Biała Lista podatników VAT — przegląd zmian, jakie wprowadziła nowa fala przepisów
Zwany potocznie “Białą Listą”, elektroniczny jednolity wykaz podatników VAT Ministerstwa Finansów pojawił się 1 września 2019 roku. Na razie dopiero tj. testowo, bo sankcje za niespełnienie obowiązku sprawdzenia w nim kontrahentów wejdą w życie dopiero z dniem 1 stycznia 2020 roku. Wykaz jednak już jest. Jak działa i co zmieni w polskim biznesie na przestrzeni najbliższych miesięcy? No cóż, wygląda na to, że nasze rozwiązania zmniejszające ilość biurokracji i na tym polu się przydadzą.
Czym jest Biała Lista VAT?
Biała Lista, czyli jednolity wykaz podatników VAT Ministerstwa Finansów, to publicznie dostępna, bezpłatna, elektroniczna baza, która ma zastąpić trzy wykazy, które do tej pory działały oddzielnie:
- wykaz podatników czynnych i zwolnionych z VAT,
- wykaz firm, którym przywrócono rejestrację VAT,
- tzw. Czarną Listę, czyli wykaz firm wykreślonych z VAT oraz tych niezarejestrowanych w VAT.
Innymi słowy, Biała Lista zastąpi wszystkie powyższe, a znajdą się na niej najważniejsze z punktu widzenia księgowości informacje o każdym podmiocie gospodarczym z ostatnich 5-u lat.
Będą to m.in. informacje o statucie każdej firmy, ale i co najważniejsze, również firmowe rachunki bankowe, które powinny być z zamysłu jedynymi, na które dokonujemy płatności.
Jednolity wykaz podatników VAT prowadzić będzie Szef Krajowej Administracji Skarbowej (KAS). Numery kont bankowych upublicznione na Białej Liście trafią tam z bazy Systemu Teleinformatycznego Izby Rozliczeniowej (STIR).
Jakie dokładnie informacje znajdują się na Białej Liście VAT?
Nowy jednolity wykaz podatników pozwala sprawdzić następujące informacje o danej firmie:
- numer rachunku rozliczeniowego przedsiębiorcy i imienne rachunki w SKOK,
- status VAT podatnika,
- nazwę firmy lub imię i nazwisko przedsiębiorcy,
- numer NIP,
- numer KRS,
- numer REGON,
- numer PESEL,
- adres siedziby firmy (dla podmiotów zarejestrowanych w KRS),
- adres siedziby firmy, adres stałego prowadzenia działalności lub adres rejestracyjny (dla podmiotów z CEIDG),
- imiona i nazwiska, numery identyfikacji podatkowej lub numery PESEL osób wchodzących w skład organu uprawnionego do reprezentowania podmiotu, prokurentów oraz wspólników,
- datę rejestracji, odmowy rejestracji albo wykreślenia z rejestru oraz przywrócenia zarejestrowania jako podatnika VAT wraz z podstawą prawną danej decyzji.
Dlaczego wprowadzono Białą Listę VAT i jakie nowe obowiązki niesie ona dla przedsiębiorców?
Nowy wykaz podatników VAT uruchomiono zasadniczo z trzech powodów:
- żeby spadła ilość oszustw podatkowych, czyli aby uszczelnić nadzór fiskusa nad większymi płatnościami między firmami i wyeliminować płatności typu split payment na rachunki oszczędnościowo-rozliczeniowe (jak już wspominaliśmy, w wykazie znajdą się jedynie rachunki bankowe zakładane na “firmę”),
- w celu zminimalizowania ryzyka wciągnięcia firm w podatkowe oszustwa, czyli zwiększenie bezpieczeństwa obrotu gospodarczego (więcej pisaliśmy o tym w artykule o należytej staranności w VAT),
- w celu zebrania w jednym miejscu rozproszonych obecnie danych, czyli ułatwieniu firmom weryfikacji kontrahenta.
Jakie nowe obowiązki dla przedsiębiorców wprowadza jednolity wykaz podatników VAT?
Nowe przepisy wprowadzają obowiązek weryfikacji kontrahenta na Białej Liście przy każdej wpłacie.
Nowe prawo weszło w życie 1 września 2019 roku, a od 1 stycznia 2020 roku, za niesprawdzanie kontrahenta grozić będą niemałe sankcje. Szczegółowo opisujemy je w artykule Biała Lista podatników VAT — sankcje i kary od stycznia 2020.
“Fiskalne pole minowe” czy “biznesowe samobójstwo” — tak o niedostosowaniu się przez firmy do nowych wymogów piszą media już dziś.
Kluczowym będzie nie tylko sprawdzenie na Białej Liście aktualnego na dzień wykonania przelewu statusu VAT podatnika, ale i upewnienie się, że jego rachunek bankowy widnieje w wykazie. Jak to zrobić szybko dla dużych liczb transakcji, przeczytacie TUTAJ.
Kwestie problematyczne Białej Listy
Możliwych problemów związanych z nowym obowiązkiem weryfikacji kontrahenta w jednolitym wykazie podatników VAT Ministerstwa Finansów już dziś jest kilka:
- zwiększenie biurokracji, czyli również i kosztów (sprawdzanie Białej Listy przy każdej transakcji dołoży przedsiębiorcom znacznej pracy. Jak zautomatyzować i przyspieszyć tę procedurę, przeczytasz TUTAJ),
- na obecny moment upubliczniony wykaz nie jest dostosowany do potrzeb księgowych dużych firm. Można bowiem albo weryfikować w nim kontrahentów ręcznie albo skorzystać z wystawionego API, przy czym to drugie rozwiązanie ma znaczne ograniczenia — mianowicie każdego dnia będzie można zadać tylko 10 zapytań o 30 podmiotów, co daje maksymalnie 300 zweryfikowanych podmiotów dziennie. Po przekroczeniu 300 zapytań, usługa API zostanie zablokowana do północy tego samego dnia, a wszak nowy obowiązek zakłada konieczność weryfikacji kontrahenta dokładnie w dzień zlecenia transakcji. Na szczęście naszej firmie udało się już rozwiązać ten techniczny problem, o czym przeczytać możesz w osobnym artykule Raport Biała Lista i pokonanie limitu 300 zapytań dziennie,
- na obecny moment wiele firm zgłasza, że ich rachunki firmowe nie widnieją w wykazie, choć powinny, a Biała Lista aktualizowana jest tylko i wyłącznie w dni robocze,
- biznesowy dylemat, co zrobić, gdy rachunek rozliczeniowy naszego kontrahenta nie widnieje na Białej Liście? Nie zapłacić mu i narazić się na umowne kary? Czy zapłacić i podjąć ryzyko, że nie będziemy mogli tego kosztu rozliczyć?
- niejasna sytuacja, co zrobić w przypadku rachunków depozytowych i powierniczych, które nie spełniają definicji rachunku rozliczeniowego, więc nie ma ich na Białej Liście, a wszak wpłaty na nie działają jako gwarancja terminowo zrealizowanych umów, których przedmiotem są nieruchomości. W konsekwencji, te często wielomilionowe transakcje mogą nie zostać uznane za koszt uzyskania przychodu.
Może zainteresować Cię również:
