Fattura elettronica: la guida completa
Tutto ciò che devi sapere per gestire la fatturazione elettronica
Novità per aziende e professionisti
Dal 1° gennaio 2019, le imprese e i professionisti, a prescindere dalla natura giuridica o dalle dimensioni, dovranno emettere obbligatoriamente le fatture elettroniche e trasmetterle ai soggetti interessati tramite il Sistema Di Interscambio (SDI). Allo stesso modo riceveranno le fatture dai propri fornitori.
Anche le fatture emesse nei confronti di un privato dovranno essere prodotte in formato digitale (file XML) e recapitate allo SDI oltre ad essere consegnate al soggetto interessato in versione digitale (es., file pdf) o cartacea.
Esclusione dall'obbligo:
- soltanto i Contribuenti Minimi o Forfettari rimarranno esclusi dall'obbligo di emissione della fatturazione elettronica verso altre imprese o consumatori, ma continueranno ad avere obbligo di predisporre le fatture elettroniche per le Pubbliche Amministrazioni
- altrettanto verranno escluse dall'obbligo le operazioni da e verso estero
E le fatture cartacee ?
Le fatture emesse nel formato cartaceo saranno considerate infatti come non emesse. Cosi saranno considerate come non emesse anche le fatture elettroniche non trasmesse attraverso lo SDI.
Importante ricordare che non cambiano le regole di fatturazione attualmente in vigore (dettate dal D.P.R. n. 633/72). Quello che cambia in modo sostanziale è il processo di emissione, trasmissione e ricezione di fatture.
La fatturazione elettronica non richiede alcun accordo preventivo tra soggetto emittente e soggetto ricevente
Terminologia
Prima di scendere nel contenuto specifico della fatturazione elettronica proviamo a chiarire alcuni termini diffusi che utilizzeremo anche noi in questo articolo
Fattura elettronica: documento prodotto in formato digitale (file XML) secondo gli standard stabiliti dalla legge
XML (eXtensible Markup Language): linguaggio informatico che consente di strutturare e controllare i contenuti in un documento elettronico
SDI: Sistema di Interscambio, gestito dall'Agenzia delle Entrate, in grado di:
- ricevere le fatture elettroniche sotto forma di file XML
- effettuare i controlli sui dati inseriti
- inoltrare le fatture ai destinatari
Fatturazione B2B: fatturazione da impresa / professionista verso impresa / professionista
Fatturazione B2C: fatturazione da impresa / professionista verso un consumatore finale
Fatturazione PA: fatturazione verso pubblica amministrazione
Cos'è la fattura elettronica
La fattura elettronica è un file con specifiche caratteristiche e contenuti:
- realizzato in formato XML in linea con i requisiti di legge
- potenzialmente sottoscritto con la firma elettronica (non obbligatorio)
- contenente il codice identificativo (per le Pubbliche Amministrazioni) o codice destinatario / PEC per altri soggetti
- contenente tutte le informazioni obbligatorie di una fattura “cartacea” — vedi articolo “Fattura: guida completa per iniziare a fatturare”
Inoltre, nel caso delle fatture elettroniche emesse verso Pubbliche Amministrazioni nel file XML deve essere riportato:
- codice identificativo di gara (CIG)
- codice unico di progetto (CUP), nel caso di fatture relative ad opere pubbliche, interventi di manutenzione straordinaria o finanziati da contributi comunitari
Tali codici possono essere desunti dai contratti sottoscritti.
E imposta di bollo?
Non essendo materialmente possibile applicare la marca da bollo su una fattura elettronica, si dovrà procedere ad un versamento cumulativo annuale della suddetta imposta (entro il 30 aprile dell’anno successivo a quello di emissione)
Vediamo un esempio di parcella di un professionista iscritto alla cassa previdenziale e soggetto a ritenuta a d’acconto:
Fattura elettronica in formato XML:
Contenuto in un formato leggibile per facilitare la lettura
Come si emette la fattura elettronica
Per emettere una fattura elettronica è necessario crearla in formato XML e trasmetterla tramite il Sistema di Interscambio (SDI), utilizzando un apposito software di fatturazione.
E’ importante ricordare che la fattura elettronica si considera emessa ai fini di legge solo nel momento in cui viene rilasciata specifica ricevuta dallo SDI:
- ricevuta di consegna: nel caso della trasmissione al destinatario con esito positivo
- notifica di mancata consegna: nel caso della trasmissione al destinatario con esito negativo a causa dei problemi tecnici del canale. In questo caso lo SDI rende disponibile al destinatario la fattura elettronica nella sua area riservata del sito dell’Agenzia delle Entrate. Si consiglia al mittente di informare il proprio cliente che la fattura emessa è disponibile in tale area
Se la fattura elettronica non supera gli specifici controlli dello SDI, viene scartata, prima di essere trasmessa al destinatario. Si tratta in sostanza delle verifiche tecniche:
- integrità del documento e unicità del file trasmesso
- la conformità del file XML rispetto alle specifiche tecniche previste dalle normative
- validità della firma digitale, se presente
- corretta compilazione dei campi richiesti
- altri controlli tecnici
La stessa fattura si considera non emessa con conseguente necessità di correggere l’errore e rinviarla nuovamente.
La ricevuta di scarto è recapitata dallo SDI al soggetto trasmittente entro 5 giorni dal momento della ricezione dallo SDI.
Le correzioni di eventuali errori di fatturazione nelle fatture elettroniche emesse (es, importi articoli, aliquote, etc.) dovranno essere gestite con emissione di note di variazione (stesso procedimento di emissione di fatture elettroniche)
Fatture emesse verso Pubbliche Amministrazioni
Come abbiamo già visto, per emettere le fatture elettroniche verso PA, è necessario avere il relativo codice identificativo del destinatario.
