La capa digital. Empoderar y visibilizar realidades (I)

Imagen de Joel Beukelman

Este post es el primero de una serie que explora las metodologías abiertas para llevar a cabo proyectos culturales. La serie tiene tres partes: (1) Proyectos abiertos, conectados y colaborativos; (2) Caso Práctico: Armazón digital para un proyecto cultural: Abierto, conectado e iterativo; y (3) Herramientas.

La capa digital. Empoderar y visibilizar realidades es parte del programa formativo y cultural Travesías del Organismo Internacional de la Juventud para Iberoamérica que promueve el intercambio de jóvenes y la movilidad entre países, dirigido a grupos juveniles iberoamericanos que realizan proyectos culturales con comunidades locales y con quien colaboramos.

El módulo proporciona herramientas digitales para desarrollar un proyecto cultural con un enfoque abierto, desde la fase de diseño a la implementación. El objetivo es que los gestores del proyecto puedan trabajar en red de un modo eficiente y ágil, así como llevar a cabo acciones colectivas en Internet obteniendo una mayor repercusión e impacto en la sociedad. Para contextualizar la información, se facilitan ejemplos de buenas prácticas, un listado de colectivos, webs de referencia y proyectos concretos que utilizan tecnologías digitales para empoderar a grupos sociales a través de la cultura.

Objetivos del módulo

• Ofrecer ejemplos, recursos y casos de estudio en los que se aplica un enfoque digital en los proyectos, las metodologías y en los procesos de trabajo.
• Mostrar las herramientas más adecuadas para desarrollar proyectos culturales innovadores utilizando recursos en línea.
• Incorporar a los proyectos culturales basados en Internet, mecanismos de participación abierta, transparencia y evaluación del impacto social.

Proyectos abiertos, conectados y colaborativos

Este texto introduce el enfoque de las metodologías abiertas que se emplean en proyectos sociales que utilizan Internet como elemento conector. El objetivo es describir los principales elementos que distinguen a estos métodos, y hacer referencia también a un conjunto de tecnologías y de recursos de apoyo que faciliten su aplicación.

Trabajar en un “proyecto abierto” supone utilizar el conocimiento, el poder y las habilidades de una comunidad diversa de voluntarios — llamados “colaboradores” — para lograr algo que una sola persona o un pequeño equipo no podría hacer solo. Un proyecto abierto puede definirse como una unidad de trabajo donde se comparten amplia y libremente los conocimientos y la información generada por la comunidad de colaboradores, permitiendo que otros se beneficien, desarrollen y maximicen su utilidad en beneficio del proyecto y de la propia comunidad.

Cuando trabajamos en abierto y en grupo a menudo podemos hacer mucho más y ser más eficientes que trabajando individualmente. El conocimiento, los recursos y las herramientas que generamos en nuestro trabajo son más útiles y poderosas porque se comparten con más personas.

Para que un proyecto se considere un “proyecto abierto” debe cumplir una serie de características que favorecen la colaborativo de sus miembros:

• El grupo comparte una idea que debe ser desarrollada.
• Hay una clara intención de compartir ampliamente la idea, el proyecto y el proceso de trabajo.
• Existe un grupo de colaboradores, que forman una comunidad de apoyo al desarrollo del proyecto.
• Se utiliza Internet como herramienta de conexión e intercambio.
• Se realizan una serie de prácticas y se dispone de herramientas abiertas para planificar, gestionar, desarrollar la comunidad y organizar eventos, si procede.

Principios de un proyecto en abierto

Hay una serie de principios que están presentes y hacen posible el trabajo en un proyecto abierto.

1. Construir la comunidad.

Liderar un proyecto abierto y colaborar con una comunidad amplia es un trabajo emocionante y también desafiante. Gran parte del éxito de estos proyectos depende de la calidad de los vínculos y de las relaciones de confianza que se establezcan entre los colaboradores (ver Módulo 2: Participar. ¿Estamos preparados?). En primera instancia será necesario contar con un grupo de personas que actúen como impulsores del proyecto y su núcleo tractor. Eso evitará los posibles efectos indeseados que surgen cuando se diversifican multitud de tareas entre personas que tienen perfiles heterogéneos. El grupo central estaría compuesto preferentemente por simpatizantes que tienen conexiones personales. Son aquellos que han iniciado el proyecto o que tienen una relación más cercana con sus objetivos.

