合宿企画の舞台裏
SPQI部合宿しました！企画側の取り組み聞いて下さい！
これはウイングアーク１ｓｔ Agile and DevOps Transformation Stories のAdvent Calendar 2023、2023年12月8日の投稿です。
というわけで、本日は『合宿企画班をやってみた』ささきから
1.合宿の結果と成果
2.企画側の取り組み
をお話しようと思います。
良ければお付き合いください。
合宿は大成功！
当日の様子については、素敵なブログですでに紹介されています！
SPQI部オンサイトコミュニケーション合宿 in 箱根レポ漫画 — WingArc1st Inc. — Medium
合宿の効果
合宿後、2つの方法で参加者にふりかえりをしていただきました。
①miroでのFun!Done!Learn形式
②オープンクエスチョンのアンケート
dejirenVA機能を使えば、下記のようなことが実現可能です。
問い合わせの内容によって自動で回答したり、データをまとめてくれる
毎月、定時でリマインドする
dejirenに投稿されたデータをMotionBoard側に送信し分析する
幅広く業務をサポート＆効率化してくれるVA機能
今回は「アンケートを募集し、回答をMotionBoardに送信してアンケート結果を表示する」までお手伝いしてもらいました。
VAの用意も、複雑なプログラミング技術は必要なくブロックを置いていくだけなので誰でもすぐに取り組めます。
では、合宿のアンケート結果を少し紹介します。
Q1.何が一番良かったですか？
普段関わりない人とリアルで話せたこと、会えたこと
Day1の日中のワークでいろんな人と話せた
Q2.合宿を通してどんな気づきがありましたか？
自分の認識があらたまった
趣味の話が合う人が多かったり、各自の悩みなど知れた
Q3.しおりはどうでしたか？
非常にわかりやすく見やすいものでした
準備大変だったと思うので、負担になってないかな、もう少し楽してもいいんじゃないかと思いました
Q4.合宿前と合宿後で変化があれば教えてください？
dejirenで他の人の投稿が多くなったと思う
各メンバー（他製品の担当者）との距離が縮まった
通話の際、顔を出すことが少し楽になりました
顔と名前が一致するようになりました
仲間意識が強くなりました
合宿で話したことで、勉強会ができました
Q5.来年やるとしたらなにがいいですか？
同じようなコミュニケーション合宿
グループワークなどの企画多めになると嬉しい
来年は連携を強化する活動が出来たらうれしい
自社製品を使った創作とか、普段運動しないので運動する会とか
アンケートでも回答いただいた通りですが、
「普段関わりのない方と会話がしやすくなった」や
「ZOOM等で顔が出しやすくなった」など声を聴きました。
今回はコミュニケーションを目的とする合宿のため、目に見えるような成果は出にくいと思っていましたが、
目に見える形での変化があり、合宿の成果をはっきりと感じれました。
いやー良かった良かった。
…というわけで、本題に移りたいと思います。
企画の人たちのお話
企画の発端
そもそものことの発端は
「いやぁ～入社してからほぼみんな画面の向こうの人なんですよね」
みたいなことを発言したことだと記憶しています。その後、ボスが予算を通してくださり、あとはやるだけ…やるぞ！どこから？
提案者より賛同者がいないと始まらない気づき
提案に乗ってくれる人が「企画メンバー」として手を挙げてくれました。
自分でやって身に染みたことの一つでもあるのですが、
提案できても、提案に乗ってくれる人たちがいないと進まない…
そういえば、スクラムフェスにて二人目に踊る人のお話がありました。
なるほど…確かに、一緒にやってくれる人がいないと進まない。
企画のお仕事
企画メンバーもそろったので合宿当日に向けて企画本格始動です。
定例：毎週金曜日（13:00~14:00)
疑問・質問・課題、決定事項はすべてmiroにまとめながら進行
前日までの取り組み・当日の動き・後日に分けてお話しようと思います。
～前日までの取り組み
★目的を決める
一番重要な項目で、合宿の軸となってくる部分です。
今回は、SPQI部の新規メンバーと既存メンバーそれぞれ名前と顔の一致、
会話することが最優先事項でした。
さらに嚙み砕いて下記のような目的を立てました。
★日程と参加人数の調整
なるべく各チームの業務が比較的穏やかな時期
新人メンバーの研修が落ち着くタイミングであること
2つの軸からだいたいの時期を決めメンバーに日程希望のアンケートを取りました。
参加人数も同時期に確認し、なるべく多くの方に参加いただけるよう呼びかけを行いました。
★開催場所・宿・移動について依頼
場所、日程が決まった段階で某旅行会社にお願いすることとなりました。
依頼費はかかりますが、
・不慣れな大人数の予約
・北海道・新潟・東京の3拠点からの移動をまとめて手配してくれる
・予算の範囲で宿を提案してくれる
等、利用する際のメリットがありました。
★コンテンツを決める
①枠決め
Day1 第一部/ Day1 第二部 /Day2
