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Dossier technique

e-Collaborer?

Des outils et des Humains

Update: 2022–05–12, Element, helpdesk open source, crowdfunding, 2022–04–05 DB Airtable et Notion, 2022–02–19, avis spécial Telegram

Photo by Kaleidico on Unsplash

On me demande souvent quel outil utiliser pour collaborer, que ce soit dans une association, une organisation commerciale, une équipe interne à une entreprise, ou un collectif inter-organisations… Tous ont besoin de pouvoir facilement collaborer… Les outils du “Cloud” permettent de faciliter, surtout avec des nomades, mais parfois à quel prix, humainement et financièrement?

J’y travaille depuis 2012, et fondé CloudReady en 2013. J’ai testé plusieurs centaines de plateformes! Oui, pour collaborer, il existe des milliers de plateformes Cloud…

Depuis j’ai ralenti l’allure, car cela n’est pas très rentable, financièrement et intellectuellement… Mais les clefs restent les mêmes. Voir en fin d’article.

L’humain va rester sur le chemin de moindre résistance, et choisir la facilité!

De nos jours, (2019), la plateforme collaborative la plus utilisée, c’est “WhatsApp”… C’est aussi presque la pire solution qui pouvait être choisie, parmi les 200+ solutions de ‘messaging’ (chatwall) disponibles sur le marché, en plus d’être la plus réduite et pauvre en termes de fonctionnalités (mais c’est plus simple…).

Un chat, dans le monde numérique se prononce ‘tchat’, rien à voir 🐈

http://whatsapp.kotte.net explique pourquoi.

Par contre tous les chatwall viennent en seconde position des pires solutions de collaboration derrière l’email. Il reste pourtant un outil majeur de collaboration, qui est pourtant plus limité que Signal (l’alternative intelligente à WhatsApp), sauf peut-être pour trouver son destinataire (et encore). Mais gérer une organisation et de la connaissance, via emails, c’est un frein au progrès dans beaucoup d’organisations. Même si c’est parfait pour un courrier ou une newsletter.

Dans la plupart des industries et commerces de grandes dimensions, et avec des moyens, l’outil de collaboration est déjà en place, parfois péniblement, à coups de semaines de travaux pour le moindre ajustement. Il aura fallu entre une à 3 années de mise en place, souvent en doublant le budget initial, ou plus. Cela s’appelle des ERP… Même avec des outils Opensource comme Odoo, il faut compter sur des semaines de travaux pour la mise en place, avec de bons experts pour soutenir l’opération, et souvent, beaucoup de réajustements coûteux. L’intelligence et l’auto-organisation humaine, est souvent plus subtile et complexe que les conceptions initiales le prévoient… Et cela devient “figeant”, un frein!

Mais pour les organisations qui sont plus petites, des projets en création, des petites associations, des startups, ou de simples artisans ou PME. Un ERP est impossible, pour des raisons financières mais aussi car c’est adapté pour un industriel qui fait la même chose, tous les jours… Mais la versatilité des petites structures nécessite des outils agiles, simples, accessibles, multi-tâches, portables, adaptés et adaptables… Autant vous dire tout de suite que l’outil qui fera tout cela à la fois, n’existe pas… Mais tout le monde le promet!

Il sera nécessaire de combiner multiples outils numériques, selon les besoins, la culture numérique et les capacités culturelles internes, les objectifs et les moyens, les capacités techniques du team à s’équiper en digital, et l’utilité réelle de cette numérisation, à remettre en question.

Panorama de solutions, par famille…

Chatwall, mur de communications (chatroom)

Tu dois le prononcer ‘tchatwol’ et ‘tchatroum’, bienvenue dans le monde digital, pardon, numérique…

Pour réduire les tempêtes de courriels, le microblog était une solution idéale.

https://www.bloggingpro.com/archives/2014/10/08/micro-blogging-better/

Issue des newsgroup historiques (1979, usenet), les déclinaisons modernes de forums de type microblog comme: Twitter, Facebook et autres, ont généralisé l’usage d’un mur d’échanges, avec les réponses associées à un sujet (post) initial. Ce qui permet de classer tout de suite les messages sur le même sujet ensembles. Les flux de discussions sont même parfois hiérarchisés.

