10 coisas úteis para saber depois de registrar uma empresa na Estônia
Veja como dar os primeiros passos na administração remota de uma empresa na Estônia por meio da e-Residency
Abrir uma empresa na Estônia é fácil e nada burocrático, até mesmo para quem não mora no país. Com a e-Residency, é possível registrar e gerenciar uma empresa na Estônia totalmente online, de qualquer lugar do mundo. A residência eletrônica permite também acessar bancos comerciais e prestadores de serviços de pagamento online, assinar e autenticar documentos e declarar impostos facilmente. E o melhor: com custos de gerenciamento bem menores do que no Brasil.
Atualmente, há mais de 80 mil e-Residents e mais de 10 mil empresas abertas por pessoas de mais de 160 países. O Brasil está na 30ª posição entre os países com mais participantes do programa. Até agora, cerca de 725 brasileiros já se inscreveram na e-Residency e abriram 122 empresas, segundo Lauri Raav, o diretor do programa.
É claro que, mesmo com tantas facilidades, muitos e-Residents começam seus negócios com dúvidas sobre a administração remota da nova empresa. Então, separamos algumas informações interessantes que podem ajudar quem está começando a dar os primeiros passos com mais segurança:
1. O certificado de registro da sua empresa está disponível online, gratuitamente
Você pode baixar o certificado de registro da sua nova empresa e os dados dos acionistas (em inglês) diretamente do Registro de Empresas da Estônia. Esses documentos são frequentemente necessários para abrir uma conta jurídica em instituições financeiras, provedores de contas comerciais ou qualquer outro serviço. O download dos certificados é gratuito e leva apenas um ou dois minutos.
Se você precisar autenticar documentos, como o certificado de registro ou o contrato social, a única maneira de fazer isso é usando um cartório da Estônia. Além destes dois documentos, não existem outros certificados oficiais de constituição de empresas na Estônia. Você pode entrar em contato diretamente com os notários ou usar um provedor de serviços como intermediário para ajudar neste processo. A boa notícia é que ninguém mais precisa enfrentar filas: os cartórios já prestam serviços inteiramente online.
Ah, tem um detalhe: o Registro de Empresas da Estônia não emite documentos certificados em papel, porque… bem… ninguém precisa deles. Essa é uma das vantagens de ter uma empresa em uma nação digital. :)
2. Você pode usar o Smart-ID no seu telefone para fazer login e assinar documentos
Os cartões de identificação digital da Estônia podem ser famosos em todo o mundo, mas a maioria dos estonianos atualmente usa seus telefones celulares para assinar documentos digitalmente. Isso também está disponível para os e-Residents, por meio de um aplicativo chamado Smart-ID. Com ele, você pode deixar o cartão da e-Residency e a leitora em casa e ficar livre de precisar pegar o laptop toda vez que precisar assinar algum documento.
A maioria dos serviços eletrônicos do governo da Estônia agora aceita Smart-ID e, desde novembro de 2018, é uma Assinatura Eletrônica Qualificada (QES) — o padrão de assinatura digital mais alto da União Europeia. E o melhor: o Smart-ID funciona até mesmo se seu cartão de identificação digital for perdido ou expirar.
3. Proteja seus dados de contato pessoal contra sites de scraping
Você acabou de registrar uma nova empresa da Estônia, mas, antes mesmo de anunciar o lançamento de seu negócio para o mundo, sua empresa já começou a receber e-mails de spam. Esta é uma reclamação comum entre e-Residents e residentes internacionais da Estônia. Isso acontece porque o e-mail da sua empresa está listado publicamente no Registro de Empresas, o que significa que pode ser visto por profissionais de marketing de spam.
No entanto, há uma pequena solução que é comumente usada por estonianos experientes em tecnologia que procuram reduzir e-mails comerciais não solicitados — usando o endereço de e-mail gratuito fornecido pelo governo.
A única coisa que vale a pena notar é que você não pode ativar o e-mail à prova de spam antes que sua empresa seja realmente registrada. Portanto, é recomendável o uso de um e-mail temporário ao registrar uma empresa, mas certifique-se de ter um ao qual possa realmente acessar para ver se o registro da sua empresa foi aprovado.
Se você também publicou seu telefone ao registrar uma empresa, saiba que também pode excluí-lo do cadastro, pois já basta ter um e-mail. Quanto mais rápido você faz isso, menos tempo os sites de scraping têm para coletar seus dados.
4. Não há identificação fiscal da empresa ou nome comercial alternativo na Estônia
Alguns países com registros menos sincronizados usam uma variedade de identificadores exclusivos para finalidades diferentes, como impostos e previdência social etc. Na Estônia, você só tem um Código de Registro de Empresa de 8 dígitos e seu Código de Identidade Pessoal de 11 dígitos. Eles funcionam bem para todas as instituições e serviços na Estônia.
Isso também significa que você não precisa solicitar nenhum número fiscal para começar a fazer negócios na Estônia.
