Jour 3 — Converger. (V.5)

Troisième étape cruciale du Design Sprint : découvrir les projets de chacun, voter, converger et surtout décider. Ensuite préparer le lendemain avec le storyboard. Phase précédente : Jour 2 — Diverger.

La veille.

Si tout s’est bien passé et que les timings sont tenus, le sprint master termine la journée avec autant de projets concepts en main que de participants. Les participants sont en général satisfaits après cette belle journée d’émergence créative : ils ont pu donner tout ce qu’ils avaient à partager au groupe, en faisant l’exercice de synthèse, de clarification et de représentation illustrée.

A ce stade du sprint, tout ce qui devait sortir est sorti, la suite sera une composition et une précision des concepts mais surtout une remise en question des priorités ou du challenge de la semaine. Si tout n’est pas parfaitement clair et aligné pour tous les membres du groupe, c’est le rôle du facilitateur que de questionner chacun pour orienter au mieux cette journée 3, tout en leur rappellant de faire confiance au processus, cette journée est riche en surprises 🚀.

La visite du musée.

La journée commence par la découverte des projets de chacun, sous un format convivial : une visite de musée, dès l’arrivée des participants. Le facilitateur installe les projets sur les murs et invite chacun à se balader dans l’espace et à découvrir en silence… En effet, chut, nous sommes au musée !

Tips facilitateur : durant cette matinée, vous allez voir, certaines équipes veulent garder le rythme assez rapide des jours précédents, c’est normal. Cependant, c’est le moment idéal pour les inviter à faire confiance au sprint master et à canaliser leur énergie autrement. Tout ce qui va demander leur attention durant cette journée ne sera plus de l’ordre de la créativité pure, mais beaucoup d’écoute, d’attention et d’énergie pour tisser les liens entre les idées de chacun jusqu’au concept commun en fin de journée.

• Découverte des projets en silence. (10min)
• Votes pour créer la hot map + Sticky questions. (10min)
• Pitch des projets + Réponses aux questions + Révéler l’auteur et célébrer 🎉 (25min)
• Top vote ! (Pour l’idée prioritaire) + explications. (10min)
• 3 super votes du décideur + explications. (10min)
• Mélange ou divergence des projets validés. (20min)

Votes pour créer la hot map + Sticky questions. (10min)

Premier niveau d’information que le groupe va pouvoir faire remonter, les idées intéressantes dans les projets. Il n’est pas question de voter pour des projets complets, mais de simplement mettre en lumière les parties, les phrases, les symboles qui semblent intéressants. Pour se faire, utilisons les précieuses gommettes de notre enfance !

Cette fois, chaque membre dispose d’autant de gommettes qu’il veut. Bien entendu, précisez toujours qu’il n’y a aucun intérêt à mettre des votes de partout ! L’idée ici est de laisser parler l’analyse mais aussi le coeur : il faut ressentir l’importance des éléments, voter et quand on sent que c’est bon, arrêter.

Durant cette phase, les participants sont invités à noter leurs questions, leurs incompréhensions sur des post-its et de les coller juste à côté de l’idée en question.

Tips Facilitateur : Très important pour l’expérience de s’assurer que les participants gardent le silence. ils doivent pouvoir faire leur propre interprétations et jugements, sans commencer à s’influencer les uns les autres sinon on risque de perdre en diversité d’analyses et de ressentis.

Pitch des projets + Réponses aux questions + Révéler l’auteur et célébrer 🎉 (25min)

Durant cette session, chaque participant va prendre 3 min pour présenter un projet qui n’est pas le sien. Je le rappelle, les projet sont anonymes, personne ne doit forcément savoir qui a fait quoi, mais l’idée est juste de leur préciser de ne pas présenter leur projet, sans rien dire :)

3 min de présentation donc, pour mettre en avant le scénario, ainsi que la hot map, ce qui a reccueilli le plus d’intérêt. S’il y a des questions, les lire à voix haute. Tous les participants peuvent ajouter des commentaires, essayer de répondre aux questions par leur propre point de vue.

