e-Collaborer?

Des outils et des Humains

Pascal Kotté
Sep 3, 2019 · 10 min read
Photo by Kaleidico on Unsplash

On me demande souvent quel outil utiliser pour collaborer, que ce soit dans une association, une organisation commerciale, une équipe interne à une entreprise, ou un collectif inter-organisations… Tous ont besoin de pouvoir facilement collaborer… Les outils du “Cloud” permettent de faciliter, surtout avec des nomades, mais parfois à quel prix, humainement et financièrement?

J’y travaille depuis 2012, et fondé CloudReady en 2013. J’ai testé plusieurs centaines de plateformes! Oui, pour collaborer, il existe des milliers de plateformes Cloud…

Depuis j’ai ralenti l’allure, car cela n’est pas très rentable, financièrement et intellectuellement… Mais les clefs restent les mêmes. Voir en fin d’article.

De nos jours, (2019), la plateforme collaborative la plus utilisée, c’est “WhatsApp”… C’est aussi presque la pire solution qui pouvait être choisie, parmi les 200 solutions de ‘messaging’ disponibles sur le marché, en plus d’être la plus réduite et pauvre en termes de fonctionnalités (mais c’est plus simple…).

http://whatsapp.kotte.net explique pourquoi.

Mais en réalité, je ne suis pas certain qu’elle ne soit pas en seconde position derrière l’email. Qui reste un outil majeur de collaboration. Même s’il est plus limité que Signal (l’alternative intelligente à WhatsApp), et en partie plus riche en termes de gestion de contenus, potentiellement. Mais gérer une organisation et de la connaissance, via emails, c’est un frein au progrès dans beaucoup d’organisations.

Dans la plupart des industries et commerces de grandes dimensions, et avec des moyens, l’outil de collaboration est déjà en place, parfois péniblement, à coups de semaines de travaux pour le moindre ajustement. Il aura fallu entre une à 3 années de mise en place, souvent en doublant le budget initial, ou plus. Cela s’appelle des ERP… Même avec des outils Opensource comme Odoo, il faut compter sur des semaines de travaux pour la mise en place, avec de bons experts pour soutenir l’opération, et souvent, beaucoup de réajustements coûteux. L’intelligence et l’auto-organisation humaine, est souvent plus subtile et complexe que les conceptions initiales le prévoient…

Mais pour les organisations qui sont plus petites, des projets en création, des petites associations, des startups, ou de simples artisans ou PME. Un ERP est impossible, pour des raisons financières mais aussi car c’est adapté pour un industriel qui fait la même chose, tous les jours… Mais la versatilité des petites structures nécessite des outils agiles, simples, accessibles, multi-tâches, portables, adaptés et adaptables… Autant vous dire tout de suite que l’outil qui fera tout cela à la fois, n’existe pas… Mais tout le monde le promet!

Il sera nécessaire de combiner multiples outils numériques, selon les besoins, la culture numérique et capacités internes, les objectifs et les moyens, les capacités techniques du team à équiper en digital.

Chatwall, mur de communications

Pour réduire les tempêtes de courriels, le microblog était une solution idéale.

https://www.bloggingpro.com/archives/2014/10/08/micro-blogging-better/

Issue des newsgroup historiques (1979, usenet), les déclinaisons modernes de forums de type microblog comme: Twitter, Facebook et autres, ont généralisé l’usage d’un mur d’échanges, avec les réponses associées à un sujet (post) initial. Ce qui permet de classer tout de suite les messages sur le même sujet ensembles. Les flux de discussions sont même parfois hiérarchisés.

Mais pour cause de minimalisation... Le microblog à usage privé, a fait place un simple “chatroom”, dont Whatsapp est devenue la solution emblématique, malheureusement rachetée par Facebook (Zuckerberg). Quoique, WeChat est la seconde planétairement, imposée en Chine. Mais c’est pire que WhatsApp en termes de manipulations massives, mais génial et 100 fois plus étendu en termes de fonctionnalités intégrées!

Il y a aussi Skype, peu usité pour faire du chat, racheté par Microsoft, qui offrait la vidéo en plus, par conventions sociales. La vidéo est généralement désormais disponible aussi sur ces autres ‘chatroom’. Mais les utilisateurs continuent de ‘chatter’ au lieu d’activer le bouton “téléphone” ou “visioconf”, et d’utiliser Skype pour une vidéo, par habitude…

La plupart des solutions de collaboration plus avancées, vont intégrer du ‘chatroom’. Il est donc limitatif de s’arrêter à cette seule fonction, alors que d’autres outils de collaboration vont introduire des capacités supplémentaires, tout en proposant le plus souvent aussi cette fonction de chat.