Se você for solicitado a apresentar seu número de contribuinte exclusivo (às vezes chamado de TIN) em algum outro lugar do mundo, não há outro número para apresentar além do seu código de registro. Se pedirem a você o número de registro de IVA, também não é obrigatório ter na Estônia (até que a sua empresa exceda determinados limites; vamos falar disso mais adiante).
Da mesma forma, alguns países exigem que você registre nomes comerciais alternativos além do seu nome legal. Não na Estônia. Geralmente, não há nenhum requisito especial para registrar nomes comerciais alternativos, mas certifique-se de não infringir a marca registrada de alguém ou outros direitos previstos na lei. Além das marcas registradas nacionais, preste atenção às marcas registradas da União Europeia, pois são válidas em todos os estados membros, incluindo a Estônia. O nome de sua empresa registrada não concede a você nenhum direito de marca registrada e há apenas alguma proteção para seu nome legal. Você pode verificar as marcas registradas no site do Estonian Patent Office.
Fique de olho: a lei da Estônia exige que você liste o nome de sua empresa e o endereço registrado em seu site. Isso é pedido para manter altos padrões de transparência nos negócios e a confiança entre os clientes.
5. Você pode se registrar para o IVA na Estônia, mas somente quando necessário
O registo de IVA (VAT) da sua empresa na Estônia só é obrigatório quando a sua empresa obtém mais de € 40 mil de rendimentos tributáveis em um ano civil, em que o local de fornecimento é a Estônia.
Antes de atingir esse limite, o registro é opcional. O benefício do registro depende do valor do IVA sobre os bens e serviços que você compra e também se os seus clientes são pessoas físicas ou empresas com registro de IVA. Estar registrado no IVA significa fazer relatórios fiscais mensais e, muito provavelmente, pagar taxas mensais de contabilidade na Estônia.
Se você decidir se registrar para o IVA logo após abrir a empresa, pode pedir ao seu contador para enviar o pedido — ou você mesmo pode fazer isso. Mesmo que você se registre por conta própria, o ideal é que um contador qualificado faça o envio dos relatórios mensais de IVA. Isso porque qualquer envio atrasado pode resultar uma multa de € 100 pelo Conselho Fiscal e Alfandegário da Estônia e a possibilidade de seu registro de IVA ser revogado.
Também é importante saber que você pode ser responsável pelo IVA em outros países onde você tem um estabelecimento permanente ou onde seus produtos e serviços são entregues. A determinação dessas obrigações fiscais potenciais é algo que deve ser verificado com seu contador ou um consultor fiscal.
Saiba mais sobre o IVA na Estônia (VAT):
6. Seu código de atividade principal não limita realmente o seu escopo de negócios
É obrigatório escolher um campo de código de atividade ao registrar uma sociedade limitada. Na Estônia, não é possível registrar mais de um. Mas ter um código de atividade principal não limita suas atividades comerciais, desde que você esteja se envolvendo em outras linhas de negócios que não exijam uma licença ou registro junto às autoridades.
Se mudar de ideia, você não poderá alterar seu código de atividade (chamado EMTAK) no Registro de Empresas da Estônia posteriormente. A principal área de atividade será determinada automaticamente, com base na atividade que gerou mais receita, de acordo com seu último relatório anual.
Além disso, sua empresa pode investir em todas as classes de ativos disponíveis para investidores em geral, mesmo que não esteja registrada especificamente como uma empresa de investimento. No entanto, algumas plataformas de negociação podem não ter suporte para sociedades anônimas ou pessoas jurídicas da Estônia.
Fazer parte de negócios relacionados a finanças com sua empresa limitada é um campo minado em potencial e você precisa consultar especialistas antes de começar. Por exemplo: crédito ao consumidor, dinheiro eletrônico ou emissões de ICO. Os regulamentos tendem a ser semelhantes para instituições financeiras em toda a União Europeia.
7. O relatório anual deve ser submetido mesmo se a empresa estiver inativa
Sim, você ainda precisa apresentar contas anuais para cada ano financeiro, mesmo se sua empresa estiver inativa e sem receita alguma de vendas no exercício do ano anterior. Não há regulação simplificada para contas inativas na Estônia.
O ano financeiro padrão é o ano civil de 1º de janeiro a 31 de dezembro. As declarações anuais podem ser transmitidas online, por meio do Registro de Empresas da Estônia.
8. Você pode adicionar novos acionistas e investidores online
Até recentemente, qualquer transação de ações exigia uma visita a um cartório estoniano ou documentos legais complicados, com apostila emitida pelo governo, para certificar — por exemplo — que um potencial acionista deu uma procuração para uma transferência de ações em um cartório a alguém que está fisicamente na Estônia.
Felizmente, agora existem quatro maneiras alternativas de adicionar novos acionistas:
Usar um tabelião eletrônico
Os cartórios estonianos lançaram em 2020 um serviço de notário eletrônico para que os e-Residents possam transferir ações para outro e-Resident pela internet, em vez de em um cartório na Estônia. Todos os outros aspectos do processo permanecem os mesmos; então, você ainda precisará pagar por um notário, mas pelo menos não precisará voar para a Estônia ou envolver um advogado.
