Notion Weekly Task Planner | 每週任務規劃表
個人任務規劃及執行頁面
在上一篇 <海豹工具學 — Notion 篇> 提到，我自己使用 Notion 作為個人目標、專案、任務的管理系統，大致上分為五個模組區塊：目標管理、專案管理、任務規劃、習慣管理、外部資訊管理。這一篇先來介紹使用最頻繁的一個：任務規劃（Task Planner）模組。
Update 2021.11.7: 由於 Notion 10.19 的更新，開放了新功能 — 資料庫分群 (Database groups) 及子分群 (Sub-group)，簡化了每週任務規劃表的製作方式以及部分的外觀，因此更新這篇文章內容，更新部分以斜體表示。
另外，也稍微改了一下命名，把原本的「任務管理介面」，改成比較好懂的「每週任務規劃表」。
什麼是任務規劃表？
簡單來說就是一種待辦清單（to-do list）的形式，任務是我們日常需要完成的事情，而管理的部分則是包了任務的記錄、規劃、追蹤，當然市面上有滿多的 App 有待辦清單的功能，但試用後都不完全不符合我的需求，所以，我也是從這個部分，開始製作自己的 Notion 系統。
基本概念
這裡會先介紹一個比較簡化的版本，也就是做到基本可以運作的使用介面。
這個任務管理介面的概念，是根據我自己規劃任務的流程而設計的：
- 🖋 記錄（Record），先思考並寫下有哪些任務需要完成，基本的待辦清單形式。為了讓任務比較容易執行，我對任務的定義是：兩小時內可以完成的工作當作一個單位，如果兩小時內無法完成，就再切分成不同的任務，以寫一篇部落格文章來說，可以切成構思大綱、撰寫內文、準備圖片、和最後校訂四個任務。
- 📄 規劃（Plan），為每個任務安排執行的時間，時間到了就專注完成，不用再想「現在要做什麼？」。在這裏使用的週期是以一週為單位，我認為這是任務管理比較適當的週期，以天為週期會讓人有點疲於奔命、見樹不見林，而超過一週的週期則太難以預測，不適合用在以執行為目的任務管理中。
- 🔍 追蹤（Track），按照規劃的時間完成任務並且打勾它，清楚理解已經完成與尚未完成的任務，並且重新安排無法在原定時間完成的任務。另外，打勾這個動作很重要，可以給自己一點成就感跟踏實感。
所以它如何運作？
每週任務管理模組長這樣：
- 左側是輸入任務的地方：先想好並輸入需要完成的任務。
- 右側則是用來規劃執行時間：將左邊輸入好的時間拉到規劃的時段中。在這裡使用早上、下午、晚上三個時段。
- 每個任務的 Block 點進去都可以當作是任務的筆記文件，例如會議記錄、課堂筆記、觀賞心得等等。我的文章的大綱，就是直接在任務頁面中編輯，等要寫內文時再從當中延伸。
怎麼在 Notion 中製作？
在這個模組裡面，只需要使用一個 Notion 資料庫，暫且先把它命名為：[ WeekTaskTemplate ]，需要用到的資料欄位如下：
- 星期幾（day of week），使用單選（Selection）列出週一到週日。
- 時段 (time of day)，單選（Selection）列出早、午、晚三個時段。
- 完成與否 (Done)，核取方塊（Checkbox），用來打勾已完成任務的。
而完成這個使用介面，主要是用以下兩個功能：Linked Database 跟 Filter。
連結的資料庫 Linked Database
左右兩個區塊連結的是同一個資料庫，只是以不一樣的呈現（View）方式以及下面要講的篩選器 (filter) 呈現不同的狀態。
- 左側是「尚未規劃時間的任務」（Unscheduled），使用 Gallery View，主要原因是 Gallery View 相較於 Table view 簡單乾淨，而呈現資訊又比起 List View 好控制（目前用不到，之後再說明）
- 右側是「任務時間規劃」(Scheduled Tasks) 部分，採用 Board View，以星期幾分群，並將 no group 隱藏。這是因為只有 Board View 可以滿足這裡的需求：橫向展開週一到週日共七個列，上下又以三個子分類 (Sub-group) 的形式呈現當天的時段。這個其實看個人的用途調整，也許有人不需要分時段，或者需要更多的時段。
在上圖可以看到在看板模式 (Board view) 下，使用子分群的 (Sub-Group)的功能可以把看板變成類似表格的形式，以不同的標籤區分不同的欄、列，在原本的看板分群功能中，也可以設定將看板依標籤上色，讓不同欄位的項目更明顯地區分出來。
篩選器 Filter
透過篩選條件的設定，讓每一個區塊只顯示具有特定條件的資料（任務）。
同時，Filter 有另一層作用，當資料被拉到不同的區塊，就會直接套用 Filter的條件，像是特定的 tag、連結等等，這個特性非常好用，尤其是在資料欄位比較多的時候，以拖曳的方式取代一項一項選取。
下圖是資料庫及篩選器的配置圖，在這樣的狀況下，從左側的連結資料庫拖曳到右側的欄位時，會直接套用兩個標籤 — 「星期幾」和「時段」，可以減少很多次點擊、選取標籤的動作。
- 左側區塊「尚未規劃時間的任務」，要顯示「尚未完成」以及「尚未安排時間」的任務，並且隱藏（不顯示）已經完成或已安排時間的任務。因此，這裡的篩選器設定為：星期幾是空的、時段是空的、以及核取方塊未打勾。
- 右側區塊「任務時間規劃」，在更新後在這個情境下，已經不需要使用篩選器。
以上是每週任務管理模組的基本組成介紹，Notion Template 有興趣的人可以去複製來玩玩看，也別忘記訂閱並給我一點 Feedback 🥸。
NEXT
以上就是我的簡易版每週任務管理工具，其實有點陽春。下一篇會介紹習慣追蹤（Habit Tracker）的 Notion模組，會搭配以上的任務管理頁面。
而每週當作一個單獨的頁面（Page）感覺相當寂寞，也會繼續將這一篇的概念，延伸成「每週規劃資料庫的 Template」，也會開始用到 Notion 最重要的特性： 關聯（Relation）。
如果喜歡這一篇文章，也歡迎點進我的〈Notion 文章目錄〉，裡面有更多關於 Notion 的文章。