Mais pour cause de minimalisation... Le microblog à usage privé, a fait place un simple “chatroom”, dont Whatsapp est devenue la solution emblématique, malheureusement rachetée par Facebook (Zuckerberg) en 2016. Il y a aussi WeChat qui est la seconde, imposée en Chine. Mais c’est encore pire que WhatsApp en termes d’espionnages et manipulations massives, mais génial et bien plus étendu en termes de fonctionnalités intégrées!

Un microblog comprend multiples conversations, alors que le ‘chatroom’ ou ‘messagerie’ (messaging) ne comprend qu’une seule conversation.

Il y a aussi Skype, peu usité pour faire du chat, racheté par Microsoft, qui offrait la vidéo en plus. La vidéo est généralement désormais disponible aussi sur ces autres ‘chatroom’. Mais les utilisateurs continuent de ‘chatter’ au lieu d’activer le bouton “téléphone” ou “visioconf”, voir même parfois de reprendre Skype pour faire une vidéo, par force d’habitude…

Visiblement la stratégie Microsoft quitte Skype vers Teams.

La plupart des solutions de collaboration plus avancées, vont intégrer du ‘chatroom’. Il est donc limitatif de s’arrêter à cette seule fonction, alors que d’autres outils de collaboration vont introduire des capacités supplémentaires, tout en proposant le plus souvent aussi cette fonction de chat.

Bon, si vous voulez vraiment vous y limiter, au moins utilisez Signal:

De nombreuses solutions sont en Open source, comme https://swisschat.free-solutions.org hébergée en Suisse et qui ne va pas collecter ni se rémunérer en capturant les données sur les usagers. Il utilise Pade/Ignite/Openfire… Ou alors matrix, avec Element.io (anciennement Riot)…

Il est possible de rejoindre les “libristes” et exploiter des standards interopérant avec XMPP, ou même de rentrer dans la “matrix”…

Et on peut aussi utiliser Telegram, mais tous ces ‘chatroom’ restent les plus pauvres, des outils collaboratifs!

Donc non, ce sont des outils de “signalisation”, mais ce ne sont pas des outils de collaboration.

Et s’y limiter, c’est amputer les collaborations!

Outils de maltraitances, aussi

Les messageries instantanées, devenues omniprésentes, capturent l’attention de ses utilisateurs dans les bus, dans la moindre interstice de temps, et va même nous “notifier” avec un petit bruit, qui va nous rappeler à l’ordre numérique… Un popup qui va parasiter ton planning pour générer de l’instantanéité, mais de la disponibilité et de la “collaboration efficiente” car “tout de suite” traitée…

OK, mais à quel prix ?

Antoine Geiger, photographe, série d’images intitulée « Sur-fake »

Collaborer, cela veut dire prendre soin de son travail, de soi-même et de ses collègues. D’autant plus quand c’est dans un cadre associatif et dans la bienfaisance! Mais on l’oublie, que ce soit pour le nécessaire “Business first” ou “La cause”… Donc, vous souhaiteriez collaborer efficacement?

Alors passons aux choses sérieuses, du stage 0 ‘pas adapté’ au stage 3 ‘usine à gaz?’ ci-après

Plateformes collaboratives

Stage 0 — chatwall

Oui, j’ai dit que ce n’était pas des outils de collaboration, mais je n’ai pas dit qu’il ne fallait pas les utiliser, mais pour un usage adapté.

Règle une, savoir les débrancher! Comme pour le téléphone…

Discord, est mentionné comme une solution plus avancée par la suite, car un poil moins pire que Whatsapp, grâce à l’option “fil de discussion”, mais c’est très “discutable”. Signal, Telegram, n’abusent pas de tes données, remplacent bien Whatsapp qui abuse de tes données en récupèrant tes contacts et habitudes d’échanges. Il y a plus de 200 solutions similaires alternatives, avec ou sans abus, qui ne sont pas des véritables plateformes collaboratives, juste des outils de “signalisation”, désolé de me répéter. Mastodon, Element.io (Matrix) restent dans cette même catégorie, comme Twitter… Des outils de signalisation, pas de collaboration. C’est comme des pages sur Linkedin ou Facebook, toujours de la signalisation.