Una vez se ha establecido el núcleo de miembros impulsores, es necesario abrir los espacios de participación e implicación a cualquier interesado. Distribuir el liderazgo asegura que haya otros que se sientan motivados para contribuir al proyecto por tanto capaces de tirar de él para lograr un éxito a largo plazo. En los modelos abiertos el liderazgo compartido es clave. Esto significa renunciar a un cierto control del proyecto en favor de los miembros de la comunidad. Puede resultar incómodo en un principio para algunas personas, pero hará que el proyecto sea más fuerte.

La red distribuida de colaboradores supone un segundo grupo de apoyo al proyecto. Se trata de aquellos individuos que sin tener tanta vinculación con el proyecto serán capaces de desarrollar y llevar a cabo tareas esenciales en el proyecto. Una de los pilares en la creación de comunidades de trabajo es generar confianza y conocer las motivaciones de los colaboradores. Solo si pueden desarrollar aquello que les gusta se sentirán vinculados al proyecto y establecerán conexiones estables y duraderas.

2. Trabajo colaborativo.

En un proyecto abierto los colaboradores pueden estar repartidos por todo el mundo o trabajar en el mismo espacio. Pueden hacerlo simultáneamente o en procesos diferidos. Lo importante es recoger todas las contribuciones y organizar las tareas, para hacer que que todas ellas sumen a un solo proyecto. Afortunadamente la mayoría de herramientas digitales orientadas al trabajo colaborativo poseen funcionalidades que permiten controlar las versiones que elaboran los editores implicados en una misma tarea. Eso facilita hacer un seguimiento de los cambios que se realizan en una colección de documentos de trabajo. El control de versiones también almacena el historial de las modificaciones, lo que permite revertir los cambios o retornar a las versiones anteriores de los documentos, y entender cómo las contribuciones han cambiado el proyecto con el tiempo. El control de versiones es como una máquina del tiempo, puede devolverte al momento de la creación del documento o a cualquier punto intermedio del proceso., pero no es la única. Dependiendo de la naturaleza de cada proyecto, se puede hacer uso de diferentes herramientas de gestión colaborativa de proyectos. Entre las herramientas más utilizadas destacan Google Drive para los documentos y hojas de cálculo, inVision para el diseño de procesos y páginas web (entre otros), o Github especialmente dirigida a la gestión de proyectos abiertos en el campo del desarrollo de software o proyectos tecnológicos en general.

3. Compartir el trabajo en la Web.

Compartir con la comunidad el contenido, el proceso y los resultados obtenidos, así como hacer que el proyecto sea accesible para todos los interesados, son elementos fundamentales en cualquier metodología abierta. Al compartir el trabajo en curso abiertamente en la web, otros pueden aprovecharse de los avances alcanzados, aplicar el proceso en otros proyectos o darle un nuevo uso a los productos generados. Si el proyecto posee una política abierta respecto de los derechos de propiedad intelectual, podrá beneficiarse de estos usos indirectos. Las licencias abiertas son herramientas que protegen la creación, al tiempo que facilitan la apertura de los procesos y de los resultados. Ofrecen un conjunto de configuraciones posibles que se adaptan a los intereses de los gestores del proyecto respecto del nivel de apertura que desean aplicar a su proyecto.

Es importante pensar cómo compartir el trabajo y hacer la información clara y accesible con cualquier persona. Hay un amplio repertorio de licencias diseñadas especialmente para compartir contenidos (ver Módulo 1. Revisar lo público y lo común. Procesos de colaboración y gestión), y organizaciones como Creative Commons y Free Software Foundation han creado herramientas y recursos para facilitar el intercambio de contenido, datos y código. Aquí nos centraremos únicamente en las licencias abiertas que protegen la propiedad intelectual de los contenidos generados en el proyecto.

Creative Commons es una organización sin ánimo de lucro que trabaja para permitir el uso compartido de la creatividad y el conocimiento a través de herramientas legales gratuitas. Creative Commons ofrece varios tipos de licencias abiertas para que cada proyecto pueda elegir la mejor manera de acreditar y compartir su trabajo. Aquí hay algunos ejemplos de licencias de Creative Commons:

• CC0 Public Domain — Esta licencia esencialmente hace que el proyecto sea de dominio público por lo que es utilizable por todos sin restricciones.
• CC-BY — Esta licencia permite que otros usen el proyecto siempre y cuando atribuyan el trabajo original a su autor. Por ejemplo, es el caso de este módulo.
• CC-BY-SA — Esta licencia permite que otros usen el proyecto siempre y cuando lo atribuyan correctamente y autoricen cualquier trabajo derivado de la misma manera, “compartir por igual”. Esta licencia la utilizan grupos como Wikipedia.