Aqui você descobre mais coisas sobre o notário eletrônico:
Gerenciar sua própria lista de acionistas
O Parlamento da Estônia alterou a lei a pedido do setor de startups, de forma que as ações agora podem ser transferidas para um novo acionista sob a responsabilidade das partes envolvidas, se os estatutos da empresa aprovarem. Esta opção só pode ser adicionada aos estatutos se for aprovada por unanimidade entre todos os acionistas existentes.
No entanto, para que isso funcione, sua empresa precisará ter um capital social de pelo menos € 10 mil totalmente integralizado. Isso é útil para o crescimento de startups, mas não para a maioria dos e-Residents e outros proprietários de pequenos negócios da Estônia.
Usar o serviço de depósito NASDAQ
Sua empresa pode registrar suas ações na Nasdaq CSD, como uma alternativa ao Registro de Empresas da Estônia, que gerencia sua lista de acionistas. A restrição aqui é que todos os acionistas precisam ter uma conta de títulos em um banco da Estônia. Isso pode ser um requisito complicado até mesmo para os investidores de fundos de capital de risco mais experientes, se eles não forem residentes.
E se o seu novo acionista não tiver uma conta de valores mobiliários da Estônia e nenhuma das outras opções for adequada para você? Pois bem, existe mais uma opção para as microempresas com orçamentos limitados:
Emitir novas ações da sua empresa da Estônia online
Há mais uma maneira de adicionar um novo acionista à sua empresa da Estônia e é surpreendentemente simples. É fácil porque você não transfere realmente nenhuma ação existente para o seu novo acionista. Em vez disso, basta emitir novas ações online diretamente para ele. Portanto, isso não envolve nenhum notário e nenhum depositário NASDAQ.
Conforme descrito no Código Comercial da Estônia, você precisará produzir uma resolução dos acionistas assinada digitalmente, descrevendo a nova alocação de ações planejada com os detalhes de todos os acionistas. Você também precisará do comprovante de pagamento para esta parcela previamente acordada com o provedor de serviços bancários de sua empresa.
9. Não há necessidade de registrar o capital social imediatamente, se você não planejar dividendos
A sociedade limitada da Estônia (osaühing) exige um capital social mínimo de € 2.500. Este é um investimento na sua empresa que pode ser gasto no desenvolvimento do seu negócio. Também ajuda a preservar a confiança no ambiente de negócios da Estônia, o que beneficia todos os proprietários de empresas do país.
No entanto, a Estônia também tem um sistema inteligente que permite adiar esse investimento pelo tempo que você desejar. O único problema é que sua empresa não pode pagar dividendos até que seu capital social seja registrado, mas você pode começar a negociar e até mesmo pagar salários antes disso.
Se você ainda não tem um contador, também pode esperar até o seu primeiro relatório anual para registrar o seu capital social. O motivo é a exigência legal de declarar qualquer mudança no capital social da empresa mediante apresentação de uma declaração de imposto sobre a renda até o dia 10 do mês seguinte.
O anexo 7 da declaração mensal de imposto sobre a renda e a renda social (TSD) da sua empresa precisa incluir qualquer contribuição ao capital social e distribuição de dividendos. Ao liquidar a empresa, o seu capital social realizado pode então ser pago aos acionistas, sem impostos. Mas fique atento: você deve distribuir dividendos somente após as contas anuais terem sido aceitas por uma resolução de acionistas e submetidas ao Registro de Empresas.
10. Você precisa manter seus documentos de despesas para contabilidade
Em alguns países, seu contador pode aceitar apenas extratos bancários. Não na Estônia. Você aprenderá rapidamente que, até fornecer recibos e faturas de compra, os valores pagos da conta da empresa são considerados um empréstimo de um diretor. É melhor saber disso antes de começar a gastar os fundos da empresa.
A lei do IVA se aplica a entidades da Estônia, mesmo que elas ainda não estejam registradas para o IVA no país. Se você não estiver registrado para o IVA na Estônia, poderá ficar sabendo, após 18 meses de liberdade comercial, que seu contador não está disposto a apresentar suas contas anuais com despesas registradas como você imaginou, mas sim com um enorme saldo de conta de empréstimo do diretor.
E um fato interessante é que a Lei de Contabilidade da Estônia exige que você mantenha os documentos por 7 anos após o final do exercício financeiro.
E finalmente…
Lembre-se de que a e-Residency não é uma residência fiscal. Enquanto algumas empresas pertencentes a e-Residents pagam impostos na Estônia, outras não. Tudo depende se outro país alegar que você tem um estabelecimento permanente lá, como um escritório fixo ou um local de gestão (localização do conselho da empresa).
Para residência fiscal pessoal, isso não mudará, a menos que você realmente more na Estônia por pelo menos 183 dias ao longo de um período de 12 meses consecutivos. Você pode saber mais sobre seus impostos aqui. Se tiver alguma dúvida sobre suas obrigações fiscais, consulte um contador qualificado.