Il faudrait essayer d’arrêter de mélanger ‘chatwall’ et plateformes collaboratives (microblogs). Element.io (ex Riot) c’est comme Discord et Telegram, de la signalisation et messagerie ‘monoflux’.
  • Sur Telegram (et d’autres), tu peux créer un flux en “lecture seule”, mais en plus tu peux les commenter dans un flux de discussions spécifiques à chaque ‘post’. Tu peux aussi intégrer ce flux ‘lecture seule’ dans un groupe ‘normal’ de discussions pour permettre les réactions. Tu peux aussi regrouper tes ‘canaux’ dans des dossiers pour les classer… Tentant de le mettre comme un outil plus avancé de collaboration (stage 1 ci-après), mais non…
  • Odoo Discuss, est un module “RSE” pour Odoo. Mais c’est aussi uniquement des ‘chatwall’ de base, rien de plus, moins que Discord, un peu mieux que Telegram car tu peux plus facilement créer des canaux…

La vraie collaboration avec l’optimisation des flux débute avec le µblog

Récap: Pourquoi ce stage 0 n'est-il donc pas approprié ?
- Mono-flux (mélange des conversations)
- Sur-notifications (pas besoin nécessairement, maintenant!)
- Surinformations (infobésités inutiles et polluantes fréquentes)
- Dilution de la connaissance (historique de 'chat'? Lequel?)
Tout cela génère des surcharges mentales et du stress.
Spoiler, l'outil n'est pas le composant principal des désagréments des travailleurs, salariés ou bénévoles, l'ambiance et les relations humaines y pèsent bien plus encore. Donc, même avec le bon outil, on peut sur-stresser des personnes et faire les premiers pas vers de la maltraitance.

Stage 1 — microblogs

Facebook a découvert que les “groupes” qu’ils avaient introduit en complément de leur fonction “page”, étaient utilisés par des équipes dans une entreprise à des fins collaboratives. Alors, ils ont sorti Workplace (en 2016):

Mais cela a fait un “flop”: Ils ont découvert qu’une fois pris officiellement en charge par l’entreprise via un abonnement pro Workplace, les équipes préféraient rester dans un groupe “Facebook”, afin de se soustraire du contrôle par leur employeur (et cela restait “gratuit”)…

On retrouve dans les groupes Linkedin, comme ceux de Facebook, cette option microblog, où les flux d’échanges sont regroupés et non mélangés.

On parle aussi de RSE, Réseau Social d’Entreprise

On peut commencer à passer aux choses sérieuses! En 2014 est sorti #Slack, et depuis, il a fait de nombreux émules et clones… Mais ils n’étaient pas les premiers, Basecamp lançait les bases de la collaboration électronique dès 2004…

#Slack propose 250 licences pro gratuites pour ‘non profit’. (févr.2022)

Les jeunes (gamers) sont désormais habitués à ce type de plateforme grâce à Discord. Comme #Slack elle va intégrer des automates (les bots) pour gérer et modérer les foules électroniques… Mais les discussions sont des “chatroom” et non en “microblog”, donc limitatives. Discord est surtout efficient pour ses salons en mode vocal (audio) avec option de partage d’écran, mais pas de mode visioconférence.

Update 2021: Discord intègre désormais aussi des ‘fils de discussions’ (microblog) associées à un message. Il a rejoint #Slack dans cette capacité, sauf que ce n’est pas si évident à utiliser chez eux, et avec des limitations (que tu peux lever en payant)…

Microsoft a suivi avec Teams, qui propose une large palette d’outils de collaboration: chatroom (conversation), microblog (discussions), audio-salon, vidéo-salons, fichiers partagés. Voici les fonctions de ces plateformes:

  • Mur de communications (chatroom, comme Whatsapp/Signal)
  • Microblog, il est possible de répondre/commenter une discussion précédente et donc inclure un seul flux d’échanges par publication.
  • Canal audio et vidéo pour des échanges en vocal (comme Skype), à plusieurs, avec partage d’écrans. C’est le mieux pour collaborer… Mais là, c’est un autre dossier complet: http://webconf.cloudready.ch/
  • Microblog associés à un agenda et des partages de fichiers: Organisation de sous-équipes, par “canaux” ou “groupes”, afin de séparer les flux de communication par sous-équipes et par sujets
  • Option recommandée: Bases documentaires pour poser des fichiers et rédiger des notes, par groupe/canal. Parfois sous forme de Wiki.

