La capa digital. Empoderar y visibilizar realidades (II)

Imagen de Joel Beukelman

Este post es el segundo de una serie que explora las metodologías abiertas para llevar a cabo proyectos culturales. La serie tiene tres partes: (1) Proyectos abiertos, conectados y colaborativos; (2) Caso Práctico: Armazón digital para un proyecto cultural: Abierto, conectado e iterativo; y (3) Herramientas.

Caso Práctico. Armazón digital para un proyecto cultural: Abierto, conectado e iterativo

Cada vez más proyectos de intervención sociocultural incorporan elementos digitales en alguna de sus dimensiones. Ya sea en el diagnóstico, durante el desarrollo o para evaluar el impacto de las acciones, es habitual recurrir a distintos tipos de herramientas digitales en el trabajo con colectivos. Además de servir de apoyo durante algunas fases de los proyectos, las tecnologías digitales poseen capacidades intrínsecas que las hacen especialmente útiles para servir de apoyo en dinámicas sociales. Por ejemplo, Internet ofrece espacios abiertos y tecnologías de conectividad que facilitan el intercambio de información y recursos para la colaboración grupal. Ya sea a través de aplicaciones móviles, mediante herramientas de comunicación simples como el correo electrónico, el chat o la videconferencia, Internet actúa como un sistema fluido donde es posible intercambiar todo tipo de datos, mensajes e interacciones cargadas de simbolismo que favorecen la construcción colectiva de conocimiento y son también útiles para dinamizar la actividad de comunidades y grupos sociales.

Hay una serie de elementos que convierten a los espacios mediados digitalmente en lugares adecuados para desarrollar proyectos basados en la colaboración:

• La conectividad, que permite el contacto de grupos con intereses similares.
• El componente abierto de Internet, que expande las prácticas colaborativas, amplificando su alcance más allá de las comunidades concretas donde se han generado.
• Y disposición de multitud de espacios mediados digitalmente, que propician el intercambio y la implicación (engagement) de la comunidad, lo que facilita la creatividad y la innovación social que son necesarias para mantener y retroalimentar la colaboración.

Esas y otras particularidades hacen de Internet un espacio distinto, con sus propias dinámicas y metodologías. Lo que supone que los proyectos que utilizan la red también poseen algunos rasgos que los diferencian del resto y que deben ser considerados en el momento del diseño y del desarrollo. Esas particularidades afectan por igual a la organización interna y externa de los proyectos. Si bien cada situación posee sus propias características, de manera general el andamiaje digital de un proyecto social podría incorporar los siguientes elementos:

1. Dimensión externa. Según el alcance del proyecto:

• Cuando el proyecto no tiene gran alcance — como sucede en los espacios locales, en grupos intracomunitarios, en pequeños colectivos, etc. — es suficiente con abrir las actividades a través de una web y utilizar algunas funcionalidades de comunicación básicas — como las aplicaciones de mensajería — con el objetivo de mejorar la implicación de la comunidad.
• Cuando el alcance es mayor — en proyectos intercomunitarios, internacionales, globales, etc. — se requerirá también un mayor compromiso de los responsables del proyecto para configurar y gestionar las herramientas digitales empleadas para organizar la intervención con los destinatarios de la acción, por ejemplo a través de redes sociales, comunidades virtuales, espacios web colaborativos, etc.

2. Dimensión interna. Según el tipo de organización y los colaboradores implicados:

• Si se da una actividad centralizada por parte del colectivo que desarrolla la intervención, la comunicación entre los miembros tenderá a ser cara a cara y, ocasionalmente, se requerirá una conexión a Internet o telefónica para llevar a cabo las tareas procedimentales del proyecto.
• En organizaciones abiertas, con una estructura descentralizada o que emplean métodos crowdsourcing para llevar a cabo su acción, el recurso habitual son los métodos procedentes de la innovación abierta. En este caso, la elección de herramientas de comunicación en línea, que sean adecuadas a los requerimientos y las prácticas a llevar a cabo, serán clave para el éxito del proyecto.

