İyi Bir E-Posta Nasıl Yazılır?
İyi bir e-posta yazmak ve bu e-postayı karşı tarafa yollamak için uygulamamız gereken birkaç küçük ve basit tavsiyeyi sizinle paylaşmak istedim. Şimdi sırasıyla başlayalım.
E-posta attığınız kişiler yazdıklarınızı okumak için vakit harcamaktadır. Bunu bilerek hazırlamalıyız yazılarımızı. Örneğin “Vaktinizi aldığım için özür dilerim.” ya da “ Çok meşgul olduğunuzu biliyorum.” gibi ifadeler sadece yazınızın daha da uzamasına neden olur. Her ne kadar Türk kültüründe özür dilemek önemli bir ifade olarak kabul edilse de özür dileyeceğimiz bir durum yok ortada.
Sadece e-posta yolluyoruz, bu kadar…
E-posta yolladığımız kişi ile aramızdaki ilişkinin seviyesine bağlı olarak espri yapıp yapmamayı tercih edebilirsiniz. Yine de ilk defa e-posta yollayacağınız birisine asla espri yapmamalısınız. Bunun yanında kendiniz hakkında da uzun uzun yazmamalı ve hızlıca konuya girmelisiniz.
Vakit konusundan dert yandığımız için bir başka tavsiye de kısa yazma üzerinedir. E-postamızı kısa tutmalı ve karşı tarafa derdimizi en kısa ve öz şekilde sunabilmeliyiz.
Ünlem işareti “bağırma” olarak algılanır ve e-posta yazarken de sakin sakin yazdığımızın bilinmesi için ünlem işareti (!) kullanımından sakınmalıyız. Çok ciddi ve önemli bir konu hakkında ise sadece 1 kere kullanmalıyız.
“Geçen konferansta sizinle karşılaşmıştık.”
Böyle bir e-posta aldığınızı düşünün, aklınızdan ne geçerdi?
Hangi konferans, ne zaman, nerede? Bu gibi olasılıkları da düşünerek özne ve nesnelerimizi tanımlamalı, yazdıklarımızdan açık olmalıyız. “X tarihinde Y konferansında sizinle karşılaşmıştık.” şeklinde bir açıklama ile alıcının e-postamızı daha iyi anlamasını sağlayabiliriz.
Alıcının size cevap verme olasılığını artırabilmek adına e-postanıza sorular yerleştirin. Bunun yanında her 1 kere BEN demeniz için 3 kere SEN demeniz gerektiğini unutmayın. Sonuç olarak bu e-posta sizin hakkınızda değil karşı taraf hakkında…
E-postanız onlar hakkında
Bu bilgiyi ilk defa duyuyor olabilirsiniz ama size gelen bir e-postayı okurken neler düşündüğünüzü aklınızdan geçirmeye çalışın. Sizin hakkınızda sorular soran ve sizle ilgili bir e-posta okumak mı size daha keyif verirdi yoksa tanımadığınız birisinin hayatında yaptıkları hakkında yazdıkları mı?
Cevap bariz bir şekilde belli ve bu nedenle de e-postanızı yazarken onlarla onlar hakkında konuşmalısınız.
E-postanıza cevap almak için cevap vermelerini beklediğinizi belirtin. “Sizden olumlu ya da olumsuz bir geri dönüş bekliyor olacağım.” demeniz oldukça önemlidir.
Cevap gelmedi mi? Aşağıdaki gibi bir e-posta yollayarak kendinizi hatırlatabilirsiniz.
“Merhaba oradaki! Ben sadece e-postayı yenilemek istedim çünkü e-posta kutunuzda gözden kaybolmuş olabilir.”
Attığımız e-postanın tek bir konu hakkında olduğundan emin olmalıyız. Örneğin “Bugün yemek yedin mi ve şu videoyu izledin mi?” şeklinde bir e-posta yollamak durumu oldukça karmaşıklaştıracaktır.
E-postamızı yazdık ve yollama zamanı geldi. Ne zaman ve nasıl yollamamız gerekiyor?
Burada eğer önemli bir tarihe yetişmeniz gerekmiyorsa ve e-postanızın cevaplanmasını istiyorsanız göndermeyi bekleyeceğiniz tarihler şu şekildedir:
Salı, çarşamba ve perşembe günleri sabah 8'den sonra
Bu genel zamana ek olarak da e-posta atacağınız kişinin zamanını kontrol etmenizde fayda vardır. Herhangi bir günlü rutini var mı? Bunu bildiğiniz vakit e-postaları hangi gün ve hangi saatlerde okumaya daha uygun olduğunu keşfederek uygun anda e-postanızı yollayabilirsiniz.
E-posta yazımı ve yazdığımız e-postaları yollama konusunda benim anlatacaklarım bu kadar :) Umarım sizlerin yazacakları e-postalar için de biraz da olsa faydalı olabilmişimdir.
