好活動需要好開場-活動開場的基本原則

活動開場要做到兩件事:讓參加者進入狀況 & 提供整場活動的框架。

只要是我主辦的活動,我幾乎都會自己做開場。開場做得好,後面就會比較順暢,參加者滿意度也會比較高。

為什麼要有活動開場?不能直接開始?

去看電影,為何電影前面就是要有一堆電影公司的動畫?

參加活動的人一定是稀稀落落的來,有的早有的晚;有的到了以後就充滿期待等待活動開始,有的還在滑手機、甚至開電腦辦公的,有的已經跟隔壁聊起來 ...

人數愈多的場子現場愈混亂,雖然都是在同一個場地參加同一場活動,但大家的起點都不太一樣。

活動開場就是這個拉平起點的動作

活動開場的任務就是這兩個

讓參加者進入狀況

提供整場活動的框架

先說明「讓參加者進入狀況」:

簡單說就是要讓參加者知道活動要開始了,讓他們開始把身心都調整成準備好參加活動的樣子。

因為前面的報到和等待,這時候人們的注意力是分散的。有人放空、有人滑手機、有人聊天、有人在睡覺 ...

先直接給個簡單版範本:

先吸引注意力

例如吆喝、拍手、或關燈、或關背景音樂 (如果原本有開),走到台前開始說話,不急著說,而是先要大家看過來~『哈囉大家,活動要開始囉,來來看過來聽我講幾句話。』

然後用眼睛巡視大家,當場內大多數人都已經把眼睛對準你時,就是完成了這個階段。

.

再給大家一點點準備時間

注意力吸引過來了,但他們可能還有一些事情還沒處理完。例如手邊有個打到一半的訊息、或想尿尿、還沒裝水、手機在場邊充電還沒拿回來 ... 各式各樣。

你已經成功吸引大家注意力了,這時候就可以開始給出指令。例如:『活動兩分鐘後開始,大家趕快把手上東西收尾。想上廁所的廁所在 ...,想裝水的飲水機在 ...,前面還有位子想換位子的趁現在 ...』

給大家一點時間讓身心都準備好參加活動!

.

到這裡是完成第一個任務:讓參加者進入狀況

再來說明「提供整場活動的框架」:

為什麼要這樣?

活動是一趟旅程,要讓參加者可以全心投入,就得讓他們安心放心;要怎麼提供安全感?就是預先讓他們知道會發生什麼事,腦中先有個藍圖。

再進一步,要提高滿意度、更加深體驗,就必須要引導參加者;要怎麼引導?就是預先讓他們知道會發生什麼事,為什麼會這樣做,腦中先有個脈絡。

提供整場活動的藍圖和脈絡

所以為何活動主辦本人很適合自己做開場?因為活動主辦應該是最了解這兩者的人~至於現場場控應該交給其他人。

一樣直接給個簡單版範本:

先說明為什麼會辦這場活動

當然是針對參加者而言的活動目標,你自己企業的商業目標就不一定需要提。

例如為什麼要辦這場活動?因為要吸引你們來參加然後賣高價課程阿~
-這種就不用講了。

有點類似課程目標,對參加者而言這場活動的目的是什麼?目標是什麼?

.

再說明活動流程

例如我開場會講三分鐘,然後一個破冰小遊戲 (或是分組),然後 ... 然後中場休息十分鐘 ... 然後 ... 然後 ...

就是講清楚,就算活動頁中已經寫過了還是再講一次。等等會發生什麼事?為什麼?持續多久?

.

到這裡是完成第二個任務:提供整場活動框架

做到上述這樣我覺得可以算是一個及格的開場,但也就是及格啦~60 分。雖然說這樣只是及格,但在我參加過的活動中,有做到這樣的應該也不到一半。

至於若要再進階,我覺得有這兩部分可以努力:

創造互動 & 營造氣氛

關於營造氣氛

畢竟不同的活動你會需要不同的氣氛;如果可以在開場時就營造出正確的氣氛那超棒,不過這一塊我也不太會所以沒有什麼內容可以寫。

我自己過去比較擅長的,就是用互動的方式來營造氣氛,但這只侷限於某些主題類型的活動,例如人際交流活動、社群活動 ... 可以透過互動來營造出開放與共享的氣氛。

.

關於創造互動

互動不只是台下跟台下,台上台下之間的互動也是。例如在操作前面那幾件事的時候,能在台下多走動、多跟參加者眼神交流、或引導做出一些例如舉手點頭等等的互動。

更進一步就是讓台下的參加者之間也可以互動。

創造互動的好處是:這可以讓整場活動的氣氛變得很活潑熱絡、同時可以讓參加者更專注在活動中。

關於創造互動的做法,之前寫過一篇文章,這裡就不再重複了:

最後重點整理

活動開場最基本就是做到兩件事:

帶他們進入這場活動

引導他們開始體驗這場活動

前者透過吸引注意力、給予準備時間的方式做到,後者透過提供藍圖和脈絡做到。

再進階一點:

創造更多的互動

營造出更適合的氣氛

做到這些,我想就是一個很好的活動開場了!

而以我的經驗,活動開場的好壞,和整場活動的順暢度 & 滿意度高度相關。

--

--

東東 (吳東軒)
一個 NF2 罕病患者的斜槓人生

業務出身的行銷人,確診 1/40000 機率的 NF2 罕見疾病後,從此踏上不同的人生道路。喜歡思考、喜歡書寫、喜歡自由,也是一個加密貨幣愛好者,期待區塊鏈與加密貨幣普及到日常生活的那一天。著有《人生很難,就想活成喜歡的樣子》一書,個人臉書:https://www.facebook.com/neohexwu