El flow en los equipos

Procesos y rituales de los equipos superproductivos

Las organizaciones más productivas son aquellas que favorecen que los trabajadores del conocimiento estén “enchufados” o en flow sin sufrir interrupciones. El entorno en el que las personas desempeñan su trabajo es determinante sobre la productividad de las organizaciones pero no es el único elemento a tener en cuenta, en cualquier grupo de personas surgen procesos y rituales que evolucionan con el tiempo. Para DeMarco y Lister en los equipos que “cuajan” (jelled teams) la suma del conjunto es mayor que las sumas de las partes, son equipos con un propósito claro y orientados a metas comunes. Recordemos que los mejores equipos son capaces de superar la productividad de los peores en un factor de 10:1. En esta entrada vamos a revisar algunos de los factores determinantes de la productividad de los equipos en función de su capacidad de estar “en flow”.

Las reuniones

Las reuniones son el mayor robatiempos en el día a día. En la red hay mucha literatura sobre cómo hacer reuniones productivas que puedes explorar, si no quieres profundizar al menos ten en cuenta las siguientes:

1. Valora si la reunión es realmente necesaria y no se puede resolver de otra forma. Una reunión improductiva de una hora a la que asisten 10 personas supone al menos 10 horas de trabajo perdido.
2. Debe tener un propósito claro y conocido por todos los asistentes.
3. Invitar sólo a las personas que sea realmente necesario intentando minimizar las comunicaciones posteriores.
4. La convocatoria debe incluir el propósito, los participantes, el lugar, la hora de inicio y fin, la agenda y los tiempos de cada punto, así como cualquier otra documentación relacionada necesaria para los puntos a tratar.
5. Convocar con suficiente tiempo de antelación y tener en cuenta las agendas de los participantes. Evitar fragmentar las jornadas laborales respetando las horas más productivas, por ejemplo convocando al inicio o al final de la mañana o de la tarde.
6. Establecer el lugar en la convocatoria para no generar nuevas comunicaciones. Debería ser un lugar aislado del resto de personas ajenas a la reunión para no molestarlos y con el material necesario para la reunión. Qué menos que una pizarra y rotuladores.
7. Durante el desarrollo de la reunión es importante que el grupo no se desvíe del propósito de la reunión, se ciña a los tiempos establecidos y se desarrolle en un marco cordial de respeto. A tener en cuenta:
8. Evitar distracciones como ordenadores o teléfonos móviles.
9. Centrarse en la reunión. Por ejemplo en Amazon se establece un primer punto donde cada participante en silencio lee la documentación introductoria y pone foco en la reunión.
10. Evitar powerpoints. Son el diablo.
11. La facilitación gráfica puede ayudar a mejorar la comprensión de cada punto.
12. Es conveniente identificar uno o varios facilitadores.
13. Finalizar con un resumen con las conclusiones y un plan de acciones concretas a realizar identificando qué se va a hacer, cuándo y quién, y decidir cómo se va a realizar el seguimiento del mismo. Visualizar dicho plan en una pizarra ayuda a que todos los asistentes salgan con la misma foto.
14. Tras la reunión enviar el resumen a todos los asistentes.

Preparar una buena reunión requiere trabajo y seguir una estructura establecida ayuda. Las Reuniones Tácticas en Holacracia están claramente estructuradas para ser ejecutivas. Scrum establece claramente el propósito y los asistentes a los eventos de Planificación del Sprint, Reunión Diaria, Revisión del Sprint y Retrospectiva del Sprint. Kanban explícitamente no prescribe reuniones, aunque la comunidad ha adoptado una serie de ellas también llamadas cadencias con diferentes propósitos (Replenishment Meeting, Daily Kanban,Service delivery meeting, … ).

Los managers no necesitan el mismo nivel de flow

Si eres un manager necesitas preguntar, comunicar, responder, o incluso hacer coaching a otras personas. Vives en la interrupción. Los momentos en los que requieres concentración son más cortos y el tiempo total menor. No puedes dejar que tu actividad afecte a otros compañeros que sí necesitan alcanzar estados de flow. De hecho, tu función principal como manager debería ser que los otros pudiesen estar enchufados el mayor tiempo posible. Si tu actividad como manager perjudica al resto, plantea moverte a un espacio donde no molestes o donde haya otras personas que como tú trabajan en modo interrupción.

Rituales programados para la comunicación

Deja claro el propósito del ritual. Fija hora, lugar, duración y periodicidad. No generes ruido innecesario. El coste de organizar reuniones periódicas es muy inferior, si no te lo crees prueba a cambiar una reunión de hora o lugar, seguro que desencadena una ola de emails por problemas de agenda, contrapropuestas, etc. Simplifica, no te conviertas en un generador de caos. Un buen ejemplo de comunicación efectiva en un equipo es la daily meeting en Scrum.