En este módulo se ofrecen algunas claves para analizar el mejor uso de las tecnologías digitales en los proyectos socioculturales. Con el objetivo de ofrecer una visión contextualizada y pegada al terreno, se presenta un caso de estudio que incorpora una serie de buenas prácticas en la gestión de ese tipo de proyectos. Se trata de un caso ficcionado donde un gestor cultural aplica a su proyecto un enfoque de gestión abierto y experimenta con diferentes recursos metodológicos y herramientas digitales. El caso puede tomarse como referencia para plantear cualquier otra intervención en ámbitos, con poblaciones y circunstancias diferentes.

La idea

Lídia dejó hace pocos meses su trabajo su trabajo como voluntaria en una asociación vecinal. Lídia colaboraba en uno de los proyectos de la asociación, dedicado a la recuperación del patrimonio local. En el marco del proyecto también se llevaban a cabo diferentes iniciativas de animación sociocultural como exposiciones, charlas o entrevistas a personas del barrio. El trabajo de Lídia consistía en localizar a las personas que podían relatar sus vivencias de épocas anteriores en el barrio, hacerles una entrevista y producir las piezas de vídeo que se alojaban luego en el canal de Youtube de la asociación. Haciendo las entrevistas Lídia pudo conocer a muchas personas que recordaban todo tipo de vivencias y daban cuenta de situaciones del pasado que ayudan a comprender la realidad del barrio en la actualidad. Después de un verano de colaboración, abandonó el proyecto para continuar con sus estudios universitarios de bellas artes en otra localidad.

Nada más instalarse, Lídia se planteó realizar un proyecto similar al de la asociación en su nuevo barrio. A ella le sería muy útil para conocer el lugar de primera mano, y también serviría para animar a los vecinos a que colaboren en la recuperación de las infraestructuras asociativas y culturales del barrio, que están muy deterioradas.

El primer paso para lanzar un proyecto de ese tipo es diseñar la intervención que tendrá lugar en el nuevo contexto, pensar en sus objetivos y el equipo que lo llevará a cabo. En principio Lídia se plantea alcanzar los mismos objetivos del proyecto originario de la asociación de vecinos, centrados en la recuperación del patrimonio social y cultural del lugar. Y también le gustaría conseguir otros logros indirectos, como la creación de tejido asociativo en el nuevo barrio, o la visualización de sus actividades para darlas a conocer a otras personas que puedan estar interesadas.

Antes de iniciar el proceso de diseño del proyecto, Lídia quiso revisar con sus compañeros su experiencia en el barrio anterior. Eso les daría un punto de partida fiable y podría evitar que cometieran algunos errores en el nuevo proyecto. Mediante un DAFO, y sirviéndose de una herramienta online, el equipo de trabajo encontró las siguientes debilidades en lo relativo a la recopilación y difusión de testimonios locales en el anterior proyecto:

• En primer lugar, Lídia siempre tuvo muchas dificultades para encontrar a personas que contasen su historia, bien porque algunos ya habían abandonado el barrio o porque no se sentían cómodos explicando anécdotas personales frente a una cámara de vídeo.
• En segundo lugar, a pesar de que los relatos de los vecinos eran cautivadores, el canal de Youtube de la asociación de vecinos no tuvo el alcance esperado. Hablando con amigos y familiares, todos ellos demostraban su interés por la actividad, pero sentían no poder seguirlo más atentamente dadas sus ocupaciones diarias. En esas conversaciones, Lídia ha entendido que ver un vídeo en Youtube supone un gran esfuerzo para los espectadores: deben disponer de una conexión a Internet fluida, ser activos en la búsqueda de las piezas y mantener una atención casi exclusiva para seguir el relato.
• En tercer lugar, producir un vídeo semanal requiere un gran esfuerzo en tiempo, búsqueda de recursos, música e imágenes que refuercen la historia.

Imagen de un análisis DAFO de DIY Toolkit.

