Toplantıların Efendisi Ol: Jeff Bezos’tan 10 Altın Kural

Toplantılarda zaman kaybetmekten sıkıldın mı? Jeff Bezos’un sırrını öğren ve her toplantıyı üretken bir başarı hikayesine dönüştür!

Toplantılar seni de sıkıcı, verimsiz ve yorucu mu buluyorsun? Aslında toplantılar, iş sonuçları ve kendi kariyer başarın için büyük bir fark yaratabilir. Kariyerimdeki dönüm noktalarından biri, kurumsal müşteri yöneticileriyle düzenlediğim bir çalıştayda herkesin “Ne yapılması gerekiyor, kim yapacak (katılım/sahiplenme) ve ne zaman yapılacak?” sorularına cevap veren bir Eylem Planı üzerinde anlaşmasıydı.

Toplantı notlarını alıp dağıtmak ve eylem maddelerini belirlemek konusunda hep özenli oldum. Her zaman en iyilerden öğrenmek ve verimli ve keyifli toplantılar yapma konusunda bir dizi teknik geliştirmek istedim. İşte bu yüzden Jeff Bezos’un toplantılar için belirlediği kurallara bir göz atalım:

Jeff Bezos’un Toplantı Kuralları

Jeff Bezos’un toplantı kuralları yazılı bilgi paylaşımını sözlü iletişime göre önceliklendirir, zaman kaybını en aza indirir, katılımı en üst düzeye çıkarır ve sorumluluk bilincini sağlamak için ön çalışma, notlar ve takip işlemleri gerektirir. Bu kurallar, yüksek standartları korumaya yardımcı olur.

1. PowerPoint Sunumları Yasak: Tartışmalar, detaylı bilgileri içeren yazılı raporlar üzerinden yapılır.
2. Toplantılar 30 Dakika ile Sınırlıdır ve Zamanında Başlar: Geç kalanlar toplantıya alınmaz.
3. Bir Yönetici Detaylı Notlar Alır ve Sonrasında Herkese Gönderir: Bu, katılımcıları not almaktan kurtarır.
4. Toplantıların Açık ve Önceden Duyurulan Gündemleri Vardır: Katılımcılar bu gündeme hazırlanarak gelirler.
5. Sunum Yapanlar, Sözlü Olarak Sunum Yapmadan Önce Materyalleri Yazılı Olarak Sunmalıdır: Böylece katılımcılar önceden bilgilendirilmiş olur.
6. Sonunda Soru ve Açık Tartışma İçin Zaman Ayrılır.
7. Yan Konuşmalar ve Kesintiler Yasaktır: Dikkati korumak için.
8. Katılımcılar, Anlamlı Katkıda Bulunmak İçin Önceden Hazırlık Yapmalıdır.
9. Toplantılar Karar Alma Üzerine Odaklanır, Sadece Bilgi Paylaşımı Üzerine Değil: Net karar sahipleri atanır.
10. Toplantı Sonrası Geri Bildirim Teşvik Edilir: Bir dahaki toplantının iyileştirilmesi için.

Diğer En İyi Uygulamalar (Best Practice)

• Elon Musk’ın 80/20 Kuralı: Toplantıya sadece %80 değer katacak ve sonuç sağlayacak kişileri davet ederek gereksiz katılımcılardan kaçının.
• Facebook’un 2 Pizza Kuralı: Toplantı grubu boyutunu 2 pizzanın doyurabileceği kadar (~6–8 kişi) sınırlayarak daha katılımcı bir tartışma ortamı yaratın.
• Steve Jobs’un Yürüyüş Toplantıları: Yürüyüş sırasında yapılan toplantılar yaratıcılığı teşvik eder ve gereksiz formaliteleri ortadan kaldırır.
• Richard Branson’un Ayakta Toplantı Kuralı: Sandalyeleri kaldırarak ayakta yapılan toplantılar, daha kısa ve enerjik geçer.
• Warren Buffet’ın 5 Dakika Kuralı: Gündem maddelerini 5 dakika veya daha kısa sürede ele alın, daha fazla zamana ihtiyaç duyulursa ayrı toplantılar planlayın.
• Beyaz Tahtalara Kolay Erişim: Toplantılar sırasında fikirleri görsel olarak yakalamak, hedefleri özetlemek ve kavramları netleştirmek için kullanın.
• Park Alanı Kurun: Konu dışı fikirleri bir yan beyaz tahtaya not alın ve konuyu dağıtmamak için daha sonra tartışın.
• Teknolojisiz Toplantılar: Cihaz/ dizüstü bilgisayar kullanımı olmadan toplantılar düzenleyerek tam katılım ve göz teması sağlayın.
• Zamanında Başlayın ve Bitirin: Geç başlamak gecikmeyi teşvik eder; geç bitirmek hayal kırıklığı yaratır.
• Ön Okumalar Gönderin: İlgili materyalleri önceden dağıtarak bilgilendirilmiş tartışmalar yapın.
• Gündem Kullanın: Net ve paylaşılan bir gündemle tartışmayı verimli bir şekilde yönlendirin. Toplantı sonunda gözden geçirin.
• Eylem Maddeleri Atayın: Görev dağılımlarını ve sahiplerini belirleyin, toplantıyı bitirmeden önce yazın ve takip edin.

Kendi ipuçlarınızı ve tekniklerinizi paylaşmak ister misiniz? Yorum yapmaktan veya bir şey sormak için bana mesaj atmaktan çekinmeyin!

#toplantılar #onlinetoplantılar

Kaynakça:
* https://www.linkedin.com/pulse/jeff-bezos-secrets-productive-meeting-manoj-chawla/