Bon, si vous voulez vraiment vous y limiter, au moins utilisez Signal:

Ou encore: cf. https://swisschat.free-solutions.org qui ne va pas collecter et se rémunérer en capturant les données sur les usagers…

Plateformes collaboratives

Facebook a découvert que les “groupes” qu’ils avaient introduit en complément de leur fonction “page”, étaient utilisés par des équipes dans une entreprise, à des fins collaboratives. Alors, ils ont sorti Workplace:

Mais cela a fait un “flop” et ils ont découvert qu’une fois adoptée par une entreprise, les équipes préféraient rester dans un groupe “Facebook”, afin de se soustraire du contrôle par leur employeur, justement (et cela reste gratuit)…

On parle aussi de RSE, Réseau Social d’Entreprise

Bon, là on peut commencer à passer aux choses sérieuses! En 2014 est sorti #Slack, et depuis, il a fait de nombreux émules et clones… Mais ils n’étaient pas les premiers, Basecamp lançait les bases de la collaboration électronique dès 2004…

Les jeunes (gamers) sont désormais habitués à ce type de plateforme grâce à Discord. Comme #Slack elle va intégrer des automates (les bots) pour gérer et modérer les foules électroniques… Mais les discussions sont des “chatroom” et non en “microblog”, donc limitatives. Discord est surtout efficient pour ses salons en mode vocal (audio) avec option de partage d’écran, mais pas de mode visioconférence.

Microsoft a suivi avec Teams, qui propose les quatres: chatroom (conversation), microblog (discussions), audio-salon, vidéo-salons, fichiers partagés. Voici les fonctions de ces plateformes:

  • Mur de communications (chatroom, comme Whatsapp/Signal)
  • Option: Microblog, il est possible de répondre/commenter une discussion précédente et donc inclure un seul flux d’échange par publication.
  • Canal audio pour des échanges en vocal (comme Skype)
  • Organisation de sous-équipes, par “canaux” ou “groupes”, afin de séparer les flux de communication par sous-équipes et par sujets
  • Bases documentaires pour poser des fichiers et rédiger des notes, par groupe/canal. Parfois sous forme de Wiki.
  • Option: Edition de documents à plusieurs, en ligne…
  • Option: Gestion de calendriers et de disponibilité de ressources
  • Option: Gestion et distributions de tâches

Mais il y a aussi:

  • Framavox: Qui propose une instance libre, chez Framasoft, basée sur Loomio. Avec la possibilité de l’installer chez soi, sur son propre serveur! Il inclue des outils d’aide à la décision collective.
  • FramaTeam: qui est une sorte de #Slack, instance de Mattermost, libre… Et donc on peut aussi en créer sa propre instance.
  • Riot: qui est la version libre de Discord/#Slack, et décentralisé, utilisant le protocole XMPP.
  • Jabber de Cisco et Skype PRO de Microsoft, qui fusionne désormais dans Teams, sont aussi compatibles XMPP… (à vérifier pour l’intégration Teams en cours, cela sent l’embrouille)
  • Tuleap: Une forge collaborative, pour développeurs, open source.
  • Github: Une forge similaire, racheté par Microsoft, qui propose aussi discussions et Kanban.
  • Ou de nombreuses solutions libres, comme Padé.

Des solutions plus propriétaires et fermées, plus orientées sur le stockage de documents et le partage de connaissances :

  • Yammer: Qui permet de faire très rapidement des espaces (groupes) de partages de documents et de discussions. contrairement à Sharepoint, du même éditeur, Microsoft. Mais pas mieux que Framateam et Framavox.
  • Elium (ex knowledge plaza): Qui est un intranet complet pour entreprises.

Pour la gestion et distribution des tâches

  • WRIKE est une référence…
  • Mais on retrouve aussi Trello, Asana et Microsoft Planner dans cette catégorie.
  • Plus libre: Ce sera Framaboard instance de Kanboard.

Pour partager simplement de la documentation, nous pouvons aussi utiliser des outils comme :

  • Github qui permet de partager et collaborer à plusieurs initialement sur des pages de codes sources (programmes), mais parfaitement utilisable pour documenter, via le format Markdown.
  • GitBook, pour écrire de longs ouvrages structurés, à plusieurs. A usage électronique, ou pour générer des PDF.
  • Medium, pour partager des contenus enrichis dans l’Internet public, avec commentaires par sélection de mots, en mode privé à l’auteur, ou en mode publique, en fait un espace de documentations publiques très exploitable, avec ses fonctions de “publications” qui va gérer deux types d’accès: Writer qui sont les contributeurs, et Editor, qui seront les validateurs et réviseurs.

Mais ce n’est de loin pas exhaustif…

Helpdesk, ou service desk

On oublie souvent que le besoin de collaborer est pour traiter de nombreuses demandes, à plusieurs, sans se marcher sur les pieds… Une mailbox partagée, trouve rapidement des limites, que seuls des plateformes de services desk peuvent combler. Un helpdesk électronique va gérer le suivi de demandes, et ressemble fortement à un CRM (qui gère les campagnes marketing, relances commerciales, et les demandes de devis). C’est la gestion de “tickets”!

GED, Bases de connaissances, capture de données et fichiers.

Certaines organisations ont une activité de curation de contenu, et de collecte de références, de documentations. L’objectif étant ensuite de la partager envers ses membres. Du coup, c’est plus simple si ta capture est intégrée sur ton mobile ou navigateur, et si tu stockes directement dans un endroit partagé, et si la gestion des mot-clefs est facilitées…

  • Evernote permet multiples carnets, et collecter/partager en une seule opération.
  • Flipboard assure la création d’une revue de références capturées sur le web…
  • Pinterest est une alternative orienté “images”, comme Instagram (qu’il ne faut pas installer sur un mobile, pas plus que Messenger ou WhatsApp)
  • YouTube — Est aussi un espace pour partager des sélections de vidéos, mais uniquement issues de YouTube. Ce qui est très limitatif…
  • TK (TK est le code littéraire pour dire “à compléter”, To Komplete?)…

Des outils intégrés

Google G suite, va inclure un ensemble d’outils qui permet de faire de la “collaboration”. De même que Microsoft Office 365!

Pour les associations ‘nonprofit’, on peut en obtenir des licences gratuites, me contacter: http://callme.kotte.net

Pourquoi Dropbox n’est pas un outil collaboratif

C’est pareil avec iCloud, Google drive ou Microsoft OneDrive: Le fait de synchroniser un dossier partagé sur son propre ordinateur, ne change rien au fait qu’un dossier partagé, sur un réseau, même s’il permet d’être plusieurs pour y accéder, n’est pas un outil de collaboration. C’est même souvent un outil d’agacement à tenter de retrouver une information, sans parler des conflits de versions… Cela nécessite que tu fasses un texto/email, pour dire que tu y as fait un changement, et donc, tu dois utiliser un outil additionnel pour collaborer.

Des outils collaboratifs alternatifs

Blogs: Un journal d’articles commentables, mis en ligne.

  • Medium, utilisé pour cet article, permet le partage de connaissances et les commentaires de façon bien plus efficientes, qu’avec Wordpress ou Blogger… Mais il ne faut pas avoir envie de “customisations” poussées, ni prévoir cela pour un usage interne.
  • Wikis: On peut faire son propre Wikipedia…

Gérer des contacts… Des inscriptions, des relances…

  • Pour faire des communications: Mailchimp, PhpList, Framalist
  • Pour consolider des contacts: Contact+ (que j’utilise)

Voir même, pour gérer des pétitions! Cela fonctionne très bien. Mais, attention aux lois sur les données privées, LPD en Suisse, RGPD en France. Une idée de CloudReady: monter des Datacooperative.org

Comment faire un choix?

Se poser les bonnes questions!

  • Quel est mon budget?
  • Quel est le nombre de personnes concernées?
  • Ces personnes sont-elles salariées de la même organisation? Multiples organisations? Bénévoles? Partenaires? Clients?
  • Quels outils collaboratifs connaissent-elles déjà?
  • Quelles cultures numériques ont-elles? (digital natif, naïf, rétif? Apple, Windows, Linux?)
  • Quelles données devront être échangées, ou produites? De quelles sources? Fabriquées comment? Entre qui et qui?
  • Quelles décisions devront être prises, à quelles fréquences, par qui et comment?
  • Quelles aides (numériques) pourront soutenir les activités de ces personnes?
  • Doivent-elles pouvoir communiquer par voix, chat, vidéo, emails… Depuis un mobile, un PC?
  • Doivent-elles gérer des demandes, des produits, des réservations, des abonnements, sous quelles formes?
  • Doivent-elles gérer des contacts, listes de diffusions, relances?
  • Quels données structurées ou non doivent être gérées? Quels flux ces données doivent-elles suivre, ou faut-il en assurer un suivi, relances?
  • Quels gouvernances sur ces données, ces échanges? Accessibles par la NSA c’est pas grave? Dois-je pouvoir en conserver le contrôle totale, ou bien puis-je en perdre les traces? Ou pas…

Ensuite, avec ces réponses, se faire accompagner par un vrai digital natif, ceux qui sont né avant l’Internet, et qui ont suivi toute l’évolution du numérique… http://callme.kotte.net

Le Choix

Il faut le tester et le pratiquer avant de le décider. Il est impératif d’impliquer les usagers prévus de cette plateforme, ou ces outils, et de leur permettre d’émettre, avis, demandes, et d’écouter leurs inquiétudes avec attention, pour y répondre. (http://lean-design.ch)

CloudReady CH

Observatoire francophone (basé en Suisse romande) sur le…

CloudReady CH

Observatoire francophone (basé en Suisse romande) sur le "Cloud computing", pépinière pour des transformations sociétales positives avec le numérique, vers une humanité digitale durable: http://Tech4good.ch

Pascal Kotté

Written by

Réducteur de fractures numériques, éthicien digital, Suisse romande.

CloudReady CH

Observatoire francophone (basé en Suisse romande) sur le "Cloud computing", pépinière pour des transformations sociétales positives avec le numérique, vers une humanité digitale durable: http://Tech4good.ch