La reflexión sobre la manera de superar esas dificultades llevó al equipo a buscar nuevas ideas en otros proyectos similares. Rápidamente les vino a la cabeza un caso práctico en el que habían trabajado durante el curso anterior. Se trata del proyecto Radio web MACBA, que comparte algunas características con el de la asociación vecinal. Radio web MACBA lleva en marcha desde 2006 y su actividad principal consiste en producir podcast de entrevistas que el museo utiliza como complemento a las exposiciones en las salas. Todos los recursos de audio poseen licencias de propiedad intelectual abiertas y se producen con un bajo coste.

Otros proyectos inspiradores revisados por el equipo de trabajo en su primer benchmark fueron: Centro de Cultura Digital, Lumpen Radio, Pop Up Youth Radio. De todos ellos tomaron ideas y claves inspiradoras, y finalmente Lídia propuso las líneas generales que definen el proyecto de recuperación del patrimonio cultural en su barrio:

• El proyecto nace con el objetivo de expandirse más allá de la realidad del barrio, de manera que cualquier persona que haya sido residente o que conozca el barrio de manera indirecta pueda acceder a los recursos que puedan surgir en el marco de la intervención práctica.
• En ese sentido, el proyecto será abierto a todos los interesados en colaborar. Se abrirán todas las fases: el proceso de elaboración, el desarrollo y los resultados.
• La apertura del proyecto requiere utilizar ampliamente la web como plataforma. El equipo no trabajará en una sede física, sino en espacios digitales; y el proceso y los resultados se mostrarán también en una web abierta.
• Se invitará a participar a las personas que residen en el barrio y también a quienes lo habitaron durante una época y ahora viven en un lugares diferentes.
• Las narraciones de los vecinos serán audios producidos como podcast, descargables y accesibles en Internet para cualquier interesado.
• Las piezas de audio serán extractos de historias que se ofrecerán troceadas para que se puedan escuchar mientras se viaja en coche, en el metro, haciendo ejercicio o antes de acostarse.
• La producción no será centralizada, sino distribuida: serán los propios entrevistados quienes grabarán sus historias con herramientas domésticas — como su propio teléfono o su ordenador — y las alojarán en un espacio grupal en la nube, para que el equipo de coordinación acceda a ellas, las revise y las publique.
• Una vez validadas y editadas, las piezas se alojarán a una plataforma como Mixcloud o Soundcloud (repositorios de audio) y se distribuirán en la web y las redes sociales del proyecto.
• Todas las piezas se embeberán en la página web del proyecto, y se organizarán en series temáticas a modo de “exposiciones”.
• Todos los contenidos producidos estarán disponibles en Internet en abierto y bajo licencia Creative Commons.

Imagen de los tipos de licencias abiertas de Creative Commons.

Una vez definidos los objetivos y los principales rasgos del proyecto, Lídia y su equipo se ponen manos a la obra. Al ser la primera vez que diseñan una intervención de este tipo, les preocupa cómo enfrentarse a los principales retos: cómo enfocar el proyecto en abierto, cómo trabajar con la comunidad y cómo organizarse internamente.

Cómo enfocar un proyecto en abierto

Lo primero es establecer los principios básicos en los que se basará el proyecto y que servirán de guía durante su desarrollo:

• Transparencia. Trabajar en público, dejar que el resto de gente que está interesada aporte su grano de arena en lo que estés haciendo.
• Descentralización. No es imprescindible que las personas del grupo de trabajo y los participantes se encuentran en el mismo lugar físico. La colaboración debe de ser posible en varios niveles aun sin estar juntos.
• Autogestión. El proyecto será autogestionado, lo que lo sitúa en el ámbito de las aproximaciones Do It Yourself.
• Participación. Dejar que la comunidad sea parte del proyecto supone que un gran y diverso grupo de personas puedan colaborar y contribuir en cualquier etapa del proyecto.
• Replicabilidad y generación. Supone inspirarse en el trabajo de otras personas y poder usar las aportaciones de los demás, cambiarlas, reconstruirlas y volverlas a compartir para que otros puedan utilizarlas y mejorar sus prácticas.

Imagen de las fases del Design Thinking de Ideo.org.

