科技女伶 Ep. 1 — — 60%的會議都與你無關？先思考會議目標
專訪美國 Meeteor 管理顧問公司亞洲區負責人曹代
關於 20–20 Women Lead Podcast
每月20號，20分鐘，邀請你一起來聽科技女性如何勇敢迎接挑戰，走出一條與眾不同的路。20-20 Women Lead Podcast 是由 Women Who Code Taipei 志工團共同製作，CAREhER 平台是我們的協力單位，歡迎追蹤 Women Who Code Taipei 的粉絲團 ，如果你有什麼疑問或建議，歡迎私訊與我們聯絡。20–20 Women Lead Podcast的第一集我們邀請節目其中一位製作人 Tai Tsao 曹代擔任受訪者。曹代具有美國哥倫比亞大學組織心理學碩士的背景，過去十年來，她在美國和台灣、組織內外擔任顧問、團隊教練，投入在人才發展、組織變革、並協助組織形塑文化，目前是美國Meeteor管理顧問公司亞洲區負責人。
她的公司Meeteor前身也是一個科技新創，著重於會議內容管理的商用軟體，在2017年她出了一本書《Momentum: Creating Effective, Engaging and Enjoyable Meetings》，談如何設計會議來支持組織文化，也榮登當時亞馬遜暢銷書的行列。2018年她回到了台灣，希望為台灣未來領導的人才培育盡一份心力，本集和她聊聊想要創造什麼樣的改變。
https://open.spotify.com/episode/7epHCNzBb336fhDjBfwqLX
以下文章為訪談報導，詳細逐字稿可參考 CAREhER 網站
擁有組織心理學背景，是同儕中唯一一個加入科技新創投入產品的人
2012年從台灣的管理顧問工作轉換到美國哥倫比亞大學時，曹代的組織心理學研究所班上 100 多人，大多數是美國人，大概只有 10 個人是國際學生，而只有她一個台灣人，前三年、後五年，真的也只有她一個台灣人。畢業時，多數人投入組織擔任人力資源職務，或是組織外部顧問，而曹代選擇了一條不一樣的路 — 加入科技新創，投入商用產品設計與導入，擔任變革管理(Change Management)與客戶成功(Customer Success)的角色。
背景是組織心理學的曹代加入Meeteor的時候是第二號員工，因為對科技非常熱愛，希望可以協助不管是個人、團隊或組織發揮潛力，轉換舊有的工作模式，創造正面的組織文化跟環境。
她將自己在組織變革與人才培育的專長與產品開發結合，協助客戶運用科技更有效的管理會議、推進討論，並將決議付諸實行。這不是只是引進新工具的數位轉型，而是透過科技協助團隊改變工作模式 — 更開放的資訊流動、更有效的對話、更高協作的團隊互動。
她談到，可以遇到同時結合「科技」跟「人的行為改變」的公司，對她來講算是一個禮物，
“可以從無到有去創造一個新的東西，並和它一起成長，對我來講是一件很有成就感的事。”- 曹代
在外人眼中看起來不是非常安全的路，曹代看起來如魚得水，她微笑表示：「當然在過程一定會有害怕的時候，這是外表上看不到的，但我堅信路是可以靠自己走的，而我不是一個人走，我有一整個團隊的人支持彼此前進。更何況，有機會去嘗試別人沒做過的事情。若不做做看，可能以後也沒有可以伸展自我的機會了，所以當機會來的時候就全力以赴。」
近年來美國越來越多軟體公司，有Change Management(變革管理)這類的職位
曹代過去在紐約的交通局曾參與過變革管理的專案規劃與推行，也在Meeteor提供客戶相關的服務，也就是在公司導入新產品或是新工具的時候，協助組織了解各個利害關係人的想法與期望，並規劃整個變革專案，包含如何溝通目標、管理變革可能產生的抗拒、協助主管成為更好的變革種子，讓專案更順利推行，並產生長期的改變，而不是曇花一現而已。近年美國越來越多商用軟體公司有Customer Success（客戶成功）或Change Managmenet（變革管理）的職位，可見這些組織對於變革管理的重視。
曹代回台灣最主要的原因是想要更認識台灣的組織需求，找尋自己可以貢獻的地方，她看到很多人都在思考- 怎麼創造未來的就業環境，讓每個人都會想要在那間公司工作的? 如何打造那樣的組織文化? 如何打造一個高績效的團隊，卻不會把自己逼得太緊，以至於大家生活不平衡?
