1 yıldır yoğun şekilde Airtable kullanan, Airtable için eğitim videoları hazırlayan birinin gözünden…
Airtable Nedir? Nasıl Kullanılır? Neden Kullanmalıyız?
Çok uzun zamandır yazmak istediğim yazıyı sonunda yazıyorum. Eğer projelerinizde veya kişisel hayatınızda Airtable kullanmayı düşünüyorsanız bu yazıyı sonuna kadar okumalısız 🌱
🧭 Kısa Hikayem
Bir yıl önce çalıştığım şirketin, sistemine entegre etmek istemesiyle Airtable öğrenmeye başladım. Eksiksiz entegre edebilmek için tüm detayları öğrenmeye çalışıyordum. Bu sürecin sonunda Airtable’ı biraz öğrenmiş oldum. Genel olarak tüm özelliklerine hakimdim ama hiçbir projede kullanmadığım için deneyimim yoktu.
Airtable ile tanıştıktan kısa bir süre sonra YetGen’de lider oldum ve veri tabanı takımına katıldım. Takım, yaklaşık 8 aydır tüm veritabanı süreçlerini Airtable üzerinden yürütüyordu ve içeride beni büyüleyen bir sistem tasarlamışlardı. Ben, bu sistemi daha da ileriye götürmeyi kafama koydum ve bir süre sonra takımın sorumlu lideri oldum. Sistemi daha da geliştirdik. Şimdi liderler için verimliliği arttıracak otomasyonlar ve arayüzler tasarlamaya devam ediyoruz.
Şimdi Airtable’ın gücünü anlatma zamanı 🚀
🏓 Airtable Tables
1- Tablolar ve Görüntüler
Airtable’ın sunduğu en temel ve en önemli özellik kesinlikle tablolar. Tablolar, verilerin ham olarak saklandığı yerdir. Görüntüler de bu verileri farklı pencerelerden görebildiğimiz pencerelerdir. Pencereler üzerinden veriye ulaşırız. Bir pencereden ulaştığımız veride yaptığımız değişiklik diğer pencerelerde de anlık olarak güncellenir çünkü, hepsi ana veriyi gösteriyor.
Şimdi bir tablo hayal edelim. Tabloda isim, mail, telefon, yaş ve şehir bilgileri olsun. Şimdi 10 farklı pencere hayal edelim. Bir pencere bize Antalya’da yaşayan, yaşı 20 ile 30 arası ve mail adresi gmail uzantılı olan kişileri göstersin. Bir başka pencerelere ise telefon numarası olmayan veya mail adresi olmayan kişilerin sadece isim bilgilerini göstersin. İki pencere de verileri farklı filtrelerden geçirerek bize ulaştırdı. Bunu yaparken tablodaki ana veride bir değişiklik olmuyor. Sadece pencereler değişiyor. İşte tablolar ile bu kadar detaylı sorgular yapabiliyoruz. Görüntüleri de isimlendirebildiğimiz için çok düzenli bir veri yapısı oluşturabiliyoruz.
Tabloların bir diğer çok önemli detayı veri türleri! Veri türleri sayesinde verileri daha temiz şekilde saklıyoruz. En sık kullanılan veri türlerini aşağıda listeledim.
- yazı (string)
- sayı (integer)
- telefon
- formül
- tarih
Klasik tabloların vazgeçilmezi bu türlerdir ama Airtable daha kompleks tablolarda kullanabileceğiniz birçok veri türü barındırıyor.
Sıradaki durak pencere türleri. Yukarıda anlattığım pencere türü Grid’di. Gördüğünüz gibi aynı veriyi başka türde pencerelerden de görüntülemek mümkün.
Özellikle bahsetmek istediğim tür ise Forms.
✅ Airtable Forms
Bence sadece form aracı bile başlı başına bir ürün. Oluşturabileceğiniz formların sınırı sadece hayalleriniz. Kullanıcıya seçtiği seçeneklere göre farklı seçenekler görebileceği kompleks sistemleri oluşturmak çok kolay. Checkbox, ratio, yazı, sayı, tekli seçim, çoklu seçim gibi birçok türde yanıt alabileceğiniz sorular ekleyebilirsiniz. Formu dolduran kişiyi isterseniz bir linke yönlendirebilirsiniz. İsterseniz bir mesaj gösterebilirsiniz. Binlerce kişinin doldurabileceği formları kolaylıkla oluşturabilirsiniz.
Airtable formlarının sağladığı bir başka önemli özellik, “prefilled forms” yani önceden doldurulmuş formlardır. Ne demeye çalıştığımı aşağıdaki linkler üzerinden anlatayım.
https://airtable.com/shrqqD0jsuYougMpN
Yukarıda gördüğünüz ilk linke tıklarsanız karşınıza tertemiz bir form çıkar. Bu, tüm Airtable formlarında kullanılan sıradan bir yöntemdir. Aşağıdaki forma tıkladığınızda ise mail adresi ve isim soyisim gibi bilgilerin önceden doldurulduğunu görürsünüz. Bu özellik sayesinde bazı bilgileri elinizde bulunan kişilere kişiye özel formlar gönderebilirsiniz. Linki incelediğinizde “prefill_” yazdığını göreceksiniz. İşte bu ifadenin sonuna ilgili field’ın id’sini yazıyoruz ve karşısına da doldurulmasını istediğimiz ifadeyi. Aşağıya bunun için daha sade bir örnek bırakıyorum.
prefill_mailadresi=aahmetkok@gmail.com
Bir başka ilginç özellik de gizlenmiş sorular. Bunun için aynı “prefill_“ komutuna benzer bir komut kullanıyoruz: “hide_”. Bu komutun sonuna yine gizlemek istediğimiz fiedl’ın id’sini ekliyoruz ve karşısına true yazıyoruz.
hide_mailadresi=true
Bu ilginç özelliği kullanabileceğiniz bir durumu da aşağıda örneklendirelim.
