Comment animer des ateliers collaboratifs efficaces
Lorsque l’on est Product Owner, Business Analyst ou Product Manager, nous avons souvent le réflexe d’organiser des réunions “silos”. On commence avec le Métier, puis avec les experts IT et enfin avec l’équipe de développeurs, testeurs et OPS. Il y a plusieurs raisons à cela :
La disponibilité des personnes,
L’assurance que ce qui se sera dit n’arrivera pas aux oreilles du Métier,
Avoir du temps pour communiquer les bonnes, comme les mauvaises nouvelles,
Eviter le choc entre deux univers : le Métier VS la Tech. Fight! Vous comprenez, ils risqueraient de ne pas se comprendre et de saboter la réunion.
Mais, décider de ne pas faire d’atelier collaboratif, c’est se risquer à :
Perdre de l’information d’un bout à l’autre de la chaîne,
Ne pas se comprendre, chacun ayant son propre vocabulaire,
Avoir un rôle de messager entre le métier et l’équipe en cas de questions,
Perdre du temps entre les envois de questions et de réceptions de réponses, ainsi que pour les prises de décisions,
Développer mais sans vision globale et sans objectif partagés.
Nous allons vous proposer quelques tips pour vous mettre en confiance pour vous lancer !
Tout d’abord, un sujet simple pour s’entrainer
Commencez par des sujets simples, en vous faisant aider d’un facilitateur (un pair, un Scrum Master …). Puis, peu à peu, à force d’animer, vous monterez en compétence et pourrez traiter des sujets plus complexes.
Embarquez l’équipe dès votre invitation
Le Canvas de facilitation
Voici un outil efficace pour la préparation d’un atelier : le Canvas de facilitation qui permet de se poser les bonnes questions pour se lancer.
Pour en savoir plus : Comment bien préparer vos atelier ? | by Silvere Duval | Medium
Peaufiner l’agenda dans votre invitation
Définissez le sujet et surtout l’objectif de la réunion pour bien embarquer vos invités et pour savoir ce que l’on attend d’eux.
« Rassembler les personnes qui connaissent les questions à poser et celles qui connaissent les réponses. » — Domain Driven Design
Le choix outil de collaboration visuelle
Choisissez bien votre outil de collaboration visuelle dont vous devrez maitriser les bases afin d’éviter de gérer aussi le stress de manipulation pendant l’atelier.
Le jour J est enfin arrivé !
On démarre l’atelier par des règles du jeu
Tout d’abord, vérifier que tout le monde se connait. Dans le cas contraire, un court tour de table est nécessaire. Puis , pour embarquer les invités, n’hésitez pas à :
Expliquer le contexte,
Redonner l’objectif de l’atelier. Le pourquoi les invités sont autour de cette table (même virtuelle),
Indiquer ce qui est attendu à la fin de l’atelier (un document, une prise de décision …),
Préparer un cadre de confiance (respect de la parole, pas de critique, être factuel …),
Stop aux jargons ! Partageons un vocabulaire commun en donnant une définition aux termes inconnus.
Pendant l’atelier
Des tips qui vous seront utiles :
- En tout premier lieu : mettez de la bonne humeur et beaucoup de dynamisme ! Ce sont 2 points essentiels pour que l’atelier fonctionne,
- Testez le mode brainstorming, à savoir, dans un premier temps, chacun écrit de son côté, puis, dans un second temps, on rassemble et on partage nos réflexions. Très efficace pour faire participer tout les invités,
- Testez l’Elevator Pitch pour expliquer le sujet. Cela se marie très bien avec le mode Brainstorming,
- Animer à 2, c’est mieux ! Pour garder du rythme et de la fluidité. L’un anime, l’autre écrit et met en forme sur le tableau. Et en cas de fatigue (et cela arrive souvent), vous pourrez échangez vos rôles,
- Limitez vous à des ateliers de 1h30 maximum. Au-delà, vous risquez de transformer vos invités en zombies,
- Tout écrire ! Beaucoup d’infos importantes sortent de discussions et sont, hélas, perdues. Aussi conservez-les et n’oubliez pas non plus de noter les questions !
- Laissez les idées sortir. Vous aurez bien le temps de les prioriser dans un second temps. Cependant, canalisez tout de même les échanges pour éviter d’aller trop dans le détail. N’oubliez pas que vous avez un objectif à tenir,
- Repérez les personnes qui ne parlent pas et posez-leurs des questions “Qu’en penses-tu ?”, “Vois-tu autre chose à ajouter ?”. Sorties de leur silence, elle peuvent aussi apporter beaucoup de valeur !
- Restez focus sur le problème pour bien le comprendre. Ne partez pas directement sur la solution, même si cela vous démange !
“Si j’avais une heure pour résoudre un problème, je passerais cinquante-cinq minutes à définir le problème et seulement cinq minutes à trouver la solution.” — Albert Einstein
Et à la fin de l’atelier ?
- Vérifiez ensemble que l’objectif a été atteint. Dans le cas contraire, demandez aux participants de réfléchir sur des actions pour l’atteindre,
- Définissez ensemble les prochains rendez-vous,
- Finissez par un ROTI. Un feedback à chaud, c’est idéal pour progresser et s’améliorer !
En conclusion
Lancez-vous! Vous verrez les bénéfices rapidement. Et puis, c’est en testant et en faisant des erreurs que l’on apprend.
Pour les plus expérimentés, n’hésitez pas à penser “Out of the box” pour accroitre la créativité de vos participants ! Par exemple, demandez-leur de réfléchir sur les émotions de l’utilisateur sur un nouveau parcours Web …
Quelques exemples d’ateliers collaboratifs
Le Story Mapping : Le guide étape par étape pour animer un atelier de Story Mapping | by Silvere Duval | Just-Tech-IT | Medium
L’Event Modeling : Co-construction : l’Event-Modeling l’outil miracle | by Benjamin Seillier | Just-Tech-IT | Medium