Alors oui, cela peut se faire dans des plateformes “sans” via de simples liens vers un Dropbox, kdrive ou Gdrive, mais si la sécurité doit être gérée séparément alors c’est un très mauvais plan: Point fort avec l’intégration OneDrive dans Teams…

Car tu fais comment pour les gérer ces tonnes de liens?

  • Option: Edition de documents à plusieurs, en ligne…
  • Option: Gestion de calendriers et de disponibilité de ressources
  • Option: Gestion et distributions de tâches, souvent style Kanban (agile).
  • Option: Questionnaires/Formulaires/Enquêtes/Votes…
  • Option: Tableau blanc (Mural), dessins, collages…
  • Option: Mindmapping
  • … Non limitatif…

Les solutions collaboratives avec base Microblog:

  • #Slack
  • Github avec ses discussions et ses Kanbans et même un mini-service desk pour gérer des demandes. Racheté par Microsoft
  • Yammer (lancé en 2010, racheté par Microsoft en 2012): Qui permet de faire très rapidement des espaces (groupes) de partages de documents et de discussions. Contrairement à Sharepoint, du même éditeur, Microsoft. Mais pas nécessairement mieux que Framateam et Framavox. Il est toujours dans la suite Microsoft 365, mais Teams le supplante. Pourtant, il est simple et gère très bien les documents, en zéro arborescence.
  • Google Workplace (Hangout) avec une nouvelle version “PRO” (Beta)
2022. Est-ce que j’ai le droit de parier que cela va rejoindre le cimetière des innovations de Google?

Mais ce sont des solutions propriétaires, et surtout, cela devient lourd et complexe. Alors pour collaborer avec du “libre”, et plus sobre, il y a aussi:

  • Framavox: Qui est une instance libre, chez Framasoft, basée sur Loomio. Il est donc possible de l’installer chez soi, sur son propre serveur! Il inclue des outils d’aide à la décision collective.
Loomio, une belle plate plateforme créée en 2013, utilisée et partagée par Framasoft sur Framavox
  • FramaTeam: qui est une sorte de #Slack, instance de Mattermost, libre… Et donc on peut aussi en créer sa propre instance, ou utiliser celles mises en place par des organisations associatives ou publiques.
Mattermost (Libre et Open source)

Comme c’est un logiciel libre (en plus d’être Open source), tu peux le mettre sur ton propre serveur…

  • Element.io, ex Riot: Est une version libre de Discord ou #Slack, mais décentralisé, en utilisant initialement le protocole XMPP. => devenu Element.io et utilisant plutôt [matrix] — Comme pour Discord, c’est une solutions plus Stage 0 , que Stage 1. (mono-flux de messages)

Amélioration Mai 2022: Une beta version est disponible pour inclure des “discussions” comme dans Discord. Donc Element devient un intermédiaire entre stage 0 et stage 1 (mur de messages multi-flux).

  • Jabber de Cisco et Skype PRO de Microsoft, qui fusionne désormais dans Teams, sont aussi compatibles XMPP… (à vérifier pour l’intégration Teams en cours, cela sent l’embrouille. En fait tu dois installer une passerelle)
  • Tuleap: Une forge collaborative, pour développeurs, open source.
  • Ou de nombreuses solutions libres, comme Padé, associé à un Openfire, une solution Open source et libre de serveurs XMPP.
  • Et des solutions autres, moins libres, comme Twist (et non Element.io n’est pas une bonne alternative, c’est à comparer avec Slack ou Teams).
  • Discourse qui est un forum sympa, qui peut permettre de la collaboration, mais ce n’est quand même pas un espace pour collaborer effectivement…

C’est un “Forum” les gars, pas un outil de collaboration!

Essentiellement car il supporte assez mal les multiples flux d’échanges.

Stage 2 — Les plateformes collaboratives étendues

Des solutions plus propriétaires et fermées, plus orientées sur le stockage de documents et le partage de connaissances :

  • Comme Teams, non pas racheté mais fabriqué par Microsoft, en réponse à #Slack. Cela explique lourdeurs et complexifications abusives… Il n’est ‘Stage 2’ que de part son intégration avec la suite 365 (des Kanban avec Planner, agendas, Forms, Booking, etc…), sans cela il resterait juste comme #Slack au stage 1.
  • C’est aussi le cas avec Github, qui va inclure des Kanban et Wiki.
  • Elium (ex knowledge plaza): Qui est un intranet complet pour entreprises.