Seulement après tout ça, le facilitateur demande à l’auteur du projet de se révéler. C’est le moment idéal pour célébrer, l’applaudir et le remercier de son super travail ! Il aura ensuite quelques minutes pour compléter les explications concernant son travail, répondre aux questions, etc…

Tips Facilitateur : super important de ne pas révéler le créateur avant la fin du processus. En effet, c’est pour lui l’expérience idéale de découvrir ce que le groupe comprend de son travail, s’il a été capable d’être clair et précis dans sa création ou si au contraire il a bâclé… C’est un super exercice pour apprendre à se connaître, par les yeux du groupe découvrant un sketch qui ne peut s’expliquer que par lui-même. Si une idée ne passe pas par une synthèse propre, alors elle ne passera jamais par la suite.

Pareil, cette phase est géniale pour apporter toutes les explications que l’on a besoin sur un projet sans à aucun moment rentrer dans un quelconque débat. Quel gain de temps et d’énergie en plus de l’efficacité !

Top vote ! (Pour l’idée prioritaire) + explications. (10min)

Chaque participant dispose maintenant de plusieurs niveaux de lecture :

• Chaque projet qui est une synthèse cohérente de tout le travail du groupe depuis le lundi.
• Une map de chaleur pour déterminer les éléments des projets importants pour le groupe.
• Une explication précise de chaque projet.

Avec ces éléments, chacun peut participer à un dernier vote, leur TOP vote ! Si tout devait disparaître et qu’on ne devait garder qu’un seul élément, qu’une seule idée, laquelle serait-elle ? Ce n’est pas un vote pour un projet, on reste bien sur la logique de voter pour une partie, une idée précise, comme avant.

Pour accompagner leur sélection unique, il peuvent préparer sur un post-it une argumentation rapide de 1 min.

Durant cette phase, le décideur ne vote pas, il reste spectateur.

Tips facilitateur : Pour voter au mieux, il est important de leur rappeler le challenge de la semaine, le target et la cible. Il peuvent se balader sur le travail précédent des différents murs de la salle, pour bien recentrer leur choix sur le projet et non pas sur un coup de coeur personnel.

3 supers votes du décideur + explications. (10min)

Comme on peut le rappeler à chaque Design Sprint, ce n’est pas un processus démocratique absolu. il y a toujours un décideur dans l’équipe du sprint, et c’est lui qui… décide ce qu’on va garder et utiliser pour la suite !

Tips Facilitateur : On peut imaginer ce choix frustrant mais en réalité il est très important pour la suite : rare sont les entreprises ou start-up complètement horizontales. Nous restons dans un système hiérarchisé, avec des responsabilités à différents niveaux. Le décideur est celui qui va assurer au reste du groupe la continuité de leur travaux. Personne n’aime travailler pour rien, c’est donc lui qui a les clés pour que le travail aille bien plus loin que cette semaine collaborative !

Il dispose de 3 supers gommettes qui vont lui permettre de sélectionner les projets servant de base pour la suite. Il n’est plus temps de faire remonter des idées, plus temps de donner de l’information, il est temps de décider !

Le décideur dispose de 5 minutes seul dans la salle pour faire son choix : il peut mettre ses 3 votes sur un seul projet, ou 2 votes sur un et 1 vote sur un autre ou 1 vote sur 3 projets… Ce qu’il ne doit pas oublier, c’est que la phase d’après, à faire en groupe, consistera à décider si l’on peut mélanger les projets pour un storyboard et une histoire commune ou si l’on doit partir sur plusieurs axes et donc plusieurs prototypes ! C’est en son âme et conscience qu’il est ainsi garant de la charge de travaille des 2 jours suivants. Il vaut mieux utiliser un sprint pour tester et apprendre d’une idée mais avec précision que de vouloir tout tester en même temps… Cela reste le choix du décideur.

Tips facilitateur : pour vous rassurer, c’est très rare les décideurs qui après 3 jours de travail collaboratif votent à contre courant du groupe. C’est également très rare qu’ils votent pour 3 projets car souvent, les éléments majeurs se retrouvent dans un ou 2 projets max ! Les participants feront remonter souvent que les projets se ressemblent, qu’il ne savent pas quoi choisir parce que c’est pareil à droite et à gauche… et c’est bon signe ! Cela veut dire qu’il y a déjà convergence d’idées dans les projets, ce qui valide la priorisation faite en jour 1 et qui va faciliter la création du projet commun par la suite. Pas de frustration, nous n’attendons pas 7 projets totalement différents. Ce qui compte avec les concepts, c’est qu’ils présentent une trame cohérente et que si le décideur vote pour, sera conservé comme fil d’ariane pour le prototype et nourri par les idées complémentaires des autres projets.

