Notion Personal Project Management | 個人專案管理工具
從專案視角來觀看、規劃及建立任務
今天要介紹的，是我的 Notion 個人管理系統中的第三個模組，個人專案管理模組，顧名思義就是用來管理個人專案的工具 。
在 Notion 中，我們透過不同的檢視 (View) 方式觀看相同的資訊，算是對於資訊的一種整理。不同性質的資料適合不同的觀看的方式，以及適合運作的模式，像是 Board View 就比較適合需要經常移動、整理、更換標籤 (tag) 的資料，Calendar View 及 Timeline View 以時間資訊為主，差異在時間跨度的長短。
不同的觀看視角
相對於不同的檢視模式， Notion 裡面不同資料庫之間的關聯 (Relation)，則提供我們不同的觀看視角 (Viewpoint)，這是在 Notion 的應用上，非常重要的一個概念。
舉例來說：下圖中可以看到有「公司」跟「產品」兩個關聯的資料庫。從公司的角度可以看到 「A 公司」生產「產品 01」跟「產品 02」，B 公司生產「乙產品」跟「丙產品」；反過來從產品的角度可以看到「產品 02」同時有A、Ｂ兩間公司在生產。
這樣的關聯性可以提供雙向的觀看視角，當有多個關聯性資料庫，就會產生一種網狀的結構，網子裡每個點都代表了不同視角，透過不同視角的轉換，可以產生不同的想法跟行動，這是 Notion 帶給我的最大價值，也影響了我個人的思考方式。
個人專案管理模組概念
在上一篇 <Notion 每週任務管理系統>中，我們使用「任務」及「每週規劃」兩個資料庫的關聯，以時間安排和執行的角度來檢視任務 (Task)。這裡我們要把鏡頭轉換到另一個視角，也就是任務的源頭—專案 (Project)。先說明一下，這篇主要是延續前幾篇的個人任務、習慣管理等等模組，以個人的專案管理為主，團隊專案有些需求不太一樣，之後有機會再寫 (一不小心就留下更多寫作債 🤔)。
個人專案管理模組的主要的目的，就是讓我們從專案角度，思考及規劃如何完成專案。在專案資料庫中，每一筆資料就是一個專案，透過「專案」與「任務」資料庫的關聯，可以在專業頁面中，檢視、創建屬於這個專案的任務，同時，專案所包含的不只是任務的執行，也有需要記錄、思考與規劃的部分。因此，專案頁面本身也是一個專案相關資料、思考筆記的場所
專案頁面的內容大致上會包含以下幾個部分：
呈現專案基本資訊
這裡主要放一些標準的專案資訊，像是目標、範圍、利害關係人、預期成果等等。資訊的種類、多寡則可視個人的需求調整。
專案相關的筆記
專案過程中的記錄，專案相關的資訊、工具、連結等等，都很適合放在專案頁面中。當我們查看這個頁面時，可以清楚看到專案的脈絡，並找到需要的資訊。
建立並管理專案相關的任務
這也是主要與「任務」連結的部分，在這裡建立的「任務」，即屬於此專案的任務，會直接與該專案建立資料庫關聯，同時，我會將未完成與已完成的任務分開來，讓我們可以專注在接下來要完成的事情上；已完成的任務則可以在需要時回顧檢視。
「專案管理」與「每週規劃」模組間的關係
這兩個模組，在我的應用中是上下游的關係，「專案管理」重在思考規劃，從專案目標的脈絡出發，思考有哪些任務需要完成；而「每週規劃」模組則重在任務執行的時間安排．目的在有效率地完成任務。
如何製作
1. 建立專案及任務資料庫
建立專案資料庫，資料欄位包含了，專案狀態 (Status)，專案期間 (Project Duration) 等等，當然，也可以自行定義相關的資訊欄位跟標籤等。
我通常會以 Gallery View，呈現專案總覽 (Project Overview)，讓我知道目前手上有哪些專案，以及它們目前的狀態。封面圖片跟頁面 icon 非常重要，它們可以幫助我們透過圖像資訊，快速地辨識專案。但我發現有時候會花太多時間在找圖片跟 icon 上面 👀。
專案期間的時間資訊，讓我們能夠以 Timeline View 的甘特圖形式，視覺化地呈現專案的時間長短、先後等資訊。
2. 建立專案資與任務資料庫關聯
建立兩個資料庫間的關聯，在「專案資料庫」中新增資料欄位，並在裡面選擇資料類型為關聯 (Relation)，並選擇「任務資料庫」。
3. 建立專案頁面樣板
樣板中呈現專案資訊、專案筆記的格式，並以連結的資料庫 (Linked Database) 方式呈現的「任務資料庫」。
在這個樣板的建立中，最關鍵的一步，就是使用自我參照的篩選 (self-referencing filter) 的功能，將篩選器設定篩選「專案」的關聯裡面，包含這個樣板的「任務」。未來所有套用這個樣板的專案頁面中，「任務」資料庫的篩選器都會指向該頁面的專案，也就是「專案 A」套用樣板後，頁面中的任務也會自動參照「專案 A」。
這是非常重要的 Notion 應用手法，我在幾乎所有關聯資料庫的樣板都會使用到這個功能，非常推薦讀者們，好好熟悉這個功能，會有很大的幫助。
與每週任務管理系統結合使用
如果有注意到的話，我在這次的專案管理模組中 (下圖一)，刻意將「未安排時間的任務」縮在左邊，可以對應到「每週任務管理系統」(下圖二) 的版面，對照上，可以看到上面的圖片中，每一筆「任務」都含有所屬的「專案」資訊。
實際的應用上是將兩者連在一起，使用的流程大致如下：
- 在專案頁面規劃、建立需執行的任務，以寫這一篇文章為例，我會在部落格專案裡面，加入了以下五個任務：1. 建立 Template、2. 寫大綱、3. 編寫內容、4. 準備圖像、5. 最後的檢查與發佈。
- 上述建立的任務，都會出現「每週規劃」頁面中左側的「未安排時程的任務」中。
- 在「每週規劃」的頁面中，安排任務執行的時間，並盡可能按排定的時間完成。
- 最後，回到專案頁面中，檢視是否尚未完成的任務、是否有需要新增的任務，並回顧過去所完成的任務。
NEXT
這次的 Template 一樣開放出來，有興趣的人可以去複製來玩玩看，也別忘了幫我拍手 👏🏼 鼓勵以及給我一點回饋喔 🥸。
到這一篇為止，已經算寫完我的 Notion 個人管理系統中，五個模組中的三個，接下來會先就前面幾篇中，比較核心的 Notion 概念作比較深入的介紹。之後再介紹另外兩個模組吧。
如果喜歡這一篇文章，也歡迎點進我的〈Notion 文章目錄〉，裡面有更多關於 Notion 章。