Pour la gestion et distribution des tâches

  • WRIKE est une référence…
  • Mais on retrouve aussi Trello, Asana et Microsoft Planner dans cette catégorie.
  • Des solutions suisses, comme WEDO, va ajouter la gestion de séances facilitées avec rédaction de PVs.
  • Plus libre: Ce sera Framaboard instance de Kanboard.

Pour partager simplement de la documentation, nous pouvons aussi utiliser des outils comme :

  • Github qui permet de partager et collaborer à plusieurs initialement sur des pages de codes sources (programmes), mais parfaitement utilisable pour documenter, via le format Markdown.
  • GitBook, pour écrire de longs ouvrages structurés, à plusieurs. A usage électronique, ou pour générer des PDF.
  • Scribay: Pour (co)rédiger des livres, ouvrages ou documentations.
  • Medium, pour partager des contenus enrichis dans l’Internet public, avec commentaires par sélection de mots, en mode privé à l’auteur, ou en mode publique. En fait c’est un espace de documentations publiques très exploitable, avec ses fonctions de collectifs de “publications” qui va gérer deux types d’accès: Writer qui sont les contributeurs, et Editor, qui seront les validateurs et réviseurs.

Mais ce n’est de loin pas exhaustif…

Helpdesk, ou service desk

On oublie souvent le besoin de collaborer pour traiter de nombreuses demandes, à plusieurs, sans se marcher sur les pieds… Une mailbox partagée trouve rapidement ses limites. Seules des plateformes de services desk peuvent combler. Un helpdesk électronique va gérer le suivi de demandes, et ressemble fortement à un CRM (qui gère les campagnes marketing, relances commerciales, et les demandes de devis). C’est la gestion de “tickets”!

  • Zendesk est la référence US
  • Freshdesk un compétiteur indien excellent
  • osTicket sera une version plus libre…
  • Github à nouveau, est fait pour gérer des demandes de corrections ou améliorations de logiciels à la base, mais il peut servir de service desk.
  • Google groups, si si… J’ai eu fait cela, mais cela a mal vieilli.
  • Non exhaustif, bien entendu…

Attention ci après, tout n’est pas open-source

GED, Bases de connaissances, capture de données et fichiers.

Certaines organisations ont une activité de curation de contenu, et de collecte de références, de documentations. L’objectif étant ensuite de la partager envers ses membres. Du coup, c’est plus simple si ta capture est intégrée sur ton mobile ou navigateur, et si tu stockes directement dans un endroit partagé, et si la gestion des mots-clefs est facilitées…

  • Wikis: On peut faire son propre Wikipedia…
  • Evernote permet multiples carnets, et collecter/partager en une seule opération.
  • Flipboard assure la création d’une revue de références capturées sur le web…
  • Pinterest est une alternative orienté “images”, comme Instagram (qu’il ne faut pas installer sur un mobile, pas plus que Messenger ou WhatsApp)
Historiquement le "fil rouge" pour structurer l'accès à la connaissance et les données de l'entreprise: (Le menu des repas de midi, les barèmes pour les frais, etc...) était mis dans un Intranet, ce qui avait fait le succès de SharePoint, toujours actifs, mais un peu "lourd". Une alternative "légère" a été rachetée en 2014 avec Yammer, qui enregistre et indexe tous les type de fichiers. Cela reste une solution intéressante.

Tutoriels

  • Loom: Permet d’enregistrer facilement une vidéo de ton écran avec ou sans incrustation de ton visage (webcam). 5 mn max en Freemium!
  • YouTube — Est aussi un espace pour partager des sélections de vidéos, mais uniquement issues de YouTube. Ce qui est très limitatif… Mais tu peux y poser et partager des vidéos sous liens privés ou publics.

  • TK (TK est le code littéraire pour dire “à compléter”, To Komplete?)…

Des outils intégrés

Stage 3 — La magie des outils qui peuvent tout faire, mais mal!

Google G suite, va inclure un ensemble d’outils qui permet de faire de la “collaboration”. De même que Microsoft Office 365!

