Meeting hacks #4: Kickoff meeting
Ke schůzkám obecně jsme si toho v minulých článích řekli dost. Teď je načase zaostřit na jednotlivé typy a jejich specifika. Pěkně popořádku od kickoff meetingu, pravidelného statusu, review s retrospektivou až po closing projektu. O tom prvním je i dnešní článek.
Kickoff meeting je podle mě stěžejní část projektu. Při jeho správném uchopení dokážeš jeho prostřednictívm tým výborně namotivovat, ale zároveň se ti při jeho neúspěchu bude kolegy později těžce startovat a burcovat k práci.
Příprava na meeting:
1) Pozvi členy projektového týmu
Pokud jsme si v 1. díle meeting hacks říkali, že je pro efektivní meeting důležitý správný výběr omezené skupiny účstatníků , tak to v tomto případě neplatí.
Pozvi každého, kdo bude do projektu přispívat svojí energií. Pochybuješ zdali to pro kolegu z marketingového týmu, který vám vypomůže v jedné z několika částí projektu, bude přínosné a důležité? Pak ho pozvi jako nepovinného účastníka a nech volbu přítomnosti na něm.
2) Připrav prezentaci
Dej si načas. První prezentaci pořádně vymazli. V dalších projektech jako když najdeš. Osnova a základní body se opakují, takže z ní už můžeš čerpat i příště.
Šetři textem a pohraj si s grafikou. Hezké šablony najdeš bezproblému online, široký výběr pro google prezentace i powerpoint najdeš například TADY.
Prezentace by měla tvým kolegům přinést odpovědi na tyto otázky:
- Proč projekt děláme?
- Co budeme dělat?
- Jak to budeme dělat?
- Kdy budeme v cíli?
- Kdo bude co na projektu dělat?
- Jak spolu budeme fungovat?
Možná nebudeš mít ve všem v době prezentace už 100 % rozhodnuto, což je naprosto v pořádku, protože některé věci je naopak lepší diskutovat až s projektovým týmem.
V čem mít jasno před schůzkou?
Co děláme. Proč to děláme. Kdy to chceme mít spuštěno.
Co může zůstat otevřené?
Jak se dostaneme k cíli. Jak spolu budeme komunikovat. Jak bude vypadat schvalovací proces.
Proč projekt děláme?
Toto je moment, kdy můžeš spolu se sponzorem projektu ostatním vysvětlit pozadí projektu. Proč je projekt důležitý, jaké řeší problémy, co projekt může firmě přinést v krátkodobém i dlouhodobém horizontu. PROČ by mělo být pevným bodem v jinak měnícím se prostředí. Může se stát, že se ti změní obsah projektu, přístup k němu i harmonogram ale PROČ zůstává stejné.
Co budeme dělat?
V tomto bodu shrň, co je součástí projektu a na čem bude projektový tým pracovat. Nemusíš mít připravenou detailní business analýzu postačí one pager. Důležité je vystihnout klíčové milníky. K detailnímu plánu se dostanete postupem času.
Jak to budeme dělat?
Pokud pracuješ v technologické firmě / agentuře budete pro vývoj používat konkrétní technologie a postupy. Podklad ti dodá IT analytik. Toto je důležité zmínit jako informaci pro vývojářskou část týmu.
Kdy budeme v cíli?
Už v rámci kickoff meetingu musí být jasné preferované datum dokončení / spuštění projektu. Ještě lépe znáš data dokončení pro hlavní milníky na projektu. S týmem harmonogram projdi a každého požádej o vyjádření. Předejdeš tak pozdějšímu hrdinnému prohlašování ostatních, že už od začátku bylo přeci jasné, že se termín nemůže stihnout a projekt bude mít zpoždění.
Kdo bude co na projektu dělat?
Velmi důležitý bod! A tak často se na něj zapomíná. Už od začátku si určete, kdo zastává na projektu jakou roli a jaké jsou jeho odpovědnosti.
Nedílnou součástí je i nastavení schvalovacích procesů. Možná se ti to zdát jako banalita, ale můžeš velmi jednoduše předejít pozdějším zmatkům a změnám na poslední chvíli na už odevzdaných úkolech.
Zjednodušeně si rozkreslete:
- kdo bude pracovat na jaké oblasti
- kdo výstup práce bude schvalovat
- komu a kam se výstup odevzdává
Jak spolu budeme fungovat?
Ta správná chvíle nastavit si pravidla fungování a komunikace. Jak často budete mít schůzky? Kdo se jich bude účastnit? Co je jejich agendou a cílem? Kde spolu budete komunikovat online? Pomocí Slack skupiny? Kde se budou shromažďovat dokumenty a know-how projektu? V interním uložišti? Na G-disku?
3 Tipy na průběh meetingu:
#1 Navoď tu správnou atmosféru
Toto je okamžik, kdy je ještě vše růžové a zalité sluncem. Nehroutí se lidé na projektu, nevzdalují se vytoužené cíle a neposouvají domluvené termíny. Takže toho náležitě využij! Připrav pro kolegy občerstvení. Pizza a pitíčka jsou vždy dobrý nápad.
#2 Zapoj ostatní členy týmu
Ptej se kolegů v průběhu schůzky na jejich názor, zajímej se o jejich pohled na věc. Možná někoho mimo marketingový tým napadne super nápad na kampaň. Možná vývojář přijde s business řešením, které následně ušetří čas na projektu.
#3 Najděte si společnou motivaci
Jasně že dodat projekt, který přinese kýžený výsledek, je motivace sama o sobě. Dohodněte se ale uvnitř týmu, co bude vaší odměnou při spuštění projektu. Půjdete na společnou večeři a pivo? Vyrazíte někam do přírody? Pořídíte si něco do kanceláří? Určitě by neměl být problém pobavit se s vedením o menší finanční podpoře za úspěšné spuštění projektu.
Po meetingu:
Teď už jen zbývá poslat aktualizovanou prezentaci dle závěrů ze schůzky a hurá do práce! Ta největší zábava totiž právě začíná.