4. Comunicar en abierto.

El último elemento a tener en cuenta para iniciar un proyecto abierto es la comunicación. Como se ha mencionado, es esencial que la comunidad que trabaja en el proyecto se sienta implicada y motivada. Aunque seguramente habrá un grupo de personas que trabajan activamente colaborando en los documentos, cara a cara o en redes sociales, otros colaboradores no estarán en el día a día del proyecto pero igualmente pueden querer contribuir y ayudar en algún punto del proceso. Por este motivo la comunicación es un pilar indispensable para que el proyecto salga adelante.

El principal factor diferencial de la política de comunicación en un proyecto abierto respecto de uno convencional es la ausencia de las categorías de comunicación interna y externa. En un proyecto abierto la comunicación se realiza por defecto en abierto, indistintamente de si los públicos destinatarios son internos o externos. Por ejemplo, en un proyecto abierto el proceso de documentación es en sí un proceso comunicativo, puesto que los documentos de trabajo pueden dar a conocer a la comunidad el estado de los hitos del proyecto. Lo que es útil tanto para los participantes internos implicados en las tareas, como para otros posibles interesados que aún no forman parte del proyecto pero que lo siguen indirectamente.

Se pueden usar multitud de herramientas abiertas para mantener la atención de la comunidad e informar del progreso del proyecto. Para elegir qué herramientas emplear y su uso concreto hay que tener en cuenta tanto el alcance de las comunicaciones como si realmente cumplen con su finalidad. Es decir, los canales de comunicación utilizados deben estar alineados con los objetivos del proyecto y con las necesidades de la comunidad. Por ejemplo, si el proyecto no dispone de una página de Facebook pero la comunidad está enteramente en esa plataforma, el proyecto deberá aparecer en ella.

Una de las formas más comunes de entrar en contacto con el público son las sesiones de trabajo abiertas a la comunidad (community calls). Se trata de webinars planificados y publicados con anterioridad en los que participan miembros del equipo y donde los colaboradores también pueden participar, escuchar o visionar para conocer el estado del proyecto. Generalmente, cada llamada se desarrolla de acuerdo con una agenda que ha sido compartida con anterioridad, y que incluye el guión de los organizadores teniendo en cuenta las aportaciones de los colaboradores y las preguntas de los participantes menos involucrados en el proyecto. Google ofrece herramientas como Hangout para facilitar el trabajo combinándolo con documentos públicos y calendario de la sesión.

Otra de las formas de comunicación para mantener la atención de la comunidad son las newsletters o emails masivos. Como cualquier comunicación a través de email requiere conocer las direcciones de los usuarios interesados en el proyecto y sus intereses de manera que se puedan segmentar los contenidos y dar información más adecuada según sus motivaciones. De otro modo, podría generarse un efecto inverso y llevar al desapego total de los usuarios con el proyecto.

En el caso de estudio que se presenta en este módulo, se repasan y amplían estas herramientas de comunicación en el contexto de un proyecto.

El día a día de un proyecto abierto

A continuación se presentan una serie de elementos que diferencian el trabajo cotidiano en un proyecto abierto.

1. Roadmap.

Cuando se inicia un proyecto abierto es importante esbozar y planificar y compartir por adelantado tanto las tareas a realizar como los procesos en los que se basará el trabajo. La herramienta más adecuada para ello es el Roadmap, u hoja de ruta, donde se pueden identificar de forma preliminar el punto de partida y el final que se pretende alcanzar. La hoja de ruta es una gran herramienta que ayuda a planificar el trabajo, a rastrear los objetivos y prever los resultados. Para que el mapa sea completo, es recomendable incluir una temporalización de las tareas que deben realizarse para alcanzar la misión. Y por último, compartirlo con la comunidad para que cualquiera pueda contribuir en la parte del proyecto que más le interesa. En el caso de estudio de este módulo puedes ver algunas de las herramientas que se utilizan para crear esa hoja de ruta.