Una vez definidos los principios, Lídia debe buscar una metodología de trabajo que pueda adaptarse a las peculiaridades del proyecto y que permita evolucionar en la práctica de un modo progresivo, a través de pequeños avances iterativos, de un modo similar a como funcionan los procesos de prototipado rápido o las metodologías de desarrollo de software ágiles. Los métodos que trabajan de ese modo se denominan de Innovación Abierta, y en su mayoría proceden del campo del diseño centrado en las personas o Human-Centered Design. El human-centered design pone el foco en los usuarios a los que se dirige un producto o servicio, y su objetivo es generar nuevas soluciones que se adapten plenamente a sus necesidades. Los proyectos dentro de este ámbito comprenden tres fases, con metodologías específicas para cada una de ellas: (1) inspiración, para conocer las necesidades de la gente a través de sus ideas; (2) ideación, centrada en el análisis de lo aprendido, la identificación de las oportunidades y el prototipado de las ideas; y la (3) implementación, consistente en aplicar la solución.

Lídia ha buscado dentro de este campo recursos metodológicos que encajen con los principios de su proyecto y ha encontrado las siguientes herramientas:

• DIY Toolkit. Un kit de herramientas de innovación social con fichas y recursos para resolver problemas en cada una de las fases de un proyecto. Contiene recursos para la planificación estratégica, cómo generar ideas, test de evaluación y feedback, implementación, etc.
• Open Innovation Toolkit. Basado en el enfoque del human centered design, se centra en el proceso de desarrollo de un producto utilizando fichas guiadas para aplicar cada una de las técnicas que se proponen.
• Design Kit. Incluye casos de estudio, experiencias y métodos ideados como un manual simple de instrucciones para ayudar en las tres fases del proceso (inspiración, ideación, implementación).

Para cerrar esta etapa, es importante documentar el marco operativo. La documentación del proyecto debe incluir la orientación de la estrategia, la estructura de la intervención y la secuencia de actividades a realizar. Esta es una posible organización de la información en los documentos de enfoque del proyecto:

Imagen del prototipo de la web Unlocked Culture.

1. Conceptualización. Hay que hacer un dossier que explique las bases del proyecto y las funcionalidades que estarán disponibles en la web.
2. Planificación. Supone organizar la dimensión operativa del proyecto, detallando los requisitos que tiene para la organización realizar un proyecto de este tipo. Para elaborar este plan, han establecido un timeline marcando donde quieren estar en 6 años, en 6 meses y en 6 semanas de forma que se mapean desde objetivos específicos a la visión y misión de la organización.
3. Diseño de procesos. Un blueprint que simule la aplicación de las funcionalidades en escenarios de práctica real. Tomando como referencia las técnicas de diseño de servicios, el blueprint incluirá las líneas de acción de los usuarios, sus interacciones y la secuencia integrada dentro del contexto.
4. Testeado. Diseñar una experiencia piloto con público real, que sirva de test antes de poner en marcha la iniciativa.

Cómo trabajar con la comunidad

Lídia quiere que su nuevo proyecto sea muy abierto para que la comunidad pueda implicarse en todas las fases. Su experiencia en el trabajo anterior no fue muy positiva en ese sentido. La asociación de vecinos no hacía públicas las entrevistas que iba realizando y se limitaba a divulgar los vídeos al final del proceso, una vez editados. Las piezas se ofrecían cerradas, y ello generó un efecto de desapego indeseado: nunca se logró implicar plenamente al vecindario porque los productos culturales les resultaban ajenos. Cuando quisieron resolver esos pequeños desajustes metodológicos ya era demasiado tarde y no disponían de más recursos ni la energía necesaria para reenfocar el proyecto.

Para evitar una situación similar, Lídia ha propuesto abrir el proyecto desde la fase de conceptualización y hasta el final. Con ello busca una mayor implicación de los vecinos residentes en el barrio, y también lo ve como una oportunidad para contactar con los que ya no viven allí y con otras comunidades interesadas que podrían colaborar en algunas tareas. Se conformaría así una red más amplia de historias y colaboradores que desean explorar las nuevas formas que ofrece Internet para recuperar el patrimonio local.

