Co zrobić, by dochować należytej staranności w VAT? Kilka prostych wskazówek
Poprzez właściwą weryfikację kontrahenta przedsiębiorca dochowuje należytej staranności i chroni swoją działalność przed nieświadomym uczestnictwem w oszustwie podatkowym. Poznaj kilka prostych wskazówek, które pozwalają uniknąć karuzel VAT i innych niebezpiecznych działań biznesowych.
Co to jest należyta staranność w VAT i dlaczego trzeba jej dokonywać
Należyta staranność w VAT to nic innego jak zestaw pewnych czynności i działań, które przed nawiązaniem współpracy z nowym kontrahentem oraz w trakcie współpracy z obecnym klientem powinien wykonać podatnik. Samo pojęcie należytej staranności może się też odnosić do innych zakresów działalności, nie jest to termin zarezerwowany wyłącznie do kwestii podatku VAT. W szerszym znaczeniu należyta staranność to zestaw ściśle określonych czynności, które określają obiektywne kryteria mające na celu potwierdzenie danych i faktów na temat kontrahenta, zanim podejmiemy z nim współpracę (np. weryfikację danych rejestrowych firmy, jej numeru konta bankowego, czasem sprawozdań finansowych z poprzednich lat, aby sprawdzić kondycję finansową firmy).
Działania w ramach należytej staranności są dostosowywane zarówno do prowadzonej działalności, jak i tego, czego dotyczy sama transakcja. W przypadku sprzedaży owoców i warzyw przedsiębiorca będzie podejmował inne działania niż galeria sztuki sprzedająca obrazy współczesnych artystów, ale łączy ich jeden cel — dokonanie należytej staranności.
Działania, o których więcej napiszemy w kolejnych częściach tego artykułu, zgodnie z zasadą należytej staranności w VAT są rozpatrywane przez urzędników skarbowych podczas sprawdzania rozliczeń VAT wykonanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Niezachowanie zasad należytej staranności bardzo często skutkuje np. niezgodą na odliczenia podatku. Dotyczy to przede wszystkim podatku od towarów i usług, ponieważ to najczęściej w tym przypadku należyta staranność stanowi kluczowy czynnik, który pozwala ocenić czy podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia naliczonego podatku, czy też nie.
25 kwietnia 2018 r. Ministerstwo Finansów opublikowało dokument “Metodyka w zakresie oceny dochowania należytej staranności przez nabywców towarów w transakcjach krajowych”, który zawiera wskazówki dla organów podatkowych, które oceniają czy podatnik VAT dochował należytej staranności. Ten dokument stanowi również dobry poradnik dla przedsiębiorcy. Więcej na ten temat: TUTAJ.
Co sprawdzamy w ramach należytej staranności w VAT? Podstawowe kryteria
Przed rozpoczęciem współpracy z nowym kontrahentem przedsiębiorca, aby dochować należytej staranności i upewnić się, że transakcja biznesowa, w której uczestniczy, nie jest związana z nadużyciem lub oszustwem w zakresie VAT, powinien dokonać poniższych działań:
- sprawdzić w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS) lub Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG), czy dany kontrahent widnieje w danym rejestrze (nie dotyczy przedsiębiorców, którzy nie mają obowiązku rejestracji w KRS lub CEIDG);
- sprawdzić, czy w chwili transakcji kontrahent jest wpisany do Wykazu Podatników VAT (tzw. Biała Lista) i potwierdzić, że jest czynnym podatnikiem VAT, został z niego zwolniony lub przywrócony do rejestru. Warto przy tym pamiętać, że przy transakcjach przekraczających 15 000 PLN, trzeba również zweryfikować czy nr konta bankowego podany przez kontrahenta widnieje na Białej Liście (inaczej możemy stracić prawo do odliczenia VAT). Firmy, które mają setki lub tysiące transakcji dziennie, zazwyczaj przyspieszają czas weryfikacji zgodności numerów kont i numerów NIP za pomocą takich automatycznych rozwiązań, jak nasza usługa Biała Lista na platformie Data Integrator (program automatycznie weryfikuje plik CSV z danymi);
- zweryfikować wszelkie dostarczone przez kontrahenta wymagane koncesje (np. koncesje z URE w zakresie paliw ciekłych czy licencje z MSWiA), zaświadczenia i zezwolenia dotyczące towarów, których transakcja dotyczy (kopia zaświadczenia o niezaleganiu w podatkach jest również konieczna);
- sprawdzić w KRS lub CEIDG pełnomocników kontrahenta w celu uzyskania potwierdzenia, że dane osoby są rzeczywiście upoważnione do jego reprezentowania, a upoważnienia nie utraciły ważności.