例如新創公司在擴展時，要如何建立一個良好的體制，思考怎麼去建立一個好的團隊文化。規劃會議是一個很好的切入點，因為有可能每天都有一個機會可以試試不同的策略、不同問問題的方式，一點點改變，其實也可以改變到跟一起開會的人。
會議最大的痛點古今中外都相似：「會而不議、議而不決、決而不行」
曹代常常聽到很多客戶分享會議最大的痛點：
花太多時間在開會，可是有 50%或是 60% 的會議內容其實跟他沒有什麼關係，在那邊也是一心二用，還沒有時間做自己的事情。
這對於很多公司都會無形上造成時間上、金錢上很大的損失，員工如果花時間在無效會議上，不僅壓縮做其他更重要事情的時間，也會造成士氣上的打擊。曹代鼓勵聽眾在送出會議通知之前，先思考你的會議目標是什麼(Why)、你想要達成的成果是什麼 (Desired Outcomes)，然後誰應該來參加這個會議 (Who)，才能協助會議達成期望成果，而不是只確認行事曆上有空檔而已，才不會一群人面面相覷，不知道為何開會。
指定Buddy避免遠距會議的技術問題
遠距工作是現在的趨勢，曹代本身也是與美國遠距的工作者，談到遠距會議，曹代分享了一些有效遠距會議的秘訣：
遠距會議中要很清楚地闡述你的會議目標、問問題的時候要確保每一個人都可以貢獻他們的想法。在遠距會議裡面可能會遇到：看不到對方的臉，亦或是在電話上的人無法加入討論，因此更必須刻意採取行動，像是：大家共同看一篇Google Doc確保資訊是即時、準確的、確認每一個人都了解會議的目標、確認每一個人都很清楚會議流程和決策。
曹代分享，有的時候遠距會議是一群人在同一地點，少數人是視訊撥號進來，這時候他們會輪流擔任「buddy (夥伴)」的角色，確保有一個人會照顧到遠距的同事，當他們要分享看法，但語音或影像有狀況時，可以傳訊息給這個buddy，讓那人來確認麥克風、影像等設備通暢，或是協助解決他們的問題，讓這個遠距夥伴的聲音，能一樣被聽見。
會議只是主管的責任嗎？只能由某些職位的人召開嗎？
談到會議，很多參與者會覺得自己是無力改變的，是主管的責任，當然，會議如何召開，會議角色會因每個組織的規劃跟設計而異。但在會議中如果你看到大家一直圍繞一個同樣的決策一直轉，卻無法轉出來的時候，曹代鼓勵每一位與會人員向團隊提問：「我發現，我們一直在原地打轉，是不是可以一起回頭看一下，我們是否有足夠的資訊，來做這個決策。」曹代相信，每一個人都有這樣的能力跟能耐，讓自己參與的會議變得更好，所以這不是只有名目上的頭銜，或是扮演的角色而定。
要約到所有人都參與會議時間很不容易，要怎麼樣才能善用這樣的時間，達到最好的成效，是每一個人都可以去學習的。
若團隊的成員對於會議是有一些怨言，或是有一些建議，但是沒有機會檢視會議流程，曹代鼓勵團隊創造一個空間討論「我們現在怎麼開會、我們未來希望會議變成什麼樣」，並且去看到這兩者間的差距，讓每一位團隊成員有共識：「我今天屬於團隊的一份子，我要怎麼協助我的團隊達成目標？」因為會議若是沒有成效，又花費很長的時間，大家還要留下來加班去把喪失的時間補足，這對每個人都是負擔。
女生都會被指派去做會議記錄？
不管是女性或是比較內向的人，或是你每次覺得你在會議都扮演同樣的角色，曹代會鼓勵不管你是成員或是主持人，可以挑戰一下大家做一些不一樣的事情，一方面不會讓團隊角色僵化，另一方面，當去做一個自己比較不擅長的角色的時候，這也會是對自己能力的一種訓練與伸展。
她也說到，會議記錄的重點包括「決策(Decisions)、行動方案(Tasks)，和學習(Learnings)，也就是大家一個月、兩個月以後還必需記得的事情」。因此，與其像逐字稿般的撰寫紀錄，不如在會議的最後五分鐘，讓全體與會人員一起確認決策、紀錄決策背後的原因、並把行動方案訂定下來，確認每個行動都有負責人和完成時間。
另外我們問到曹代給女性在會議中的建議，她分享：
女生有時候，常常想要發表一個想法的時候容易想很久，或者是會等到非得講的時候才講。
她會鼓勵大家，比你平常想要講的時候再快多一兩秒鐘把你的想法說出來，不要擔心太多別人會怎麼看、別人會怎麼想，因為只要你相信你的想法是有價值的，對於這個團隊就會有幫助，就值得被聽見。
在這集podcast裡面，曹代說明如何建立團隊，如何管理變革。我覺得有非常重要的一點是「每次會議的最後三到五分鐘，都要有決議與總結，取得這個會議的結論的共識後，才能有效率的繼續執行」。
非常開心能討論女性在團隊中的角色。希望各位能嘗試跟團隊成員溝通，輪流進行會議記錄、會議主持，好練習溝通、寫作與領導能力。
如果你喜歡這集的節目內容的話，歡迎收聽其他集數：
關於 20-20 Women Lead Podcast
20-20 Women Lead Podcast 是由Women Who Code Taipei志工團共同製作，CAREhER平台是我們的協力單位，希望能鼓舞科技女性勇於突破，逐漸消彌「科技業」兩性主管的比率差異。透過訪談，帶聽眾了解，正在踏出與眾不同一步的科技女性所作的事與心路歷程。在 2020 年前我們將訪問 10 位女性、製作成 10 集、20 分鐘的節目、在每月的 20 號發佈。希望能啟發科技女性，率先採用新的技術、設計嶄新的產品/服務、或創造新的模式。鼓勵女性勇敢踏出「與眾不同」的一步、接受挑戰。
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本集節目製作團隊：
主持人/Host：Yi-ying Chen
同訪成員/co-Host：Jane Shih
剪接/Editor：Rene Wang, Elisa Chang, Sydney Wolf
文字紀錄/Transcript：Rafeni Lee, Rae Chen, Lily Hsu, Jean Wang, Joy Kao
社群行銷/Marketing： Julia Liu, Vanessa Leung, Saviah
美術設計/Graphic Design：Anna Liu, Olivia Lin
