Como construir o Portfólio de projetos de um Joint Lab?

Em nossos textos anteriores no tema de Joint Lab, apresentamos a definição e algumas caraterísticas dos Joint Labs, bem como alguns dos seus desafios de gestão, de regulação, o papel do Bridgemaker, e ainda os desafios na definição do portfólio de projetos do Joint Lab. Nesse texto entraremos mais profundamente nas etapas de construção do portfólio de um Joint Lab.

O processo de definição do portfólio de projetos de um Joint Lab não é uma tarefa fácil, pois demanda a priorização dos tópicos de interesse do laboratório em relação aos recursos disponíveis, a definição de prazos, escopo, equipe, etc., equilibrando os interesses de curto e longo prazo, de development e deployment. Em nossa pesquisa com diversos Joint Labs em diferentes estágios de maturidade, observamos que o processo de construção do portfólio de projetos de um joint lab geralmente ocorre em 4 etapas:

1. Exploração:

A etapa de exploração consiste em investigar melhor os possíveis temas de pesquisa; quais objetivos de projeto podem ser desenvolvidos em relação a esses temas; quais as tendências de mercado atuais e futuras; quais as tendências de pesquisa e conhecimento científico já desenvolvido na área; identificar áreas tecnológicas promissoras. A exploração basicamente se resume à identificar necessidades e interesses de pesquisa da empresa e competências, conhecimentos e interesses da universidade, e gerar um grupo de ideias de projeto possíveis. Essa etapa pode ser realizada de diferentes formas. Em um dos laboratórios, foram realizados workshops com pesquisadores e especialistas da área para geração de ideias de projetos, que em seguida eram enviadas para a empresa parceira, que selecionava os projetos de interesse para dar continuidade. Em outro laboratório, a empresa que gerava um conjunto de projetos de interesse interno de suas áreas de negócio, que eram levados para a universidade.

2. Match:

A etapa de match consiste em encontrar os pontos de convergência entre interesses de pesquisa e desenvolvimento de competências e conhecimentos da universidade e da empresa, aqueles projetos que ambos os lados têm interesse em levar à frente. Nos casos anteriormente citados, um dos lados (empresa ou universidade) gerava ideias ou temas de pesquisa, e enviava para o outro lado analisar e verificar seu interesse e capacidade de execução. Nessa etapa havia apenas uma elaboração inicial do projeto com objetivos, expectativas de resultados, potencial de aplicação, e algumas vezes alguma estimativa inicial de recursos necessários (financeiros, pessoal, infraestrutura, equipamentos, etc.). Em um outro casos estudado, a exploração e o match eram realizados ao mesmo tempo. O laboratório promovia periodicamente eventos que reuniam representantes das empresas afiliadas e pesquisadores, para a geração de ideias em torno de dado tópico, em conjunto, que se transformavam em projetos. Empresas poderiam apresentar seus interesses, pesquisadores poderiam apresentar suas pesquisas e o match era realizado ali mesmo. Em alguns casos, inclusive, quando o representante da empresa era o tomador de decisão, alguns projetos eram escolhidos para serem executados nesse mesmo dia.

3. Priorização:

Em geral, o número de projetos de pesquisa idealizados que dão match costuma ser maior do que os recursos podem de comportar. Portanto, se faz necessária uma priorização dos projetos. Nessa etapa são aprofundadas a especificação de recursos, os objetivos do projeto, etc., de maneira a selecionar aqueles mais promissores para a universidade e a empresa no curto e longo prazo. Nesse sentido, alguns projetos podem ficar em standby, aguardando a finalização de outros projetos, a disponibilização de mais recursos, ou ainda aguardando os resultados do andamento da pesquisa, de maneira a confirmar sua viabilidade técnica, potencial de contribuição, de aplicação, etc. Nessa etapa é formado o portfólio de projetos do Joint Lab para um determinado período de tempo.

4. Bridgemaking:

Tendo sido formado o portfólio, segue-se para a execução do mesmo, o que inclui todos os processos de contratação, formação das equipes (que também pode incluir atores da empresa), alocação de recursos, definição de prazos, expectativas de entregas, estruturas de decisão, de avaliação etc. Essa etapa pode envolver uma parte burocrática dos processos tanto da empresa quanto da universidade, e por isso a atuação do Bridgemaker é essencial, para pavimentar os caminhos dentro de cada uma das instituições e garantir a estrutura legal, infraestrutura necessária, etc. para o início da execução dos projetos, além de realizar um alinhamento das expectativas para universidade e empresa.

Ao final dessas etapas, temos a execução do portfólio de projetos. Porém, é comum que existam também etapas de revisão periódica do portfólio, na qual são atualizadas as tendências de mercado, tecnologia, e pesquisa, as expectativas da empresa e universidade, a disponibilidade de recursos, e até mesmo a relevância e priorização dos projetos. Essa avaliação é essencial tanto por causa do dinamismo do mercado e dos avanços tecnológicos, como por causa dos próprios resultados de pesquisa que podem apontar que o caminho escolhido não é tão promissor como imaginado, ou que existem outros caminhos mais promissores. Essa é uma característica intrínseca à projetos de P&D (tanto development quanto deployment), pois apresentam alto grau de incerteza, sendo impossível prever a priori os resultados e/ou a aplicabilidade da pesquisa. Nesse caso, muitas vezes é adotada uma abordagem de aprendizagem ativa para lidar com a incerteza, que consiste em executar o projeto em etapas, coletando informações sobre o que é percebido como incerteza e reavaliando o projeto e suas próximas etapas a partir dessas informações. Portanto, é importante que exista um alinhamento de expectativas em relação aos resultados esperados dos projetos, mantendo a flexibilidade e capacidade de adaptação tanto por parte da empresa quanto da universidade. Afinal, nem sempre será possível formular todos os entregáveis dos projetos a priori, dado que os Joint Labs são, acima de tudo, espaços de experimentação e aprendizagem.