A importância da colaboração e diversidade na rotina de design
De que forma podemos tornar o processo colaborativo mais produtivo
Quando estamos fazendo um curso de ux para migrar, sempre ouvimos que a colaboração é uma das práticas mais importantes para o profissional, independente do da senioridade. Se você é um estagiário ou júnior vai precisar colaborar com designers mais seniors e com desenvolvedores e product owner da sua equipe, se você é um designer mais sênior aí o desafio é ainda maior, sendo necessário colaborar com gerentes de produtos, líderes técnicos e cada pessoa tem uma visão completamente diferente do produto/serviço.
O processo de colaboração se torna mais complexo surgindo atritos no processo colaborativo. Assim sendo não podemos deixar de atuar em importantes elementos do processo:
- Comunicação — a base da colaboração, sem comunicação entre participantes e facilitadores não há cooperação e consequentemente inovação
- Compartilhamento — todos precisam ter acesso às mesmas informações e todos devem ser incentivados a compartilharem conhecimento
- Diversidade — quanto mais pessoas com vivências e habilidades diferentes mais rico se tornará o processo
- Confiança — as pessoas devem se sentir seguras em compartilhar suas ideias e pontos de vista
Unindo o melhor dos dois mundos: comunicação síncrona vs comunicação assíncrona
Assim como a discussão de qual é o melhor modelo de trabalho, temos a discussão de qual é a melhor maneira de colaborar e não existe resposta certa. O dia a dia do profissional, cultura da empresa, recursos, disponibilidade de tempo e propósito vão ajudar a tomar a melhor decisão. Tanto na comunicação síncrona quanto na assíncrona é possível colaborar, decidir, documentar e aprender, o importante é adaptar a forma em que vai ser feito para todos os envolvidos participarem no tempo que dispõem.
Um modelo que está sendo muito utilizado nas empresas é a comunicação híbrida. Você pode utilizar o assíncrono para a documentação e aprendizagem, enriquecendo o processo e nivelando o conhecimento de todos os participantes, utilizando ferramentas como o Miro para compilar todas as informações cedidas pelas áreas, e utilizar o chat em grupo do Slack, Teams, para lembrá-los da atualização da documentação e como é necessária para o encontro síncrono, motivando assim a aprendizagem de todo o grupo.
Só tenha cuidado com o tempo, que é um dos maiores desafios da comunicação síncrona.
Utilize a comunicação síncrona para a decisão e colaboração. Você pode optar pela votação para todos opinarem e depois aproveitar para debater os pontos priorizados e aprimorar as ideias.
Aproveite os primeiros minutos do encontro síncrono para nivelar o conhecimento e passar pelos pontos mais importantes que foram documentados até o momento. Nem todos vão conseguir consultar materiais previamente, então o momento de nivelamento contribui para a comunicação ao longo do encontro. Só tenha cuidado com o tempo, que é um dos maiores desafios da comunicação síncrona.
Como fugir do design elitista
O ato de colaborar vai além de reuniões contínuas de alinhamento com várias áreas diferentes. É necessário praticar a alteridade, enxergar a diferença do outro e trazer essa diversidade para a colaboração. Uma das formas de alcançar a diversidade é exercer o Design Participativo.
O Design Participativo é uma prática que visa a inclusão de pessoas não designers para um propósito e assim atingir resultados mais efetivos. Você pode aplicar na criação ou melhoria de um produto; serviço ou funcionalidade; na priorização de soluções; e idealização de soluções a serem testadas com os clientes.
E com todo esse planejamento de tornar o processo de design mais diverso, surge um ponto importante que às vezes podemos esquecer: nem todos ali são profissionais acostumados a participarem de ritos colaborativos. Nós designers somos muito presos a metodologias. Não se apegue a nomes de frameworks, se concentre em explicar o propósito das atividades e como devem ser feitas. Não adianta ter um grupo diverso de participantes se a sua comunicação não é acessível sendo compreendida apenas por outros designers e profissionais de inovação. Torne o ambiente acolhedor e construa a confiança e liberdade para que todos possam colaborar.