Mélange ou divergence des projets validés. (20min)

Dans la recette initiale du Design Sprint, cette phase se fait à l’oral, cependant, comme vous vous en doutez, cela peut ouvrir à débats ! Surtout que ce n’est pas du tout le moment de rentrer dans une divergence de points de vue, cette phase est là pour finir d’aligner le groupe sur le travail qu’ils vont préparer pour le lendemain !

Je propose alors une phase individuelle : chaque participant découvre les projets validés par le décideur. Il note sur une feuille celui qui pour lui doit être la trame principale et comment il voit le mélange avec le ou les autres projets. S’il ne voit pas le mélange possible, il présente alors comment il voit les 2 pistes à prototyper pour le lendemain en donnant aussi sa priorité.

Suite à cette phase individuelle, chacun présente son analyse au reste du groupe. Suite à la présentation, les informations remontent : dans quel sens converge le groupe, quels sont les points de différences, etc…

Encore une fois, cette phase apporte toutes les informations nécessaires au décideur pour qu’il puisse trancher efficacement grâce aux analyses des autres. il choisit alors s’il y a mélange et comment, ou si au contraire il faut partir sur 2 pistes.

Tips Facilitateur : je le rappelle, il est rare de voir un groupe partir sur 3 pistes de prototypes. Cela m’est arrivé quelques fois et c’est assez technique mais faisable. Durant la journée de prototype, il faut alors segmenter en 3 sous-groupes, souvent cela donne des duos. Chaque duo va travailler sur un prototype et le sprint master doit alors s’assurer de la complémentarité des propositions pour les tests du vendredi. il faut aussi bien rappeler au groupe que plus il y a de prototypes, plus il faudra trouver de testeurs pour le vendredi : 1 prototype = 5 testeurs… 3 prototypes = 15 testeurs… Encore une fois, mieux vaut bien tester une idée qu’on sent prioritaire que vouloir tout faire !

Miam.

Ici rien à dire de plus, il est temps d’aller manger et de reprendre des forces pour la grosse après-midi qui nous attend !

Tips Facilitateur : Vous verrez, durant ce repas, si vous avez bien tenu les 3 premiers jours de sprint en successif, les rapports entre les participants ont déjà bien changés ! Les discussions ne sont plus les mêmes, les réflexions sont même parfois très intimes et métaphysiques :) — C’est synonyme d’une belle connexion de groupe, vous pouvez être fier.e de vous !

Session Storyboard !

Dans le livre “Sprint”, le storyboard se fait en groupe à l’oral. Encore une fois, cela risque de créer du débat et de prendre plus d’énergie et de temps que nécessaire. Je conseille donc fortement une version 2.0, je vous propose celle de AJ Smart, légèrement ajustée suivant mes expériences.

Storyboarding, 2.0!

Encore une fois, nous allons utiliser une des pratiques les plus efficaces du Design Sprint : travailler seul mais ensemble et regrouper pour converger, décider et finaliser.

Tour de chauffe. (10min)

Pour que les participants comprennent bien la mécanique du storyboard, il est intéressant, au retour du repas, de les faire travailler sur les étapes préliminaires à la toute première scène.

La première est la scène d’ouverture : comment est-ce que l’utilisateur “entre” dans le scénario ? Quel est son contexte ? Par exemple, est-ce qu’il est chez lui dans sa banquette, dans un métro, dans le contexte de son entreprise, sur un chantier, etc… Est-ce qu’il découvre le projet par une pub Facebook, Instagram, par un article de blog, un événement, etc…

Ex : AirBnB veut tester durant un Design Sprint son concept “d’expérience de voyage”. Comment est-ce que l’utilisateur découvre cette proposition ? Potentiellement, ça peut être un poster dans le métro ou un article sur Facebook. Possible aussi que ce soit sur une fiche de logement actuelle sur le site.