Aby dochować należytej staranności w przypadku kontrahentów, z którym współpracujemy nie pierwszy raz, należy dokonywać regularnej weryfikacji, czyli sprawdzać, zarówno czy któreś z danych się nie zmieniło, nie wygasł aktywny status VAT, jak i czy nie zmieniły się numery kont w Wykazie Podatników VAT (na tzw. Białej Liście). Konieczna jest również weryfikacja czy osoby, które dokonują transakcji (pełnomocnicy), aktualnie są do tego upoważnione.
Karuzele VAT i inne oszustwa podatkowe
Istnieje co najmniej kilka czynników, które mogą podpowiedzieć przedsiębiorcy, że dany kontrahent być może próbuje np. uniknąć płacenia podatku VAT, czyli planuje podatkowe przestępstwo. Przedsiębiorcę powinny zaalarmować wszelkie próby zmiany dotychczasowych zasad współpracy lub ustaleń dotyczących transakcji z nowym klientem.
Jakie zachowania powinny wzbudzić Twoją wątpliwość? Poniżej przedstawiamy kilka przykładów:
- kontrahent proponuje obniżenie ceny w przypadku płatności gotówką za transakcję lub od początku wymaga płatności gotówką za zlecenie, którego wartość przekracza 15 tys. zł;
- proponuje zawarcie transakcji bez ryzyka gospodarczego, o której mówi się gdy dokonywana jest transakcja (zakup i sprzedaż), ale przedsiębiorca nie inwestuje w nią własnych środków finansowych — opłaca ją pieniędzmi od podmiotu, któremu towar został dalej sprzedany. Płatność za transakcję jest zabezpieczona jeszcze przed rzeczywistym dostarczeniem zamówionego towaru;
- kontrahent proponuje podzielenie płatności i przelanie należności na dwa różne konta bankowe, rachunek podmiotu trzeciego lub na rachunek zagraniczny (nie dotyczy to split payment, czyli mechanizmu podzielonej płatności);
- bez ekonomicznego uzasadnienia kontrahent proponuje towar za cenę, która znacząco odbiega od ceny rynkowej (jest od niej znacznie niższa) lub proponuje towar, który nie należy do branży, w której działa;
- dostarczone przez kontrahenta towary są niezgodne z wymaganiami jakościowymi, które określa prawo;
- transakcja nie jest w żaden sposób udokumentowana — brak umowy pisemnej czy elektronicznej lub jakichkolwiek dokumentów na temat zamówienia.
Karuzela VAT — przykład
Często praktykowane są też nagłe zmiany sposobu transportu towaru — np. towar przewożony jest z terytorium innego państwa. Nierzadko ten sam towar jest nawet kilka razy wywożony z Polski i ponownie przywożony. Jest to prosty przykład karuzeli VAT, której każdy przedsiębiorca może uniknąć, stosując należytą staranność.
Prosta spółka akcyjna furtką do oszustw?
W kontekście możliwych oszustw podatkowych warto wspomnieć o nowej spółce, która od 1 lipca 2021 roku może być zakładana przez polskich przedsiębiorców, a mowa tutaj o prostej spółce akcyjnej (PSA), o której więcej pisaliśmy TUTAJ. W ramach przypomnienia do założenia PSA wystarczy 1 zł kapitału początkowego, a wszelkie formalności dla tego rodzaju działalności można załatwić on-line. Jest to dobre rozwiązanie dla start-upów, ale wiąże się też z potencjalnym niebezpieczeństwem związanym z oszustwami. Przepisy tworzą pole do nadużyć i w żaden sposób nie chronią wierzycieli takiej spółki, ponieważ członkowie zarządu nie odpowiadają za jej zobowiązania, a kapitał zakładowy PSA zawsze będzie niewspółmierny w stosunku do w zasadzie każdej transakcji.
Biorąc pod uwagę powyższe każdy przedsiębiorca, który realizuje transakcję z PSA, aby sprostać zasadom należytej staranności, powinien zastanowić się nad dodatkowymi zabezpieczeniami.
Podsumowanie
Fiskus kwestionuje prawo podatników do odliczenia VAT-u i aby do tego nie dopuścić przedsiębiorca nie tylko musi zweryfikować swojego kontrahenta, ale też posiadać dokumenty, które udowadniają weryfikację (np. raporty). Szczególnie że przepisy podatkowe nie regulują, co dokładnie oznacza należyta staranność. Aby otrzymać takie raporty, wystarczy wejść na stronę platformy informacji gospodarczej Prześwietl.pl i złożyć zamówienia — na każdym raporcie widnieje data wygenerowania dokumentu, więc raporty mogą posłużyć w celu udowodnienia dokonania należytej staranności.
Jeśli chodzi o pozostałe konieczne działania, takie jak żądanie od kontrahenta pisemnego poświadczenia, że nie bierze udziału w oszustwach podatkowych, dołączenia do faktury specyfikacji zamówionych produktów czy dostarczenie kopii oświadczenia o niezaleganiu w płaceniu podatków, to przedsiębiorca powinien o to odpowiednio wcześnie wnioskować u kontrahenta.
Zobacz także:
