Conheça as fases de maturidade de um Joint Lab

Em nossos textos anteriores no tema de Joint Lab, apresentamos a definição e algumas caraterísticas dos Joint Labs, bem como alguns dos seus desafios de gestão, de regulação, o papel do Bridgemaker, e ainda como construir o portfólio de projetos do Joint Lab. Nesse texto discutiremos os estágios de maturidade de um Joint Lab.

Um Joint Lab raramente se inicia com todos seus processos definidos, grande alinhamento entre todos seus participantes e aproveitamento das competências dos dois lados, ou seja, ele passa por estágios iniciais de experimentação até chegar à maturidade. Um de nossos entrevistados afirmou que o processo de amadurecimento se parece com o de um relacionamento amoroso. Nos estágios iniciais, o casal começa a se conhecer melhor, interagir, fazer algumas atividades juntos até formalizar o compromisso em um namoro que, com o tempo, evolui para um casamento. Em nossa pesquisa, observamos que os Joint Labs passam por quatro estágios de maturidade: Formação de portfólio inicial; Experimentação & aprendizado; Transformação; e Joint Lab. Em seguida vamos aprofundar cada uma dessas fases:

1. Formação de portfólio inicial

O primeiro estágio de operação do Joint Lab inclui a seleção dos primeiros projetos a serem desenvolvidos, geralmente seguindo as etapas apresentadas no texto anterior, sobre construção do portfólio de projetos. A lógica que direciona a formação do inicial portfólio é a de utilizar os recursos disponíveis, ou seja, aproveitar as experiências dos participantes do Joint Lab, as competências e áreas de pesquisa da universidade e os temas que já têm maior interesse e conhecimento por parte da empresa. Em nossa pesquisa, observamos que essa etapa pode durar meses ou até anos, sendo a mais difícil, já que tanto universidade quanto empresa estão ainda se conhecendo, entendo o funcionamento de cada uma, seus processos e formulando os processos do Joint Lab. Conforme informado por nossos entrevistados, o tempo necessário para revisão e reformulação do portfólio costuma reduzir significativamente nas fases seguintes, dada a experiência acumulada pelos participantes. Nessa etapa são selecionados os temas de pesquisa iniciais, primeiros projetos, é formada a equipe de pesquisadores da universidade e da empresa e são formuladas as primeiras estruturas administrativas, de gestão e de governança do Joint Lab. O processo de regulação é feito de maneira informal, e existe alta dependência dos Bridgemakers para fazer com que as atividades consigam ser realizadas e que os projetos consigam ser iniciados. Em alguns dos casos, esse processo foi mediado por agências de fomento, como a FAPESP, que tem conhecimento acumulado tanto sobre o funcionamento da universidade, quanto da empresa, e também sobre todos os processos legais e burocráticos necessários para garantir a atividade do laboratório. Essa fase representaria a formalização do namoro entre universidade e empresa.

2. Experimentação & aprendizado

A etapa seguinte consiste em executar os projetos definidos na fase anterior. É uma etapa de muita experimentação em termos de processos de gestão e governança no Joint Lab. Por exemplo, em um Joint Lab em nossa pesquisa, inicialmente havia um acompanhamento mensal do andamento dos projetos por parte da empresa. Porém, com o tempo, esse intervalo foi modificado para um acompanhamento a cada semestre, dado que nem sempre existiram avanços relevantes mensalmente, que essa atividade sobrecarregava os envolvidos e gerava muitas intervenções nos projetos. Atividades de acompanhamento dos projetos, apresentação e avaliação de resultados, atualizações e modificações no projeto, comunicação e alinhamento entre as partes etc., são desenvolvidas, testadas, avaliadas e refinadas. A regulação do portfólio e dos projetos segue regras simples e heurísticas e ainda existe alta dependência dos Bridgemakers para garantir as atividades do Joint Lab.

3. Transformação

A fase seguinte representa uma fase de transição, que culmina na fase final de maturidade do Joint Lab. Após a fase de experimentação, universidade e empresa já têm maior conhecimento uma sobre a outra, sobre seus processos, cultura, atividades, e o próprio Joint Lab já apresenta processos de gestão, governança e regulação mais formalizados e desenvolvidos. Nessa fase já existe maior compreensão acerca dos pontos fortes da universidade, da empresa e do Joint Lab como uma entidade. Portanto, o portfólio de projetos passa a se alinhar mais às estratégias da empresa e da universidade. Pode haver revisão e até transformação do escopo de projetos, do portfólio de projetos e até mesmo da equipe, a partir do aprendizado adquirido nas fases anteriores, focando mais a atuação do Joint Lab de maneira estratégica. Ou seja, enquanto a fase anterior representava um namoro, no qual existia compromisso firmado por ambas as partes, porém ainda em caráter experimental, na fase de transformação é quando o pedido de casamento é realizado, e toda a preparação para o mesmo é executada.

4. Joint Lab

Na fase final de maturidade, essa entidade conjunta entre universidade e empresa apresenta todas as caraterísticas de um Joint Lab, com processos de gestão, regulação e governança formais e bem definidos, e maior alinhamento entre ambas as entidades. Em nossa pesquisa, os Joint Labs foram integrados como parte da estratégia de inovação da empresa e, dada a maior experiência na atuação conjunta entre universidade e empresa, o Joint Lab desenvolveu a capacidade de aproveitar sinergias e complementaridades entre as entidades para gerar maior valor para todas as partes. Nessa fase, finalmente o Joint Lab passa a ter uma identidade própria como uma entidade mista de cooperação entre universidade e empresa, ou seja, é nessa fase que o casamento finalmente é oficializado.

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Em resumo, para a construção de um Joint Lab e sua plena operação, universidade e empresa precisam desenvolver e aprofundar um relacionamento de cooperação, o que demanda experimentação, aprendizado, comunicação e a definição das regras do jogo (processos, avaliações, regulação, etc.). Afinal, a visão de logo prazo, escopo amplo e cooperação entre ambas instituições são fatores que diferenciam Joint Labs de um simples projeto de pesquisa conjunto.