Algunos compañeros de Lídia han trabajado en la Fundación Mozilla, que utiliza un enfoque centrado en la comunidad y abierto al público en general. Es un enfoque que encaja muy bien con la orientación del proyecto de Lídia por lo que están pensando en incorporar algunas de sus prácticas. Una de las últimas acciones de apertura de la Fundación Mozilla ha sido el lanzamiento de convocatoria a toda su comunidad para elaborar una nueva identidad de marca bajo los principios open-source design.

Les ha llamado la atención lo abiertos que se han mostrado a su comunidad, exponiendo sus puntos fuertes y débiles, la sencillez del proceso y la gran acogida que ha tenido. Y van a analizar las herramientas empleadas, el tono de la comunicación y la información que han liberado. La secuencia completa del proyecto de Mozilla ha sido la siguiente:

Imagen de la definición de la personalidad de marca de Mozilla.

1. Anuncian a su comunidad la intención de rediseñar la identidad de marca de la fundación y muestran su plan de acción para los siguientes meses.
2. Configuran y ponen a disposición de la comunidad un espacio en Github para reunir las propuestas de todos los participantes.
3. Se hacen transparentes a su comunidad publicando un análisis detallado de la situación actual, buscando la implicación y la complicidad de sus seguidores.
4. Guían a los diseñadores interesados a través de un briefing y explicitando las líneas en las que deben trabajar.
5. Una vez revisadas, publican las propuestas que tienen más fuerza y solicitan la opinión de sus seguidores para tomar una decisión sobre el resultado final.

Lidia y su equipo deciden seguir esa metodología y se ponen manos a la obra. Comienzan elaborando un post en Medium explicando el proyecto, sus objetivos y lo que pretenden conseguir. Para difundirlo han utilizado las redes sociales que han creado para proyecto, las suyas personales y las de la asociación de vecinos con la que colaboran. Y para ampliar el impacto, han enviado un email masivo a la base de datos de la asociación utilizando la herramienta de envío masivo de emails gratis TinyLetters.

El email será la principal herramienta de comunicación. A diferencia de otras como las redes sociales, el email permite desarrollar las ideas y explicar el detalle de los procesos cuando se trata de un proyecto con una gran carga simbólica, como es este caso. En el equipo de trabajo, la idea de mantener informada a la comunidad mediante emails se vió reforzada sobre todo tras haber participado en la experiencia de libro colaborativo “Made with Creative Commons” (ver caso detallado), impulsada por Creative Commons. Se trataba de publicar un libro sobre los casos de éxito vinculados al uso de licencias de propiedad intelectual Creative Commons, que comprendía también una campaña crowdfunding en Kickstarter para conseguir recursos. En la elaboración del libro hay al menos tres buenas prácticas a tener en cuenta:

Imagen de Open Business Model Canvas del libro Made with Creative Commons de Paul Stacey en Kickstarter.

• Colaboración. Una de las recompensas para los donantes de primer nivel en la campaña de crowdfunding es la de colaborar en la edición del libro. Los editores participan eligiendo los casos de estudio que se publicarán en el libro y revisando los textos de la obra a través de documentos de Google Drive.
• Divulgación en abierto. Junto con la implicación de los editores, también han optado por divulgar en abierto las temáticas del libro y los intereses de Creative Commons en general. Eso les ayuda a dar a conocer su actividad y permite que los interesados indirectos hagan seguimiento de la evolución del proyecto. Ver el proyecto en Medium.
• Seguimiento del proyecto. Una de las claves en este proceso de Creative Commons ha sido la comunicación constante mediante email de todos los avances a los “patronos” del crowdfunding: la elaboración de los textos de los capítulos, el proceso de edición del libro físico, los hitos y plazos, etc. El mailing es de gran utilidad para refrescar la memoria de los interesados, que de otro modo puede que se olviden del proyecto transcurridos los primeros días.

Cómo organizarse internamente

El proyecto ya se ha lanzado y la respuesta de la comunidad está siendo muy positiva. Han publicado todos los detalles en la web, y cualquier puede participar enviando sus testimonios en vídeo. Están comenzado a recibir audios, ideas y posibles colaboraciones.

