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Si le propusieran a un grupo de emprendedores de entre 20 y 25 años que participen de un juego de asociación libre con palabras como: sistemas de gestión de la calidad, normas ISO, auditorias u otras similares, la asociación inmediata probablemente sería: estructura, jerarquía, antiguo, burocracia o cosas similares.
¿A qué voy con todo esto? Existe un preconcepto muy fuerte acerca de los sistemas de gestión de la calidad como algo exclusivo de las grandes empresas, esas gigantes y burocráticas que lo único que hacen es entorpecer el trabajo del día a día y matar la creatividad. Creo que la experiencia que les contaré a continuación demuestra que existe otra posibilidad.
Véase también: Cómo Construir Confianza Jugando
En marzo de 2014, Wolox era una startup que ya tenía casi tres años de vida, unos 20 empleados y una excelente reputación. Pero sobre todo, una cultura propia, divertida, relajada, joven e innovadora. Si no conoces nada acerca de la historia de Wolox, te recomiendo que leas Emprender en Bandada por Santiago Bermúdez Baglietto.
Hoy, un año después, Wolox es una empresa con más de 60 empleados, que trabaja para clientes de diferentes partes del mundo. Es una startup que sigue manteniendo una cultura única y singular pero que aparte, ha encontrado la forma de ser cada vez más eficiente y de adaptar las buenas prácticas de la industria a cada una de sus áreas.
Nos estamos convirtiendo en una empresa que entiende que el foco debe estar puesto en la satisfacción del cliente, para así lograr productos de alta calidad que resuelvan problemas reales.
Hace un año nos pusimos como meta tener un crecimiento del 100% en cantidad de empleados en los años 2014 y 2015. Fue ahí cuando nos dimos cuenta que para crecer al ritmo que planeábamos y seguir entregando productos innovadores y de gran calidad era necesario realizar algunos cambios. Uno de ellos fue empezar a pensar nuestro trabajo en términos de procesos.
Para Wolox, implementar normas y sistemas de gestión de la calidad era algo nuevo. Antes de comenzar, acordamos una única premisa: si la implementación nos traía más problemas que soluciones, si íbamos a tener que cambiar cosas que creíamos que estábamos haciendo bien, o si íbamos a tener que agregar burocracia al trabajo de todos los días, entonces ese camino no era el correcto para nosotros.
Por eso, el mayor desafío siempre fue adaptar la norma a nosotros y no adaptarnos nosotros a ella.
La forma de lograr ese objetivo fue a través de la apropiación y la resignificación de cada uno de los puntos de la norma. Por ejemplo, la herramienta que usamos en el día a día es Trello y no estábamos dispuestos a abandonarla. Para nosotros, las tradicionales firmas en los documentos son obsoletas, en cambio tenemos los historiales de Google Drive o de Dropbox y creemos que un mail o una conversación de Slack puede ser considerado un registro igual de válido.
Ahora que ya fuimos certificados, puedo asegurar que la norma busca que los procesos de la empresa estén documentados y que los empleados cumplan con esos procesos. No busca entrometerse con el modo en que hacemos las cosas ni ser un peso que limite la innovación.
Cada uno es libre de armar el sistema de gestión de calidad que quiera y como quiera, siempre y cuando refleje la realidad y siga ciertos lineamientos generales.
Véase también: 4 Patrones Repetidos en Familias Emprendedoras
Haber podido adaptar la norma ISO 9001 al modo de trabajo de Wolox fue un gran desafío que día a día, nos ayuda a crecer. Algunas de las mejoras que hemos implementado en este último año son:
- La determinación de la visión y la misión de la empresa a corto y largo plazo que es compartida y conocida por todos los que trabajamos en Wolox.
- Una gran automatización de tareas que nos ayudan a ser más productivos y obtener métricas significativas de los procesos.
- La incorporación de reuniones mensuales con los directores de todas las áreas para discutir las formas en que puede mejorar la empresa. Sin duda, ese es el espacio donde surgen ideas nuevas y soluciones, además de mantener a todas las áreas comunicadas y focalizadas en objetivos comunes.
- La creación permanente de documentación que sirve para capacitar nuevos empleados.
- La generación de un plan de carrera para los empleados y un sistema de evaluación de los mismos que permitió muchísima transparencia a la hora de transmitir la información relacionada a sus sueldos, posibilidades de crecimiento, objetivos personales, etc.
Espero que ahora que conocen cómo decidimos implementar el sistema de gestión de la calidad en Wolox y algunos de los beneficios que nos trajo, muchas startups decidan seguir este camino de la mejora continua.
Escrito por Luciana Reznik (luciana.reznik@wolox.com.ar)