Pour les associations ‘non profit’, on peut en obtenir des licences gratuites, me contacter: http://callme.kotte.net

Pourquoi Dropbox & Xdrives ne sont pas des outils collaboratifs

Que ce soit avec iCloud, Google drive ou Microsoft OneDrive, mais aussi kDrive ou NextCloud (quoique ces 2 derniers partagent aussi des calendriers et contact, et NextCloud supporte ActivityPub): Le fait de synchroniser un dossier partagé sur son propre ordinateur, ne change rien au fait qu’un dossier partagé, sur un réseau, même s’il permet d’être plusieurs pour y accéder, n’est pas un outil de collaboration. C’est même souvent un outil d’agacement à tenter de retrouver une information, sans parler des conflits de versions (si modifié “hors ligne”). Le summum de la mauvaise e-collaboration, c’est de le combiner avec un chatwall (stage 0) pour “diffuser tes liens et modifs”.

La combinaison ChatWall+Drive est une habitude prise par les handicapés de la collaboration numérique, avec des résultats de productivité médiocres et une surcharge mentale des ‘travailleurs’. Accompagner les gens vers des vrais outils collaboratifs est un acte de bientraitance, encore faut-il pouvoir les en convaincre eux-même…

Google et Microsoft, probablement kDrive et NextCloud aussi, intègrent des pratiques collaboratives par accès simultanés possibles (en ligne) et gestion de commentaires avec révisions collectives et signées. Il est nécessaire et utile de disposer de ces espaces de stockages. Mais ils doivent être canalisés, organisés par des “data & knowledge manager”, lesquels doivent en plus valider les “droits d’accès” (ne serait-ce que pour rester compatible avec les lois sur la protection des données, LPD ou GDPR).

Et ce serait dommage de s’en priver par méconnaissance des usages!

Des outils collaboratifs étendus…

Alors le gag, c’est que du coup, pour passer au niveau 3 (stage 3) il est nécessaire soit de mettre en place une plateforme intégrée usine à gaz, genre Khoros, mais elles sont nombreuses, et très couteuses. Plus tu payes cher, plus tu vas croire que c’est ce qu’il te faut (et c’est faux!)… Soit d’intégrer multiples outils spécialisés, et on peut alors rapidement tomber dans l’enfer numérique des infobésités. Avant d’y plonger, ou pour en sortir: http://callme.kotte.net

C’est quoi le (vrai) besoin?

Petit panorama:

Blogs: Un journal d’articles commentables, mis en ligne.

  • Medium, utilisé pour cet article, permet le partage de connaissances et les commentaires de façon bien plus efficientes, qu’avec Wordpress ou Blogger… Mais il ne faut pas avoir envie de “customisations” poussées, ni prévoir cela pour un usage interne.

Gérer des contacts… Des inscriptions, des relances…

  • Pour faire des communications: Mailchimp, PhpList, Framalist
  • Pour consolider des contacts: Contact+ (que j’utilise)
  • Possible avec la Service Mail d’Infomaniak surtout en combinaison avec les outils événementiels, billetterie et Newsletter: Mais cela nécessite une appropriation et de valider les adéquations avec le besoin.
  • Open source et auto gérable avec NextCloud intégrant CardDAV (aussi utilisé par Gmail, et probablement Infomaniak)
  • Les partages de contacts via Microsoft ou Google, sont moins évidents (je synchronise cela via Contact+).

Pour gérer des pétitions par exemple! Cela fonctionne très bien. Mais, attention aux lois sur les données privées, LPD en Suisse, RGPD en France. Une idée de CloudReady: monter des Datacooperative.org

Gérer un agenda, planifier, réserver

  • Cela peut passer par une simple billetterie (Eventbrite, infomaniak, eventfrog)
  • A un Doodle, et fuir l’original: http://Framadate.org
  • A la gestion évènementielle : voir ci-après.
  • Ou par Booking (Microsoft) ou Vyte.in pour réserver un créneau dans un agenda, sans conflits ni collisions (combiné avec Google ou Microsoft agenda)
  • Un agenda partagé sur Google, Microsoft, Infomaniak ou teamup (Suisse)

Gérer des évènements, des rencontres:

Gérer des campagnes d’informations ou de financements

Gérer une compta, des finances, en mode collaboratif

  • En collaboration avec un·e fiduciaire, pour une association enregistrée au programme TechSoup: 40F/an avec Bexio (http://callme.kotte.net)
  • EZYcount.ch pour une comptabilité “en ligne” (sans installation, en mode web) avec le module EZYfacture.ch pour assurer offres et facturations, et un nombre non limité de collaborateurs (300F/an, 100F/an pour associations et non profit: http://callme.kotte.net).
  • Joomla ou Odoo, pour des solutions open source.