Time boxing

“El trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para que se termine” — Ley de Parkinson

Toda reunión o evento debe tener hora de inicio y de fin conocidas con antelación por todos los participantes. Es muy importante no rebasar la hora límite y respetar el tiempo establecido. El objeto del time-box es que los participantes se enfoquen en el propósito de la reunión y aprovechen el tiempo disponible.

El teléfono

El timbre de llamada es capaz de romper la concentración de cualquiera incluso en salas separadas por paredes. Gracias a que los móviles permiten silenciar el tono de llamada estas interrupciones son cada vez menos frecuentes, aunque no lo es tanto el hecho de responder a llamadas o incluso llamar a alguien desde la misma sala donde hay otros compañeros trabajando. Algunas ideas:

• Habilitar espacios aislados para llamadas telefónicas y no atender la llamada hasta estar en ellas
• Preguntarse antes de llamar si realmente requieres la inmediatez que ofrece el teléfono antes de interrumpir a alguien en el trabajo o lo puedes resolver por otro canal menos disruptivo
• Separar a las personas que requieren flow de las que hacen un uso frecuente del teléfono como los managers.

El correo electrónico y los chats

Las notificaciones de las aplicaciones de chat (Teams, Slack, Skype, Whatsapp…) y del correo electrónico han reemplazado al teléfono como fuente principal de interrupciones en el trabajo diario. La mayoría de mensajes que recibimos en la jornada laboral son de otros compañeros de trabajo. Además, en oficinas abiertas se incrementa su uso hasta en un 70% en detrimento de la comunicación cara a cara.

¿Qué podemos hacer para minimizar el impacto de estas herramientas?

• Desactiva todas las notificaciones. T-O-D-A-S.
• Consultar estas herramientas, incluido el correo, sólo 2 o 3 veces al día, por ejemplo al comienzo y al final de la jornada.
• No consultarlas fuera del horario laboral. No hay nada tan urgente que no pueda esperar hasta mañana.
• No copies. Incluye sólo a los que tengan algo que decir como destinatarios.
• Muerte al FYI (For Your Info) o Para Tu Información. No reenvíes a nadie un correo por quedar bien, porque alguien esté al tanto o por cualquier otro motivo, si esa persona quiera estar informada, que pregunte. Seguro que ya tienes sus canales.
• Adoptar el silencio como consentimiento evita emails innecesarios, si alguien tiene algo que objetar que lo diga.
• Un hilo con más de tres o cuatro mensajes es un debate, plantéate si es más efectivo el cara a cara.

Cada canal tiene su tempo. El teléfono es inmediato y por tanto útil para comunicaciones urgentes. Los chats son casi inmediatos y permiten al receptor consultarlos bajo su criterio, si se desactivan las comunicaciones permiten un nivel alto de concentración. Por su parte el correo electrónico tiene en la mayoría de casos el status de “herramienta oficial” y se usa para comunicaciones importantes. Si se requiere debate o discusión no hay nada como el cara a cara.

Equipos distribuidos

Si te estás planteando formar equipos distribuidos en varias localizaciones, no lo hagas. Si ya tienes o estás en un equipo distribuido, replanteatelo. En serio, el ahorro de tener equipos distribuidos es mucho menor que el coste de no tenerlos juntos. La productividad obtenida de la eficiencia y eficacia de la comunicación en equipos que comparten espacio supera con creces a los ahorros de disponerlos en distintas localizaciones. Si aún no te lo he quitado de la cabeza, además de tener en cuenta todo lo anterior, considera:

• Realizar las reuniones siempre con video, ayuda a concentrarse en la reunión e impide la procrastinación.
• Usar herramientas y repositorios de información que permitan compartir información y editarla simultáneamente por todo el equipo.
• Establecer un horario mínimo para compartir el tiempo entre las personas del equipo puede mejorar la velocidad de la comunicación.
• Establecer cómo y cuándo interrumpirse, por ejemplo con franjas de tiempo libres de interrupciones o con estados en las herramientas de comunicación.
• Facilitar la creación de vínculos emocionales fuertes entre las personas, por ejemplo mediante canales de comunicación no relacionados con el trabajo o con actividades presenciales cada cierto tiempo.

Elegir cómo comunicarse dentro de un equipo y con los demás equipos depende de los actores de la comunicación: las personas. Las prácticas que valen a un equipo no tienen porqué servir a otro. Los equipos tienen que ser conscientes de cómo se comunican dentro y fuera del equipo. Revisar periódicamente cómo es la comunicación con los demás y qué canales usa el grupo puede suponer un cambio importante en su productividad, por lo que probar y experimentar nuevos canales o prácticas en la comunicación debería formar parte de su proceso de mejora contínua.