Suivant cet exemple, et pour cet exercice de chauffe, quelles seraient les 3 étapes précédant encore cette scène ? En voici des exemples :

• Martin est à son travail, il est stressé et il sent vraiment qu’il a besoin de se ressourcer, partir pour une petite retraite avec sa femme.
• Il appelle sa femme et lui demande où elle voudrait aller. Elle lui parle de l’Italie et d’une envie de faire du yoga pour se remettre en forme.
• Il décide de lancer une première recherche correspondant à ces critères durant la pause du midi, sur Google search : “retraite yoga italie”.
• Il tombe dans la recherche sur un article de blog AirBnB qui annonce justement 3 jours de retraite en Italie avec Pedro, prof de yoga. (C’est la première scène d’entrée du storyboard)

Valider la première scène. (15min)

La proposition précédente n’est qu’une proposition d’un des membres. Les autres ont également d’autres débuts de scénarios. Ensemble, et suivant les critères des projets validés et les informations sur les cibles prioritaires du projet, il vont décider de cette première scène.

Tips facilitateur : normalement à ce stade, ils ont compris la mécanique et ils commencent à se projeter eux-mêmes dans le scénario. Cette mise en situation va faciliter la suite du processus.

Les 3 scènes suivantes individuellement. (20min)

Chacun repart sur une exploration individuelle pour continuer le scénario d’après le projet validé, sans ajouter de nouvelles idées ou de nouvelles informations. Il vont créer les 3 scènes suivantes, une scène par post-it.

Tips facilitateur : C’est très important durant cette phase de ne rien apporter de nouveau, sinon il y a risque de divergence alors que ce n’est plus du tout le moment. Créer du débat durant cette étape du sprint est une très mauvaise idée !

Valider les 3 scènes en groupe. (10min)

Les participants présentent leur début de scénario aux autres. Ils collent chacun leurs 3 post-its sur une board. Suite à la présentation, nous avons 7 lignes de 3 scènes. C’est le moment pour le groupe de détecter les correspondances et les meilleures propositions, pour converger. Le facilitateur, sur le storyboard au propre peut illustrer ces scènes en images et avec toutes les informations importantes.

Les scènes suivantes individuellement OU en groupe. (25min)

Si la convergence est évidente et que le flow de groupe est présent, celui-ci peut continuer à l’oral et ensemble à créer le reste des scènes.

Si la convergence est difficile, c’est le moment de repartir individuellement continuer leurs scénarios propres. Si nous sommes dans cette situation, il faudra alors présenter les 7 storyboards complets et voir comment utiliser tous les éléments pour en construire un cohérent commun. Encore une fois, s’il est difficile de converger, le décideur est là pour trancher.

Valider le storyboard. (10min)

Dernière relecture de tout le storyboard, en s’assurant d’être toujours bien en réponse au challenge initial et en regroupant toutes les bonnes idées des projets votés durant la phase précédente. Le groupe peut aussi “tester” le storyboard en se mettant dans la peau d’un utilisateur qui vivrait l’expérience, pour valider que le tout est bien cohérent.

Finaliser le storyboard. (10min)

Le facilitateur ou un illustrateur présent dans le groupe synthétise au propre le storyboard sur une grille de 3x5 scènes max ! S’il y a plus de scènes, c’est que le scénario est trop complexe ou précis, il faut alors ajuster pour synthétiser un peu plus.

Ce qu’il faut avoir en tête par rapport au storyboard : c’est une synthèse de tous les concepts regroupés suivant un scénario cohérent. Le fil d’ariane doit être clair et la représentation graphique et propre. Comme pour les projets individuels, si l’on devait présenter le storyboard sans rien expliquer, il doit parler de lui-même et déjà créer des réactions. C’est également le guide de cohérence du travail de tout le groupe le lendemain.

Prochainement la suite de notre série d’articles sur la recette Design Sprint avec le jour 4.

Jour 1 — Comprendre.

Jour 2 — Diverger.

Jour 4 — Prototyper.

Dès que j’ai un moment, je continue à dérouler les étapes du Design sprint. Merci de votre lecture et n’hésitez pas à pousser des commentaires. Cette méthode est une recette qui se co-construit avec le temps.