の3枠で何するかを検討しました。
②ワーク決め
Day1
メンバーを知る→理解するとなるよう、2部に分けました。
第一部：自己紹介のワーク
注意した点は以下です
新しく入ってきた人 / 新人さんがなるべく全員と会話できること
物理的距離がある人と会話できるように
会話できない人が発生しないようにすること
第二部：人への理解を深めるワーク
第二部では、第一部で話したりない話題や話したくなった話題をトークテーブルに貼り、それぞれ興味のあるテーブルで更に深く会話をしていくワークとしました。
トークテーブルに参加したいテーブルがない場合もあるので、ゲームテーブルやQAスタイルファインダーの枠も用意しどこかに参加できるような形としました。
Day2
ワークを１つのみにし、基本自由行動としました。
Day1で会話した人と行動するもよし、合宿前に計画して行動するもよしで
前日とは異なったコミュニケーションが取れる場となります。
用意したワークは、dejirenのVA機能を活用したフォトコンテストです。
１起床～13時のランチまでの時間で、写真を撮影
２お気に入りのベストショットをVAで投稿
３ランチタイムまでにどの写真が一番好きかVAで投票
雨天時でも楽しく活動ができるコンテンツであり、
自社製品への理解を深める良い機会となるよう準備をすすめたワークとなります。
★当日の連絡方法
「いつも使ってるやつでいいじゃん」と思うのですが、これが意外と決めていないと直前でバタバタします。
また、合宿用のチャットルームに切り分けることでイベント感が増しますので、専用のルームを用意したほうがいいと感じました。
ルームの用意はすぐ準備できるので後回しにされるのですが、早めの周知と浸透しておくことで当日スムーズにコミュニケーションを取り合えます。
★予算と実際に必要な金額について
一言、見積もりが甘かった…
去年、ざっくり立てた予算
参加人数：27人くらい？で合宿したいから〇〇〇万円ほしい！
最終的な金額
交通費 ×参加人数（33人）
└出発地によって変化
宿泊費 ×参加人数
└宿泊する部屋のパターンによって変化
会議室レンタル代
ワークに必要な雑費代
ランチ×参加人数
旅行会社依頼代
└法人依頼になると金額が変わる
計：〇〇〇万円の見積りとなります
飛行機代一つにしてもざっくりではなく細かく計算しないと後で痛い目を見ます（原油価格の高騰なり、値上げラッシュなり…）
また旅行会社に頼む場合、総額×20%上乗せでかかる可能性もあるので気を付けましょう。
できるだけ予算決めの段階でやりたいことを出しておかないとできることが狭まってしまい自由度がかなり低くなってしまいます。
企画初心者らしい失敗といえば失敗で、その分ナレッジも溜まり予算は細かく考えよう！と思えるようになった。のですが…いろいろと反省も多い。次に生かしていこうと思います。
★TGIFでの宣伝
毎週金曜日に部内で行っているTGIFで
合宿内容や、懇親会後の時間でやりたいことを募集 等
宣伝していきました。
企画がやっていることの共有が主でしたが、少しずつ参加者側も「参加」が自分事として浸透していった気がします。
記載したこと以外にも、部屋割りどうする…？問題や見積もり金額と予算の兼ね合いなど、最後まで対応に追われておりましたが
無事対応完了し、当日を迎えることができました。
当日
個人的に気を付けていたことは下記です。
チャットへの反応をたくさんすること
みんなが会話できているか確認すること
時間厳守
また、企画も一参加者ですので楽しむこともお仕事です。
企画だからしっかりやらなきゃ・成功させなきゃ！と考えすぎると、楽しさより疲れが先に来てしまうと思うので、ほどほどに考えるのが大事かと思います。
（考えすぎて前日にちょっと疲れてたささきより）
後日
残るお仕事は下記となりました。最後までやり切ります。
- 大事な精算関連のお仕事
- 企画メンバーでのふりかえり
- 参加者でのふりかえり
- 何かしらのアウトプット
- ★次の合宿へつなげること
これにて、今年度の企画メンバー解散！お疲れさまでした！
次の合宿？
今年度が終われば、決めないといけないことがあります。
そう、来年度の予算です。
今年の合宿のふりかえりやアンケートの回答を経て、更なるチーム力の向上できるよう計画進めていきたいと思います。
…to be continued
ここまで読んでいただきありがとうございます。
このブログにて、今年度の企画のお仕事にDoneを押すことができました。
企画のお仕事をつらつらとまとめましたので、初めて企画する方々への参考・助けになれば幸いです。
余談-個人のふりかえり
合宿企画をやっていく中で変化があった気がします。
少しずつアウトプットに対しての耐性がついてきたことだったり
提案する上での意思を伝える会話方法や本当に必要な配慮の粒度だったり
予算を使う際の成果、金額に見合っているのか…？を考えたり
自分の苦手な場面、苦手なことにも直面したため自己分析ができた取り組みでもありました。
来年はどんな変化があるか、だれとどんな挑戦をしようか
わくわくしながら年末を過ごしたいと思います。
では、また来年 ﾉｼ
