Learning Agile. By Doing Agile
Pernah dengar kata Agile? Yup, kalau kalian baru dengar, kalian sama seperti saya ketika belum bergabung dengan Codex. Namun sebaliknya, jika kalian sudah pernah mendengar atau bahkan telah menjadi ahli dalam bidang Agile, silakan memberi koreksi atau masukan atas artikel saya di bawah ini.
Dalam artikel ini saya akan menceritakan bagaimana pengalaman saya ketika menjalankan metode kerja Agile pada perusahaan yang sedang bertransformasi menjadi sebuah perusahaan digital.
Banyak referensi yang membahas tentang definisi kata Agile. Menurut kamus Bahasa Inggris, Agile berarti tangkas, lincah, gesit, atau cekatan. Sementara berdasarkan kamus Bahasa Indonesia daring, empat kata tersebut mengarah dalam artian cepat dan cekatan. Sementara itu, berdasarkan hasil diskusi dengan tim Codex, kami menyimpulkan bahwa Agile adalah bagaimana cara kita bekerja untuk mencapai tujuan, sehingga kita mampu merespon lingkungan dengan cepat dan bisa selalu beradaptasi.
Tentu saja semua ini mengarah kepada satu hal, yaitu meraih kepuasan pelanggan. Dan seperti yang kita ketahui, banyak perusahaan-perusahaan, khususnya para pengembang aplikasi (software developer) mulai mengadopsi metode ini. Tidak terkecuali Telkom yang saat ini sedang bertransformasi menjadi perusahaan digital.
Dan yang perlu dipahami adalah Agile tidak selalu Scrum, karena terdapat banyak kerangka kerja yang digunakan untuk membantu perusahaan mengaplikasikan metode Agile ini, seperti Scrum, Kanban, Lean, dan lainnya.
Telkom, perusahaan di mana Codex bernaung, sebenarnya telah menerapkan cara kerja Agile dengan menggunakan kerangka kerja Scrum sejak tahun 2017 lalu.
Akan tetapi implementasi tersebut baru dilakukan oleh hanya segelintir orang. Codex sendiri menjalankan cara kerja ini baru selama kurun waktu tiga bulan, dengan mengadopsi kerangka kerja Scrumban (perpaduan antara Scrum dan Kanban).
Selama tiga bulan praktik Agile bersama Codex, berikut ini adalah hal-hal yang bisa saya pelajari:
Tidak mudah untuk mengubah kebiasaan
Agile bagi saya merupakan suatu hal yang berada di luar zona nyaman dan cukup berlawanan dengan kebiasaan kerja yang selama ini saya lakukan.
Biasanya, saya cenderung menjalankan sistem kerja top down, proses evaluasi terhadap pekerjaan cenderung tidak dilakukan secara rutin, dan penetapan target yang cenderung didasarkan oleh kerja tim. Sehingga secara sekilas dapat dibayangkan ya bagaimana saya harus berlari untuk beradaptasi karena ketiga hal tersebut cukup berlawanan dengan praktik cara kerja Agile yang saya sedang lakukan saat ini.
Dengan kondisi tersebut, Codex -tim yang terdiri atas dua skuat yang memiliki tugas dan output yang berbeda, delapan belas orang anggota, dua product owner, serta satu agile coach- tanpa “basa-basi” langsung menerapkan cara kerja Agile untuk mencapai targetnya yakni menghasilkan machine learning terkait dengan project dan people management dalam waktu tiga bulan menggunakan bantuan tool yang dinamakan Jira.
Kondisi kondusif masih dirasakan pada dua minggu pertama proyek mulai dikerjakan, di mana semua anggota bisa disiplin dalam menjalankan tugas dan kewajiban, yakni menetapkan backlog yang akan diselesaikan pada jangka waktu yang telah disepakati. Kedua hal inilah yang membedakan cara kerja yang biasa saya lakukan dengan Agile.
Setiap hari anggota tim dituntut untuk “mempunyai” pekerjaan dan melaporkan progress-nya kepada tim pada saat daily standup sehingga sangat terlihat jika ada anggota yang tidak dapat menyelesaikan backlog. Selain itu, setiap backlog juga diharapkan tetap align satu sama lain, atau dengan kata lain backlog yang dikerjakan dapat dimanfaatkan oleh tim lainnya.
Dalam Agile seluruh anggota tim diharapkan untuk mempunyai tingkat inisiatif yang tinggi
Permasalahan muncul pada saat saya menyadari bahwa backlog yang saya buat tidak dapat dimanfaatkan oleh anggota tim lainnya. Hal ini menjadi pertanyaan bagi saya:
Apakah saya tidak bisa mendefinisikan rencana yang sudah dibuat dengan tepat?
Apakah backlog yang dibuat salah?
Apakah output yang dihasilkan tidak sesuai ekspektasi?
Tentu saja hal ini membuat saya merasa tidak nyaman setiap standup daily, sehingga muncul perasaan bahwa saya tidak bermanfaat bagi tim. Semua anggota yang terlibat dalam Codex terlihat mampu menyusun backlog dan saling terkait satu sama lain serta mampu menyelesaikan backlog tersebut dengan baik.
Tidak mudah untuk menjadi terbuka, apalagi berkaitan dengan kekurangan diri
Awalnya sangat sulit bagi saya untuk menceritakan permasalahan tersebut pada forum daily standup karena merasa ini adalah permasalahan pribadi yang semestinya diselesaikan secara pribadi. Akan tetapi, permasalahan yang sama berulang di sprint selanjutnya.
Saya melihat tidak ada cara lain yang lebih baik dari memberanikan diri untuk sharing problem pada daily standup, meskipun dengan perasaan gugup dan takut. Dan yang mengejutkan ternyata respon tim tidak seperti yang dibayangkan, dan permasalahan yang sama tidak hanya dialami oleh saya namun juga oleh beberapa anggota tim.
Dari situ saya sadar, adanya standup daily diharapkan dapat meningkatkan keterbukaan dari setiap anggota. Salah satu fungsi standup daily adalah menggali permasalahan anggota tim dalam menyelesaikan backlog, karena pada dasarnya masalah individu anggota tim adalah masalah seluruh tim. Kenapa gitu?
Sebab ketika salah satu anggota tim tidak berkinerja dengan baik maka akan mempengaruhi kinerja seluruh tim.
Agile tidak selalu tentang Scrum
Pada akhirnya, di bulan kedua Codex melakukan iterasinya yang pertama dengan mengubah strategi kerja tim secara keseluruhan dengan merombak susunan anggota dan output dari masing-masing skuat serta membedakan kerangka kerja yang digunakan sesuai karakteristik pekerjaan di masing-masing skuat, di mana tidak semuanya menggunakan Scrum.
Dalam Agile seluruh anggota tim diharapkan mampu mendefinisikan masalah dengan cepat dan tepat sehingga dapat diselesaikan dengan cepat dan tepat.
