Mengukur Lead Time, Buffer Stock dan Threshold Stock
Pernah Baham Co. temui tempat praktik, ketika ada pasien yang akan dilakukan tindakan, baru membeli Lidocain. Terbayang butuh berapa lama pasien tersebut menunggu masuk ruang tindakan karena ada bahan yang sedang dibeli. Ternyata laporan dari orang yang ditugaskan untuk membeli, memberitahu bahwa sudah mendatangi 2 depo dan ternyata barang tersebut kosong.
Pasien tidak jadi ditindak karena tidak tersedia nya bahan, ternyata sering terjadi pada tempat praktik. Tidak tersedia nya bahan, baik bahan umum seperti anestesi atau bahan khusus seperti temporary crown akan membebani waktu pasien yang sudah berkunjung dan tentu mengurangi potensi pemasukan, bila ternyata pasien tersebut memutuskan untuk ke tempat praktik lain.
Dari persoalan stok bahan bisa berpengaruh sampai dengan pemasukan. Bila kita menghitung biaya pokok per tindakan variabel yang harus diperhitungkan bukan hanya harga beli sebuah barang, namun juga biaya pengiriman dan penyimpanan. Bila ingin lebih detail lagi sampai dengan menghitung biaya pemesanan(pulsa telepon), biaya survei ke pemasok, sampai dengan biaya risiko bila ternyata ada bahan dengan kedaluwarsa hitungan bulan.
Diluar dari biaya ada juga perhitungan waktu rata-rata yang dibutuhkan dari pemesanan sampai dengan barang siap digunakan atau disebut juga dengan lead time.
Mengapa mengukur lead time menjadi penting?
Dengan mengetahui jarak dari barang dipesan sampai dengan siap digunakan, tempat praktik dapat melakukan efisiensi biaya dan menentukan buffer stock.
Mengapa bukan dari barang diterima, tetapi sampai dengan siap digunakan. Karena ada beberapa bahan yang sebelum digunakan perlu di sterilisasi, di instalasi, pengecekan, uji coba, atau persetujuan dari dentist yang menggunakan.
Untuk tempat praktik yang perputaran uang nya masih terbatas, maka harus mengatur strategi dalam melakukan prioritas belanja. Ada bahan yang harganya murah dan cepat habis seperti masker, hand scoon, dan saliva ejector. Ada juga bahan yang harga nya mahal dan jarang digunakan seperti light body, temporary crown, dan whitening liquid.
Perlu mengatur waktu kapan untuk membelanjakan bahan sehingga anggaran yang disediakan dapat terserap dan tidak terjadi dead stock. Pengaturan waktu tersebut harus dilakukan berdasarkan lead time.
Pada tempat praktik yang Baham Co. tangani, selalu membiasakan bagian pembelanjaan mencatat tanggal pemesanan sampai barang diterima, termasuk juga mencatat darimana pemasok nya. Fungsi dari data tersebut untuk mendapatkan waktu rata-rata barang sampai di tempat praktik. Karena tidak semua barang bisa didapatkan langsung dengan cara datang ke toko, bayar, pulang bawa barang. Terkadang barang yang kita ingin beli di toko akan dipesan terlebih dahulu oleh pihak toko.
Bicara mengenai efisiensi dari sisi keuangan, ada barang-barang yang kita bisa dapatkan dengan separuh harga di toko dengan cara memesan dari luar. Salah satu yang biasa kami pesan dari luar negeri adalah suku cadang alat, seperti bearing hand piece. Namun bila berbelanja dari luar negeri membutuhkan waktu 30–60 hari untuk barang sampai di tempat praktik.
Untuk barang-barang yang membutuhkan lead time berhari-hari, agar tidak terjadi operasional praktik terhenti karena tidak ada suatu bahan, maka dibutuhkan buffer stock.
Buffer stock adalah stok bahan yang disediakan untuk menjaga operasional praktik tetap berjalan sampai bahan tersebut di stok kembali.
Cara paling sederhana untuk mengukur buffer stock adalah dengan menghitung rata-rata kebutuhan suatu bahan per minggu atau per bulan. Misal berapa boks handscoon yang dibutuhkan dalam sebulan. Pada tempat praktik yang membeli handscoon per dus agar mendapatkan harga yang lebih murah, tetapi pembelian handscoon per kardus membutuhkan waktu 3 hari. Katakan kebutuhan handscoon seminggu menghabiskan 2 boks. Maka buffer stock yang di sediakan adalah 2 boks, dengan asumsi bila ternyata pemasok langganan membutuhkan waktu lebih dari 3 hari untuk menyediakan handscoon, tempat praktik tetap aman beroperasi.
Lalu kapan waktu yang aman untuk melakukan pemesanan?
Di sinilah selanjutnya diperlukan penentuan threshold stock.
Threshold stock adalah batas jumlah stok yang ditentukan sebagai tanda untuk melakukan proses pengisian stock.
Setelah mengetahui lead time dan menentukan buffer stock, selanjutnya adalah menentukan threshold stock. Menggunakan contoh stok handscoon, dengan buffer stock 2 handscoon, maka ditentukan bila dalam lemari penyimpanan bahan terlihat sisa handscoon tinggal 2 boks maka bagian pembelanjaan sudah harus melakukan pmesanan kepada pemasok.
Tidak ada perhitungan yang baku mengenai threshold stok, namun sebaiknya threshold stock lebih dari buffer stock. Fungsi lain dari threshold stock adalah untuk diaplikasikan kedalam prosedur operasi standar, bila perawat atau dentist melihat dan menggunakan bahan yang kuantitas nya memasuki threshold stock maka segera memberitahu bagian pembelanjaan.
Pada awal Baham Co. mengelola tempat praktik, sering sekali terjadi dimana bahan sudah habis baru mendapat laporan. Yang akhirnya harus segera belanja sendiri sehingga memakan waktu, ongkos, dan tenaga. Kemudian keesokan harinya dapat laporan lagi ada bahan lain yang habis, kembali lagi harus segera belanja. Dari persoalan belanja saja sudah tidak efisien, yang seharusnya dapat dihemat karena pemesanan barang yang harusnya bisa dilakukan per bulan, bukan ketika ada bahan yang benar-benar sudah habis baru belanja.
Dengan mengukur lead time, menentukan buffer stock dan threshold stock, pengelola praktik dapat mengatur logistik barang dan menentukan keputusan strategis berkaitan dengan supply chain management. Otomatis selain membuat alur bisnis lebih efektif dan efisien, pengelola tempat praktik akan terhindar dari stres yang bisa dihilangkan dengan pembuatan sistem logistik.
Semoga artikel ini dapat bermanfaat untuk membuat tempat praktik Anda lebih efisien mengelola logistik.
Salam hangat,
