200BİN TL’yi Verimli Kullanma Rehberi — BiGG Proje Yönetimi
TÜBİTAK’tan hibe alıp yönetmelik ve mevzuatlara uygun şekilde proje yürütemezseniz, hem maddi hem de hukuki anlamda ciddi kayıplara uğrayabilirsiniz! Bu sebeple, BİGG programı kapsamında, hibe desteğine hak kazanan ve şirket kuruluş sürecine giren tüm girişimcilerin yararlanması amacıyla “TÜBİTAK BİGG Destekli Proje Yürütme Rehberi” isimli bu yazıyı hazırladık.
Eğer startup dünyası ve hibe alma süreçlerini yeni tanımaya başladıysanız, hibe ile yatırım almayı karşılaştıran SUCool ekibinden Başar’ın daha evvel yazdığı blog yazısına göz atabilirsiniz.
Sabancı Üniversitesi Inovent A.Ş olarak, BiGGinner adıyla TÜBİTAK 1512 BİGG programının 1. Aşama süreçlerini resmi uygulayıcı kuruluşlardan biri olduğumuzu daha evvel söylemiş ve hem 2018 yılındaki BİGG sürecinde olanları hem de 19 Mayıs 2019'da açıklanan 2018/2 BiGG sonuçları itibariyle girişimlerin nelere dikkat etmesi gerektiğini blog yazılarımızda anlatmıştık.
Blog yazılarımızın akabinde BiGG programı kapsamında desteklenmeye hak kazanan girişimcilerden, özellikle proje yürütme süreçlerinde neler yapmaları gerektiği ve tam olarak bu sürecin neye benzediğine dair çok sayıda mail ve mesaj aldık. İşte tam da bu yüzden SUCool ekibi olarak, başta BiGGinner destekli girişimciler olmak üzere, BİGG programı kapsamında hibe desteğine hak kazanan tüm girişimcilerin yararlanması amacıyla “TÜBİTAK BİGG Destekli Proje Yürütme Rehberi” isimli bu yazıyı hazırladık. Keyifli okumalar :)
TÜBİTAK BiGG Destekli Proje Yürütme Rehberi
1. MUTLAKA BİLİNMESİ GEREKEN KAVRAMLAR:
- PRODİS: Projeniz bitene kadarki tüm süreçleri online olarak yürüteceğiniz ve TÜBİTAK’a bağlı olarak işletilen portal.
eteydeb.tubitak.gov.tr adresinden erişilebilir. İş fikri sahibi girişimcinin “TC Kimlik” ve “Şifre” bilgileriyle projenin bilgilerinin yer aldığı bölüme giriş yapılabilmektedir.
- UZMAN: TÜBİTAK tarafından, projeniz süresince temas noktanız olacak ve hali hazırda TÜBİTAK’ta görev yapmakta olan kişi. Uzmanınızın kim olduğu PRODİS üzerinden öğrenebilecek ve iletişim bilgilerini de yine PRODİS’te bulacaksınız.
- RAPOR DÖNEMİ: TÜBİTAK 1512 Teknogirişim Sermayesi Desteği Programı (BİGG) yönetmeliği gereği girişimciler, yürütmekte oldukları projelerle alakalı olarak her 6 aylık dönemlerde “Mali Rapor” ve “İş Planı İlerleme Raporu” isimli raporları hazırlayıp TÜBİTAK’a online ve basılı olarak göndermek zorundalar. Yılın her 6 aylık dilimleri birer “Rapor Dönemi” olarak adlandırılmaktadır.
Rapor dönemlerinize ilişkin tüm bilgileri de yine PRODİS paneliniz üzerinden takip edebilecek ve rapor gönderim süreçlerinizi yönetebileceksiniz.
- İŞ PLANI İLERLEME RAPORU: AGY312 formu olarak da bilinen bu rapor aracılığıyla her bir rapor döneminde, ilgili dönemde yapılan Ar-Ge, mühendislik ve diğer teknik çalışmalara ilişkin detayları ve projenin ilerleyişine dair varsa riskler, öngörülmeyen alımlar ve diğer sorunları TÜBİTAK’a beyan edilir. İlerleme Raporu şablonuna bu linkten erişebilirsiniz.
- MALİ RAPOR: İlgili rapor döneminde projeyle ilgili olarak yapılan tüm harcamaların ve bu harcamalara ilişkin detayların yer aldığı dökümandır. Her rapor döneminde firma tarafından hazırlanır ve YMM onayının akabinde TÜBİTAK’a iletilir. Mali Rapor şablonuna bu linkten erişebilirsiniz.
- YMM (Yeminli Mali Müşavir): Her 6 aylık zaman diliminde hazırlayacağınız mali raporların yönetmeliklere uygun hazırlandığını ve raporda yer alan harcamaların usulüne uygun olarak yapıldığını denetleyip onaylayacak kişiyi ifade etmektedir. TÜBİTAK Projelerinde mali raporların YMM tarafından tasdiklenmesi zorunludur.
- İZLEYİCİ: TÜBİTAK projeniz süresince vereceğiniz dönem raporlarını denetlemek ve projenizin “proje dosyasında beyan ettiğiniz öngörülere uygun olarak” ilerleyip ilerlemediğinin kontrolünü yapması amacıyla TÜBİTAK tarafından görevlendirilen akademisyen kişi. İzleyici bilgilerinize yine PRODİS panelinden erişebileceksiniz.
2. PROJENİN İLK GÜNÜNDEN SON GÜNÜNE KADAR YAPMANIZ GEREKENLER
Yukarıda da ifade ettiğimiz gibi bu seneki BİGG destekli tüm projeler 1.7.2019 tarihi itibariyle başlıyor ve Ocak-Şubat 2020 döneminde 1.07.2019 — 31.12.2019 dönemine ait İş Planı İlerleme Raporunu ve Mali Raporu hazırlayıp önce online sonra da basılı olarak TÜBİTAK’a göndermeniz gerekli.
İşte bu noktada yapmanız gereken en temel şey; mümkün mertebe proje öneri dosyasında beyan ettiğiniz gider öngörülerine uygun şekilde harcamalar yapmak ve harcamalarınıza dair tüm dökümanları (fatura, gider pusulası, kredi kartı slibi, bordrolar, banka dekontları vs) arşivlemenizdir. Bu sayede hem proje yönetim süreciniz kolay olur hem de mali rapor tasdik süreçlerinde açık vermemiz olursunuz.
2.1) Personel Giderleri:
TÜBİTAK projelerinde “Şirket Ortağı” ve “Firma Personeli” olmak üzere 2 tür personel gideri söz konusudur. Şirket ortağı, adından da anlaşılacağı üzere firmada hissesi olan kişidir; firma personeli ise firmanızda SGK’lı (bordrolu) olarak çalışan kişi veya kişileri ifade eder.
Eğer kurduğunuz şirket LTD ise,
- şirket ortakları “Huzur Hakkı” yoluyla maaş alacakları için mecburen Bağ-Kur primi (şahsi bir ödemedir, TÜBİTAK destek kapsamı dışındadır) ödemek durumundadır ancak TÜBİTAK “Huzur Hakkı” ödemelerini desteklememektedir.
Bu nedenle projenin ilk gününden başlamak kaydıyla, LTD statüsündeki şirketinizde ortak olarak yer alan ve projede görev alıp maaş ödenecek kişiler için “Ortaklar Kurulu Kararı” ile “Net Maaş Ataması” yapmanız gerekli.
Eğer kurduğunuz şirket A.Ş ise;
a) iş fikri sahibi girişimci kurulan şirketin yönetim kurulu üyesi değilse, kurulan şirkette SGK’lı olarak maaş alabilir. Bu doğrultuda 1 Temmuz itibariyle BİGG kapsamında kurulan şirket kapsamında SGK işe girişiniz yapılmalı ve buna uygun olarak bordro düzenlenmelidir.
b) iş fikri sahibi girişimci kurulan şirketin yönetim kurulu üyesi ise, şirket ortağı olarak “Huzur Hakkı” yoluyla maaş almak ve bu bağlamda da Bağ-kur primi ödemek zorundadır. Yukarıda da ifade edildiği üzere TÜBİTAK “Huzur Hakkı” ödemelerini desteklemediği için;
“projenin ilk gününden başlamak kaydıyla, A.Ş statüsündeki şirketinizde ortak olarak yer alan ve projede görev alıp maaş ödenecek kişiler için “Yönetim Kurulu Kararı” ile “Net Maaş Ataması” yapmanız gerekli.
Projede yer alacak diğer personellerin de 1 Temmuz itibariyle BİGG kapsamında kurulan şirket kapsamında SGK işe girişleri yapılmalı ve buna uygun olarak bordro düzenlenmelidir.
Tüm bordrolar (SGK’lı veya Huzur Hakkı fark etmez) 5746 sayılı yasaya uygun yapılmalı.