Um pouco sobre workshops
Workshops são reuniões práticas focadas em realizar diversas atividades para chegar a um objetivo. Todos os convidados devem participar ativamente e possuem espaço para contribuir. Não há uma pessoa líder, e sim um facilitador que fica responsável pela organização, aplicação e alcance dos objetivos.
O workshop pode ser utilizado em várias situações, dentre elas:
- Desenvolvimento de modelo de negócios
- Melhorias em produtos, serviços e funcionalidades
- Construção de identidade e marcas
- Identificação de forças e análise de riscos
O conhecimento dos profissionais que lidavam diretamente com os clientes, e sabiam das dores dos consumidores não chegavam aos decisores
O workshop caminha para um movimento contrário do caminho tradicional que as empresas tinham. Antes as empresas se concentravam no ambiente interno, analisando o produto/serviço que poderiam oferecer, e no ambiente externo, avaliando a competitividade com os concorrentes de mercado. E geralmente essas decisões eram feitas somente por pessoas com maior influência da empresa (muitas vezes pela Highest Paid Person’s Opinion, os HIPPOS) levando em consideração apenas o conhecimento e experiência delas.
O conhecimento dos profissionais que lidavam diretamente com os clientes, e sabiam das dores dos consumidores não chegavam aos decisores. Somente depois do produto/serviço estar pronto que as necessidades e desejos dos clientes eram analisadas, diante deste cenário as empresas precisavam buscar quais eram os clientes que se encaixavam ao produto/serviço oferecido por elas.
Tipos de workshops
Alguns dos workshops mais conhecidos são o Lean Inception e o Design Sprint. Ambos são dinâmicas que visam solucionar problemas complexos através da colaboração de pessoas de diversas áreas.As diferenças estão presentes principalmente no entregável ao final do workshop e as atividades práticas.
Design Sprint
O design sprint é uma metodologia desenvolvida pelo Google. Originalmente seguia a agenda de uma semana, onde em cada dia era trabalhada uma etapa da sprint:
Dia 1 — Entendimento: identificação das oportunidades e escolha de qual problema específico a ser atacado
Dia 2 — Divergência: idealização de possíveis soluções, com atividades individuais e em grupo
Dia 3 — Definição: refinamento e priorização das soluções
Dia 4 — Prototipação: construção do protótipo
Dia 5 — Teste: teste com os usuários
Com o tempo a metodologia foi refinada e passou a existir o Design Sprint 2.0. Com a mudança, as atividades do dia 1 e dia 2 se uniram, reduzindo em 4 dias a duração do método. Então ao final do workshop você vai ter resultados do que funciona e do que não funciona para as necessidades dos cliente, economizando tempo e dinheiro para investir em algo que traga retorno para os negócios e tenha valor para o usuário. É uma metodologia mais focada na experimentação, por isso que geralmente é executada por um responsável de design ou inovação.
Lean Inception
O Lean Inception foi criado por Paulo Caroli, autor do livro Lean Inception: Como alinhar pessoas e construir o produto certo. Este workshop também tem a duração de uma semana, mas o foco dela é mais na construção do MVP (Produto Viável Mínimo), fechando todos os detalhes daquele produto. Geralmente esse workshop é executado por profissionais de Produtos, como os Product Managers. As etapas contempladas são:
Dia 1 — Kickoff: Visão e objetivos do produto
Dia 2 — Personas e brainstorming de funcionalidades
Dia 3 — Revisão de Negócios e Ux e jornada do usuário
Dia 4 — Levantamento de funcionalidades e elaboração de plano de entrega
Dia 5 — Canvas MVP: documentação da visão de produto, métricas, hipóteses, etc; e Showcase, uma espécie de revisão de tudo o que foi trabalhado no workshop.
E afinal qual é melhor?
Depende da sua necessidade, podendo até ser utilizada como ferramentas complementares. Eu já tive a experiência de participar de um Design Sprint que ajudou a priorizar a solução com maior valor para o cliente e com esses insumos seguir para a Lean Inception reduzida para o refinamento do MVP.
