Notion Filters | 篩選器應用與秘技
上一篇介紹 Relation & Rollup，算是學習使用 Notion 時，需要花費一些心力去理解的一個觀念。這篇要介紹的篩選器 (Filter) 則單純許多。會介紹基本觀念，以及一些我自己的應用情境，最後，也會介紹一下 Notion 篩選器的一些密技 。
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關於篩選器
Notion 篩選器的用途，就是透過條件的設定，篩選資料庫 (Database) 中的資料，只顯示你想要看到的資料，這樣的功能在一般的試算表軟體都有。
但為什麼要篩選資料？
主要原因是， Notion 資料庫中的資料量常常非常龐大，而我們不需要隨時都看到全部資料，因此，透過條件的篩選，可以在不同的情境下，看到最適切的資料。
資料太多幹嘛不換一個資料庫？
簡單來說，主要是為了資訊流的自動化。
例如在之前介紹 Notion 關聯性的文章中，試作的訂單系統範例 — 我們把產品加入了訂單，打上數量，系統就會自動抓取產品價格產生價錢。這樣的系統能夠成立的前提是：這些資料庫的關聯都已經設定好，我們只是增加資料庫中的資料。
沒有關連性的 Notion 資料庫，不過就是一個普通的表格而已。
表格本身是很好的工具，但 Notion 並不是作為純表格應用的最佳選擇，我比較傾向使用像是 Google Sheets 這種試算表軟體，資料編排上更自由、Formula 也比較完整。
因此，在 Notion 系統中，我會盡量避免一直新增資料庫，除了可能會導致整個系統的混亂難以搜尋以外，跟系統其他部分缺乏連結，也很容易讓落單的資料庫、頁面等等，最終被埋藏在遙遠的記憶中。
這樣的狀況，就跟我們電腦中或者是雲端硬碟中，一堆資料夾中失落的檔案一樣，只是換一種工具來體驗罷了。
所以，我在 Notion 中會先規劃整體的系統架構，設定好主要的資料庫，真正需要時才會新增資料庫，但這通常代表整個系統架構的改變或擴充，每次會非常慎重處理。下圖是我目前系統的資料庫列表，看起來不算少，但都是彼此連結的資料庫，當然，也有部分還在建構中。
像是之前介紹的專案、任務管理系統等等，也都是使用相同的資料庫，在不同的頁面中，會使用連結的資料庫 (linked Database) 功能，取得資料庫中的資料、利用篩選器，並選擇適當的 View 顯示資訊。
篩選器的基本應用
篩選器這樣的基本功能，用途多到講不完，這裡就介紹幾種我目前在使用中的的應用。
布林 (Boolean) 篩選
1. 顯示未完成的任務：像是 Todo List 的任務管理中，我們通常只希望看到尚未完成的任務，並且在任務完成的時候，進行劃掉的儀式，用力給他按下去👇🏼👇🏼👇🏼。
以下是<個人專案管理工具>中的專案頁面，上半部是顯示 ☐未完成的任務，下半部則顯示☑︎已經完成的，作為事後檢視用。
2. 封存 (Archive) 按鈕：將暫時不需要顯示的資料封存起來 (不顯示)，這個應用跟上面類似，但主要並非已完成為前提，而是根據需求將多餘的資料封存，保留需要的來觀看。
標籤 (Tag) 篩選：專案狀態篩選
根據標籤來篩選，應該算是最常見的方篩選方式。
1. 專案狀態 (Project Status)：只顯示進行中的專案，隨著時間的演進，專案資料庫中應該會充滿著過去的專案。大部分的時候，我們都會希望可以專注在現在進行中的專案，因此，在專案管理情境中，可以篩選顯示進行中的轉案。
2. 每週任務規劃 (Weekly Task Planner)：在 <個人任務管理介面> 中介紹的應用。介面分為左右兩部分，都使用相同的資料庫，並各自使用相反的篩選器，讓它左右移動時，消失於另一邊。
時間條件篩選
1. 每日儀表板 (Daily Dashboard)：有時候，我們會需要專注在當天相關的事物上，可以用時間資訊作為篩選條件，只顯示日期為「今天」的資料顯示，下圖是我的每日儀表板的截圖。
2. 即將到來的專案、任務 (Upcoming Projects, Tasks)：我很容易忘記某個專案或是任務即將要開始，所以會設定以時間為條件的篩選器，讓這些專案時間接近的時候出現在視野中，提醒自己要開始準備了。
下圖是 <個人專案管理工具> 中的應用，設定了篩選條件：如果尚未開始的專案預定會在一個月內開始，就會顯示在我的時間軸 (Timeline) 中。
篩選器進階應用
作為 Notion 系統的三本柱之一，篩選器還有些比較進階的應用，包含了：
- 以資料庫關聯性篩選
- 自我參照的篩選器 (Self-referencing Filter)
礙於文章篇幅，這些會在後續的文章中慢慢介紹，敬請期待。
祕技：篩選器反向應用
邪魔歪道的逆天用法，但是非常好用。
用篩選器套用特定的欄位資料
將資料拖曳到特定的欄位中，就會套用它的篩選器條件，這個應用在 <個人任務管理介面> 中，作為一種視覺化介面，快速將任務套用星期幾以及時段的時間安排。
這個也非常適合應用在大量需要分類的資料，之後寫我的「 Notion 輸入管理模組」時再介紹。
用篩選器當作另類的樣板按鈕 (Template Button)
樣板按鈕是 Notion 中的一種區塊 (block) 類型，按下就可以創造一個預先設定好的區塊內容。由於我大部分時候都是使用資料庫的功能，比較少在單獨的頁面持續增加同樣類型的內容，不太使用這個功能。
但這樣的概念可以利用篩選器做到：一鍵產生具備特定資料欄位內容的資料庫物件。舉例來說，我會為特定的重複性任務，設定一個這樣的資料庫樣板按鈕，下圖就是我的運動任務按鈕，按一下就可以產生一個已經填好資料欄位及名稱的任務。
NEXT
下一篇，會繼續介紹另一個篩選器的應用 — 自我參照的篩選器 (Self Referencing Filter)，是另一個對於 Notion 系統的自動化的重要觀念，也非常值得為它單獨寫一篇介紹。
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