Comment préparer un cadrage efficace

9 min readJan 24, 2024

Qu’est-ce qu’un cadrage ?

Le cadrage est une phase clé d’un projet avant le démarrage du développement. Il s’agit d’une période, courte et itérative de préférence, permettant de :

Définir et comprendre la problématique à traiter,
Définir les enjeux et les risques à ne pas faire,
Définir des objectifs et les indicateurs de réussite lorsque les futures fonctionnalités auront été déployées (vous savez, les fameux OKR),
Remonter et gérer au plus tôt des risques techniques, fonctionnels, humains …
Prioriser,
Préparer une vision et une roadmap,
Avoir une estimation budgétaire,
Proposer une ou des solutions techniques.

Et surtout, cela permet de décider, Métier et IT, si les conditions sont requises pour lancer le Delivery !

Pour en savoir plus : Les OKR, la boussole de vos projets | by Silvere Duval | Dec, 2022 | Medium

Mais, comment avoir un cadrage efficace ?

Imaginons que vous ayez fait l’acquisition d’une maison avec un jardin qui n’a pas été entretenu depuis longtemps. Comment allez-vous procéder ? Allez-vous vous lancer directement sur la tondeuse n’importe où dans votre jardin, ou allez-vous couper et avancer progressivement pour vous frayer un chemin pour arriver jusqu’à votre objectif : votre maison ?

Et bien, voici quelques tips pour que votre cadrage soit le plus efficace possible.

Un cadrage macro pour prioriser, des cadrages micros pour développer

Avoir une vision globale pour définir des objectifs et une priorisation au lieu de se lancer tête baissée dans des études détaillées (… et dans le défrichage).

Le but essentiel d’un cadrage est de réduire progressivement l’incertitude sur un projet (cf. schéma sur le cône d’incertitude).

Avec le Cycle en V, on cadrait la totalité d’un sujet pour se sécuriser, en prenant des hypothèses qui resteraient à confirmer au moment du développement, c’est à dire après quelques mois d’attente.

En Agilité, nous cherchons à cadrer le projet de façon itérative et incrémentale, en priorisant les sujets à plus forte valeur ajoutée afin de :

Vérifier au plus tôt nos hypothèses,
S’adapter rapidement pour répondre aux changements.

Nous démarrerons alors par un cadrage macroscopique pour “défricher” la problématique, puis pour connaitre les enjeux, des estimations, un début de solution technique et des risques.

On l’appelle “macroscopique”, car nous définirons un ensemble de fonctionnalités, en grosse maille, sans les aborder en détails. Ensuite, nous les prioriserons en fonction de leurs valeurs pour avoir une Roadmap pour les traiter par itération. Donc, pas la peine d’avoir un cadrage macro qui dure des mois.

Puis, dans un second temps, nous “zoomerons” de façon itérative et méthodique sur les fonctionnalités les plus prioritaires pour :

Les cadrer de façon plus détaillées,
Prioriser les solutions qui en ressortent,
Développer.

Et ainsi de suite, jusqu’au moment où la solution implémentée sera suffisante pour répondre à la problématique initiale ou si un sujet plus prioritaire arrive.

Pour en savoir plus : Et si la maturation d’un problème utilisateur se rapprochait du concept du Design Thinking | by Silvere Duval | Medium

Est-ce le bon moment pour lancer le cadrage ?

Et si vous ajoutiez avec votre Métier un niveau de maturité des sujets. Cela vous aidera sûrement à prioriser les fonctionnalités les plus mûres pour le cadrage. Un sujet peut être prioritaire, mais finalement pas encore réfléchi.

Prioriser pour éviter le gaspillage et apporter de la valeur au plus tôt

Pourquoi passer du temps à défricher à la tondeuse un bout sans intérêt de son jardin, alors que l’on ne peut même pas accéder à sa maison ?

L’équipe et le Métier se concentreront en premier lieu sur les fonctionnalités qui apporteront de plus de valeur à l’utilisateur final et au plus tôt, dans le but de :

Avoir un retour sur investissement rapide : Développer a un coût, aussi, autant rentabiliser au plus tôt les fonctionnalités en les rendant disponibles,
Vérifier nos hypothèse : Les fonctionnalités remportent-elle un franc succès ? Va-t-on dans la bonne direction ?
Etre flexible en changer de cap rapidement si nos hypothèses étaient fausses : Les fonctionnalités ne sont pas utilisées, peut-être faudra-t-il revoir nos solutions pour qu’elles répondent aux problématiques.

Un cadrage en Cycle en V n’aurait pas permis cette souplesse “Agile”. Nous aurions dû :

Attendre des mois avant la fin totale des développements pour vérifier nos hypothèses,
Et si nos hypothèses n’étaient pas bonnes, faire un lot suivant avec le risque d’un surcoût, d’une dette technique et d’une démotivation des équipes.

En Agilité, on veille à se concentrer d’abord sur les sujets prioritaires qui répondront à notre problématique, puis de passer progressivement aux sujets moins essentiels.

Pour en savoir plus : Comment éviter le gaspillage dans vos projets ? | by Silvere Duval | Just-Tech-IT | Medium

La frugalité comme leitmotiv

“Le mieux est l’ennemi du bien.” — Proverbe du XVIIIème siècle.

Dans vos cadrages, n’oubliez pas de penser à la frugalité de vos solutions pour favoriser la simplicité, la durabilité et la réduction des gaspillages.

On pensera à ne développer que des fonctionnalités utiles, utilisable et utilisées.

Bien embarquer ses participants

Vous voulez vous lancer dans le nettoyage de votre jardin. Mais, de qui avez-vous besoin, pour combien de temps et pour quel budget ?