Poco a poco la idea ha trascendido y empiezan a tener problemas para organizarse como grupo. Un proyecto descentralizado conlleva dejar que los equipos no solo trabajen en una parte de un proyecto, sino que la gente pueda liderar diferentes aspectos del mismo, permitiendo la colaboración en varios niveles. De modo que se están viendo obligados a estudiar cómo organizarse para que el proyecto no muera de éxito y siga contando con las aportaciones de la comunidad.

La organización distribuida se define mediante tres coordenadas, que son clave en todo diseño organizativo basado en los postulados de la innovación abierta:

• Definir los entornos de colaboración. Los modelos de innovación abierta desdibujan las dimensiones dentro/fuera de la organización. Todos los elementos que tienen parte en la acción son compartidos y dispuestos de manera que puedan ser utilizados por todos los agentes participantes.
• Organizar la estructura reticular del grupo. Una red es un conjunto de nodos interconectados. La comunicación entre esos nodos se articula mediante protocolos que permiten el intercambio de datos siguiendo patrones compartidos. Para que la comunicación fluya, es necesario definir y explicitar esos protocolos.
• Gestionar la propiedad compartida. No es posible colaborar en una tarea común sin establecer previamente una base para compartir los principios que la sustentan. Del mismo modo, llevar a cabo un proceso de participación distribuida conlleva que los implicados directos e indirectos tengan acceso a los productos derivados de su trabajo.

De acuerdo con esto, el equipo ha optado por crear líneas de trabajo contando con aquellos que se han mostrado más activos. Han puesto en práctica una “mini-estructura” con tres grupos de trabajo según el nivel de implicación de las personas:

Imagen de una red distribuida en “Grouped” de Paul Adams.

• Grupo central, encargado de liderar las diferentes fases del proyecto, lanzar a la comunidad las líneas estratégicas e implementarlo.
• Otro grupo de segundo nivel encargado de valorar las propuestas según el expertise de cada uno, aportar referencias y distribuir los contenidos para hacer crecer el proyecto.
• Finalmente, la red de colaboradores abierta, que proporciona brainstorming continuado.

Una vez creado el andamiaje organizativo, han planteado una serie protocolos de comunicación entre los grupos y miembros de la organización. Lo más importante es que todos los participantes tengan acceso a la información y sean conscientes del estado del proyecto. Dado que no se encuentran en un mismo espacio, las herramientas online son vitales para que el trabajo fluya. Estos son las buenas prácticas que han distribuido a todos los miembros del equipo:

• Los documentos de trabajo deben ser compartidos desde la fase de edición para todo el equipo mediante Google Drive.
• Se realizará una community call semanal emitida desde Hangout, donde se repasará el estado del proyecto y en la que participará el grupo central junto con el encargado de cada fase.
• Se ha creado un canal de Slack del proyecto, con un chat por cada eje temático en el que están invitados los expertos y donde se aportan ideas y referencias y se discuten las propuestas.
• Cada hito se actualiza en un panel de seguimiento de tareas y acciones en Trello. El panel es público y accesible en abierto para los tres grupos.
• Como principio, todo el desarrollo y código de los productos generados (web del proyecto, APIs, etc.) se incluirá en Github de manera que cualquier colectivo interesado pueda replicarlo y conectarlo.

Lídia y su (gran) equipo están muy satisfechos de cómo está evolucionando el proyecto. Ahora que han multiplicado sus apoyos, la web está totalmente operativa y están recibiendo multitud de historias, han retomado el plan inicial que realizaron para el proyecto y van a revisarlo. Esta claro que deben marcarse nuevos hitos que les permita escalar el proyecto y ver hasta donde les puede llevar. Así que ahora comienza una nueva fase, manteniendo el espíritu inicial y explorando nuevos espacios.

Este texto forma parte del programa formativo Travesías — Herramientas para activar la cultura local del Organismo Internacional de la Juventud para Iberoamérica en Plataforma C.