2. Hitos.

Los hitos son puntos de inflexión significativos que suponen un avance y marcan el curso del proyecto. El plan de tareas debe reflejar los hitos más relevantes del proyecto a medida que se suceden o cuando ya han sido planificados. Los hitos pueden ser:

• Objetivos de estado del proyecto. Si se crea un proyecto de software, un hito podría estar completando una característica específica o una liberación.
• Fechas. Si hay plazos o un lapso de tiempo determinado para trabajar en este proyecto. Por ejemplo, en proyectos educativos, el calendario académico.
• Eventos. Si el proyecto está pensado para ser mostrado en un congreso o feria se requerirá la planificación del evento, por lo que los hitos estarán vinculados a las fechas del acto.
• Plazos. Si el proyecto requiere un esfuerzo más largo y continuado. En este caso, pueden establecerse tres tipos de plazos: A corto plazo — tareas actuales; medio plazo — próximas tareas; y largo plazo — en los próximos meses.

La forma de avanzar a través de los hitos de un proyecto es mediante iteraciones, o unidades de trabajo secuenciadas y recurrentes. Cuando el equipo concibe el proyecto en modo iterativo incorpora pequeñas características comprobables cada poco tiempo y considera que el proyecto no tiene una fecha fija e inamovible de lanzamiento sino que está en continua evolución. Esta forma de avanzar a través de iteraciones e hitos permite dividir el proyecto en una serie de tareas realizables, administrando mejor el tiempo y los recursos.

3. Prototipado.

Un prototipo es una versión preliminar de un servicio o de un producto. El prototipado es el acto de probar una característica o solución construyendo una versión no acabada para simular la experiencia final. En el caso de proyectos orientado a generar un producto, es importante tener en cuenta la diferencia entre un prototipo y un MVP (Producto Mínimamente Viable, en sus siglas en inglés). El MVP es una versión simplificada pero funcional del producto que está lista para su uso. El prototipo es a menudo incompleto, y no está pensado para uso en el mundo real o distribución a largo plazo, sino como una mera simulación.

Los prototipos también pueden generarse dentro de un ciclo de iteraciones. Los avances obtenidos en cada una de las iteraciones de un proyecto puede ponerse a disposición de la comunidad para que se puedan testear. Esas pruebas ayudan a asegurar que ciertas partes del proyecto funcionan antes de pasar a la siguiente iteración, por lo que no se pierde tiempo refinando algo que no es viable.

Dado que los prototipos no están diseñados para el uso a largo plazo, hay muchos tipos dependiendo de las necesidades del proyecto. Para un mismo proyecto, dependiendo de la fase en la que este, puede producirse un prototipo de una interfaz de usuario, de un flujo de trabajo o una dinámica de juego para realizar un taller.

4. Test.

El testeado o evaluación en un proyecto abierto pueden realizarse sobre el conjunto del proyecto o sobre los prototipos generados sobre la marcha. Con independencia de la forma que adquiera un prototipo, debe de ser algo a lo que los usuarios puedan reaccionar y sirva de ayuda para resolver dudas o marcar líneas de acción. En el momento de hacer esa prueba con los usuarios, es necesario tener una pregunta en mente. Por ejemplo, es posible que se desee saber si los usuarios pueden encontrar fácilmente la función de búsqueda en un interfaz o si las instrucciones para un taller son claras y precisas.

El creador del proyecto o producto no debe ser quien pruebe el prototipo sino que debe contar con algunas personas que sean usuarios potenciales con interés en el proyecto para crear una experiencia de usuario real. Las sesiones de prueba de usuario pueden ser tan simples como sentarse con alguien que no está familiarizado con el proyecto, proporcionándoles el prototipo, observando cómo lo utilizan, y luego hacer algunas preguntas y escuchar sus comentarios.

En los proyectos abiertos también es posible realizar test y obtener feedback de los usuarios a lo largo del proceso de desarrollo, lo que evita tener que organizar pruebas de evaluación ad hoc. Si el proyecto está disponible en la web, se puede invitar a personas de la comunidad que no estén familiarizadas con el día a día para recibir su opinión. Al mostrar el proyecto a los usuarios desde el principio, se puede reconstruir o solventar problemas desde el inicio de manera que le producto final tiene más posibilidades de éxito.

Si deseas profundizar los métodos de trabajo abiertos aplicados a proyectos digitales, te recomendamos que sigas el programa Leadership Training Series de Mozilla Foundation que hemos tomado como referencia para elaborar este texto.

Mozilla Foundation (2016). Open Leadership Training Series, https://mozilla.github.io/open-leadership-training-series/

Este texto forma parte del programa formativo Travesías — Herramientas para activar la cultura local del Organismo Internacional de la Juventud para Iberoamérica en Plataforma C.