Pour bien embarquer les futurs intervenants dans cette étape de cadrage, il est nécessaire de leur envoyer des informations essentielles :

Le sujet,
Les intervenants avec qui va émettre une décision (budgétaire, fonctionnelle, technique …)?
Les livrables attendus en début (études de marché, retours utilisateurs …) et fin de cadrage (fonctionnalités priorisées, roadmap …),
Le budget,
Le délai et le planning avec les dates d’intervention pour chaque participant.

Un conseil : Demandez la disponibilité de vos contributeurs et de vos Métiers sur votre projet. N’oubliez pas qu’ils ne seront pas à 100% sur vos sujets. Aussi, écoutez-les et adaptez vos ateliers en fonction.

Le One Pager de lancement de cadrage

Il est possible de faire cette communication sous forme d’un “One pager de lancement de cadrage”.

Pour un cadrage efficace, pensez-le comme un parcours utilisateur : Le confort de vos participants est à privilégier !

Un des points essentiels pour un cadrage efficace est de permettre aux participants de s’organiser pour être disponibles aux différents ateliers.

Le board des dépendances et adhérences

Vous pouvez aussi “hacker” le board des dépendances et adhérences, très utilisé en PI Planning sur SAFe, en l’adaptant à vos besoins. Il pourra être utile pour le bon déroulement du cadrage, en indiquant, par exemple, l’importance de réceptionner certains documents avant de lancer toute autre étape.

Un document n’est pas livré en temps et en heure ? En un coup d’oeil, on peut constater l’effet boule de neige : un retard du cadrage, indisponibilité des participants, etc.

Des ateliers adaptés et collaboratifs

Choisir les outils adaptés pour un défrichage efficace de son jardin. Par exemple, au démarrage, on ne cherchera pas la précision du sécateur.

Il existe différents types d’ateliers, tels que le Story Mapping, l’Event Storming ou l’Event Modeling pour le cadrage.

N’hésitez pas à vous renseigner auprès d’autres équipes pour avoir leurs feedbacks sur leurs outils et pour vous aider à les animer !

Dans tous les cas, pour être efficaces, il faut ab-so-lu-ment que vos ateliers soient collaboratifs, en regroupant, dans une même réunion, le Métier, les développeurs, les testeurs, les OPS, les contributeurs … et cela au plus tôt pour qu’ils puissent :

Echanger, partager,
Poser des questions et y répondre,
Avoir le même vocabulaire,
Réfléchir à la faisabilité des solutions,
Remonter des risques au plus tôt.

Aussi, quelques conseils si vous voulez vous lancer :

Veillez à “rassembler les personnes qui connaissent les questions à poser et celles qui connaissent les réponses.” — Domain Driven Design. Cela vous évitera de perdre du temps,
Restez focus sur le périmètre que vous cadrerez. Il est très facile d’être embarqué sur des discussions qui touchent des sujets non prioritaires et qui “pollueront” vos ateliers.

Dans ma boite à outils, j’utilise principalement :
- Le Story Mapping pour des parcours complexes à mettre en place,
- L’Event Modeling pour des évolutions dans des parcours existants ou pour des fonctionnalités qui seront développées dans les prochaines semaines,
- Les premières bonnes pratiques du livre de Frédéric Bordage “Ecoconception WEB, les 115 bonnes pratiques”,
- Le référentiel Ecoconception : Référentiel général d’écoconception de services numériques (RGESN) — Numérique écoresponsable (numerique.gouv.fr)
- Le référentiel Accessibilité Numérique : How WAI Develops Accessibility Standards through the W3C Process: Milestones and Opportunities to Contribute | Web Accessibility Initiative (WAI) | W3C

Pour en savoir plus : Comment animer des ateliers collaboratifs efficaces | by Silvere Duval | Medium

Votre cadrage est terminé. Et si l’on se faisait une Rétrospective ?

Comme toute amélioration continue, une rétrospective avec les participants du cadrage est essentielle pour :

Faire un bilan : comment s’est déroulée la période de cadrage ?
Trouver des axes d’amélioration pour optimiser et rendre plus efficace de futurs cadrages (amélioration de la collaboration, de la communication, de son animation …).

En conclusion

“Done is better than perfect.” — Inconnu.

Dans un atelier de cadrage, on a toujours tendance à aller plus loin et à sauter des étapes. Pourtant, pour un cadrage efficace, il est essentiel de rester concentré sur le sujet à traiter et de prioriser. Tout cadrer est une perte de temps, mettre l’effort sur ce qui va apporter de la valeur voilà tout l’intérêt d’un cadrage.

En bonus, un Mémo pour vous aider

En amont du cadrage

Avez-vous défini la problématique à traiter ?
Est-ce le bon timing pour lancer ce cadrage ?
Avez-vous défini l’objectif du cadrage ?
Avez-vous défini sa durée et ses différentes étapes clés ?
Avez-vous identifié le type d’atelier collaboratif que vous utiliserez ?
Avez-vous identifié les personnes qui ont un pouvoir de décision ?
Avez-vous identifié les participants qui sauront poser les bonnes questions et celles qui sauront y répondre ?
Ces personnes seront-elles bien disponibles ?
Avez-vous listé les inputs (documents, etc) indispensables pour bien démarrer le cadrage ?

En aval du cadrage

L’objectif du cadrage a-t-il été atteint ?
Avez-vous défini les enjeux et les risques à ne pas faire ?
Avez-vous défini les objectifs et les indicateurs de réussite (vos OKR) ?
Avez-vous listé les risques majeurs techniques, fonctionnels, humains … et les avez-vous réduit ?
Avez-vous priorisé les fonctionnalités ?
Avez-vous préparé une vision et une roadmap ?
Avez-vous une macro estimation budgétaire ?
Avez-vous défini une ou des solutions techniques ?