Et les plateformes à vocations commerciales et de productions:

  • Les CRM, pour gérer les canaux de démarchages, avec ou pas des outils d’intégrations sociales, publipostages et évènementiels…
  • Et les ERP, quand le CRM va directement gérer la compta, les commandes, la mise en production, les livraisons, la gestion des stocks puis les facturations… (Pour les associations, prendre Bexio, ou du Open source: Odoo, Joomla)

Gérer des fichiers structurées, sans complexités…

Au delà de gérer des données avec quelques problèmes de “fragilités” dans un simple tableur Excel, ou Google Sheet, ou LibreOffice Calc, il existe désormais des outils avec des intégrations et API pour connecter et activer des fonctions étendues sur la gestion de données structurées.

  • AirTableFree: 5 utilisateurs, 1'200 fiches (lignes)
  • MondayFree: 2 utilisateurs, pas de limite en nombre de lignes (?)

Mais la solution qui semble vouloir tous les intégrer tous c’est

Il combine les capacités de gérer documents, publier des textes, faire un wiki, gérer des contacts, agendas, projets, et bases de données structurées…

Mais ne considérez pas cette liste exhaustive, et de loin… Pose tes suggestions en commentaire.

Par exemple: comment collaborer à partager un véhicule avec ses collègues de travail: Blablacar ? Ou pour un évènement spécifique: https://caroster.io/? Ou pour l’entreprise de partager sa propre flotte de véhicule: https://www.mobicoop.fr/ ? Ou pour partager son propre véhicule privé quand inutilisé: WeeShare ? — Le monde du Cloud regorge de solutions, plus ou moins adaptées et accessibles, techniquement ou économiquement…

Comment faire un choix?

Se poser les bonnes questions!

  • Quel est mon budget? (finances)
  • Quel est le nombre de personnes concernées? (population)
  • Ces personnes sont-elles salariées de la même organisation? Multiples organisations? Bénévoles? Partenaires? Clients? (cibles)
  • Quels outils collaboratifs connaissent-elles déjà? (acquis)
  • Quelles cultures numériques ont-elles? (digital natif, naïf, rétif? Apple, Windows, Linux?) — digital culture
  • Quelles données devront être échangées, ou produites? De quelles sources? Fabriquées comment? Entre qui et qui? (data flux)
  • Quelles décisions devront être prises, à quelles fréquences, par qui et comment? (actions gouvernances)
  • Quelles aides (numériques) pourront soutenir les activités de ces personnes? (applications, services)
  • Doivent-elles pouvoir communiquer par voix, chat (tchat), vidéo, emails… Depuis un mobile, un PC? (équipements)
  • Doivent-elles gérer des demandes, des produits, des réservations, des abonnements, sous quelles formes? (processus)
  • Doivent-elles gérer des contacts, listes de diffusions, relances? (community, marketing)
  • Quels données structurées ou non doivent être gérées? Quels flux ces données doivent-elles suivre, ou faut-il en assurer un suivi, relances? (data process)
  • Quelles gouvernances sur ces données, ces échanges? Accessibles par la NSA ce n’est pas grave? Dois-je pouvoir en conserver le contrôle total, ou bien puis-je en perdre les traces? Ou pas… (data gouvernances)

Ensuite, avec ces réponses, se faire accompagner par un vrai digital natif, ceux qui sont nés avant l’Internet et qui ont suivi toute l’évolution du numérique… http://callme.kotte.net

Le(s) Choix

Il faut le(s) tester et le(s) pratiquer avant de le décider. Il est impératif d’impliquer les usagers prévus de cette plateforme, ou ces outils, et de leur permettre d’émettre, avis, demandes, et d’écouter leurs inquiétudes avec attention, pour y répondre. (http://lean-design.ch).

Exemple: Application sur la mise en place d’un digital learning:

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Observatoire francophone (basé en Suisse romande) sur le "Cloud computing", pépinière pour des transformations sociétales positives avec le numérique, vers une humanité digitale durable: http://Tech4good.ch

Pascal Kotté

Pascal Kotté

Réducteur de fractures numériques, éthicien digital, Suisse romande.

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