從去年三月起在家工作變成很多人的日常，這樣的新模式帶來不少便利和彈性運用時間的機會，但也伴隨著許多新挑戰，最常見的除了因長期坐在電腦螢幕前帶來的生理影響外，還有每天排山倒海的線上會議所帶來的疲倦(Zoom fatigue)，這篇文章將分享四個減少會議和增進會議效率的技巧，希望不管是在哪工作的人都能受用於這些技巧，還給自己更多專注的時間。
打開Outlook Calendar，年末或季末趕工的全盛時期，一週40小時有一半以上的時間都被會議佔據，奇怪我不是設計師嗎？一週只剩不到20小時的時間我要怎麼完成我手邊的工作，這就呼應到前篇設計師的時間管理哲學所提到的，設計師一半以上的時間都花在「非直接設計」上，這些會議包含和產品開發團隊的例行會議(Daily standup, refinements…)、組織和主持工作坊、設計團隊的週會(分享設計新知、design review、更新進度等等)，所以偶爾一整天或半天下來，不間斷的會議(Back-to-back meetings)，連上廁所的時間都沒有，更別說專注思考的時間。為了避免上述狀況，本篇文章將圍繞在會議的設計提出四個實用的技巧。
1. 為會議設定清楚的目標
我們團隊引用了Hyper Island Toolbox 裡的 IDOARRT Meeting Design，簡單來說就是組織會議的人清楚設定會議的目標、會議的形式和與會人的角色等等，IDOARRT即是以下項目的簡寫：
- 目標 (Intention) — 這會議的目標或意圖是什麼？或簡單說，為什麼要開這個會？
- 期望的結果 (Desired Outcome) — 在這會議結束後期望達到的結果是什麼？
- 議程 (Agenda) — 會議中會進行哪些活動，來達到預期的結果。
- 角色 (Roles) — 清楚解釋每個人的角色和職責，誰會主導會議的討論、與會者有那些人、你希望他們對會議的貢獻等等。
- 規則 (Rules) — 這可以是會議一般的規範，例如將手機或其他通訊軟體靜音，或跟會議形式相關的提醒，如先看過哪些文件或下載好需要的軟體工具等等，也可以是你希望會議進行的形式，任何時候公開討論並踴躍發言，或耐心聽完報告並作筆記然後最後一起討論等等。
- 時間 (Time) — 會議預估的時間，通常這都會在會議邀請裡，但如果是數小時的工作坊，事先溝通預期的休息時間。
除了將這些項目清楚的寫在會議邀請裡，還有一個步驟就是在會議開始時，和所有與會人一起唸過每個項目，看是否大家都同意這些項目，如果有什麼臨時變動可以提出，不然就開始進行啦！
在經過一段時間的推廣和使用後，我的團隊和周遭的同事都很喜歡這個工具，除了幫我們過濾掉一些不必要參加的會議之外還有很多優點：
- 收到邀請的人可以判斷自己是否是討論該事宜的最佳人選，並在需要時引薦對的人，這在大公司裡跨領域、跨部門的溝通非常有效，可以避免不相關的人坐在會議裡無法提供有用的意見，對雙方來說都是浪費時間
- 與會人有備而來，設定清楚目標和議程可以讓參加的人花一些時間事先準備或思考，這也大大增加了會議的效率
- 指定角色讓主導人 (Facilitator) 能確實引導會議討論不離題，在重視水平文化 (沒明顯階級之分) 的地方 (如荷蘭)，每個人都能七嘴八舌暢所欲言，賦予一個人Facilitator的角色能在必要時干預並將對話帶回主題。
Facilitator通常是會議發起人直接主導會議，但例行會議 (recurring meetings) 可以讓大家輪流擔任這個角色，而在一些決策會議或開放式的討論、工作坊等，可以邀請一個團隊外的人 (non-stakeholder)擔任Facilitator，因為沒有利害關係的牽扯，所以可以平衡的主持討論，達到意外正面的效果。
2. 納入休息與抽換工作所需的時間
這點跟在家工作的環境因素就有高度相關，因為所有會議都是線上形式，大家好像也隨時都在看時間，當會議設定為十點開始，大家真的就會期待彼此在十點整出現，頂多會花一兩分鐘等待，然後就會照計劃開始，這也造成一開始說的不間斷會議，因為如果你剛好有另一個會在前面不小心拖到一點時間，就會一點休息時間都沒有必須接到下一個，對比現實來說，如果在辦公室的環境裡，大家好像對時間比較「寬容」，或許你可以看到或知道某人可能還在其他會議中，或在忙其他事所以很自然的能體諒，但在家工作的形式讓大家無法知道彼此的狀態，為避免這樣不間斷的會議造成很多人一天下來精疲力盡 (Zoom Fatigue)，許多人開始提倡25分鐘、45或50分鐘的會議時間，來取代原本半小時或一小時的整點會議，讓大家有五到十分鐘的空檔，可以離開螢幕伸展身體，也可以有幾分鐘的時間整理思緒，切換到下一個主題。
延伸閱讀：How to combat zoom fatigue?
3. 紀錄會議摘要
不知道大家是否遇過「這不是上次就討論過了，怎麼現在又在鬼打牆」或者「嗯我好像記得上次我們決定用這個方法，但我不記得為什麼了…」，會議記錄就是會議發起人在會議結束後將所有討論的事項和決策email給大家 (包括因故缺席的人)，這樣的摘要紀錄也可以包含所謂的action points，例如誰將負責哪個後續事項再回報給團隊等等，這是概念簡單但實行上最難的一個，因為耗時耗腦力，主持會議就很不輕鬆了還要分心紀錄，所以通常可以分工，會議中邀請自願者當紀錄 (跟小學生開週會一樣) ，這乍看之下有點多餘但長期下來可以發現鬼打牆的次數減少，尤其是人數眾多的例行會議 (Guild meetings, alignment meetings)效用更好。
4.審視會議的必要性，以非同步更新取代
這也是我觀察到遠距工作衍生出的新模式，因為大家有比較彈性的工作時間 (早鳥跟夜貓、疫情下必須在家工作兼帶小孩)和所謂的Zoom Fatigue，大家開始重新評估：真的需要把所有人同時聚在一起討論這件事嗎？答案是：可能不用，非同步更新也可以，例如：收集大家對某件事的看法，很好的例子就是Design Review/Critique，如果你清楚的設定你想要的feedback，可以把整個流程做成一個interactive prototype，讓大家在有空的時間留言給feedback，不用開會更確保每個人的聲音都被聽見，或者是運用共同編輯的軟體，設定好問題內容和欄位，讓大家自由填寫，另一個可以嘗試取代會議的例子則是進度更新類型的會議，組織者可以蒐集各別進度經整理統合後以Newsletter的形式寄給大家，讓大家可以自由選擇用空閒的時間閱讀，更彈性運用各自的時間。
結語
這些改善會議的技巧最終的目的其實是回歸到改善合作的方式，和最重要的減少不必要的心智能量 (mental efforts) 的耗損，尤其是遠端工作長時間面對螢幕的人，希望這些技巧能幫忙贏回一些時間和精力，專注在真正重要的事物上，並減輕一些煩躁與壓力。
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