Kullanıcılarınıza önceden doldurulmuş formlar ilettiğinizde, onların zaten doldurulmuş seçenekleri görmelerini istemiyor olabilirsiniz. Aynı zamanda, elinizde bilgileri olmayan kişilerin formu tam doldurmasını isteyebilirsiniz. İlk seçeneği, kişiye özel linke sahip kişi açacak ve doldurulmuş soruları görmeden kalanlara odaklanabilecek. Forma dışarıdan ulaşan kişilerse tüm soruları görecek ve hepsini doldurmak zorunda kalacak. Benim, spesifik durumlarda kullandığım bir özellik olduğu için size de anlatmak istedim. Aşağıdaki linke tıklarsanız isim ve mail seçeneklerini göremezsiniz. Link uzantısını incelerseniz bu bilgileri görebiliyoruz.
Peki tüm bu süreçleri otomatize etmek istersek ne yapabiliriz? Ve karşınızda Airtable Automations.
🤖 Airtable Automations
Otomasyonlar sayesinde formlarınızı dolduran kişilere mailler gönderebilirsiniz. Dinamik butonlar oluşturabilirsiniz. Zamanlayıcı kurarak periyodik işlemler yaptırabilirsiniz. Benim en sevdiğim özellik script çalıştırabilmesi 👀. Airtable her ne kadar çok güçlü bir no-code tool olsa da yeterli olmadığı durumlar olabiliyor. Bu durumlarda javascript kodları çalıştırabilme özelliği imdadımıza yetişiyor. 🦾
Bu javascript kodlarını kullanabileceğiniz bir kullanım senaryosu anlatmak istiyorum. Benim link kısaltmaları için kullandığım go.ahmetkok.dev diye bir adresim var. Bu adresin link kısaltma süreçlerini Airtable üzerinden yürütüyorum.
Yukarıdaki videoda gösterdiğim gibi gerekli bilgileri girdikten sonra butona tıklıyorum ve kullandığım servise kod ile istek gönderiyorum. Kod çalışmayı tamamladığında link de oluşmuş oluyor. 🥳
One more thing…
💡 Airtable Interfaces
Başta çok kullanışlı olmasa da gelen güncellemeler ile birlikte arayüz özelliği çok kullanışlı oluyor. Şimdi nelere değindiğimize bir bakalım. İlk olarak verileri tablolara ekledik ve ilkel yöntemler ile filtreledik. Sonra verileri kendimiz eklemek yerine form ile kullanıcılarımızın eklemesini sağladık. Daha sonra eklenen verileri otomasyonlar ile işleyerek iş yükümüzü biraz daha azalttık. Şimdi, veriyi görme zamanı. Sürükle bırak özelliği ile kolayca istediğiniz verileri arayüzünüze ekleyebilirsiniz.
Yukarıdaki videoda basit bir arayüz gösterdim. Çok daha kompleks, birden fazla sayfadan oluşan, her kullanıcıya sadece kendisiyle ilgili veriler gösteren güvenli arayüzler oluşturmak da mümkün.
Şimdi biraz da para konuşalım 💰
Eğer öğrenciyseniz ve paralı planın fiyatını yüksek bulduysanız. Size çok güzel iki haberim var.
Birincisi öğrenci planı 🥹
Öğrenci planı için planlar sayfasına gidip edu mailiniz ile formu doldurursanız planınızı personal pro’ya yükseltebilirsiniz. Maalesef bu, özel bir pro plan ve tüm pro özellikleri barındırmıyor. Mesela sadece kayıtlı mail adresinize mail gönderebiliyorsunuz. Yine de eminim ki çoğumuz için yeterli. Ben bu planı kullanıyorum.
İkincisi ise referans kodu sistemi
Pro plan 20 dolar ve her referans kodu kullanıldığında 10 dolar kazanıyorsunuz. Yani ayda iki arkadaşınızı ikna etmeyi başarırsanız pro planı ücretsiz kullanabilirsiniz. Eğer benim referans kodum ile hesap açmak isterseniz çok mutlu olurum. Buradaki bağlantı ile hesap açarak bana 10 dolar kazandırabilirsiniz. 🫶
Sonuç
Airtable, anlat anlat bitmez. Ben yine de her noktaya değinmeye çalıştım. Airtable her ne kazar excel ve google spreadsheet ile rakip gibi görünse de hepsi birbirinden çok farklı ve değerli. Benim ihtiyaçlarıma Airtable daha iyi çözüm sunduğu için benim tercihim bu yönde oldu. Umarım sizin de karar verme sürecinize bu yazı yardımcı olmuştur. Eğer isterseniz Airtable vs. Notion yazısı da yazarım. Youtube kanalıma çektiğim videolar ile güzel bir başlangıç yapabilirsiniz.
Medium’da ve Youtube’da beni takip ederek ve yazıma alkış atarak bana destek olabilirsiniz. Daha fazlasına ahmetkok.dev üzerinden ulaşabilirsiniz. Bir başka yazıda görüşmek üzere…