2.2) Seyahat Giderleri:
Proje öneri dosyasında beyan edilen ve TÜBİTAK tarafından da desteklenmeye uygun bulunan her bir seyahat için, proje süresince 1 adet seyahat gerçekleştirebilirsiniz. Seyahat giderleri kapsamında ekonomi sınıfı uçak, tren veya otobüs bileti maliyetleri sunulabilir ancak konaklama ve/veya harcırah giderleri beyan edilemez. Bu bağlamda size önerimiz; yolculuğunuzu kanıtlayacak fiş, fatura ve biniş kartı dökümanlarınızı saklamanızdır.
2.3) Alet-Teçhizat Giderleri:
Proje öneri dosyasında beyan edilen ve TÜBİTAK tarafından da desteklenmeye uygun bulunan her alet, teçhizat, donanım, yazılım kalemi için proje süresince bu kalemlere karşılık gelecek alımlar yapabilirsiniz. Bahsi geçen satın alımlarda, proje öneri dosyasında belirtilen fiyat ve/veya modellerde sapmalar meydana gelebilir, sorun değil.
Fiyat artışlarını ve/veya farklı model gereksinimlerine dair gerekçelerinizi İş Planı İlerleme Raporu’nda beyan etmenizin akabinde izleyici görüşü doğrultusunda TÜBİTAK, ilgili artış / sapmaya ilişkin ödemeyi yapıp yapmamaya karar verecektir.
Yurtdışından yapılan alet, teçhizat, donanım alımlarında gümrük giderleri de TÜBİTAK tarafından desteklenmektedir.
2.4) Danışmanlık ve Hizmet Alımları
Proje öneri dosyasında beyan edilen ve TÜBİTAK tarafından da desteklenmeye uygun bulunan her alet, teçhizat, donanım, yazılım kalemi için proje süresince bu kalemlere karşılık gelecek alımlar yapabilirsiniz.
Bu noktada önemli olan; danışmanlık ve hizmet alımı yapılan her kişi ve/veya kurum ile sözleşme yapılması ve bu sözleşmelerin İş Planı İlerleme Raporu eki olarak TÜBİTAK’a sunulmasıdır.
Proje süresince, proje öneri dosyasında beyan edilen hizmet ve/veya danışmanlıklardan farklı olarak başka alımlar da yapabilirsiniz. Ancak bu durumda yine izleyici görüşüne göre TÜBİTAK karar verecektir.
Yeminli Mali Müşavirlerden her 6 ayda 1 defa alınacak olan “rapor tasdik” hizmeti de bu başlığa dahildir ve bu hizmetin alınması zorunludur.
Akademisyenlerden hizmet alacaksanız, “4691 sayılı yasa” veya “Döner Sermaye Uygulamasına” esaslarına uygun olarak “görevlendirme” süreçlerini gerçekleştirmeniz gerekli. Konuyla alakalı daha fazla detay için SUCool ekibinden Başar’ın bu konudaki blog yazısını okuyabilirsiniz.
Kişilerden sağlanacak hizmet veya danışmanlık alımlarında “gider pusulası” yoluyla ödeme yapabilirsiniz.
Yurtdışı kaynaklı yapılacak hizmet ve danışmanlık alımlarının toplamı, her bir rapor döneminde beyan edilen gider toplamının %20'sini aşamaz.
2.5) Malzeme Alımları
Proje öneri dosyasında beyan edilen ve TÜBİTAK tarafından da desteklenmeye uygun bulunan miktar ve türlerde malzemelere karşılık olarak proje süresince alımlar yapabilrsiniz.
Malzeme alımlarında; faturadaki miktar, birim ve malzeme isimleri ile proje öneri dosyasında yazan ifadelerin tutarlı olmasına dikkat etmenizi tavsiye ederiz.
3. RAPOR DÖNEMLERİNDE DİKKAT ETMENİZ GEREKENLER
- İş Planı İlerleme Raporu ile Mali Rapor ortak olan çeşitli başlık ve parametreler söz konusu. Bu nedenle her iki raporu birbiriyle tutarlı ve bağlantılı şekilde hazırlamanız gerekecek.
- Mali Rapor’da beyan ettiğiniz tüm giderlere ilişkin ispatlayıcı ve destekleyici dökümanları Yeminli Mali Müşavire ibraz etmeniz gerekli ancak bu belgeleri TÜBİTAK’a göndermenize gerek yok.