Generalmente le PA comunicano ai propri fornitori tutti i dati necessari per l’emissione delle fatture elettroniche. Tuttavia è possibile consultare il sito web dell’indice delle Pubbliche Amministrazioni www.indicepa.gov.it.
Vediamo insieme ad esempio come recuperare i dati dell’ufficio di Informatica e quello di Istruzione del comune di Pavia:
1. Nella homepage del sito www.indicepa.gov.it cerchiamo “Comune di Pavia”
2. Nella pagina che si apre dopo aver cliccato “Cerca”, selezioniamo icona evidenziata in rosso in riferimento al Comune di Pavia
3. Nella successiva pagina troviamo gli identificativi degli enti e uffici interessati, in particolare per ciascuno di essi, il “Codice Univoco ufficio” necessario al recapito telematico delle fatture elettroniche
Fatture elettroniche emesse verso imprese — Fatturazione B2B
Anche nel caso di fatture elettroniche verso imprese, è necessario avere il relativo codice identificativo del destinatario o della PEC, che in sostanza costituiscono l’indirizzo telematico al quale il soggetto interessato intende ricevere le fatture elettroniche.
E’ il compito di ciascun titolare di partita IVA, comunicare ai propri fornitori il codice destinatario o la PEC tramite i quali ricevere le fatture.
Il codice destinatario è formato da 7 caratteri (ad esempio, il codice univoco utilizzato da tutti i clienti Scriby è XABXS1D)
Il destinatario può scegliere di farsi ricapitare le fatture elettroniche, sempre tramite lo SDI, all'indirizzo PEC. In questo caso sarà costretto a monitorare continuamente la propria PEC.
Fatture elettroniche emesse verso consumatori finali — Fatturazione B2C
Nel caso in cui la fattura sia emessa nei confronti di un consumatore finale (privato), l’impresa dovrà comunque predisporla in formato elettronico ed inviarla allo SDI.
In questo caso specifico il codice destinatario sarà valorizzato con “0000000” e la fattura elettronica verrà depositata dal sistema in apposita area web dell’Agenzia delle Entrate.
Inoltre, al consumatore dovrà essere consegnata anche una copia cartacea o digitale (es., file pdf) della fattura emessa.
La stessa soluzione può essere adottata nei confronti dei Contribuenti Minimi o Forfettari
Data di emissione della fattura elettronica
La data di emissione della fattura elettronica corrisponde a quella che in fattura cartacea definiamo come “Data documento” e viene riportata nel campo “Data” della sezione “Dati generali” del file XML.
Non si tratta di “Data di trasmissione” allo SDI, tuttavia la “Data del documento” non potrà mai essere posteriore alla data di trasmissione.
Le fatture immediate dovranno essere inviate allo SDI entro le 24 ore del giorno di emissione.
Le fatture differite dovranno essere emesse entro il giorno 15 del mese successivo a quello di effettuazione dell’operazione
Data di ricezione della fattura elettronica
Nel caso di avvenuto recapito:
Se il recapito della fattura elettronica al destinatario va a buon fine, lo SDI inoltra al mittente la ricevuta di consegna che contiene al suo interno la data di ricezione della fattura elettronica. Gli stessi dati sono visibili anche al soggetto destinatario.
La data di ricezione è rilevante ai fini della registrazione contabile e della detrazione IVA.
Nel caso di mancata consegna:
Diversamente, se non è stato possibile recapitare la fattura elettronica al destinatario, lo SDI inoltra al mittente una ricevuta di mancata consegna e deposita la fattura nell'area del sito dell’Agenzia delle Entrate riservata al soggetto destinatario.
In questo caso, la data ai fini della registrazione contabile è quella in cui il soggetto destinatario prende visione della fattura.
Nel caso di contribuenti esonerati:
Per i contribuenti Minimi e Forfettari e consumatori finali, la data di ricezione è considerata la data in cui il documento è stato messo a disposizione nell'area del sito dell’Agenzia delle Entrate riservata al soggetto destinatario.
Conservazione delle fatture elettroniche
Le fatture elettroniche devono essere conservate obbligatoriamente in forma digitale.
Tale obbligo ricade sia su soggetti mittenti (fatture del ciclo attivo) che destinatari (fatture del ciclo passivo).
La conservazione delle fatture deve essere effettuata entro tre mesi dal termine di presentazione della dichiarazione dei redditi per l’anno di riferimento. In altre parole, il termine ultimo di conservazione è il 30 dicembre dell’anno successivo a quello di emissione / ricezione della fattura.
Le fatture elettroniche vanno conservate digitalmente per almeno 10 anni.
E’ possibile usufruire del servizio di conservazione gratuito messo a disposizione dall'Agenzia delle Entrate.
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Scriby Srl è una startup tecnologica (100% italiana), nata per semplificare la fatturazione e la gestione delle spese, aiutando micro-imprese e professionisti a risparmiare tempo e denaro.
L’ ispirazione per Scriby è nata in un pomeriggio del 2017 dalla riflessione del fondatore (appassionato di programmazione e di nuove tecnologie) su come aiutare milioni di micro imprese Italiane che si trovano a gestire la fatturazione e gli acquisti. Da quel pomeriggio, in meno di un anno, è stata rilasciata la prima versione dell’ applicazione web.
Scriby vuole mettere a disposizione dei suoi utenti la tecnologia per quello che dovrebbe essere: non un ulteriore problema da risolvere, ma un aiuto efficace e facile da utilizzare.
Ogni minimo dettaglio del software Scriby viene sviluppato, mettendo sempre al primo posto il bisogno dei Clienti e cercando di soddisfarli.
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