Métodos mais utilizados
Existem várias atividades que podem ser aplicadas em cada etapa do workshop e elas podem ser adaptadas para o seu público e tempo disponível:
Aquecimento — antes de começar a colocar a mão na massa é interessante aplicar uma atividade rápida de quebra gelo e para isso você pode aplicar os seguintes métodos:
Duas verdades e uma mentira: a pessoa conta três fatos interessantes relacionadas à ela e os demais precisam descobrir qual é a mentira
Superpoder: Cada participante escolhe um superpoder que gostaria de ter, então peça para explicar o porquê
Perguntas: Você pode fazer perguntas para todos como “Quando criança, o que você queria ser na vida?”, “Você tem algum talento secreto?”, “qual comida você menos gosta?”. Naturalmente vai haver uma interação entre o grupo.
Abertura — se inicia o entendimento sobre os principais objetivos e necessidades
Matriz CSD — Reúna todas as certezas, suposições e dúvidas relacionadas ao tema do workshop.
How Might We/Como poderíamos — em uma frase descreva quais desafios a equipe deve resolver como por exemplo “como poderíamos reduzir o tempo de atendimento do nosso chat”.
Exploração — momento de gerar soluções
Jornada do usuário — representação da trajetória do cliente desde o surgimento da necessidade até o pós-venda do produto/serviço.
Canvas de proposta de valor — mapeamento do valor do produto/serviço alinhado às dores e necessidades dos clientes a serem atendidas
Crazy8 — a proposta é realizar 8 esboços da solução em 8 minutos para exercitar formas diferentes de abordagem e não parar na primeira sugestão. Se os participantes não tiverem familiaridade com o método, você pode reduzir a quantidade de esboços.
Fechamento — priorizar o que faz mais sentido naquele momento para o negócio e o cliente
Dot voting/Votação — separar uma certa quantidade de pontos que podem ser distribuídos para as pessoas votarem
Matriz de Impacto x Esforço — matriz de priorização onde as soluções mais votadas serão analisadas em como impactam o negócio e serão mensuradas a dimensão do esforço para a entrega.
Detalhes importantes antes da facilitação
Antes de puxar um workshop é de extrema importância se organizar e deixar tudo certo para os participantes colocarem a mão na massa. Para te ajudar você pode trabalhar com um checklist:
- Escolha de temas e objetivos: Lembre-se que o workshop só é feito com propósito então deixe bem claro qual será o tema e quais resultados você e a equipe esperam obter
- Formato e métodos: Pense em como é a agenda dos participantes para adaptar à realidade deles. Mesmo as metodologias sejam conhecidas por terem a duração de uma semana, muitas vezes no dia a dia da empresa você não vai ter mais que algumas horas por dia para aplicar
- Planejamento das sessões: Programe cada etapa e quais serão as atividades necessárias para chegar ao resultado esperado. Calcule quantos minutos serão necessários para cada tarefa e para as pausas. Sempre deixe minutos sobrando, pois sempre ocorrem atrasos e imprevistos.
- Organize quais pessoas participarão: quanto mais enxuto e diverso o grupo mais efetivos serão os resultados. Pense em quem realmente será necessário e agregará valor ao processo.
- Recursos e facilitação: de acordo com o modelo de aplicação (presencial, remoto ou híbrido) deixe tudo organizado e principalmente no caso do híbrido, conte com um cofacilitador para te ajudar. Defina como vai ser conduzido e quem poderá te ajudar na aplicação
Aprenda um pouco mais sobre facilitação
Se você gostaria de aprender mais sobre facilitação e workshops eu recomendo o curso Colabora! Um curso sobre cocriação e tomada de decisão da Wildtech + Uzzer. Foi graças a uma bolsa de estudos do UX para Minas Pretas que eu tive a oportunidade de fazer a 1ª edição deste curso💜
Além do curso recomendo a leitura do livro Sprint: O Método Usado no Google Para Testar e Aplicar Novas Ideias Em Apenas Cinco Dias que tem uma leitura amigável para os iniciantes no tema.
Referências
Caroli, Paulo — 3 diferenças entre Design Sprint e Lean Inception que você precisa saber — Caroli.org
Caroli, Paulo — Template de agenda da Lean Inception — Caroli.org
Knapp, Jake — Sprint: O Método Usado no Google Para Testar e Aplicar Novas Ideias Em Apenas Cinco Dias
Estúdio Nômade — O Design Participativo como potencializador de soluções | by Estúdio Nômade
