Ces outils online qui simplifient sacrément la vie des freelances et des PMEs

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Le digital nous a amené une pelleté d’outils puissants, accessibles et simples d’utilisation qui ont… bon, lâchons le mot : “transformé” notre manière de travailler.

Ces outils, les PMEs et freelances qui bossent de près ou de loin dans le web les connaissent bien. Ils s’en servent depuis des mois et ils n’envisagent surement pas de revenir en arrière : la vie avec eux est bien plus confortable et les bénéfices sont réels, que ce soit en efficacité, en productivité, en sécurité ou en performance.

Mais quand je sors 5 minutes de ma bulle et que je discute avec les vrais gens (ceux qui ne bossent pas forcément dans le digital), je me rends compte que la plupart de ces outils magiques sont inconnus dans les bureaux en dehors de notre secteur.

Voici donc ma sélection de 6 familles d’outils auxquels je pense que vous devriez vraiment vous intéresser (même si vous ne les utilisez pas) car ils facilitent la vie au bureau et pourraient devenir à terme des classiques de la vie professionnelle.

#1 Time tracking

Quoi : Un outil de time tracking permet de suivre, pendant la journée, le temps que vous passez sur chaque tâche, projet ou client.

Pourquoi : Je déteste l’idée d’être fliqué. Sérieusement. (Je n’ai pas de Facebook, j’utilise un VPN, et une tripotée d’autres méthodes qui ne vous regardent pas). Mais je le dis quand même : le time tracking est une bonne chose.

Le freelance sait combien de temps il dépense sur chaque client (comprenez “qui est rentable et qui consomme du temps sans ramener de beurre dans les épinards”).

Le manager repère les blocages et les tâches qui bouffent du temps à l’équipe.

N’importe qui peut aller voir son supérieur avec des arguments objectifs pour ne plus avoir à faire des tâches ingrates.

“Regarde, rien que sur cette semaine, j’ai été contraint de passer près de 9 heures sur [Insérer tâche sans valeur ajoutée sur laquelle ni vous ni votre boss ne voulez que vous perdiez du temps]”

Bref, les outils de time tracking donnent de la visibilité et de la data pour détecter les problèmes dans la gestion des tâches.

#2 Centralisation de documents

Quoi : Un espace où les équipes peuvent se partager des documents et collaborer dans leur édition.

Pourquoi : Je n’imagine pas retourner dans une entreprise ou une équipe qui se partage des documents éditables (word, excel, etc.) en se les envoyant par mail.

Les documents finissent par se croiser et alors impossible de savoir si vous avez bien la dernière version. Une seule personne à la fois peut travailler dessus. Pas de backup, pas d’historique des modifications apportées par chacun.

Bref, cauchemar. Cauchemar qui n’a plus lieu d’être en 2016 quand on voit les solutions disponibles aujourd’hui.

#3 Task board & Gestion de projet

Quoi : Une interface partagée pour se répartir les tâches, suivre leur avancement et collaborer.

Pourquoi : Un projet, c’est une myriade d’échanges par téléphone, par mail, en réunion, en se croisant dans un couloir. Tôt ou tard, il y a forcément une info ou une tâche qui passe à la trappe. Un quiproquo honnête ou de la mauvaise foi sur qui devait se charger de telle mission.

Avoir un espace de référence, simple, lisible où toutes les tâches (voire les documents clés) sont centralisés, c’est un gage de confort, de sécurité et d’efficacité.

Tiens, demandez-moi si j’envisage de bosser sur un projet où tous les échanges se font encore par mail.

Oui, c’est encore Han.

#4 Gestion de mots de passe

Quoi : Un coffre fort sécurisé qui contient tous les identifiants / mots de passe

Pourquoi : Personnellement ou professionnellement, nous croulons sous les mots de passe. Il faut en créer un nouveau pour chaque service, entité, outil, etc.

Deux solutions.

1/ Compromettre la sécurité en utilisant des mots de passe risqués, faciles à deviner, que vous allez probablement noter sur des post-it collés bien en évidence sur votre bureau.

2/ Ou utiliser un coffre fort numérique qui va retenir chaque mot de passe, les analyser en temps réel pour évaluer leur niveau de protection, remplir automatiquement les champs “connection” sur les sites, mémoriser les nouveaux identifiants à la première utilisation, générer des passwords sécurisés pendant la création de compte, permettre le partage de mots de passe entre équipes, etc.

#5 Chat interne

Quoi : Un outil de messagerie de groupe qui permet à une équipe d’échanger facilement.

Pourquoi : Pouvoir s’envoyer des messages simplement, se partager des infos, ou encore demander une validation sans développer une culture de l’interruption et du “j’ai besoin d’une info, je vais voir untel à son bureau, tant pis s’il est concentré sur autre chose”.

Et pour une équipe en remote working, c’est encore plus essentiel : le chat interne rassemble et relie les membres de l’équipe, leur permet de garder le contact.

Vigilance tout de même : il ne faut pas laisser s’installer une culture de la sur-disponibilité comme on peut en voir en open space. Si vous partez du principe que chaque membre de l’équipe doit pouvoir être interrompu à chaque seconde, vous allez tuer la productivité (voir #12 dans cet article).

#6 Visio-conférence

Quoi : Pouvoir organiser une visio-conférence depuis n’importe quel smartphone ou ordinateur doté d’une webcam.

Pourquoi : On est d’accord, il y a certaines discussions qui ne peuvent se faire qu’en personne et que la visio-conférence ne peut pas remplacer.

Mais ce n’est pas une raison pour laisser s’installer la réunionnite aiguë ou pour imposer le format “Réunion en personne” à chaque interaction.

Aujourd’hui, le débit moyen de connection internet et des équipements standards (Un smartphone ? Une webcam à 15 € ?), couplés à ces nouveaux services, permettent d’organiser en quelques minutes une visio-conférence (lorsqu’une réunion est vraiment nécessaire).

#Bonus : Plus tous ces outils qui ne rentrent dans aucune famille

Par exemple Wisestamp qui permet d’harmoniser les signatures de votre équipe et d’ajouter dynamiquement vos dernières actualités ou publications dans la signature d’email de vos collaborateurs.

Ou encore Typeform avec lequel n’importe qui peut mettre en ligne rapidement un formulaire ou un questionnaire élégant et intuitif. Ou Doodle pour trouver rapidement un créneau disponible pour chaque participant afin d’organiser la prochaine réunion. Ou Charlie qui va, avant la réunion, collecter toutes les infos online sur votre interlocuteur et vous les envoyer par mail.

Là ou je veux en venir, c’est que le digital nous propose de plus en plus d’outils qui simplifient réellement la vie.

Il ne s’agit pas de sauter sur chaque nouveau gadget qui fait son apparition. Ou de se ruiner en cumulant des abonnements à des services que l’on ne rentabilisera pas… Mais je pense que, d’un point de vue professionnel, il est plus utile que jamais de rester à l’affût des nouveaux services qui débarquent chaque jour.

(Et puisqu’on en parle, si vous en avez un à recommander, n’hésitez pas à l’indiquer en commentaire)


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