Langkah Menjalankan Lean Coffee Meeting
Seperti pada artikel sebelumnya, saya berjanji untuk membuat tulisan tentang langkah-langkah menjalankan Lean Coffee. Tanpa basa-basi mari kita mulai.
Apa itu Lean Coffee
Lean Coffee terjemahan sederhananya adalah:
Metode demokratis & efisien untuk menjalankan diskusi atau meeting.
Berikut beberapa poin yang menjadikan metode ini menarik:
- Agenda-less: Isi meeting tidak didominasi oleh sebagian pihak, karena agenda meeting dibuat di tempat. Pemimpin rapat hanya fokus mengatur jalannya meeting saja.
- Demokratis: Semua peserta akan memiliki kesempatan yang sama untuk menyampaikan pemikirannya.
- Berbatas Waktu: Setiap peserta akan memiliki waktu sekitar 3–5 menit setiap kali menyampaikan pemikirannya. Dengan cara ini, kita bisa mengukur berapa lama meeting akan berjalan.
Penggunaan di bidang UX
Metode ini sebetulnya lebih banyak digunakan untuk bidang Product Management. Namun, karena berada dalam satu lingkup yang sama, maka akan bermanfaat juga bagi kita sebagai UX Designer jika bisa melakukannya. Misalnya untuk Daily Meeting, Strategic Meeting atau lainnya.
Peralatan
Ok, sebelum memulai kita persiapkan dulu barang-barang berikut.
- Sharpie/marker/spidol ataupun pena.
- Post-It
- Timer/stopwatch (fitur yang ada di ponsel pun sudah memadai).
- Whiteboard (Optional). Jika tidak ada, meja atau pun tembok pun bisa digunakan.
Langkah-Langkahnya
Sebetulnya langkah-langkahnya simpel, tapi mari kita telusuri sedikit lebih dalam benefit di tiap stepnya.
- Pilih Moderator. Jika sudah ada yang memegang posisi ini, lanjut ke langkah selanjutnya.
2. Buat Kanban Board. Pada whiteboard atau meja, bagi menjadi tiga kolom; ‘To Be Discussed’, ‘Discussing’ dan ‘Discussed’
3. Tulis Topik: Tuliskan semua topik yang ingin dibahas. Satu topik untuk satu lembar post-it.
4. Persuasikan Topik: Beri penjelasan dan alasan pentingnya topik yang ingin Anda bahas kepada semua peserta.
5. Voting & Urutkan: Dot Vote. Masing-masing peserta memiliki dua atau tiga suara untuk memilih topik mana penting dan ingin dibahas secepatnya. Setelah semua peserta memilih, urutkan semua topik berdasarkan jumlah dot vote yang ada. Seperti heatmap, semakin banyak dot, maka itu adalah hal penting yang harus diutamakan untuk dibahas.
6. Mulai Diskusi:
Sebelum memulai diskusi, persiapkan dua ‘Time Boxes’ atau Batas Waktu.
Batas Waktu Pertama untuk semua peserta menyampaikan pemikirannya (Broad Discussion).
Batas Waktu Kedua adalah sesi dimana topic tersebut butuh waktu tambahan untuk dibahas (Deep Discussion).
Memulai diskusi, pindahkan topik dari kolom “To Be Discuss” ke “Discussing”.
Saat diskusi, urutkan giliran searah jarum jam. Supaya tidak perlu ada waktu tambahan untuk menentukan giliran selanjutnya, sehingga waktu akan lebih efisien.
Batasi waktu bicara, misalkan 5 menit per orang. Ini akan membantu tiap peserta untuk menyusun apa yang ingin disampaikan agar lebih terstruktur dan efektif.
7. Moving On. Bila topik sudah didiskusikan, semua peserta memberi kode:
‘Thumbs Up’ 👍🏾 artinya bahasan menarik dan perlu dibahas lebih dalam,
‘Thumbs Down’ 👎🏾 atau ‘Flat Hand’ (ngga ada emoji yang pas, nih 😜) artinya bahasan dirasa cukup dan saatnya pindah ke topik yang lain.
Jangan lupa jika sudah selesai, pindahkan topik ke kolom “Discussed”.
8. Ulangi pola di atas hingga semua topik selesai dibahas.
9. Takeaways. Jika sudah semua dibahas, masing-masing peserta harus menyampaikan kesimpulan dan poin-poin apa saja yang didapat selama meeting berlangsung.
Demikian langkah-langkah menjalankan Lean Coffee. Untuk singkatnya, Anda bisa lihat diagram di bawah (Poin tidak sedetail tulisan di atas)
Atau, tonton video singkat di bawah ini:
Untuk lebih detail, silaka pelajari di situs resminya http://leancoffee.org/
Selamat mencoba!
