. Usen su creatividad.

Focaliza la conversación. Definan por qué se están reuniendo. Solo habla de lo que quieres hablar, los demás temas que van saliendo, se escriben y se dejan a un lado.

Prepara lo que vas a decir, directo al punto, no te des mil vueltas (por favor)

Pon un cronómetro que esté visible. Eso hará que nadie quiera hacerle perder mucho tiempo al resto… (Alguna vez haré uno que en vez de tiempo, muestre la cantidad de $$$ que están utilizando por el tiempo que lleven en la reunión, será un éxito)

Scrumlike meetings. Así es, puedes tener reuniones muy cortas, en lugares no necesariamente cómodos (incluso de pie) para que la conversa sea rápida y directa al punto. Justo como un Daily Stand-up.

Cuando te das cuenta todo el tiempo que has perdido en reuniones

Si quieres herramientas para hacer más eficiente el trabajo en general, hay varias: Trello, Jira, Teamwork.com, AirTable, TimeCamp, Crew, Monday, Basecamp, Loom, Slack, etc. etc.

Lo importante es recordar que el tiempo lo manejas tu, un software es solo una herramienta para hacerlo más eficiente. En otras palabras, un software no es NADA, a menos que le des un buen uso. No eres más eficiente por tener Trello, lo eres porque al usarlo logras una mejora coordinación con tu equipo que antes ¿Se entiende?

AL EMPRENDER

Según la biología cada ser humano, tiene células con la potencialidad de volverse cancerosas, sin excepción. Sin embargo, no todos tienen cáncer. Así mismo sucede con las reuniones, todas las empresas las tienen, pero no todas son mega ineficientes.

Al emprender esto se agrava, muchísimo. Si usas mucho de tu tiempo en reuniones y nunca avanzas con tu producto o servicio, mueres. Así de simple.

Tenemos el problema de pensar que reunirse con muchas personas en etapas tempranas, nos ayudará y la verdad es que no. Creemos que si más personas les gusta lo que hacemos o quieran ayudar, mejor nos está yendo. En la metáfora biológica, es como fumar, es hacer que hayan más probabilidades que el cáncer se desate.

Tu tiempo es mega valioso, nadie hará lo que tienes que hacer. Si te la pasas en esas conversaciones de “ver como podemos colaborar” mueres. Y bien muerto.

Tenemos que aprender a decir que no.

No lo haré, ¡Adiós!

Te vas a encontrar con mil sabelotodos que te quieren aconsejar cómo continuar con tu emprendimiento o qué más le puedes agregar y te encontrarás con muchas personas que simplemente querían saber qué estabas haciendo. Si no son tus clientes, ignóralos. Tu sabes más de tu proyecto que cualquiera, dedica tu tiempo a tus clientes, ahí lo estás invirtiendo mejor.

AHORA TE TOCA A TI

Si este blog te hizo acordar de alguna reunión en tu empresa y crees ahora que puedes hacer algo al respecto, me doy por pagado. Ahora te toca a ti ¿Qué vas a hacer al respecto?

Espero que al menos cuentes las horas que te demoras por reunión, es un comienzo válido para tomar una decisión…

Peace!

Peace out!