- İş Planı İlerleme Raporu yalnızca word formatındaki şablon üzerinden hazırlanacak ve pdf haline getirilip PRODİS’e yüklenecek. Varsa ilerleme raporu ekleri ile danışmanlık ve hizmet alım sözleşmeleri gibi diğer destekleyici belgeler de pdf haline getirilip PRODİS’e yüklenecek. İlerleme Raporu ve destekleyici belgeleri basılı olarak TÜBİTAK’a gönderilmeyecek, yalnızca online olarak iletilecek.
- Mali Rapor, excel formatındaki şablon üzerinden hazırlanacak ve pdf haline getirilip PRODİS’e yüklenecek ve PRODİS üzerinden YMM onayına gönderilecek. Bunun akabinde YMM, sizden mali rapordaki harcamalarla alakalı belgeleri talep edecek ve kendi “YMM Tasdik Raporunu” hazırlayacak ve 3'er nüsha halinde (3 x YMM Raporu + 3 x Mali Rapor) size gönderecek. Siz de önce PRODİS üzerinden Mali Rapor ve YMM Raporunu online olarak, sonra da 1 nüsha halinde basılı olarak TÜBİTAK’a göndereceksiniz.
- İlk dönem raporunuz için PRODİS sistemi 1 Ocak 2020 itibariyle aktif hale gelecek ve 28 Şubat’a kadar raporları ONLINE OLARAK göndermek için vaktiniz olacak. Basılı hallerini 28 Şubat’tan sonraki bir tarihte de gönderebilirsiniz.
- Eğer online dökümanları rapor dönemi tarih aralıklarında gönderemezseniz, hak ettiğiniz hibe tutarından %30 kesinti yapılır.
- Mali Rapor’a konu olan tüm giderlere ilişkin ödemeleri, mali raporlar Yeminli Mali Müşavir’e gidene kadar tamamlamanız gerekli. Bu durum ödemeler noktasında sizi oldukça rahatır. Çünkü önemli olan “mali raporda beyan edilen fatura tutarının bir şekilde firma kasasından resmi olarak çıktığının” Yeminli Mali Müşavir tarafından görülmesi ve tasdiklenmesidir.
4. ÖDEMELERİN İLERLEYİŞİ HAKKINDA BİLMENİZ GEREKENLER
TÜBİTAK, BİGG desteğiyle kurulan şirketlere, destek kapsamına aldığı bütçe tutarının %40'ını Temmuz-Eylül 2019 döneminde ödeyecek. Ödeme tarihi henüz net değil ama Eylül 2019'a kadar ödemenin gerçekleşeceğini tahmin ediyoruz.
2. ödeme ise (ikinci %40'lık dilim), 2019/2 dönemi raporlarının TÜBİTAK’a online ve basılı olarak iletilmesini takiben yapılacak. Bu nedenle ilk dönem raporlarınızı ne kadar erken hazırlar ve TÜBİTAK’a gönderirseniz, o kadar hızlı ödeme alırsınız.
Son ödeme ise (%20'lık kısım), projenin son dönemine ilişkin raporların TÜBİTAK’a sunulması ve TÜBİTAK nezdindeki denetim süreçlerinin tamamlanmasının akabinde yapılacak. Bu ödemenin ne zaman yapılacağını tahmin edebilmek oldukça zor :)
Bu noktaya kadar olabildiğince basit, şeffaf ve anlaşılır bir dille TÜBİTAK BİGG destekli proje yönetim ve yürütme süreçlerini anlatmaya çalıştık. Eğer anlamadığınız yerler varsa ve/veya daha detay bilgi edinmek istiyorsanız, SHERPA BLOG ve Mali Müşavir Mehmet Erdem PEREK iş birliğinde düzenlediğimiz “Ar-Ge Teşvik ve Muhasebesi” eğitimini izleyebilirsiniz (detaylar aşağıda).
Sektörün TÜBİTAK Ar-Ge projeleri konusundaki en deneyimli Mali Müşavirlerinden Mehmet Erdem PEREK tarafından verilen bu eğitimde TÜBİTAK’tan hibe alan ve almayı isteyen girişimciler ve şirketler için hayati önem taşıyan AR-GE muhasebesi, mali ve yasal süreçler gibi konular hakkında çok önemli bilgiler paylaşılmıştı.
Eğitim hakkında daha fazla detay edinmek ve 28 Mayıs 2019 tarihli oturumun video kayıtlarına erişmek için: https://sherpa.blog/online-egitim/tubitak-projelerinde-mali-ve-yasal-surecler-webinar-erdem-perek-sabanci-bigginner
Soru ve görüşleriniz için lütfen bize yazın: sucool@sabanciuniv.edu
Başarılar!
